Проведення ділових переговорів, зустрічей і нарад.

3.1Підготовка до переговорів і проведення ділової наради

Успіх переговорів значною мірою залежить від якості підготовки до них. Менеджер повинен планувати всі зустрічі, прийоми, візити, передбачати необхідність і ймовірність участі в них. Він повинен знати, з ким, коли і з якою метою передбачається зустріч з його ініціативи, очікуваний результат, необхідні заходи щодо її підготовки.

У загальному випадку підготовка до ділових переговорів включає такі елементи:

-визначення і формулювання предмету (проблеми) переговорів;

-пошук потенційних партнерів для рішення виниклих проблем чи задач;

-з'ясування і зіставлення своїх інтересів та інтересів партнерів;

-розробка плану і програми переговорів;

-підбір фахівців до складу делегації;

-рішення організаційних питань і оформлення необхідних матеріалів (документів, креслень, таблиць, діаграм, зразків пропонованих виробів і т.д.).

Аналіз проблеми і діагностику ситуації варто вважати ключовим елементом усього підготовчого етапу. Кожній зустрічі повинна передувати попередня домовленість. Ініціатор зустрічі готується до неї завчасно, чітко уявляє собі мету, ресурси, що можуть бути використані для її досягнення. Інша сторона таких переваг не має; попереднє їй повідомлення допоможе також ретельно підготуватися до зустрічі, не викличе порушення власного графіка роботи і графіки роботи своїх підлеглих.Безпосередня підготовка ділової зустрічі звичайно включає визначення її мети,підготовку плану проведення, прогнозування результатів із врахуванням цілей і особливостей партнера. Призначаючи зустріч, менеджер повинен чітко уявляти собі мету, яку він передбачає досягти, а також уявити собі, якої мети прагне досягти партнер, його позиції й аргументи під час обговорення окремих питань. Чим точніше виявиться прогноз щодо позиції партнера, тим вагомішими будуть власні аргументи й авторитетнішою власна позиція.План ділової зустрічі може складатися з пунктів (питань) основних, другорядних, уточнюючих, навідних. Уміння чітко ставити питання і з їх допомогою з'ясовувати позицію, вимоги, умови, наближатися до мети - важливий елемент ділової зустрічі.

 

 

Планування ділової зустрічі проводить, як правило, її ініціатор. Перш ніж почати планування переговорів, варто запитати себе:

-яку головну мету я ставлю перед собою в переговорах?

-чи можу я обійтися без проведення цих переговорів?

-чи здивувався партнер, коли я попросив його про зустріч?

-чи готовий партнер до обговорення пропонованого мною питання?

-чи впевнений я в благополучному для мене результаті переговорів?

-чи впевнений у тому ж партнер?

-який результат переговорів влаштує мене, партнера, нас обох і який не влаштує?

-які прийоми впливу на партнера можуть бути переконливими?

-які запитання я буду ставити і в якій послідовності?

-які запитання може ставити партнер?

Не очікуйте від людей дій, яких ви не стали б робити самі.

План підготовки до ділових переговорів складається з переліку питань, які треба вирішити до початку проведення зустрічі:

-попереднє планування змісту переговорів;

-розробка пропозицій для обговорення;

-з'ясування і визначення потреб і проблем партнера;

-отримання підтвердження від партнера, що в нього дійсно є такі потреби;

-виявлення всіх можливих заперечень партнера з врахуванням наявних слабких сорін своєї роботи, товарів і послуг;

-розробка системи доказів того, що продукція чи послуги ініціатора переговорів мжуть вирішити проблеми і задовольнити потреби партнера;

-обґрунтування вигідності пропонованого проекту;

-аналіз, контроль і коригування ходу підготовки переговорів.

 

Сам успіх переговорів залежить від старанності їх попередньої підготовки. Процес підготовки до переговорів поділяють на два тісно взаємопов'язаних етапи: організаційний та змістовний.Організаційна підготовка переговорів - це:
-Визначення місця і часу зустрічі; -Формування делегації і призначення її голови. При змістовної підготовки потрібно: - Провести аналіз проблеми та оцінити ситуацію, а також проаналізувати інтереси, як свої, так і партнера; - Узгодити всі питання всередині своєї делегації, а також з тими. хто буде задіяний у виконанні можливих домовленостей (суміжні організації), тобто провести «внутрішні переговори»; - Опрацювати кілька можливих варіантів рішення, щоб під час переговорів не приймати поспішних рішень при ситуації, що змінилася; - Розробити цілісні і не суперечать один одному пропозиції.
Зазвичай заздалегідь готуються аргументи по найбільш значущих пунктам позиції, і вони також не повинні бути суперечливими;
- Підготувати інструкції учасникам переговорів (виробити загальний напрямок дій) і підібрати необхідні документи (законодавчі норми, норми податкових відрахувань, довідкові матеріали за цінами.)
Успіху проведення ділових нарад сприяє дотримання простих правил: - Попередня підготовка порядку денного та її неухильне дотримання;
- Завчасне попередження учасників наради про його зміст і необхідності твердо його дотримуватися; - Призначення часу початку і закінчення наради; - Якщо під час наради передбачаються виступи, потрібно стежити за їх порядком.