Организация работы школьной библиотеки

 

Особенности организации работы школьной библиотеки:1) школьная библиотека входит в общую структуру школы и не является самостоятельным юридическим лицом;2) «Книга суммарного учета библиотечного фонда» содержит показатели, характеризующие качество формирования библиотечных фондов по их целевому назначению: обеспечение учебного процесса и научной деятельности школы;3) школьная библиотека для обеспечения учебного процесса приобретает учебные издания в больших количествах экземпляров одного названия, индивидуальный учет которых осуществляется по методике безынвентарного учета.

Основная цель формирования библиотечного фонда – достижение соответствия его состава задачам библиотеки и потребностям читателей.

Комплектование библиотечного фонда, являясь составной частью его формирования, представляет собой отбор, заказ и приобретение документов, соответствующих функциям библиотеки, информационным потребностям и читательскому спросу.

Отбор документов – это определение в процессе комплектования библиотечного фонда целесообразности приобретения и хранения уже имеющихся документов. Библиотекарь оформляет ежегодно тематическую заявку на книги, которая утверждается директором школы.

Учет библиотечного фонда – комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда по установленным правилам.

Учет фонда отражает поступление в фонд, выбытие из него, величину всего библиотечного фонда, его подразделений и служит основой для государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов.

Учет библиотечного фонда включает прием документов, их маркировку, регистрацию при поступлении, перемещении, выбытии, а также проверку наличия документов в фонде.

Учету подлежат все виды школьной литературы, включенные в библиотечный фонд школы.

При учете поступления документов в фонд они не делятся на документы постоянного и длительного хранения. Выделению подлежат только документы временного хранения отдельных видов изданий по объему и по характеру информации (ГОСТ 7.60-90), которые не ставятся на баланс. К ним относятся: брошюры (объем – до 48 стр.); листовки (объем – до 4 стр.); календари; плакаты; методические разработки; программы; материалы, подлежащие после списания раздаче учащимся и педагогам (конкретный перечень библиотеки определяют самостоятельно).

Основными единицами учета фонда для всех видов изданий (кроме газет) и неопубликованных материалов являются:

- название – каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающийся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления;

- экземпляр – каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него. Общая величина фонда и его подразделений учитывается в экземплярах; фонда, сформированного из поступлений после введения в действие ГОСТ 7.20.-80 - в экземплярах и названиях.

Дополнительными единицами учета фонда являются:

- годовой комплект – совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу фонда;

- метрополка – международная единица учета величины фонда, измеряемая как 1м стеллажной полки, занятой изданиями и документами;

- переплетная, единица (подшивка) – совокупность номеров периодических изданий (документов), сшитых, переплетенных или скрепленных другим способом в одно целое и принимаемых за одну учетную единицу фонда.

Для отдельных видов документов устанавливаются специальные единицы учета. Например, основными единицами учета для неопубликованных документов являются экземпляр и название. Основными единицами учета журналов являются экземпляр (том, номер, выпуск) и название издания за все годы его поступления в фонд, независимо от изменения заглавия журнала и полноты комплекта. Для газет – это годовой комплект и название газеты. Основными единицами учета фонда аудиовизуальных документов являются экземпляр и название. Экземпляром для компакт-дисков считается диск; для видеофильмов – кассета. Единицами учета электронных изданий являются дискета, компакт-диск (CD) и название.

В школьной библиотеке обязательны три вида учета фонда: индивидуальный, суммарный, безинвентарный.

1) Суммарный (или интегрированный) учет – это учет библиотечного фонда группами (партиями) поступающих или выбывающих документов по одному сопроводительному документу (счету, накладной, акту и т.п.). В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема.

Суммарный учет дает общие сведения о фонде библиотеки: его объеме (количестве экземпляров), составе по содержанию отраслей знаний, видам изданий, языкам, стоимости книг, а также содержит данные о движении фонда.

Формой суммарного учета является «Книга суммарного учета библиотечного фонда» (журнал, листы) в традиционном или машиночитаемом виде. Учетная информация, представленная как в традиционной, так и в компьютерной форме, имеет одинаковую юридическую силу. Сведения о движении фонда фиксируются в трех частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда»:

Часть 1. «Поступление в фонд»;

Часть 2. «Выбытие из фонда»;

Часть 3. «Итоги движения фонда».

Форма «Книги суммарного учета библиотечного фонда» согласована с формами статистической отчетности и Дневником библиотеки, в котором ежедневно учитывают выдачу документов из фонда.

Сведения о поступивших в библиотечный фонд документах фиксируются в первой части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» в показателях: дата и номер записи, источник поступления, номер и/или дата сопроводительного документа, количество поступивших документов (всего, в том числе по видам, содержанию и другим параметрам), стоимость приобретенных документов.

Сведения о выбывших из библиотеки документах отражаются во второй части «Книги суммарного учета» с указанием одной из причин исключения. Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении, отражается в «Книге суммарного учета» и в формах индивидуального учета.

«Итоги» движения фонда в обязательном порядке подводятся за год. Также итоги подводятся за квартал или полугодие.

2) Индивидуальный (или дифференцированный) учет — это учет каждого конкретного экземпляра документа или каждого названия документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него.

При индивидуальном учете новых поступлений каждый документ получает только ему присущий инвентарный номер, который фиксируют в инвентарной книге или тождественной ей учетной форме, а также непосредственно на документе. Индивидуальный номер закрепляют за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.

Формой индивидуального учета является инвентарная книга. Издания, записанные в инвентарную книгу, относятся на баланс школы.

3) Многоэкземплярные документы (учебники, учебные пособия, справочники, словари и другие издания), предназначенные для использования студентами и учащимися в учебном процессе, учитываются безынвентарным способом. При безынвентарном методе учета предусматривается суммарная запись документов в названиях, стоимость их относится на баланс библиотеки.

Многоэкземплярными документами считаются документы, поступающие в количестве свыше 10 экз. Два-три экземпляра издания записываются в инвентарные книги на общих основаниях. Конкретное количество документов, подлежащих записи в инвентарные книги и учету безынвентарным методом, определяются библиотекой.

Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе электронного или аудиовизуального документа).

При безынвентарном методе учета оформляются следующие документы: учетная карточка документа (издания), регистрационная книга учетных карточек Учетная карточка составляется на каждое впервые поступившее в библиотеку название в количестве свыше 10 экземпляров. Учетная карточка содержит сведения: автор, заглавие, выходные данные, цена, дата записи, номер записи в книге суммарного учета, количество экземпляров - поступивших, выбывших, состоящих на учете.Учетная карточка отражает движение каждого отдельного названия документа (издания), прошедшего безынвентарный учет. В карточке отражаются все последующие поступления данного названия, независимо от цены.Учетные карточки записываются в регистрационной книге, для которой может быть использована инвентарная книга. В регистрационной книге заполняются все графы как при индивидуальном учете, каждое название записывается на отдельной строке. Регистрационный номер переносится на учетную карточку. На документе (издании), учтенном безынвентарным методом, номер регистрационной карточки не проставляется.

Контрольная функция учета фонда реализуется через проверку. Проверка фонда – это определение наличия зарегистрированных в учетной документации изданий и других документов в библиотечном фонде. Проверка осуществляется путем сличения записей в учетной документации с фондом.

В соответствии с законом РФ «О бухгалтерском учете» (1996 г.) обязательная проверка библиотечного фонда производится:

− при смене материально ответственного лица;

− при выявлении фактов хищения, злоупотребления и порчи документов;

− в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями;

− при передаче фонда библиотеки или ее части в аренду;

− при реорганизации и ликвидации библиотеки.

Результаты проверки фиксируются в акте и рассматриваются комиссией по сохранности.

За учетом следует обработка документов – комплекс операций по подготовке документов к хранению и использованию.

Каталогизация – это совокупность процессов, обеспечивающих создание и функционирование библиотечных каталогов. Последние представляют собой совокупность расположенных по определенным правилам библиографических записей, раскрывающих состав и содержание фонда библиотеки. Библиотечные каталоги могут иметь карточную или машиночитаемую форму и быть реализованы на микроносителях или в форме книжного издания.

Каталогизация включает процессы аналитико-синтетической обработки документов, процессы организации, ведения, редактирования каталогов, управление системой каталогов и технологическими процессами каталогизации.

К важнейшим процессам каталогизации относятся составление библиографического описания, систематизация и предметизация, которые являются процессами аналитико-синтетической обработки документов.

Библиографическое описание – совокупность библиографических сведений о документе, приведенных по правилам, установленным ГОСТ 7.1-84 «Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления» и рядом стандартов, регламентирующих составление описания отдельных произведений печати и некнижных изданий, согласованных с международным стандартом на библиографическое описание.

Объектом составления описания является издание в целом, его часть или группа документов, на которые составляется библиографическое описание. Библиографическое описание составляют на основе непосредственного изучения издания с целью выявления библиографических сведений. Основой описания является издание в целом, а наиболее полным источником описания является титульный лист книг, сериальных и многотомных изданий.

Описание состоит из элементов, объединенных в области. Элементы библиографического описания – это лексические единицы (слово, словосочетание, цифры и др.), содержащие библиографические сведения.

Область библиографического описания – это структурная единица, содержащая один или несколько функционально однородных элементов.

Библиографическое описание включает обязательные и факультативные элементы. Обязательные элементы отражают сведения, обеспечивающие идентификацию документа, факультативные элементы содержат дополнительную информацию о документе, его содержании, читательском назначении и т. д.

В зависимости от полноты приведения элементов библиографическое описание может быть полным, расширенным и кратким. Полное описание включает обязательные и все факультативные элементы. Расширенное описание состоит из обязательных и одного или нескольких факультативных элементов. Краткое описание включает только обязательные элементы.

Схема монографического описания:

Основное заглавие: Сведения, относящиеся к заглавию / Первые сведения об ответственности: Последующие сведения об ответственности. — Сведения об издании. – Место издания: Издательство, Дата издания. — Объем: Иллюстрации + Сопроводительный материал (Основное заглавие серии: Номер выпуска серии).

Систематизация – это отражение с достаточной полнотой и точностью в поисковом образе документа содержательных и формальных признаков документа в виде классификационных индексов. Объектом систематизации может быть отдельное произведение печати, его часть или совокупность однородных документов.

Систематизация состоит из взаимосвязанных и последовательно выполняемых процессов:

- анализ документов с целью выявления классификационных признаков;

- выделение ключевых слов (основных понятий), отражающих тему издания и отрасль знания, и соотнесение их с индексами основных и вспомогательных таблиц (типовыми делениями в библиотечно-библиографической классификации (ББК));

- формулировка предметных рубрик для алфавитного предметного указателя (АПУ) к систематическому каталогу (СК);

- редактирование классификационных индексов и предметных рубрик АПУ;

- оформление классификационного решения на карточке, в источнике или в машиночитаемом документе при вводе в базу данных.

Систематизация производится по рабочим таблицам, которые отражают особенности структуры и степень детализации систематического каталога конкретной библиотеки. Рабочие таблицы создаются в результате уточнения и доработки типографского издания таблиц. В них могут быть внесены новые индексы, новые сложные индексы, образованные с помощью общих или специальных типовых делений, а также комбинированные индексы.

При систематизации используются также индексы карточек централизованной каталогизации, которые сверяют с рабочими таблицами и, при необходимости, дополняют, уточняют или сокращают.

Библиографическое описание является основой библиографической записи, которая формируется в процессе создания каталогов. Оно может быть дополнено заголовком. В записи под заголовком в отечественных каталогах на первое место выносится заголовок индивидуального автора или заголовок коллективного автора (наименование учреждения). В записи под заглавием первым элементом становится основное заглавие издания. При необходимости в библиографическую запись включают индекс классификации, предметную рубрику, шифр хранения документов, а также аннотацию или реферат.

Каждое издание в алфавитном каталоге может быть представлено одной или несколькими библиографическими записями, одна из которых является основной, остальные — добавочные. Основная библиографическая запись содержит наиболее полные сведения, необходимые для идентификации и поиска издания. Добавочная библиографическая запись расширяет поиск издания по элементам, отличающимся от того, с которого начинается основная запись.

В школьной библиотеке книги расставляются в систематическо-алфавитном порядке в соответствии с полочными индексами определяемыми последними изданиями таблиц ББК для детских и школьных библиотек. Книги расставляются на полках слева направо в пределах одного стеллажа, а на стеллажах сверху вниз.

Учебники расставляются на стеллажах по классам.

В библиотеках и органах информации Российской Федерации применяются следующие универсальные системы классификации: ББК (Библиотечно-библиографическая классификация), УДК (Универсальная десятичная классификация), Рубрикатор ГАСНТИ, ЕКЛ, некоторые специальные системы классификации, например, Международная классификация изобретений (МКИ) и др. Библиотечно-библиографическая классификация (ББК) – признанная зарубежными экспертами Национальная классификационная система России. ББК – самая молодая из универсальных классификационных систем и поэтому в наилучшей мере отражает логику развития и структуру современной науки.

Библиотечно-библиографическая классификация (ББК) – это классификационный информационно-поисковый язык иерархического типа с элементами фасетной структуры в виде вспомогательных таблиц ти­повых делений. Система ББК разработана в 1958-1968 гг. специалистами крупнейших библиотек СССР, в 1981 г. удостоена Государственной премии. ББК издана в виде вариантов таблиц, отличающихся друг от друга степенью детализации: полные таблицы и сокращенный их вариант для научных библиотек, таблицы для областных, массовых, детских и школьных библиотек, для краеведческих каталогов и др.

Структура всех изданий таблиц ББК одинакова. Как правило, они включают основные таблицы, вспомогательные таблицы типовых делений, методические указания, алфавитно-предметный указатель и приложения.

Основной ряд таблиц ББК для массовых библиотек должен возглавить отдел «Общенаучное и междисциплинарное знание», который в настоящий момент разрабатывается. Следующие отделы охватывают три основные области научного знания: естественные науки, прикладные науки (техника сельское хозяйство, медицина), общественные и гуманитарные науки. Замыкает основной ряд отдел «Литература универсального содержания».

Система вспомогательных или типовых делений состоит из таблиц общих и территориальных типовых делений, типовых делений социальных систем, используемых во всех отделах классификации, и таблиц специальных типовых делений, разработанных для отдельных отраслей наук.

Алфавитно-предметный указатель (АПУ) отражает все понятия, которые содержатся в основных и вспомогательных таблицах. АПУ помогает разыскать необходимые для индексирования понятия и определить их местонахождение в таблицах, а также выявить рассредоточенные в табли­цах классификации характеристики одних и тех же объектов. Систематическое (ежегодное) списание устаревших по содержанию и ветхих изданий является необходимым условием улучшения качественного состава фондов школьных библиотек.Исключение документов из фондов библиотеки по причине устарелости (срок службы книги – 25 лет) производится не реже одного раза в два года. Выбытие изданий оформляется актами.

Запись читателей в библиотеку проводится в индивидуальном порядке – по списку учащихся класса, сотрудников школы — по паспортам.

При записи в библиотеку в любом пункте обслуживания учащегося или сотрудника школы заполняется читательский формуляр, который является документом удостоверяющим факт и дату выдачи читателю произведений печати и приема их библиотечным работником. Он рассчитан на использование в течение пяти лет. По мере заполнения вкладыш дополняется новым, что позволяет наблюдать чтение читателя в течение всего обучения. В начале каждого учебного года производится перерегистрация читателей. При уходе читателей из школы личное дело учащемуся должно быть выдано только после возвращения всей литературы в библиотеку. Сотрудники школы отмечают обходной лист в библиотеке.

Сведения о литературе, выдаваемой читателям на дом, записываются в читательский формуляр. Сведения включают дату выдачи, инвентарный номер, отдел, автора и заглавие издания.

При утере или порче документа из фонда библиотеки пользователь библиотеки обязан заменить соответственно такими же или признанными библиотекой равноценными.