Структура проектного аналізу. Тема 2: Обґрунтування проекту

Лекційне заняття 2

Тема 2: Обґрунтування проекту

1. Ініціалізація проекту.

2. Структура проектного аналізу.

3. Прогнозування ефективності проекту.

Тема 3: Планування проекту

1. Мета і функції проектного планування.

2. Методологічні підходи при плануванні проектів.

3. Компоненти структуризації проекту.

 

 

Батенко Л. П., Загородніх О. А., Ліщинська В. В. Управління проектами: Навч. посібник. — К.: КНЕУ, 2003. — 231 с.

 

Загальні елементи управління проектами

Елементи управління проектами – це підходи, які можуть застосовуватися для управління проектами, інваріантні щодо типів і масштабів. Управління інноваційними проектами та програмами ґрунтується на п'яти елементах загального бачення управління проектами:

 системний підхід;

 життєвий цикл проекту;

 інтелектуальний простір знань;

 заінтересовані сторони проекту;

 використання загальних навиків управління.

 

Включення цих елементів у проект створює підґрунтя для формування загального бачення проекту і управління його виконанням на основі єдиного спільного розуміння.

 

 

1. Инициализация проекта.

Проекты обычно инициируются как следствие одного или нескольких перечисленных условий: неудовлетворенный спрос; избыточные ресурсы; требования рынка (к параметрам продукта, оборудованию и т. п.); интересы кредиторов и акционеров; реакция на непредвиденную ситуацию (природные катаклизмы и т. п.); запрос заказчика; социальные нужды

Описание продукта документирует характеристики продукта или услу­ги, для которых был предпринят проект и должно корреспондироваться с нуждами бизнеса или иными причинами, положившими начало проекту.

 

Все проекты должны обеспечивать поддержку стратегических целей исполняющей проект организации. Критерии выбора проектов обычно опре­деляются в терминах ценности продукта проекта. Методы выбора проектов включают в себя измерение ценности проекта по принятым критериям для всех участников проекта и будут нами рассмотрены далее. Историческая ин­формация о результатах принятых в прошлом решений по выбору и исполне­нию проектов должна учитываться в максимально возможной степени. При инициации следующей фазы проекта часто критически важна информация о результатах выполнения предыдущих фаз.

 

Результатом процесса инициации проекта является устав проекта (Project Charter) - документ, который формально санкционирует проект. В него включают (прямо или путем ссылок на соответствующие документы) потребности бизнеса, ради удовлетворения которых предпринимается про­ект; описание продукта проекта. Устав проекта должен выпускаться руково­дителем, внешним по отношению к проекту, и на том уровне, который соот­ветствует потребностям проекта. Это обеспечивает менеджера проекта пол­номочиями, позволяющими ему использовать ресурсы организации для орга­низации работ проекта.

 

Устав проекта, описание продукта, факторы внешнего окружения яв­ляются основой для разработки предварительной констатации содержания проекта (Preliminary Project Scope Statement) - первый вариант документиро­ванной базы для принятия последующих решений по проекту, содержащий обоснование, основные результаты и цели проекта.

 

Процесс разработки проекта начинается с формирования его концепции. Формирование концепции проекта принято делить на следующие этапы: формулировка целей, достижение которых обеспечивается реализацией проекта;

 

формулировка предварительных альтернативных вариантов (сценариев развития проекта), удовлетворяющих целям инвестора;

 

отбор вариантов проекта, приемлемых с точки зрения сроков реализа­ции и других условий.

 

Концепция проекта во многом определяется стратегическими целями его инициаторов. Формирование концепции крупного проекта - это сложный процесс, требующий всесторонней подготовки. Для разработки различных аспектов концепции проекта формируются рабочие группы:

 

• группа по маркетингу, в ее задачи входит определение цены и объемов реализации конечной продукции;
• производственная группа, оценивающая вероятную себестоимость из­делия и требования к сырью, которое будет использоваться для ее производ­ства;
• финансовая группа, которая должна оценить затраты на реализацию проекта, определяет источники и объемы финансирования;
• прочие группы, которые собирают информацию об обстановке вокруг проекта, законодательных актах, налогах, а также другие сведения, имеющие отношение к конкретному проекту.

 

На первой стадии разработки концепции проекта, как правило, исполь­зуются услуги независимых консультационных фирм, которым поручается подготовка экономического обоснования, где анализируется спрос на про­дукцию с оценкой возможностей существующих и потенциальных конкурен­тов в производстве аналогичной продукции, а также прогнозируются цены на продукцию с учетом требований, перечисленных выше.

 

Полученные на этапе формирования концепции результаты оформля­ются в виде резюме проекта. Это аналитическая записка, излагающая суть проекта по следующим аспектам: цель проекта; основные особенности и аль­тернативы проекта; организационные, финансовые, политические и другие проблемы, которые нужно учитывать в дальнейшем; необходимые мероприя­тия по разработке проекта.

 

Принято считать, что бизнес-идея проекта определена и концепция сформирована, если:

 

• определены основные варианты и альтернативы проекта; выявлены основные проблемы, которые могут повлиять на реализацию и эффективность проекта;
• выбор вариантов подкреплен предварительной оценкой затрат и результатов.

(http://projekt-2011.blogspot.com/2011/09/6.html)

 

 

Передінвестиційна фаза та фаза ініціалізації проекту

 

Передінвестиційна фаза починається з формулювання первинної проблеми проекту.

Формулювання первинної проблеми проекту є прерогативою групи ініціаторів, якими звичайно є:

«особи, що приймають рішення (на різних рівнях управління), які стикнулися з деякою проблемою, що є причиною низької продуктивності підприємства, загрожує підприємству або перешкоджає його діяльності (проблема);

«володарі або ж керівники підприємств, які мають потребу у перевищенні досягнутих показників, найчастіше – через дії конкурентів, у яких з'являються нові рішення (виклик);

«володарі або ж керівники підприємств, які планово, виходячи з місії підприємства, розвивають його, щоб зберігати стан лідера ринку або не втратити досягнутого стану (місія).

Крім цього, приводом для виконання проекту можуть бути різні законодавчі акти. Законодавство, через нові приписи в галузі споживання, часто є джерелом розробки нових продуктів та проектів.

У проектах реструктуризації й модернізації ініціатива, як правило, йде від керівників підприємства, а далі переноситься на нижчі ступені ієрархії. Необхідність вирішення проблеми може бути визвано також й вимогами ринку. Конкуренти ставлять під загрозу існування підприємства, і воно має прийняти відповідні заходи, які часто втілюються в життя за рахунок проектів.

Якщо, наприклад, авіакомпанія вводить певну програму обслуговування пасажирів, то й інші компанії вимушені, аби не втратити пасажирів, ввести аналогічні програми на власних авіалініях.

Більшість маркетингових проектів являють собою реакцію на зміни ринкової ситуації й конкурентну боротьбу.

Головним виконавцем в управлінні проектами є проектна група чи та команда, якою управляє керівник проекту. Але у побудові проектної структури на підприємстві задіяні, як правило, й вищі управлінські інстанції, які для управляючого проектом є дуже важливими, бо саме на цьому рівні приймаються стратегічні для управління проектами рішення й тим самим створюється підґрунтя для можливості реалізації проектів.

Група ініціаторів є первинною, створюється в організації до часу призначення керівника проекту, і працює до моменту визначення ключових параметрів проекту та інтересів зацікавлених сторін (стейкхолдерів). Вона є тимчасовим органом, що опікується керівником проекту та його групою. Однак частіше ця група існує протягом всього проекту, щоб вирішувати найважливіші його питання. Протягом проекту група збирається лише для обговорення питань та прийняття рішень, які стосуються всіх зацікавлених сторін проекту.

Група формує первинну проблему, визначає ключові параметри проекту, призначає керівника проекту, приймає рішення щодо залучення експертів, а також розробляє (первинні) структуру та опис проектної документації, що подається до експертної групи.

Звичайно до первинного опису проблеми входять лише наступні змінні:

Що треба зробити;

Де це треба зробити

За який час це треба зробити

Скільки коштів виділяється на проект

Які особливі вимоги до проекту (зокрема, до його якості).

Цей – дуже короткий, – опис є тим документом, з якого, власне, й починається проект. Саме ним орієнтовно визначається потрібний обсяг робіт (і, у першу чергу, потрібний обсяг узгоджень, необхідних для початку проекту та обсяг інвестицій, які треба вкласти у проект), дата (або діапазон дат) закінчення проекту, вимоги до якості.

Для цього треба виконати наступні роботи:

ü визначити потреби, які має задовольнити проект;

ü зафіксувати та проаналізувати поточний стан (бо саме він визначатиме у подальшому потреби проекту та буде точкою відліку, від якої відраховуватиметься хід проекту);

ü розробити ті нові рішення (альтернативи, креативні техніки), які б могли лягти в основу проекту;

ü визначити дії зі зміни поточного стану на новий у відповідності до прийнятих рішень.

На цьому етапі також визначається характер проекту.

Проект відноситься до інноваційних, якщо його основною вимогою є одержання певного продукту, і до інвестиційних, якщо основною вимогою є повернення інвестицій, або отримання швидкого прибутку (інноваційні проекти також дають прибуток, але з часом). Відмінність соціальних проектів полягає в тому, що вони зовсім не розраховані на отримання прибутку. Таким чином, ми можемо сформулювати певне правило, що відноситься до управління інвестиціями: «Кожна інвестиція може бути проектом, але не кожен проект є інвестицією».

У подальшому, якщо у проекті виникають серйозні проблеми, ініціативна група приймає рішення, які виходять за рамки компетенції керівника проекту, а також згладжує тертя між різними інстанціями проекту.

Починаючи зі стартової ситуації, проект проходить різні проміжні стани як система, його кінцевий стан визначає закінчення проекту. Зміни, які відбуваються в проекті, відбиваються у вигляді фізично помітних змін штучних або природних, організаційних, інформаційних систем, або систем знань.

Визначаються й структуруються роботи з проектування й реалізації нових системних рішень. Задум проекту та його зміст є також підґрунтям для управління конфігурацією та змінами.

Дуже важливо, щоб у процесі управління проектом його зміст був відомим настільки глибоко, щоб можна було виконувати роботи у відповідності до цього змісту. Якщо у процесі управління проектом неможливо точно визначити межі проекту, використовуючи додаткову інформацію або ж обмежуючи систему, тоді проект має тенденцію до виходу за встановлені межі й поверненню до точки визначення змісту.

Саме тому під визначенням проекту ми матимемо на увазі визначення часових, просторових та ресурсних меж проекту, тобто визначення гранично припустимих значень цих параметрів. Якщо проект вийде за ці межі, його не можна буде визнати успішно завершеним, навіть якщо всі інші вимоги виконано.

До списку параметрів проекту має сенс включати лише такі параметри, які є керованими, залежать від дій команди проекту, а саме:

ü обсяги та види робіт за проектом;

ü вартість, видатки, витрати за проектом;

ü часові параметри, що включають терміни, тривалості й резерви виконання робіт, етапів, фаз проекту, а також взаємозв'язки;

ü ресурси, потрібні для здійснення проекту, у тому числі: людські, фінансові, матеріально-технічні (що у свою чергу поділяються на будівельні матеріали, машини, обладнання, комплектуючі вироби та деталі), а також обмеження за ресурсами;

ü якість проектних рішень, застосовуваних ресурсів, компонентів проекту, тощо.

До параметрів проекту не слід відносити деталізовані дані, а також дані, які не залежать від команди проекту (пора року), або залежать від неї мінімально (терміни зовнішніх узгоджень).

Основною функцією групи експертів проектної діяльності є притік інформації до проекту.

Група експертів або експертна комісія – це орган, який має головним чином консультативні та підтримуючі функції, але до компетенції якого не входить прийняття рішень.

До задач експертної групи входить: підтримка планування, проведення проекту та його контроль, забезпечення обміну інформацією між галузевими відділами та проектною групою.

Оскільки виконання будь-якого проекту тісно пов’язане зі стратегічними цілями організації, то перед початком проекту треба провести його аналіз на відповідність до цих самих стратегічних цілей.

 

Структура проектного аналізу.

 

Проектний аналіз:

метод, який дозволяє системно оцінити фінансові та економічні переваги проекту;

процес аналізу життєздатності проекту;

спосіб зіставлення витрат на проект і переваг, які будуть отримані в результаті його реалізації чи впровадження;

методологію, що дозволяє оцінити фінансові та економічні переваги проектів на основі альтернативного використання наявних ресурсів з урахуванням макро- і мікроекономічних наслідків.

Таке вузькоспрямоване визначення проектного аналізу не дозволяє подати докладне змістовне визначення цієї дисципліни, яка сьогодні є однією з центральних при підготовці спеціалістів у країнах з розвинутою ринковою економікою. На наш погляд, найбільш суттєвою характеристикою проектного аналізу є така:

Проектний аналіз — це методологія, яка застосовується для визначення, порівняння та обґрунтування альтернативних управлінських рішень і проектів, що дозволяє, в свою чергу, здійснювати вибір і приймати вивірені рішення в умовах обмеженості ресурсів.