Обратиться к эксперту

Инвентаризация в ресторане: как считают кухню

 

Эффективно управлять рестораном или кафе и держать марку удается далеко не каждому предпринимателю. Владельцу ресторана необходимо отслеживать работу обслуживающего персонала, следить за соблюдением норм и стандартов, контролировать работу поваров и создавать атмосферу заведения. Не стоит забывать, что самое главное в ресторане — кухня, а ресторатор должен владеть актуальной информацией о том, какое количество каких продуктов имеется в его распоряжении.

 

 

Для этого необходимо регулярно проводить инвентаризацию, чтобы иметь четкое представление о состоянии основных средств и товарных запасов, знать, сможет ли ресторан обеспечить гостей всеми заявленными в меню блюдами и предоставить необходимое количество посадочных мест. Иными словами, контроль за собственной кухней является одним из самых важных факторов успешного управления рестораном.

Частая смена руководителей или многочисленные проверки также могут послужить причиной для регулярного проведения подсчета имущества. На предприятиях рынка HoReCa, работающих под крылом международных брендов, систематическая ежемесячная инвентаризация является стандартом по умолчанию. Помимо вышесказанного на всех предприятиях сферы обслуживания в России инвентаризация проводится в рамках бухгалтерской отчетности согласно 25‑й главе Налогового кодекса РФ. Безусловно, на каждом предприятии рынка HoReCa ведется автоматизированный учет имущества, но в большинстве случаев цифры бухгалтерии не совпадают с фактическими данными, поэтому нарушается общая картина состояния заведения.

У многих слово «инвентаризация» до сих пор ассоциируется с большими книгами, в которые все данные записывают вручную. Современная инвентаризация базируется на принципе штрихкодирования, а проведением инвентаризации занимается высококвалифицированный персонал, сканирующий штрихкод терминалом сбора данных. Сейчас практически все товары, включая продукты питания и мебель, оснащены штрихкодами. Поэтому одна из главных задач инвентаризационной комиссии перед проведением инвентаризации — это проверка наличия штрихкода на номенклатурной единице, а также проверка штрихкода на распознание его терминалом. Если на каких‑либо позициях, обозначенных в базе данных бухгалтерии, штрихкод отсутствует, члены инвентаризационной комиссии на месте изготавливают штрихкод с помощью портативных принтеров, присваивают ему уникальное значение и наклеивают на объект. Центр инвентаризации использует устойчивые к влаге и другим факторам воздействия этикетки. Такая технология позволяет проводить инвентаризацию без повреждения этикеток и штрихкодов.

Принцип учета на базе штрихкодирования значительно ускоряет процесс проведения инвентаризации. Если раньше для полного учета основных средств ресторану требовалось три — пять дней (в зависимости от масштаба работы), то сейчас независимые специалисты проделывают это за один-два дня. Таким образом, ресторан не теряет своих посетителей на время проведения инвентаризации, а также не привлекает собственный персонал к дополнительной трудоемкой работе.

Пересчет объектов рынка HoReCa можно условно разделить на два типа: это инвентаризация основных средств (мебель, оборудование, столовые приборы и т. д.) и инвентаризация товарных запасов (продукты). Инвентаризация основных фондов требуется для установления функциональной картины ресторана, владелец получает данные о наличии мебели и техники ресторана в настоящее время. Инвентаризация товарных запасов — это полная перепись товаров на предприятии. Для заведений общепита это прежде всего продукты, алкоголь, табачные изделия и сопутствующие товары — салфетки, спички и т. п. Нельзя точно сказать, в каком типе инвентаризации чаще нуждается заведение. В обоих случаях цель — узнать, сколько запасов имеется и сколько еще необходимо докупить. Товарные запасы, как правило, легче инвентаризировать благодаря наличию на них штрихкодов. Однако есть товары, идентификация которых занимает больше времени, например крупы или алкоголь. Чтобы посчитать количество крупы, специалисты взвешивают товар, упаковывают и изготавливают индивидуальный штрихкод. Таким образом, сохраняется точность подсчета товарных запасов.

Перед инвентаризацией специалисты независимой компании составляют индивидуальный для каждого заказчика план работы, затем утверждают его у клиента. Это позволяет получить максимально достоверные данные о проведенной ревизии, так как члены инвентаризационной комиссии в соответствии с планом работы проводят проверку, обращая внимание на наиболее важные для заказчика факторы. Также в плане работы указывают распределение обязанностей специалистов, ответственных лиц, обозначают цели и задачи для членов инвентаризационной комиссии. Такое планирование работы независимых экспертов исключает возможность ошибки в процессе пересчета имущества.

Далее происходит процесс подготовки оборудования: на предприятие приезжают инвентаризаторы, оснащенные терминалами для сбора данных и печати этикеток. Если помещение, в котором проводится инвентаризация, достаточно большое, его делят на специальные зоны, и в каждой работает определенная группа специалистов. В процесс подготовки помещения также входит получение от клиента баз данных с информацией о точных категориях товаров, на основании которых осуществляется пересчет.

Затем происходит процесс считывания штрихкодов с заявленных позиций. Каждый прибор собирает точную информацию, которая передается на компьютер. На основании этих данных составляются утвержденные формы инвентаризационной описи. По окончании работы специалисты обрабатывают полученную информацию. Терминал сбора данных синхронизируется с операционной системой компьютера, а также с большинством бухгалтерских программ, в том числе с 1С. Это исключает ручной ввод данных, а значит, сокращает риск ошибки бухгалтера во время занесения данных в компьютер. Передача данных может осуществляться как напрямую через подключение терминала к компьютеру, так и через Wi-Fi. В тот же момент клиенту предоставляются все данные о проведенной инвентаризации.

Существует мнение, что инвентаризация собственными силами осуществляется намного быстрее и материальных затрат будет меньше, нежели с привлечением независимых экспертов. Однако специально обученный персонал обладает более высокой производительностью труда, чем сотрудники предприятия, при этом риск ошибки при пересчете фактически равен нулю.

Преимущества ШТРИХОВОГО КОДИРОВАНИЯ:

Ø Сокращение временных издержек для проведения инвентаризации

Ø Уменьшение вероятности несанкционированного исчезновения ТМЦ во время инвентаризации

Ø Своевременное выявление сроков годности продуктов

Ø Избавление от неточностей при приеме, выбытии и учете ТМЦ

Ø Выявление прямых злоупотреблений материально-ответственными лицами

Ø Выявление неправильного отражения в учете документальных данных