Документы по подготовке импортной сделки

В процессе подготовки импортной сделки покупатель может использовать

следующие способы установления контактов с потенциальным продавцом-

экспортером, а именно:

направить потенциальному или уже известному продавцу заказ;

направить запрос производителю интересующих покупателя (импортера)

товаров;

объявить торги с приглашением к участию фирм, которые могут принять и

выполнить условия организаторов торгов (машины и оборудование);

направить возможному производителю коммерческое письмо о

намерениях в ответ на его рекламу или информацию; направить экспортеру

безоговорочный акцепт его предложения; рассмотреть предложения

экспортеров на товары, представленные на ярмарках и выставках, и

провести переговоры об их закупке. Рассмотрим конкретные документы и

их содержание.

Заказ - это коммерческий документ, в котором покупатель подробно

указывает все необходимые условия для изготовления или подготовки

заказываемого товара, а также все существенные элементы, необходимые

для заключения внешнеторговой сделки. Практикуется выдача заказов

постоянным контрагентам, с которыми уже существуют торговые

отношения в условиях постоянства цен, спокойной конъюнктуры рынка.

Покупатель может в качестве приложения к заказу направить экспортеру

спецификацию с уточнением условий поставки: инструкциями по упаковке

и маркировке, информацию по поставке и распределению документов.

Заказчик может указать количество и размеры частичных поставок. В

случае, если поставка товара будет поручена фирме-экспедитору, то следует

указать: наименование фирмы-экспедитора, адрес, номер телефона и телекс,

средство транспорта, если известно, то и наименование перевозчика.

Запрос.

Запрос - это документ, выдаваемый стороной, заинтересованной в покупке

указанных в нем товаров, уточняющий некоторые желательные условия,

касающиеся поставки, адресуемый будущему поставщику с целью

получения предложения. В запросе обычно указывается точное

наименование нужного товара, его качество, сорт, количество и запра-

шивается как можно более подробная информация о товаре, условия

доставки и платежа. Запрос рассылается нескольким фирмам с целью

получения конкурентных предложений.

Не рекомендуется рассылать много запросов, чтобы не создать впе-

чатления о готовности закупить большое количество товара. В запросе

указывается меньшее, чем необходимо, количество интересующего товара,

чтобы иметь возможность в переговорах уторговать названную продавцом

цену. Не следует в запросе указывать о срочности поставки.

Заявка на инструкции по поставке.

Заявка на инструкции по поставке - документ, выдаваемый поставщиком с

просьбой к покупателю сообщать инструкции в отношении поставки

заказанных товаров.

Письмо о намерениях.

Письмо о намерениях - документ, при помощи которого покупатель

информирует продавца о принятии в принципе его предложения и наме-

рении начать переговоры по заключению контракта. Это приглашение к

переговорам.

Тендерная документация.

Тендерная документация определяет требование заказчика в отношении

содержания ожидаемых предложений на торгах и включает тендерные

условия, проформу тендера, условия проведения торгов, технико-

экономическую документацию, перечисление видов и объемов работ.

Тендерные условия содержат конкретные требования заказчика к уча-

стнику торгов: наименование и количество товара, его технико-экономи-

ческие характеристики, основные коммерческие и технические условия,

включая срок поставки, условия платежа, цены, условия арбитража, штра-

фов, гарантий.

Проформа тендера - формуляр, подлежащий заполнению и подписанию

поставщиком, когда он согласен взять на себя все обязательства по

выполнению работы в соответствии с общими, специальными условиями

тендерной документации.