До наказу генерального директора 29.05.2010 № 72Підпис (реквізит 23) складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ оформлюють не на бланку, скороченої, якщо на бланку), її особистого підпису та його розшифрування. У розшифруванні підпису другий ініціал (по батькові) допускається не зазначати (це стосується й реквізитів 17, 24, 25, 27, 29). Наприклад:
Якщо документ підписує комісія, то спочатку зазначають голову комісії, а нижче — її членів (за алфавітом, незалежно від посади), наприклад:
У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено на проекті документа, документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник, наприклад: «Виконувач обов’язків» (В.о.), «Заступник» (Заст.) Гриф погодження документа (реквізит 24) фіксує згоду іншої організації, підрозділу, посадової особи, що не є автором документа, з його змістом і складається зі слова «ПОГОДЖЕНО» (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (включаючи назву організації), її особистого підпису, його розшифрування й дати погодження, наприклад:
Якщо погодження здійснюється колегіальним органом або через службовий лист, то реквізит 24 оформляють так:
Або
Гриф погодження розташовують під реквізитом 23 (підпис), а якщо є візи, то під ними. У разі коли зміст документа з кількома організаціями, оформлюють АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ, про що роблять відмітку на самому документі на місці реквізиту 24, наприклад:
Аркуш погодження оформлюють на окремому аркуші паперу за такою формою:
Візи документа (реквізит 25) вказують на згоду або не згоду посадових осіб організації – автора документа з його змістом.Оформлюючи візу, крім особистого підпису візувальника, наводять розшифрування підпису й дату візування (в разі потреби зазначають посаду візувальника), наприклад:
Візи проставляють на лицьовому боці останнього аркуша підготовленого до підписання документа. Якщо місця на лицьовому боці останнього аркуша не вистачає, то візи проставляють на його зворотному боці. Якщо є зауваження і пропозиції до змісту документа, то це зазначають під час візування, наприклад:
Якщо зауваження і пропозиції д змісту документа займають багато місця, т їх викладають на окремому аркуші, про що на проекті роблять відповідну відмітку, наприклад:
Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає посадова особа – автор документа, виходячи з його змісту. Відповідальність за зміст документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи. Якщо під час візування з’ясовується, що в підготовлений до підписання документ необхідно внести суттєві зміни, то потрібне повторне візування. Зауваження обов’язково доповідається особі, яка підписує документ. Візу оформлюють на примірниках документів, які залишаються в останові. Якщо віз кілька, то реквізит 25 оформлюють так:
Підписання документа. У реквізитах «Підпис», «Гриф погодження», «Гриф затвердження», «Візи» слід зазначати фактичні посади, Не дозволено підписувати документ із прийменником «За» чи ставити правобіжну похилу риску перед назвою Відбиток печатки (реквізит 26). На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, які фіксують факт витрати грошових коштів і Відбиток печатки слід проставляти таким чином, щоб він охоплював частину (3-4 літери) назви посади особи, яка підписала
Перелік документів, на яких підпис відповідальної особи має бути засвідчений гербовою (круглою, що прирівнюється до гербової) печаткою: Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок тощо); Аркуші погодження (проектів нормативно-правових актів); Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що направляють до Вищої атестаційної комісії України; Довідки (лімітні, про виплату страхових сум, про використання бюджетних асигнувань на зарплату, про нараховану і належну зарплату тощо); Доручення (на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні); Договори (про матеріальну відповідальність, про науково-технічне співробітництво, про підряди, про оренду приміщень, про здійснення робіт тощо); Завдання ( на проектування об’єктів, технічних споруд, на капітальне будівництво, технічні тощо); Заяви (на акредитив, про відмову від акцепту тощо); Заявки (на обладнання, на винаходи тощо); Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції; Кошторис витрат (на утримання апарату управління, на підготування та освоєння виробництва нових виробів, на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо); Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо); Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями, преміями); Посвідчення про відрядження; Протоколи (погодження планів поставок тощо); Реєстри (чеків, бюджетних доручень); Специфікації (виробів, продукції тощо); Статути установ; Штатні розписи тощо. Відмітка про засвідчення копії (реквізит 27) складається зі слів
Цей реквізит проставляють під реквізитом 23 (підпис). На копіях вихідних документів, що залишаються у справі, допускається не зазначати дату засвідчення й посаду особи, яка засвідчує копію. Якщо копія документа пересилається до інших організацій чи видається на руки, то, крім підпису засвідчення, проставляють відбиток печатки. Гриф обмеження доступу до документа (реквізит 15) засвідчує особливий характер інформації, до якої має доступ обмежене коло осіб. Проставляють його у верхньому правому куті на лицьовому боці першого аркуша документа. За потреби його доповнюють номером примірника документа, наприклад:
або
Метою обмеження доступу до інформації, яку містить документ, є захист державної або приватної (наприклад, комерційної) документованої інформації, незаконне використання якої може порушити права та/чи завдати збитків її власнику, володарю, користувачу, іншій фізичній або юридичній особі. Доступ до інформації може обмежуватись її власником (володарем) тільки згідно із законодавством. Віднесення інформації до державної таємниці здійснюється відповідно до Закону України 21 січня 1194 р. № 3855 – ХІІ «Про державну таємницю» і Закону України 21 вересня 1999р. № 1079 «Про внесення змін до Закону України «Про державну таємницю»». Звіт відомостей, що становлять державну таємницю, визначений наказом Служби безпеки України 01 березня 2001 р. № 52. Порядок роботи з документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави визначено Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших носіїв інформації, які містять інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України 27 листопада 1998 р. № 1893. Цей реквізит може формулюватися й так: «Цілком таємно»; «Особливо важливо»; «КТ» (комерційна таємниця); «Конфіденційно».
Прізвище виконавця і номер його телефону (реквізит 28) зазначають на лицьовому боці або, якщо немає місця, то на звороті останнього аркуша документа в лівому нижньому куті, наприклад:
або
У разі потреби зазначають шифр особи, яка надрукувала документ (наприклад КШ — утворюється першими літерами імені та прізвища — Катерина Шевченко), кількість віддрукованих примірників (3), дату віддрукування (25.10.2010), куди направлено примірники, наприклад:
Відмітка є довідковою інформацією. Вона допомагає напряму встановити контакт із виконавцем. Цей реквізит друкують шрифтом розміром 8-11 друкарських пунктів. Відмітку про виконання документа і направлення його до справи (реквізит 29)проставляють після вирішення питання, яке порушено в документі, або направлення відповіді. Відмітка може містити такі дані: короткі відомості про виконання, якщо немає документа, котрий свідчить про виконання, або, якщо такий документ є, посилання на його дату й номер; слова «До справи»; номер справи, де зберігатиметься документ. Підписує і датує відмітку виконавець документа чи керівник структурного підрозділу, в якому виконано цей припис документа. Цей реквізит оформлюють від руки в лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа (дозволяється заходити в робоче поле), наприклад:
або
Відмітку про надходження документа до організації (реквізит 31) розміщують у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Цей реквізит містить такі дані: скорочену назву (або абревіатуру) організації – одержувача документа, його внутрішній реєстраційний індекс і дату (за потреби – години й хвилини) надходження документа, наприклад:
Відмітку про надходження документа доцільно ставити з допомогою штампа, наприклад:
Тут ВТЕП — скорочена назва Вінницького технікуму електронних приладів (підпис особи, яка оформила реквізит 31, проставляється в разі потреби). Реєстраційний індекс документа (реквізит 12) складається з його порядкового номера, який можна доповнювати індексом структурного підрозділу та індексом справи за номенклатурою справ, наприклад:
або
Тут 01 — індекс структурного підрозділу, 17 — номер справи, в якій зберігатиметься документ, 142 — вихідний порядковий номер документа. Якщо документ підготували дві чи більше організацій, то реєстраційний індекс складається з реєстраційних індексів кожної з цих організацій, які проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документів. Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь (реквізит 17), фіксують тільки в документі, що є відповіддю на інший документ (лист, довідка, доповідна записка, акт, висновок тощо). Відомості в реквізит переносять з ініціативного документа, на який дають відповідь. Вони містять його вихідний реєстраційний індекс і дату. Цей реквізит розміщують нижче за реквізити 11, 12 на спеціально відведено місці на бланку, наприклад:
або на одному рівні з реквізитами 11, 12 на спеціально відведеному місці на бланку, наприклад:
Відмітка про наявність документа в електронній формі (реквізит 30) містить повне ім’я файла і місце його зберігання,код оператора та інші пошукові дані, які визначає установа. Цей реквізит розміщують у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа, наприклад:
або
Відмітка про контроль (реквізит 20) означає, що документ взято на контроль з метою забезпечення його виконання в установлений строк. Відмітку про контроль позначають літерою «К» чи словом (від руки або з допомогою штампа «КОНТРОЛЬ») на лівому березі першого аркуша документа на рівні заголовка до тексту документа. Запис про державну реєстрацію (реквізит 32) ставлять у Міністерстві юстиції України на нормативні акти, які відповідно до Указу Президента України 03 жовтня 1992 р. № 493 «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади» заносять до державного реєстру (див. дод. 40). Організація – автор нормативного акта має залишити вільне місце (6 см. × 10 см.) у верхньому правому куті після номера акта чи грифа затвердження для запису про державну реєстрацію, наприклад:
|
