Компенсация проезда и проживания участников и ведущих мероприятия (не являющихся сотрудниками организации)

Отношения с участниками мероприятия обязательно должны быть оформлены документально:

Ø представитель другой организации должен иметь с собой командировочное удостоверение и доверенность, согласно которой он имеет право действовать от имени своей организации, получать раздаточные материалы, получать деньги (например, за купленные билеты) и пр. Соответственно, с его организацией заключается договор целевого пожертвования на сумму компенсации и прикладываются копии документов, подтверждающие понесенные затраты;

Ø с волонтером заключается волонтерский договор, где прописывается обязанность организаторов мероприятия компенсировать понесенные волонтером затраты (проезд, проживание);

Ø в заключенном с ведущими мероприятий гражданско-правовом договоре обязательно прописываются обязательства выплатить гонорар, а также компенсировать понесенные в процессе оказания услуг затраты, а именно проезд и/или проживание.

Для подтверждения правомерности выплаты компенсаций физическим лицам необходимы помимо договоров первичные документы, подтверждающие понесенные расходы:

ü билеты (и участники, и ведущие передают организации свои билеты «туда», с обратных билетов нужно обязательно снять копию, затем оригиналы билетов участники и ведущие должны выслать по почте);

ü квитанция из гостиницы или другой документ, подтверждающий понесенный участником или ведущим расход.

Если стоимость проезда и проживания компенсируются наличными, то для отчета требуется расходный кассовый ордер, если компенсация перечисляется участнику на карточку – платежное поручение.