Системный подход к управлению

Методологические основы менеджмента

Системный подход к управлению

Целевой подход к управлению

Ситуационный подход к управлению

Процессный подход к управлению

Системный подход к управлению

В практике управления системный подход был впервые применен НАСА при разработке и реализации проекта «Титан-2». Впоследствии успешный аме­риканский опыт был использован в советских космических проектах, в частно­сти, при строительстве ракетоносителей «Союз» и «Протон», передвижной лунной лаборатории «Луноход-2», что надолго обеспечило приоритет совет­ской космонавтики в мире.

Системный подход эффективен при решении сложных управленческих проблем, так как позволяет рассматривать производственные процессы как сложные системы, выделять подсистемы, изучать связи и взаимодействия эле­ментов в системе и с внешней средой, на основе чего делаются выводы о тен­денции развития системы в целом и определяются оптимальные условия функ­ционирования системы.

1. Система - от греческого «целое, состоящее из частей». По Герберту Саймону; система состоит хотя бы из двух объектов и обладает качествами, не присущими ни одному из составляющих его объектов.

2. Элементы системы - объекты, составляющие систему, которые рас­сматриваются как неделимые части.

3. Подсистема - объект системы, который можно представить в виде само­стоятельной системы, состоящей из элементов и обладающей определенной целостностью.

4. Вход системы - совокупность условий организации и функционирова­ния системы. Для предприятия это будет:

-управленческая информация;

-инвестиции;

-ресурсы;

-нормы и нормативы;

-персонал.

5. Выход систем - результат функционирования системы (функция систе­мы). Для предприятия в качестве выхода выступают:

-ассортимент; -объем продаж; -качество продукции; -прибыль, рентабельность.

6. Внутренние и внешние возмущения - воздействия, дестабилизирую­щие систему, нарушающие ее функционирование. Например, брак, аварии, не­ ритмичность поставок, действия конкурентов.

7. Связи - это устойчивые взаимодействия между элементами внутри сис­темы, а также между системой и внешней средой.

8. Внешняя среда - окружающее систему пространство, не являющееся ее составной частью, но оказывающее воздействие на элементы и связи системы, во внешнюю среду направлена функция системы. Для предприятия внешней средой можно считать рынки сбыта, конкурентов, правительственную эконо­мическую политику, поставщиков, общественные организации.

9. Управляющее воздействие - целенаправленное изменение элементов и связей в системе для получения заранее запланированного выхода системы.

10. Субъект управления - источник управляющего воздействия: руково­дители различных уровней, функциональные органы управления, разрабаты­вающие и принимающие управленческие решения.

11. Объект управления - объект приложения управляющего воздействия, производственные подразделения, исполнители принятых к реализации управ­ленческих решений.

Схематично система управления показана на рис. 1.1.1

 

Рис. 1.1.1. Принципиальная схема системы управления.

Не любая совокупность элементов является системой, а лишь та, которая обладает рядом свойств.

1. Система состоит из двух или более элементов и способна к какой либо деятельности. Деятельность системы называется ее функционированием. Выход системы - результат функционирования системы.

2. Система обладает эмерджентностью - способностью к образованию но­вых свойств, отсутствующих у составляющих ее элементов, интегративностью - способностью к образованию новых элементов.

3. Система имеет структуру и организацию. Структура системы - ее строе­ние, взаиморасположение элементов, их соподчинение. Структура системы обеспечивает ее стабильность, устойчивость, противостояние внутренним и внешним возмущениям. Организация - форма взаимодействия, связей между элементами системы, придает системе динамичность.

4. Элементы системы должны находиться в постоянном взаимодействии, между ними должны быть связи: вещественные, энергетические, информационные, внутренние, внешние, вертикальные (субординация), горизонтальные (координация).

Характеристика производственной системы. Для характеристики произ­водственной системы важно рассмотреть простые и сложные, открытые и за­крытые, детерминированные и стохастические, глобальные и локальные систе­мы.

Простая система состоит только из элементов, тогда как сложная система помимо элементов содержит подсистемы.

Открытая система обменивается с внешней средой различными формами связи: вещественными, энергетическими, информационными. Закрытая система не имеет ни выхода, ни входа, не связана с внешней средой. Согласно второму закону термодинамики открытая система стремится к упрочнению, самооргани­зации, самосовершенствованию, а закрытая система - к деструктуризации, воз­растанию энтропии.

Детерминированные - системы, в которых при известных исходных пара­метрах (известном входе) можно абсолютно точно прогнозировать результат функционирования (выход).

Вероятностные системы (стохастические)- системы, в которых при нали­чии известного входа прогнозировать выход можно лишь с известной степенью вероятности.

Глобальная система включает все элементы и связи, влияющие на ее функционирование и развитие. Можно считать глобальную систему индиффе­рентной к влиянию внешней среды. В качестве примера такой системы, можно с некоторыми допущениями привести мировую экономику. В локальных сис­темах часть факторов и связей, существенно влияющих на характер ее функ­ционирования, находится во внешней среде, а значит не поддается контролю. Любая фирма, сколь бы крупной она ни была, является локальной системой, что создает дополнительные сложности в управлении.

Рассмотрим производственную систему.

1. Производственная система является сложной и состоит из двух крупных

подсистем:

- технической - производственное оборудование, системы связи, инженерные коммуникации, здания;

- социальной - коллектив, взаимоотношения, интересы, потребности лю­дей. Производственная система является сложной социотехнической системой.

2. Это открытая система в силу того, что ее цель - удовлетворение какой-либо внешней потребности. Чем больше открытость производственной систе­мы, тем выше степень прогнозируемости ее выхода и управляемости предпри­ятием.

3. Производственная система - стохастическая, результаты функционирования которой носят вероятный характер, так как сложные воздействия оказы­вает внешняя среда (около 10¹⁹ возмущений), а элементами системы являются люди, чье поведение точно прогнозировать невозможно.

4. Производственная система - локальная, а значит, в управлении необхо­дим учет процессов и факторов, находящихся вне сферы контроля: демографи­ческой ситуации, жизненного уровня населения, государственной политики, действий конкурентов.

Необходимо отметить, что не любой производственной системой можно эффективно управлять. Для этого должны быть соблюдены следующие важные условия:

- связи между элементами в системе должны носить причинно-следственный характер, то есть, воздействуя определенным образом на один элемент можно с достаточной степенью точности прогнозировать, как изменят­ся другие элементы. Это, в частности, предполагает и наличие обратной (дву­сторонней) связи. Системы без обратных связей, с разомкнутым контуром имеют низкую степень управляемости;

- необходима динамичность системы - ее способность претерпевать изме­нения в заранее заданном направлении, соответствующем целям управляющего воздействия;

- наличие параметра воздействия - ключевой связи или элемента в системе, изменяя которые, можно изменить характер и результат ее функционирова­ния в нужном направлении. Например, располагая эффективной системой сти­мулирования работников, можно добиться повышения производительности и качества их работы и обеспечить на этой основе рост рентабельности и конку­рентоспособности бизнеса;

- система должна обладать адаптивностью, то есть способностью уси­ливать управляющие воздействия и ослаблять внутреннее и внешнее возмуще­ния. Допустим, предприятие в соответствии со спросом производит 1000 мало­ литражных автомобилей в месяц по цене 3000 долларов и 500 автомобилей представительского класса по цене 25000 долларов, с прибылью в 1,5 миллиона долларов. Изменение спроса оказывает положительное воздействие на произ­водственную систему: спрос на малолитражки возрастает до 3000 штук в месяц. Одновременно наблюдается негативное влияние: спрос на представительские автомобили падает до 100 автомобилей в месяц. Если система способна к адап­тации, то производство малолитражек расширится до 3000 штук в месяц, тогда как меры по снижению производственных издержек и соответствующее сниже­ние цены представительских автомобилей позволят сократить падение спроса и производить их 250 штук в месяц, что обеспечит рост ежемесячной прибыли до 2,3 миллиона долларов. Если же по техническим, финансовым или управленче­ским причинам система неспособна к адаптации, то предприятие теряет на про­изводстве малолитражек 1600 тысяч долларов упущенной прибыли и несет убыток в 800 тысяч долларов на производстве представительских машин.

- необходима минимизация энтропии - наличие возможности накопления, передачи и циркуляции управленческой информации, повышение степени от­крытости системы, что улучшает ее управляемость.

Особенности сложных систем заключаются в следующем: 1. Многоцелевая направленность развития. Крупные производственные системы имеют не одну, а множество разнонаправленных функций (целей) раз­вития. В частности, промышленная фирма нацелена на выпуск определенного ассортимента продукции, увеличение объема продаж, повышение рентабельно­сти бизнеса, обеспечение высокого качества, престижа фирмы, поддержание ритмичности производства, удовлетворение сотрудников, достижение победы над конкурентами, освоение новых рынков и т.д. Важно, чтобы эти цели были проранжированы, сбалансированы, увязаны друг с другом в единую систему.

2. Многовариантность развития системы. Одна и та же цель функциони­рования производственной системы может быть достигнута различными спосо­бами, при использовании различных стратегий управления. Например, увели­чение прибыли предприятия может быть достигнуто за счет повышения цен на продукцию при некотором сокращении рынка сбыта. Эта же цель обеспечива­ется противоположными методами - снижением цен на продукцию при росте рынков сбыта. Задача менеджера - выбрать оптимальный вариант развития, приводящий к цели с минимальными затратами, в минимальные сроки, наибо­лее полно решающий поставленную задачу и т.д.

3. Инерционность функционирования сложной системы. Чтобы изменить направление деятельности сложной системы, ее функцию, необходимы дли­тельные и значительные усилия органов управления, большие затраты ресур­сов. Например, обновление продукции небольшой пекарни может происходить ежемесячно и практически не требует дополнительных затрат, тогда как выпуск новой модели автомобиля в такой крупной корпорации как «Дженерал Мо­торс», требует дополнительных инвестиций в 500-700 миллионов долларов и многолетних усилий многотысячного производственного коллектива.

Принципы формирования организационных подразделений в системе ме­неджмента. Рассмотрим структуру производственной системы в другом срезе, а именно как совокупность двух крупных подсистем: субъект управления - ор­ганы управления и управленческий персонал; объект управления - производст­венные подразделения и производственный персонал. Эти крупные подсистемы строятся на базе пяти принципов: иерархично­сти, функциональности, обратной связи, оптимальной сферы контроля, делеги­рования полномочий.

Иерархичность, или ступенчатость, разделение объекта и субъекта управ­ления на иерархию последовательно соподчиненных уровней, ступеней управ­ления, причем каждый верхний уровень управляет нижним, дает задания и кон­тролирует выполнение. Иерархичность обеспечивает осуществление процесса управления при небольшой численности руководителей (рис. 1.1.2.)

 

В соответствии с принципом функциональности органы объекта и субъ­екта управления, отдельные работники специализируются на выполнении оп­ределенной функции или роде деятельности, которые закреплены за ними фор­мально, в должностных инструкциях.

При формировании субъекта управления выделяются:

а) органы, специализирующиеся на техническом обеспечении производст­ва: служба главного технолога, ремонтная служба, отдел капитального строи­тельства, конструкторский отдел;

б) органы управления финансами предприятия: бухгалтерия, финансовый отдел,

в) органы управления трудовыми ресурсами: отдел кадров, отдел труда и зарплаты;

г) органы оперативного управления производством: производственный, диспетчерский;

д) органы планирования и прогнозирования: плановый отдел, экономиче­ский отдел;

е) органы управления информацией: вычислительный центр, канцелярия;

ж) органы управления снабжением и сбытом: отдел МТС, транспортный отдел.

Процесс управления производственной системой с точки зрения системно­го подхода приведен на рис. 1.1.3.

Принцип обратной связи заключается в обеспечении возможности посто­янного контроля со стороны субъекта управления за результатами функционирования объекта через установление информационных каналов обратных свя­зей. Это могут быть отдельные работники, собирающие информацию, анализи­рующие и отправляющие ее наверх, либо технические средства, установленные датчики, следящие устройства, позволяющие получать непрерывную информа­цию без посредников.

Принцип оптимальной сферы контроля предполагает наличие такого ко­личества подчиненных у менеджера, чтобы, с одной стороны, руководство ими занимало все его рабочее время, а с другой, он мог уделить внимание каждому подчиненному.

Сфера контроля руководителя зависит от ряда факторов: его характера и умственных способностей, степени применения технических средств в управ­лении, уровня квалификации подчиненных, сложности выполняемой работы, степени дисциплинированности подчиненных, психологического климата в коллективе. Американский психолог Джон Миллер на базе исследования осо­бенностей восприятия человеком информации определял оптимальную сферу контроля по формуле:

где - индекс технического уровня управления, означает рост производи­тельности труда руководителя, использующего технические средства управле­ния.

Для высших руководителей, занятых стратегическими решениями, опти­мальная сфера контроля будет минимальной: а для младших на­чальников, выполняющих стереотипные управленческие действия, сфера кон­троля будет максимальной: