ВИМОГИ ДО ВИГОТОВЛЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧИХ ДОКУМЕНТІВВИМОГИ ДО ВИГОТОВЛЕННЯ БЛАНКІВ БЛАНК СЛУЖБОВОГО ДОКУМЕНТА — це уніфікована форма службового документа з надрукованою інформацією постійних реквізитів і наявним місцем для фіксування їхньої змінної інформації. Бланки документів слід виготовляти на білому папері чи папері світлих тонів високої якості фарбами насичених кольорів. Дозволяється виготовляти бланки з допомогою комп’ютерної техніки. Встановлено такі види бланків ОРД: · бланк службового листа; · загальний бланк (для виготовлення будь якого виду документа, крім листа) · спеціальний бланк (для виготовлення конкретного виду документа, крім листа). Для виготовлення тих чи інших бланків документів установлено два варіанти розташування реквізитів: кутове — постійні реквізити розташовуються в лівому верх- поздовжнє — постійні реквізити розташовуються вздовж верх- Своєю чергою, і кутове, І поздовжнє розташування реквізитів · прапоровим — кожний рядок реквізиту починається від лівої межі · зцентрованим — початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж відведеної робочої площі (дод. 2, 3, 5 —10). У разі виготовлення бланків службових листів обов'язково наносять реквізити 01—04, 06—09 і трафаретні частини реквізитів 11 — 13. Останні розміщують ліворуч, на площі, відведеній формуляром - зразком, незалежно від варіанта розташування постійних реквізитів — кутового чи поздовжнього. Трафаретні частини реквізиту 13 за кутового розташування постійних реквізитів наносять нижче від реквізитів 11, 12, а за поздовжнього – можуть розміщуватися нижче від реквізитів 11, 12, або в одному рядку з ними на спеціано відведеному місці на бланку(дод. 3) Крім зазначених реквізитів і трафаретних частин, можуть наноситися також обмежувальні позначки для реквізитів 16, 19, 20 (дод. 1, 2, 4, 6, 8). Організації, що листуються із закордонними кореспондентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: державною та іноземною(бланки, в яких використано іноземну мову, застосовувати в межах України не рекомендується). мовою. На бланках із кутовим розташуванням реквізитів спочатку друкують реквізити 06—09 державною мовою, а нижче — іноземною (дод.4) На бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів зазначені реквізити друкують ліворуч державною мовою, а праворуч — іноземною (дод. 5,6). У разі виготовлення загальних бланків (залежно від установчих документів організацій) обов'язково наносяться реквізити 01—03, 06—07(ДСТУ 4163-2003 допускає нанесення реквізитів 04,08,09), а також можуть наноситися трафаретні частини реквізитів 11, 12, 14 і обмежувальні позначки для реквізитів 19, 20. Спеціальні бланки (наприклад бланки наказів(дд.7), розпоряджень,указівок, довідок)виготовляють на основі загального бланка. В цьому разі загальний бланк доповнюють реквізитом 10. Організації, підприємства, установи, фірми в яких загальна кількість вихідних документів не перевищує 200 на рік, оформляючи документи, можуть користуватися гумовим чи виготовленим на спеціальній основі штемпелем. Склад і розташування реквізитів у штемпелі мають відповідати вимогам ДСТУ 4163—2003. Згідно з нормативними документами дозволяється виготовляти посадові бланків. Розташування реквізитів на них мають відповідати вимогам ДСТУ 4163—2003 до бланків службових листів. У посадових бланках уводять додатковий реквізит «Назва посади», який розташовують нижче від реквізиту 7 (дод. 8).
ВИМОГИ ДО ОФОРМЛЮВАННЯ ПОСТІЙНИХ РЕКВІЗИТІВ
Зображення Державного герба України(реквізит 01) відтворюють на бланках документів державних установ з обов’язковим додержанням пропорцій зображення герба відповідно до постанови Верхвної Ради України «Про Державний герб України» 19 лютого 1992р. №2137-ХII Зображення Державного герба на бланках із кутовим і повздовжнім розташуванням реквізитів розміщують на верхньому березі бланка над серединою реквізитів(дод.2-9). Розмір зображення: висота – 17 мм, ширина – 12 мм. Зображення герба Автономної Республіки Крим розміщують на бланках установ Автономної Республіки Крим лише разом із зображенням Державного герба України(Закон України «Про Автономну Республіку Крим» 07 березня 1995 р. №95/95-ВР). Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) (реквізит 02). Відповідно до статуту (положення про організацію) розміщують на лівому березі бланка на рівні назви організації (реквізиту 07). Зображення емблеми реєструють згідно з установленим порядком. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного герба України. На бланках документів недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, де на бланках документів державних організацій розміщують зображення Держаного герба України. Розміри зображення емблеми не обмежуються. Рекомендована висота зображення – не більше ніж 17 мм. Зображення нагород (реквізит 03). Установи, об’єднання, організації, військові частини, які мають урядові нагороди (ордени), можуть уміщувати збраження їх на бланках службових документів чи включати назви нагород до своїх назв. Розміщують цей реквізит на лівому березі бланка документа на рівні реквізитів 07, 08 або частково чи повністю на площі, що відведена для розміщення реквізитів 06, 07, 08. Якщо назву нагороди включено правовим актом до назви організації, надрукованої на бланку, то розміщувати на ньому зображення цієї нагороди не потрібно. Код організації (реквізит 04). Кожному суб’єктові господарської діяльності в установленому порядку надається ідентифікаційний код за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ)*. Порядок та умови користування даними реєстру регулюються окремими нормативними документами. На бланках уніфікованих форм документів ідентифікаційний код за ЄДРПОУ (реквізит 04) наносять у спеціально зазначених місцях. На бланках службових листів цей код проставляють після реквізиту 09. Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України — це автоматизована система збирання, накопичення та обробляння даних про підприємства та організації всіх форм власності, а також їхні відокремлені підрозділи (філії, відділення, представництва тощо). Державний реєстр розроблено для: запровадження єдиних принципів ідентифікації суб'єктів господарської діяльності та їх державного обліку в межах інформаційного простору України; здійснення спостережень за структурними змінами в економіці, які відбуваються внаслідок утворення суб'єктів господарської діяльності, їх реорганізації та ліквідації; забезпечення державних органів інформацією про суб'єкти господарської діяльності; організовування на основі Державного реєстру суцільних і вибіркових статистичних спостережень, одноразових обстежень та переписів; взаємодії на єдиних методологічних засадах із базами даних Національного банку України, Державної податкової адміністрації України, Фонду державного майна України, Антимонопольного комітету України, інших центральних органів виконавчої влади та міністерств; забезпечення в межах законодавства доступності, гласності й відкритості інформації про суб'єкти господарської діяльності для заінтересованих користувачів; уможливлення оперативного переходу до міжнародних систем класифікації та кодування. До Державного реєстру вносяться дані про такі суб'єкти господарської діяльності: юридичні особи, а також їхні філії, відділення, представництва, інші відокремлені підрозділи, шо розташовані на території України й здійснюють свою діяльність на підставі законодавства України; юридичні особи, а також їхні філії, відділення, представництва, Інші відокремлені підрозділи, розташовані за межами України, які створені з участю юридичних осіб України й діють відповідно до законодавств іноземних держав. Код форми документа (реквізит 05) проставляють згідно з Державним класифікатором управлінської документації (ДКУД), вище за реквізит 10. Класифікатор створено для: ідентифікації уніфікованих форм документів (УФД), їх обліку й систематизації; контролю складу та змісту УФД у кожному класі документації; встановлення єдиної системи позначень документів, що входять до уніфікованої системи документації" (УСД); забезпечення автоматизованого пошуку й обробляння інформації із застосуванням комп'ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій. Державний класифікатор становить номенклатурний перелік назв УФД із кодовими позначеннями (див. нижче). Кожна із затверджених уніфікованих форм має бути закодована згідно з ДКУД — код її зазначається як у класифікаторі, так і на самому документі в спеціальній зоні, встановленій стандартом на УСД. * Уніфіковані форми документів — це сукупність реквізитів, установлених відповідно до завдань, що мають вирішуватися в певній сфері діяльності, й розташованих у визначеному порядку на носії інформації. ** Уніфікована система документації створена за єдиними правилами та вимогами н містить інформацію, необхідну для здійснення управління в певній сфері діяльності. Ідентифікація уніфікованої форми документа здійснюється за допомогою ієрархічної класифікації за трьома ступенями. Кодове позначення кожної уніфікованої форми, внесеної до класифікатора, складається із семи цифрових десяткових знаків:
Клас форми ____ __ Підклас форми_______ Реєстраційний номер форми Уніфіковані форми організаційно-розпорядчої документації входять до ДКУД як самостійний клас і охоплюють в основному всі управлінські завдання. Державний класифікатор управлінської документації ДК 010—98
СУЧАСНЕ ДІЛОВОДСТВО
Назва організації вищого рівня(реквізит 06) розміщують над назвою організації — автора документа (реквізит 07). Замість повної назви можна зазначати скорочену, визначену відповідними правовими актами (наприклад, «Деркомархів України» замість «Державний комітет архівів України») На бланках організації, яка має подвійне або потрійне підпорядкування,вказують усі організації вищого рівня, наприклад: Міністерство транспорту та зв’язку України Державна адміністрація залізничного транспорту України Придніпровська залізниця Назва організації – автора документа (реквізит 07) має відповідати назві, зазначеній у її установчих документах (статуті, положенні про організацію, установчому договорі). Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в установчому документі. Скорочену назву подають у дужках або без них окремим рядком нижче від повної назви (дод. 3) Якщо в установчих документах поряд із назвою організації українською мовою подають назву іноземною мовою, то останню відтворюють на бланку під назвою організації, що зафіксована українською мовою. Назву структурного підрозділу (реквізит 08) або територіального відділення, філії, посади зазначають на бланку, якщо структурний підрозділ є автором документа, а керівник підрозділу (або посадова особа) має прав підпису документа. Цей реквізит розміщують під реквізитом 07. Назву структурного підрозділу зазначають переважно у внутрішніх документах (протоколах, доповідних і службових записках тощо). Довідкові дані про організацію (реквізит 09) містять відомості, необхідні в разі здійснення контактів з юридичними та фізичними особами. До складу ьцього реквізиту входять: поштова адреса; номери телефону, телефаксу, рахунків у банку, адреса електронної пошти та веб-сайта тощо. Банківські дані наводять таким чином, щоб їх можна було використати для здійснення розрахунково - грошових операцій. Якщо організація зареєстрована за однією адресою, а знаходиться за іншою, у бланку зазначають поштову адресу за місцем розташування організації (дод. 1-6, 8-10) На бланках для недержавних підприємств (дод. 10) реквізити 01,03,06 не зазначають. Реквізит 02 допускається розміщати на місці реквізиту 01, а реквізит 09 — на нижньому березі. Реквізити 29, 30, 31 у такому разі розташовуватимуться вище за реквізит 09.
ВИМОГИ ДО ТЕКСТІВ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ
ТЕКСТ належить до основних реквізитів документа. Він має бути стислим, конкретним, об'єктивним, юридично бездоганним. Текст документа (реквізит 21) оформляють у вигляді: ♦ складного тексту; ♦ анкети; ♦ таблиці; ♦ поєднання цих форм. Текст поділяють на абзаци — пов'язані за змістом частини тексту від одного відступу до іншого. Доцільно, щоб кількість речень в абзацах ОРД не перевищувала двох—чотирьох. Бажано, щоб тексти службових документів складалися з двох частин: вступної та основної. У вступній частині викладають підстави для виготовлення документа, в основній — рішення, розпорядження, висновки, пропозиції, прохання. Такий самий порядок викладання має зберігатися й у тому разі, коли текст документа складається з одніє фрази. Якщо документ створюється на підставі іншого документа, то це зазначають, наприклад, так: «Відповідно до Указу Президента України 12.09 .99 № 123 „Про...». Якщо текст документа має великий обсяг або містить кілька рішень, висновків, то його слід поділяти на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Крапка між номером і назвою, а також у кінці назви не ставиться, наприклад: 1 Назва розділу 1.1 Назва підрозділу 1.1.1 Назва пункту 1.1.1.1 Назва підпункту Абзаци всередині пунктів не нумерують. У службових листах, факсах використовують такі форми викладу: · від першої особи однини, наприклад: «Вважаю за потрібне...», «Прошу надати...»; · від першої особи множини, наприклад: «просимо надати...»; · від третьої особи однини, наприклад: «міністерство не заперечує...», «Управління вважає...». У розпорядчих документах організацій, що діють на принципах єдиноначальності, а також у документах, адресованих керівництву, текст належить викладати від першої особи однини, наприклад: «наказую:», «пропоную:», «прошу...». В спільних розпорядчих документах текст викладають від першої особи множини, наприклад: «наказуємо:», «ухвалили:», «вирішили:». Тексти доповідей, інформацій, виступів у протоколах викладають від першої особи однини (цитують), а ключові слова «слухали:», «виступили:», «ухвалили:», «вирішили:» подають у множині минулого часу. В документах, які визначають права й обов'язки (положення, інструкції), а також, що містять аналіз чи оцінку фактів (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третьої особи однини чи множини, наприклад: «відділ здійснює функції», «до складу об'єднання входять», «комісією виявлено». Текст, що містить словесну чи цифрову характеристику одного об'єкта за низкою ознак, оформляють у вигляді анкети, яка має постійну та змінну інформацію. До постійної інформації належить перелік ознак, наведений у певній послідовності, а до змінної — конкретна характеристика цих ознак. Текст, який становить зразок, що його надто часто наслідують, оформляють у вигляді трафарету. В трафаретних документах постійну частину тексту виготовляють друкарським способом або за допомогою ПК (друкарської машини), а змінну — вписують від руки або вдруковують. Для наочності й зручності зіставлення показників цифровий матеріал, як правило, оформляють у вигляді таблиць: Таблиця ___ — ______________________________ номер назва таблиці Оформлення табличних форм має відповідати вимогам чинних нормативних документів. Нумерують таблиці арабськими цифрами. Система нумерації може бути наскрізною через увесь документ (наприклад, «Таблиця 1»; «Таблиця 2») або Індексаційною (крім таблиць, що наводяться в додатках), і тоді номер складається з номера розділу й порядкового номера таблиці, відокремлених крапкою, наприклад, «Таблиця 4.2» — друга таблиця четвертого розділу. Нумерація не потрібна, якщо таблиця одна єдина в документі. Назва таблиці визначає її тему й зміст і має бути точною, виразною, короткою й відповідати змісту таблиці. Її слід друкувати малими літерами (перша літера назви — велика) над таблицею після номера без крапки в кінці. Якщо таблиця переноситься на інші сторінки, то там назву не повторюють, а пишуть: «Продовження
табл. 1» або «Закінчення табл. 1». Назву можна не давати, якщо таблиця потрібна лише по ходу читання основного тексту документа, тобто не має самостійного значення. Ліворуч, праворуч і знизу таблиці, як правило, обмежують лінійками. Горизонтальні й вертикальні лінійки, що розмежовують рядки й графи таблиці, допускається не робити, якщо їх відсутність не ускладнює користування нею. Головку й боковик таблиці завжди відокремлюють лінійкою. Поділ комірки над боковиком діагональною лінійкою не допускається. Заголовки граф наводять переважно в називному відмінку однини без довільного скорочення слів (допускаються поширені спеціальні скорочення). Множину застосовують лише тоді, коли серед текстових показників графи є такі, що стоять у множині, або коли значення заголовка передається тільки в множині, або коли слово в однині не вживається. В одноярусній головці всі заголовки друкують із великої літери. В двох- і багатоярусній головці заголовки верхнього ярусу пишуть із великої літери, а заголовки наступних ярусів — із великої, якщо вони граматично не підпорядковуються верхньому заголовкові, і з малої — якщо підпорядковуються. У кінці заголовків і підзаголовків таблиць крапки не ставлять. Заголовки граф і текст рядків таблиці зцентровують чи зміщують праворуч на нульову позицію, зважаючи на специфіку таблиці. Якщо графи вузькі, то заголовки дозволяється друкувати боком. Залежно від розміру таблиці її розміщують або безпосередньо після тексту, до якого вона належить, або на наступній сторінці, або (в разі потреби) в додатку. На всі таблиці мають бути посилання в тексті документа, наприклад: «(табл. 5)». Допускаються поперечні таблиці, тобто розміщені боком на аркуші. Витягнуті по вертикалі дво- й триграфні таблиці можна зробити компактнішими, здвоївши або строївши їх. При цьому відповідно двічі або тричі повторюють головку таблиці й повторювані частини відокремлюють подвійною лінійкою (див. с. 30). У продовженні таблиці на наступних сторінках допускається заміна заголовків граф їх нумерацією арабськими цифрами (див. с. 31). Нумерація граф і рядків таблиці застосовується Й тоді, коли на них треба робити посилання в тексті документа. Незакінчену таблицю нижньою горизонтальною лінійкою не обмежують (див. с. 31). Якщо в тексті документа є посилання на рядки таблиці, або в самій таблиці міститься багато параметрів, то вводять графу «пор. номер» (порядковий номер) (див. с. 31). Перед числовими значеннями величин і позначенням типів, марок продукції тощо порядкові номери не проставляють.
Таблиця 6.2 - Офіційний обмінний курс гривні до іноземних валют для здійснення обліку та митних платежів без зобов'язань Національного банку України за станом на 22 липня 2010р.
Таблиця 3.5 — Позначення розташування й найменування графічних знаків абетково-цифрового поля клавіатури
Якщо всі показники, наведені в графах таблиці, мають одну й ту саму одиницю, то її зазначають над таблицею праворуч, а в разі перенесення таблиці — над кожною частиною, наприклад: Таблиця 3.7 — Типорозміри шрифтів У міліметрах
Продовження табл. 3.7 У міліметрах
Якщо показники в більшості граф таблиці мають одну й ту саму одиницю величини, але є одна-дві графи з показниками, вираженими в інших одиницях, то загальну для більшості граф одиницю величини зазначають над таблицею праворуч, а решту одиниць залишають у заголовках граф. Так само, якщо в одного-двох чисел графи або рядка інша одиниця величини, ніж у решти, то цю одиницю як виняток залишають біля числа, а загальну для більшості показників одиницю зазначають над таблицею праворуч. Одиниці кутів (градуси, мінути й секунди) слід зазначати в кожному рядку таблиці, незалежно від того, чи є горизонтальні лінійки, чи немає, наприклад:
Якщо в сусідніх рядках графи текст повторюється, тоді роблять так: 1) коли текст уміщується в один рядок, його замінюють лапками (число лапок за числом слів); 2) коли текст не вміщується в один рядок, його замінюють словами «Те саме», які в разі подальшого повторення тексту замінюють однією парою лапок; 3) коли початкова частина тексту повторюється в сусідніх рядках, а кінець тексту — змінна частина, то частину тексту, що повторюється, замінюють словами «Те саме» (якщо є горизонтальні лінійки, то текст слід повторювати). Не дозволяється заміна лапками: 1) цифр і знаків; 2) позначень одиниць величин; 3) буквених абревіатур; 4) марок машин, механізмів, матеріалів; 5) скорочених позначень нормативних документів із номерами. За відсутності відомостей ставлять три крапки (...) або пишуть: «Немає відом.» (відомостей). Якщо явище не спостерігається, тобто немає й не буде можливості проставити в комірці таблиці відомості, то ставлять тире. І Залишати комірку порожньою не дозволяється. 29
СУЧАСНЕ ДІЛОВОДСТВО Іноді потрібна цілковита ясність щодо того, в яку групу входить об'єкт (людина такого-то віку, завод із такою-то кількістю робітників тощо). В цьому разі рекомендується групування такого типу: Діапазон значень величин подають через тире або три крапки. Числа рівняють за тире (трьома крапками), наприклад: 100-200 50-80 3-50 1,5-8 2-5,8 34-50 100.200 50 60 3...50 Числові значення однієї величини розташовують у графах так, щоб одиниці були під одиницями, десятки — під десятками, сотні — під сотнями й т. д. Числові значення неоднакових величин зцентровують, наприклад:
Якщо треба пояснити чи доповнити якісь табличні дані, то роблять підтабличны примітки, які можуть бути пов'язані з таблицею або за допомогою знака виноски, або за допомогою заголовка «Примітка». Якщо примітка стосується окремих місць таблиці, то як знаки виноски використовують арабські цифри — порядкові номери на верхню лінію шрифта (якщо примітка стосується тексту), зірочки (якщо примітка належить до окремих цифр чи символів) тощо. Однакові знаки ставлять біля місця таблиці, що коментується, й перед приміткою. Якщо примітка або примітки належать до таблиці в цілому, то вони можуть починатися заголовком «Примітка» («Примітки»), зо
|
