Способы выявления и исправления ошибок, допускаемых в учетных регистрах

При составлении документов и записи хозяйственных операций в учетные регистры могут быть допущены ошибки, возникающие по разным причинам. Для их выявления используются различные способы:

1. пунктировка — пометка проверенных сумм знаком «˅». Этот знак проставляется в специальной колонке документа «отметка»;

2. выборка — проверка данных синтетического и аналитического учета. Обнаружив, что итоги какого-либо синтетического счета не сходятся с итогами открытых к нему аналитических счетов, на отдель­ном листе бумаги делают выборку из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетического счета. Затем, подсчитав итоги выборки по каждой статье или субсчету, сравнивают их с соответствующими данными синтетического счета. Это позволяет установить, по какому субсчету или статье допущена ошибка;

3. «сверка на уголок» — сопоставление итогов по графам с итогами по строкам;

4. специальные методы: сальдовый, «встречные» проверки и т.д.

Исправление ошибок производится одним из следующих способов: корректурным; дополнительной записи; проводки отрицательными числами («красное сторно»).

Корректурным способом исправляются описки или арифметические ошибки, допущенные в документах или учетных регистрах, а также ошибки в разноске операций по счетам. Этот способ простой и рас­пространенный. Его сущность сводится к тому, что обнаруженную неправильную запись зачеркивают аккуратной тонкой чертой с тем, чтобы при необходимости ее можно было прочесть. Исправление ошибки должно быть оговорено и подтверждено: в документе — под­писями лиц, подписавших документ, в учетных регистрах — подпи­сью лица, сделавшего исправление. Оговорки делаются на свободной строке или в свободном поле,

Способ дополнительной записи применяется тогда, когда корреспон­денция счетов указана правильно, но проводка составлена на меньшую сумму, чем следовало. В этом случае для исправления ошибки делается дополнительная проводка с той же корреспонденцией счетов на раз­ницу между правильной и ошибочной суммами.

Способ проводок отрицательными числами — «красное сторно» — применяется для исправления ошибок, допущенных в корреспонден­ции счетов или при завышении суммы операции. В первом случае регистрацию операции производят повторно, но сумму записывают красными чернилами или заключают в рамку. При подсчете оборотов по счетам такие суммы вычитаются и таким образом ошибка исправляется. В случаях, когда корреспонденция счетов указана правильно, но сумма завышена, исправительная проводка красными чернилами де­лается только на разницу между ошибочной и правильной суммами.

В теории и практике известен способ исправления ошибок путем обратных записей на счетах, то есть способ обратной проводки. Однако этот способ может привести к искусственному завышению оборотов на счетах и, соответственно, искажению экономических показателей.