Період з 19 до 22.07.2000 в актовій залі технікумуОрганізувати виставку робіт гуртків технічної творчості. СЛУХАЛИ:.................................................................. ВИСТУПИЛИ:................................................................ УХВАЛИЛИ:................................................................... 2.1....................................................................................... 2.2......................................................... Коли обирають посадових осіб, то в протоколі зазначають результати голосування щодо кожної з кандидатур окремо. За обсягом фіксованих даних протоколи бувають стислі та повні та стенографічні. В стислих протоколах зазначають лише прізвища доповідачів, обговорювані питання, прізвища тих, хто виступив та ухвалені рішення. За такими протоколами важко судити про перебіг зборів. Стислий протокол доцільно оформлювати, коли є стенограми, тексти доповідей. Стисло протоколюють оперативні наради. В решті випадків слід складати повний протокол, який крім зазначених вище відомостей містить записи виступів усіх доповідачів і учасників колегіального органу, а отже, відбиває роботу колективу, процес напрацьовування рішення в сутичці думок, у дискусіях. У стенографічних протоколах дослівно записують весь хід засідання. Під час засідання можна скласти лише робочий варіант протоколу. В п'ятиденний строк протокол уточнюють, вивіряють згідно зі стенограмами й фонозаписами, редагують і оформлюють. Якщо до протоколу додають стенограму, то про це роблять запис після першої частини тексту, наприклад: «Засідання вченої ради стенографували. Стенограма додається». Готовий протокол підписують голова й секретар. Рішення колегіальних органів доводять до виконавців у вигляді окремих документів — постанов, ухвал, а на підприємствах, що діють на основі єдиноначальності, — у вигляді наказів. У решті випадків оформлюють витяг із протоколу. ВИТЯГИ З ПРОТОКОЛІВ ВИТЯГ ІЗ ПРОТОКОЛУ — це певна частина (уривок) протоколу, що належно оформлена Витяги з протоколів оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу (див. с. 115). О РЕКВІЗИТИ ВИТЯГУ З ПРОТОКОЛУ: 10— назва виду документа (витяг із протоколу); 11— дата документа (переносять з оригіналу протоколу); 12—реєстраційний індекс документа (переносять з оригіналу протоколу); 14 — місце складення документа(переносять з оригіналу протоколу); 17 — гриф затвердження документа (переносять з оригіналу протоколу, якщо цей реквізит там є); 19 — заголовок до тексту документа (переносять з оригіналу протоколу); 21 — текст документа (зі вступної частини беруть пункти «Голова», «Секретар», «Присутні», потрібний номер питання порядку денного, з основної — цитують пункти, що стосуються потрібного питання порядку денного); 23 — підпис (переносять реквізит з оригіналу, але голова й секретар не підписуються); 27 —відмітка про засвідчення копії (оформлюють без слова «Копія» в правому верхньому куті аркуша). ЗВІТИ ЗВІТ — це службовий документ, що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи, узагальнення зробленого тощо. Звіти бувають прості й складні залежно від характеру виконаної роботи. Розрізняють статистичні й текстові звіти. Статистичні звіти оформлюють від руки або з допомогою друкувальних засобів на трафаретних бланках, текстові — на загальному бланку чи на чистому аркуші паперу (формат А4) з допомогою комп’ютера юбо інших технічних засобів, здебільшого за схемою. Як правило, звіти складають про роботу, виконану протягом певного періоду (день, тиждень, місяць, квартал, півріччя, рік і т. д.). Вони мають бути конкретними, тобто давати стислу відповідь на запитання схеми. О РЕКВІЗИТИ ЗВІТУ: о назва виду документа (3віт); о дата документа (зазначають дату підписання); о реєстраційний індекс документа; о заголовок до тексту документа (зазначають, про що звіт і за який період); о текст документа (складається зі вступу, основної частини, де зазначаються головні завдання чи види робіт, та висновків і планів на перспективу); о підпис; о відбиток печатки (в разі потреби). . ДОВІДКИ ДОВІДКА — це службовий документ, який містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій. Довідки поділяють на дві групи: • що містять інформацію про факти й події службового характеру (дод. 31, 32); • що засвідчують якийсь юридичний факт. Найчисленнішою є друга група довідок. Їх видають заінтересованим громадянам або установам. Це довідки, що підтверджують факт роботи чи навчання (дод. 33), обійману посаду, розмір заробітної плати (дод. 34), місце проживання тощо. Оскільки ситуації, з приводу яких видають довідки, досить типові, то використовують уніфіковані трафаретні бланки, в котрих частину тексту віддруковано й позначено місця для внесення деяких змінних реквізитів. Текст починають із зазначення в називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку йдеться. В останньому абзаці тексту іноді зазначають, куди подаватиметься довідка, що видається. О РЕКВІЗИТИ ДОВІДКИ: 10 — назва виду документа (довідка); 11— дата документа (проставляють дату підписання); 12—реєстраційний індекс документа (проставляють у день підписання); 14 — місце складання чи видання документа; 16 — адресат (не зазначають, якщо в тексті вказано, куди пред'являтиметься видана довідка); 19 — заголовок до тексту документа (зазначають у разі потреби); 21— текст документа; 22— позначка про наявність додатків (у разі потреби); 23— підпис (якщо довідка має фінансово-матеріальний характер і виходить за межі підприємства, то її підписують керівник підприємства й головний бухгалтер); 26 — відбиток печатки (проставляють, як правило, коли довідка виходить за межі підприємства); 28 — прізвище виконавця і номер його телефону (оформлюють у разі потреби). Довідки інформаційного характеру відображують індивідуальні ситуації. їх складають у відповідь на запити й подають у визначений термін. Довідки, що направляються за межі установ, як правило, оформлюють на загальних бланках, а ті, що подаються в межах установ, — на чистих аркушах паперу формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту). Якщо довідка не виходить за межі підприємства, то в разі потреби зазначають реквізит 08 (назва структурного підрозділу). Заголовок до тексту довідки може містити відомості про час (дату), на який припадають наведені в ній факти, наприклад:
У довідці необхідно об'єктивно відображувати стан справ, тому її складанню мають передувати ретельне збирання й перевіряння повідомлень, зіставляння та аналіз добутих даних. У довідці можуть наводитися таблиці, додатки. У деяких випадках довідку можуть підписувати особи, що склали її й сповна відповідають за викладені в ній факти. ДОПОВІДНІ ЗАПИСКИ ДОПОВІДНА ЗАПИСКА — це службовий документ, адресований керівникові даної чи вищої організації (керівникові структурного підрозділу), в якому автор інформує про ситуацію, що склалася, про події й факти, котрі мали місце, про виконану роботу тощо, а також наводить свої висновки й пропозиції. Доповідні записки можуть готуватись як із власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки — спонукати керівника до прийняття конкретного рішення. Тому текст доповідної записки чітко поділяється на дві частини: в першій — констатуючій (описовій) — наводять факти або описують ситуацію, а в другій— викладають пропозиції, прохання. Доповідні записки, в яких керівника інформують про хід робіт, подають регулярно. Тексту доповідної записки передує заголовок. Оформлення цих документів залежить від адресата. Внутрішні доповідні записки (що подаються керівникові структурного підрозділу або установи) оформлюють на чистому аркуші паперу від руки (дод. 35). Зовнішні доповідні записки (що виходять за межі підприємства) оформлюють на загальних або спеціальних бланках формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту) з кутовим чи поздовжнім розташуванням постійних реквізитів. О РЕКВІЗИТИ ЗОВНІШНЬОЇ ДОПОВІДНОЇ ЗАПИСКИ: 10— назва виду документа (доповідна записка); 11— дата документа (проставляють у день підписання); 12— реєстраційний індекс документа (проставляють у день підписання); 14 — місце складання чи видання документа; 16 — адресат; 19 — заголовок до тексту документа; 21— текст документа; 22—відмітка про наявність додатків (оформлюють у разі потреби); 23— підпис. ПОЯСНЮВАЛЬНІ ЗАПИСКИ ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА - це службовий документ, в якому пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) чи причини якихось подій, фактів, провин. За змістом пояснювальні записки поділяють на дві групи: § записки, що супроводжують основний документ (наприклад, план, звіт) і пояснюють зміст його окремих положень. їх оформлюють на загальних або спеціальних бланках установи з допомогою друкувальних засобів.Склад реквізитів такий самий, як і в доповідній записці, оформленій з допомогою комп’ютера; § записки з приводу якихось випадків, ситуацій, що склалися, провин та поведінки окремих працівників (дод. 36, 37) тощо. Текст таких пояснювальних записок має бути переконливим і містити неспростовні докази. Оформлюють їх на чистому аркуші паперу від руки. АКТИ АКТ — це службовий документ, який посвідчує якийсь факт чи подію і складається в присутності свідків або на підставі обстеження. Можливе складання акта й однією, але спеціально вповноваженою особою (ревізором, інспектором). Акти складають за результатами ревізій, при прийманні-здаванні справ, випробовуваннях нових виробів та зразків (дод. 38), експертизі на новизну раціоналізаторських пропозицій, при прийманні об'єктів до експлуатації, здаванні документів на знищення тощо. У разі потреби акти затверджують у вищих організаціях чи в керівника установи. Характерна особливість тексту акта полягає в тому, що він містить висновки з фіксованих фактів і пропозицій. В актах указують документи, що визначають повноваження осіб, які його склали. Кількість примірників акта визначається нормативними документами або практичними потребами. Особа, котра повинна підписати акт, але має якісь зауваження, підписує його, зробивши відповідний запис (про свою незгоду тощо). Свою думку ця особа викладає на окремому аркуші-додатку (невелике за обсягом зауваження можна навести нижче від підписів осіб, які склали акт). Якщо висновки й пропозиції в акті викладаються в розпорядчій формі із зазначенням строків виконання приписаних дій, то акт подають керівникові, який має підписатися, підтвердивши цим, що зі змістом акта він ознайомлений. Для деяких видів актів (акти державної приймальної комісії, акти про направлення на знищення документальних матеріалів і тощо) нормативними документами затверджено спеціальну форму, змінювати яку не можна. Акт може бути підставою для видання адміністрацією установи, організації, підприємства відповідних розпорядчих документів. Склавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його зі змістом осіб, про яких ішлося в акті. В актах проставляють дату заактування факту чи події (якщо комісія працювала кілька днів, то вказують останній день роботи). Одна з особливостей оформлювання акта полягає в тому, що перед текстом (нижче від заголовка до тексту) зазначають підставу, яку оформляють за зразком реквізиту 22. Текст акта складається з двох частин: вступної та основної (констатуючої). У вступній частині акта вказують назву розпорядчого документа на підставі якого актується факт, подія або дія, а також реєстраційний індекс і дату цього документа. Зазначаючи осіб, які брали участь у складанні акта, вказують їхні посади, прізвища та ініціали (у називному відмінку). Якщо акт складено комісією, то першим зазначають голову комісії. У разі потреби наводять відомості про документи, які посвідчує особа членів комісії та їхні повноваження. Прізвища членів комісії наводять в алфавітному порядку і нумерують арабськими цифрами. Слова «Підстава», «Голова», «Члени комісії», «Присутні» пишуть з великої літери. Основна частина акта містить описання встановлених фактів. У разі потреби формулюють висновки й пропозиції. Текст акта закінчують відомостями про те, в якій кількості примірників його створено. Зазвичай акт затверджується керівником організації. Як правило, акт складають у трьох примірниках: перший примірник направляють до організації вищого рівня, другий — керівникові організації, третій — підшивають у справу. Акти оформляють на загальних, трафаретних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4 як із кутовим (переважно), так і з поздовжнім розташуванням постійних реквізитів. О РЕКВІЗИТИ АКТА: 10— назва виду документа (А к т); 11— дата документа; 12— реєстраційний індекс документа; 14 — місце складення чи видання документа; 17 — гриф затвердження документа (оформляють у разі потреби); 19 — заголовок до тексту документа; о — підстава (оформляють за зразком реквізиту 22); 21— текст документа; 22—відмітка про наявність додатків (в разі потреби); 23— підпис (спочатку друкують: «Голова» й розшифрування підпису голови; нижче друкують: «Члени комісії» й розшифрування підписів у алфавітному порядку прізвищ у стовпчик через). НАКАЗИ НАКАЗ — це правовий акт, що його видає керівник підприємства (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції для розв’язання основних та оперативних завдань, які поставлено перед даним підприємством. Якщо наказ видає інстанція вищого рівня, то він може стосуватися широкого кола організацій і посадових осіб. Складання й оформлювання наказу регламентуються інструкціями щодо роботи з документами, правилами про порядок підготування проекту наказу та іншими правовими актами. В них передбачено обов'язкове дотримання низки вимог і правил, що мають забезпечити юридичну повноцінність документів, оперативне виконання їх, правильне й всебічне вирішення питання. Проект наказу слід обов'язково погоджувати з усіма заінтересованими особами (структурними підрозділами) даного підприємства, а в разі потреби — також інших організацій. Якщо встановлені правила видання наказу порушено, то він утрачає юридичну силу, і його слід скасувати. До проекту наказу додають документи, що обумовлюють його доцільність. Наказ набирає чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не вказано в тексті. Право підписання наказу визначається законодавством: як звичайно, це право мають керівники, а також деякі посадові особи, яким керівники делегували таке право. Накази видають на підставі й з метою виконання чинних законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій органів вищих рівнів. Керівник може видавати накази з усіх питань, що входять до його компетенції. Здебільшого наказ діє доти, доки його не буде скасовано або доки не закінчиться строк його дії, визначений у самому тексті. Скасовувати накази може тільки вповноважена особа чи інстанція. Накази бувають: • нормативними; • індивідуальними. Наприклад, наказ керівника про затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку належить до нормативних. Він є загальним (безособовим), оскільки стосується не конкретних осіб, а всього колективу. Наказ про преміювання конкретних працівників має індивідуальний характер. За призначенням накази поділяють на два види: • накази з питань основної діяльності; • накази по особовому складу (див. розд. 3). Накази з питань основної діяльності — це правові акти, в яких оформляють рішення керівника, пов'язані з організовуванням роботи підприємства в цілому чи його структурних підрозділів. Такі накази видають, коли необхідно довести до відома директивні документи, які надійшли від органів вищих рівнів, спланувати конкретні заходи щодо їх виконання, призначити відповідальних осіб, строки проведення цих заходів. Накази з питань основної діяльності оформлюють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4 (дод. 39, 41). Перевагу віддають поздовжньому розташуванню основних реквізитів. О РЕКВІЗИТИ НАКАЗУ З ПИТАНЬ ОСНОВНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ: 10— назва виду документа (н а к а 3); 11— дата документа (проставляють у день підписання); 12 —реєстраційний індекс документа (порядковий номер у межах року за журналом реєстрації наказів із питань основної діяльності. Його проставляють у день підписання); 14 — місце складення чи видання документа; 19— заголовок до тексту документа; 20—відмітка про контроль (проставляють у разі потреби); 21— текст документа; [ Якщо до наказу додаються таблиці, графіки, форми, схеми, інструкції, положення тощо, то їх оформлюють на окремих аркушах як додатки, а у відповідних пунктах наказу дають посилання на ці документи. При цьому реквізит 22(відмітка про наявність додатків) після тексту наказу самостійно не оформлюють] 23— підпис; 24— гриф погодження документа (оформлюють у разі потреби);, 25— візи документа (оформлюють у разі потреби); 26— відбиток печатки (проставляють у разі потреби); 32 — запис про державну реєстрацію (оформлюють у разі потреби) Текст наказу складається з двох частин — констатуючої (вступної) та розпорядчої. У констатуючій частині висвітлюють мету й завдання приписаних дій та причини видання наказу, дають посилання на документ, що є підставою для видання даного наказу. Розпорядча частина тексту викладається в наказовій формі. Її починають словом «НАКАЗУЮ», яке друкують великими літерами від початку робочої площі. Після цього слова ставлять двокрапку. Далі наводять заходи й дії, зазначають посадових осіб, які відповідають за їх реалізацію, та вказують строки виконання завдань. Цю частину тексту наказу можна поділяти на два пункти, які нумерують арабськими цифрами. Текст кожного пункту може розпочинатись із зазначення конкретної дії, вираженої дієсловом неозначеної форми, або із зазначення виконавця. Виконавцями можуть бути особи, організації чи структурні підрозділи. Назву організації, структурного підрозділу, прізвище й посаду виконавця наводять у давальному відмінку. Останній пункт наказу містить указівку про особу, яка відповідає за виконання наказу в цілому, наприклад: «Контроль за виконанням наказу доручити головному інженерові Петренку С.М.». Накази створені від імені кількох установ (спільні накази), оформлюють на чистих аркушах паперу формату А4 (дод. 40). Назви установ розміщують на одному рівні. Реєстраційний індекс спільного наказу складається з порядкових реєстраційних індексів, присвоєних документу кожній установі, наприклад:
Розпорядча частина тексту спільного наказу починається словом «НАКАЗУЄМО:»,яке друкують великими літерами без абзацу і без лапок; після нього ставлять двокрапку. Нижче з абзацу оформлюють зміст дій, що мають бути виконані. Підписи керівників організацій розміщують на одному рівні у стовпчик. Особистий підпис кожного з керівників має бути засвідчений відбитком гербової печатки відповідної установи.
|
