Мемориально-ордерная форма учета

 

Мемориально-ордерная форма учета возникла на базе конт­рольно-шахматной формы.

В течение ряда лет мемориально-ордерная форма совершенст­вовалась, и в окончательно сложившемся ее виде она была реко­мендована Положением о документах и записях в бухгалтерском учете предприятий и хозяйственных организаций, утвержденных Наркомфином СССР в 1946 г.

В мемориально-ордерной форме учета сочетаются книжные и карточные регистры. Синтетический учет ведется в книгах, а для аналитического учета используются главным образом карточки. Бухгалтерские записи оформляются составлением мемориальных ордеров, которые выписываются либо на каждую отдельную операцию, т. е. отдельный документ, либо на группу однородных операций, объединяемых одной накопительной или группировочной ведомостью. Например, вместо того чтобы каждую накладную на отпуск материалов со склада

отражать в учете отдельной записью, несколько таких однородных накладных записывают в одну нако­пительную ведомость. И только на общий итог этой ведомости производится одна бухгалтерская запись, т. е. ведется один ме­мориальный ордер. Группировочные ведомости

составляются на несколько одно­родных документов за короткий период времени (один или не­сколько дней). Накопительные же ведомости

ведутся на все од­нородные операции за месяц по мере поступления первичных документов, отражающих эти операции. Ордер оформляется на специальном бланке или на самом документе в виде типографского штампа. В нем кратко излагается содержание записи (или де­лается ссылка на документ), приводится корреспонденция сче­тов и суммы. Мемориальные ордера подписываются главным бухгалтером или его заместителем. К ордеру прила­гаются документы, на основании которых сделаны записи.

Приведем пример мемориального ордера, оформленного по группе однородных документов (табл.5.1).

 

Т а б л и ц а 5.1. Мемориальный ордер № 7 от 31 мая текущего года

 

Основание (ссылка на документы или содержание записи)	По дебету счета	По кредиту счета	Сумма, тыс. руб.
Накопительная ведомость
Зачисления денег на расчетный счет
По выпискам банка за май
Итого за месяц

При мемориально-ордерной форме учета хронологическая запись операций отделена от систематической. Хронологическую запись производят в специальном регистре – регистрационном журнале, куда записывают все мемориальные ордера по мере их оформления, присваивая им текущие порядковые номера (табл. 5.2). В конце месяца в журнале подсчитывают итог записей. Это позволяет производить контроль за сохранностью мемориаль­ных ордеров, документов и приложений к ним, а также за соответ­ствием общей суммы записей месячным оборотам по синтетиче­ским счетам.

 

Т а б л и ц а 5.2. Регистрационный журнал за май текущего года

Порядковые номера мемориальных ордеров	Даты ордеров	Суммы по мемориальным ордерам, тыс. руб.
	3 мая
	3 мая
	4 мая
и т. д.
И т о г о…

 

Для мемориальных ордеров по повторяющимся ежемесячно записям рационально применять постоянные номера. Например, мемориальному ордеру на итог накопительной ведомости по дебету счета «Расчетный счет» присваивается первый номер, ордеру по кредиту счета «Расчетный счет» – второй и т. д.

После записи в регистрационном журнале мемориальные ордера записываются в Главную книгу – систематический регистр синтети­ческого учета. Здесь отражаются номера мемориальных ордеров, даты их оформления и суммы по операциям. В Главной книге за­писи группируются: обороты по каждому синтетическому счету как по дебету, так и кредиту записываются отдельно в колонках по корреспондирующим счетам. В конце месяца на ос­новании итогов Главной книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам по простой или шахматной форме. Струк­тура Главной книги облегчает составление шахматной оборотной ведомости. Остатки по счетам в главной книге не выводятся. Каждый мемориальный ордер записывается в

Главной книге дважды: по дебету и кредиту соответствующих счетов. Например, мемориальный ордер с корреспонденцией счетов: дебет счета «Касса», кредит счета «Расчетный счет» должен быть записан на левую (дебетовую) сторону счета «Касса» и на правую (креди­товую) сторону счета «Расчетный счет».

Аналитический учет при мемориально-ордерной форме ведется в книгах, карточках и свободных листах. Записи в регистры ана­литического учета делаются непосредственно с документов, при­ложенных к мемориальным ордерам. Карточки или свободные листы регистрируются в реестрах. Учет кассовых операций ве­дется в кассовой книге, аналитический учет материалов – путем раскладки первич-

ных документов в картотеки. В конце отчетного месяца на основании записей в аналитиче­ских учетных регистрах составляются оборотные или сальдовые ведомости – одна на группу аналитических счетов, объединяе­мых соответствующим синтетическим счетом. Данные этих ведо­мостей служат для сверки итогов оборотов и сальдо аналитиче­ских счетов с объединяющими их синтетическими счетами. Такая сверка обязательна, она позволяет выявить и устранить многие ошибки. После сверки и исправления обнаруженных ошибок сос­тавляется баланс.Последовательность записей бухгалтерской информации при мемориально-ордерной форме учета представлена на схеме 5.1.

 

Схема 5. 1. Последовательность записей бухгалтерской информации

при мемориально-ордерной форме учета

 

		Информация первичных документов

 

 

 

 

Мемориально-ордерная форма учета имеет определенные преимущества перед другими формами. Регистры ее просты, несложна и техника учетных записей. В необходимых случаях можно исполь­зовать копировальный способ записей, так как здесь применяются широко регистры в виде карточек и свободных листов. В течение длительного времени эта форма широко применялась на предпри­ятиях различных отраслей народного хозяйства. Средние и небольшие предприятия ведут бухгалтерский учет по этой форме и в на­стоящее время.

Однако мемориально-ордерной форме присущи и серьезные не­достатки. Основной недостаток этой формы учета – многократ­ность

записей, большое число переписываний данных из докумен­тов в накопительные ведомости, в мемориальные ордера, затем в регистрационный журнал, регистры синтетического и аналити­ческого учета. А чем больше промежуточных записей, тем больше возможностей для возникновения всякого рода ошибок. Значитель­ные затраты труда связаны с подсчетом итогов и взаимной сверкой регистров синтетического и аналитического учета, хроно­логической и систематической записей.

Разобщенность синтетического и аналитического учета нередко приводит к отставанию аналитического учета от синтетического.

Учетные работы распределяются в течение месяца неравномерно, значительная их часть приходится на конец месяца, а это вызы­вает неравномерную нагрузку счетных работников.

Регистры мемориально-ордерной формы построены таким об­разом, что на их основе нельзя непосредственно заполнять отчет­ные таблицы, для этого необходимо прибегать к различного рода дополнительным выборкам и расчетам.