Студопедия — КЛАСИФІКАЦІЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ
Студопедия Главная Случайная страница Обратная связь

Разделы: Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

КЛАСИФІКАЦІЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ






ДОКУМЕНТце інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігання й передавання її в часі та просторі.

КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ — це поділ їх на класи за
найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета кла-
сифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату
управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі кла-
сифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи
(див. розд.10).

Документи класифікують за такими ознаками: спосіб фіксування
інформації; зміст; назва; вид; складність; місце складення; строк виконання; походження; гласність; юридична сила; стадія виготовлення; строк зберігання; рід діяльності та ін.

За способом фіксування інформації розрізняють такі
документи:

· письмові – текстові документи, зміст яких зафіксовано з допомогою письмових знаків: рукописні(письмові знаки змісту документа особа написала власноруч) та надруковані(письмові знаки змісту документа зафіксовано друкувальними пристроями);

· графічні – такі, зміст яких зафіксовано у вигляді рисунків, малюнків або креслень лініями, штрихами, світлотінню. Вони цінні своєю ілюстративністю;

· фотодокументи — такі, зміст яких зафіксовано з допомогою фотографічних засобів у вигляді окремих фотозображень.

· кінодокументи – такі, зміст яких зафіксовано з допомогою кінематографічних засобів і представлено у вигляді послідовно розміщених фотографічних зображень;

· відео документи – такі, зміст яких зафіксовано засобами відео записування;

· фонодокументи — такі, зміст яких зафіксовано будь-якою системою звукозаписування;

· електронні – такі,що створюються та використовуються в межах комп’ютерної системи.

За змістом документи поділяють на:

· організаційно-розпорядчі;

· фінансово-розрахункові;

· постачально-збутові та ін.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) — це управлінська документація, що забезпечує виконання організаційної та розпорядчої функції управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

· організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

· розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

· довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

· з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки працівників, трудові книжки, характеристики тощо);

· особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

За назвою розрізняють:

· накази; • положення; • протоколи; • розпорядження; • вказівки;

· інструкції; • правила; • статути; • звіти; • ордери; • плани;

· службові листи; • заяви тощо.

За видами документи поділяють на:

· типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями й мають обов'язковий характер;

· трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи тепер найпоширеніші, оскільки на їх складанні та опрацюванні економиться час;

· індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо.

За складністю документи бувають:

· прості, що містять інформацію з одного питання;

· складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань.

Слід ураховувати, що прості документи легше опрацьовувати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За місцем складання розрізняють такі документи:

· внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) й не виходять за його межі;

· зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

За строком виконання документи бувають:

· термінові, що виконуються у строки(до 7 діб), встановлені відповідним правовим актом, керівником підприємства(організації,установи,фірми), а також документи з позначкою «Терміново»;

· нетермінові, які виконуються у строки(понад 7 діб), визначені керівником підприємства (організації, установи, фірми).

За походженням документи поділяють на:

· службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);

· офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто імені (скарги, заяви тощо).

За гласністю документа бувають:

· звичайні, які не містять інформації закритого характеру;

· з обмеженим доступом, що містять інформацію з обмеженим доступом(із грифом «Для службового користування (ДСК))», «Таємно», «Цілком таємно», «Особливої важливості», «Конфіденційно» тощо).

За юридичною силою документи поділяють на такі:

· справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: • чинні • нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;

· фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

· оригінали — перші або єдині примірники офіційних документів;

· копії — документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки або частину їх і відповідним чином оформлені. Є такі різновиди копій: • відпуск (повна копія вихідного документа, що залишається в адресанта);

· витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину й відповідно засвідчена);

· дублікат (повторно оформлений документ для використовування замість утраченого чи пошкодженого оригіналу, який має юридичну силу оригіналу).

За строком зберігання розрізняють:

· документи постійного зберігання;

· документи тривалого (понад 10 років) зберігання;

· документи тимчасового (до 10 років) зберігання.

За родом діяльності виділяють системи документації, які класифікують таким чином:

· організаційно-розпорядча;

· первинно-облікова;

· планова;

· звітно-статистична;

· конструкторська;

· технологічна;

· банківська;

· фінансова;

· торговельна;

· зовнішньоторговельна;

· цінова;

· бухгалтерсько-облікова та ін.







Дата добавления: 2015-09-04; просмотров: 3584. Нарушение авторских прав; Мы поможем в написании вашей работы!



Кардиналистский и ординалистский подходы Кардиналистский (количественный подход) к анализу полезности основан на представлении о возможности измерения различных благ в условных единицах полезности...

Обзор компонентов Multisim Компоненты – это основа любой схемы, это все элементы, из которых она состоит. Multisim оперирует с двумя категориями...

Композиция из абстрактных геометрических фигур Данная композиция состоит из линий, штриховки, абстрактных геометрических форм...

Важнейшие способы обработки и анализа рядов динамики Не во всех случаях эмпирические данные рядов динамики позволяют определить тенденцию изменения явления во времени...

Случайной величины Плотностью распределения вероятностей непрерывной случайной величины Х называют функцию f(x) – первую производную от функции распределения F(x): Понятие плотность распределения вероятностей случайной величины Х для дискретной величины неприменима...

Схема рефлекторной дуги условного слюноотделительного рефлекса При неоднократном сочетании действия предупреждающего сигнала и безусловного пищевого раздражителя формируются...

Уравнение волны. Уравнение плоской гармонической волны. Волновое уравнение. Уравнение сферической волны Уравнением упругой волны называют функцию , которая определяет смещение любой частицы среды с координатами относительно своего положения равновесия в произвольный момент времени t...

Классификация холодных блюд и закусок. Урок №2 Тема: Холодные блюда и закуски. Значение холодных блюд и закусок. Классификация холодных блюд и закусок. Кулинарная обработка продуктов...

ТЕРМОДИНАМИКА БИОЛОГИЧЕСКИХ СИСТЕМ. 1. Особенности термодинамического метода изучения биологических систем. Основные понятия термодинамики. Термодинамикой называется раздел физики...

Травматическая окклюзия и ее клинические признаки При пародонтите и парадонтозе резистентность тканей пародонта падает...

Studopedia.info - Студопедия - 2014-2024 год . (0.009 сек.) русская версия | украинская версия