ПРИМЕРЫ ОТВЕТОВ НА УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ЗАДАЧИ

1.Вам поручено провести анализ функций управления в организации. Составьте план проведения анализа (состав, содержание и последовательность работ).

На основе содержания, процесса и структуры функции управления проводится анализ, результаты которого служат основой для развития той или иной функции.

Проведение анализа поэтапно:

1. Сначала даются ответы на общие вопросы о компании, такие как: какова миссия компании, что представляет собой организационная структура, какая продукция производится, существует ли спрос на продукцию фирмы и т.д.

2. Затем оцениваются основные показатели наличия и успешной реализации каждой из функций управления:

Организация: организационная структура логична и не перегружена, цели соответствуют миссии фирмы, производство того или иного товара целесообразно. Задачи правильно распределены между сотрудниками. Издержки минимизированы, прибыль максимизирована, деятельность окупается (данные показатели можно также отнести к планированию). Также важно постоянное совершенствование функций управления.

Планирование: сроки устанавливаются реальные, соблюдается последовательность выполнения задач. Определен оптимальный результат при заданных ограничениях по времени и ресурсам. Всегда есть ответы на вопросы: кто должен сделать, что, сколько и когда.

Координация: гармония в совместном труде участников, каждый элемент системы находится на своем месте (следует обратить внимание на протоколы совещаний, на которых обычно осуществляется операционная координация).

Мотивация: сотрудники трудятся с наивысшей отдачей. Здесь важно адекватное вознаграждение по результатам работы, поощрение инициативы, внимание и уважение со стороны начальства, наличие командного духа и корпоративных ценностей, слаженный коллектив и т.п.

Контроль: отклонения прогнозируются и своевременно предупреждаются. Деятельность сотрудников тщательно контролируется.

3. На основании полученных данных делаются выводы о наличии и жизнеспособности каждой из функций управления и принимается решение о развитии той или иной функции. Следует учитывать, что в конкретной компании функций может быть больше, чем 5. В этом случае некоторые из них при необходимости устраняются или вводятся новые.

2. Какими количественными показателями можно охарактеризовать достижение следующей цели – повышение степени удовлетворённости потребителей (назовите не менее трёх показателей).

· стабильное повышение спроса на продукт

· увеличение доли занимаемого рынка

· увеличение CRR (customer retention rate – степень лояльности покупателей/потребителей)

· увеличение CSI (customer satisfaction index – индекс удовлетворенности покупателей)

3. Какими количественными показателями можно охарактеризовать достижение следующей цели – повышение качества продукции (назовите не менее трёх показателей).

· увеличение срока службы/эксплуатации продукции

· уменьшение количества дефектов при производстве/обработке

· снижение затрат на техническое обслуживание

· снижение количества обращений в СЦ и центры обслуживания

4. Какими количественными показателями можно охарактеризовать достижение следующей цели – повышение степени имиджа компании (назовите не менее трёх показателей).

· увеличение пассивных продаж (без особых затрат на рекламу и продвижение)

· увеличение уровня лояльности потребителей

· стабильный приток новых покупателей (потребителей)

· увеличение доли занимаемого рынка

5. Какими количественными показателями можно охарактеризовать достижение следующей цели – повышение использования потенциала сотрудников (назовите не менее трёх показателей).

 

· повышение степени загруженности производственных мощностей

· увеличение выпуска продукции (товаров/услуг) в расчете на единицу затраченного труда (по времени)

· увеличение производительности предприятия в целом

· снижение стоимости трудозатрат на производство продукции

 

6. Какими количественными показателями можно охарактеризовать достижение следующей цели – сокращение времени выполнения процессов без снижения качества (назовите не менее трёх показателей).

 

· уменьшение доли постоянных расходов предприятия

· рост объема выпускаемой предприятием продукции

· увеличение количества потребляемых ресурсов (соразмерно увеличению объема выпуска)

· увеличение объема выпуска в расчете на единицу времени

 

7. Какими количественными показателями можно охарактеризовать достижение следующей цели – развитие рынка (назовите не менее трёх показателей).

 

· появление и закрепление большего количества новых трендов (по сравнению с обычным состоянием)

· увеличение темпов внедрения новых технологий

· увеличение товарооборота

· приток капитала и рабочей силы (если брать рынок в значении «отрасль»)

· появление большего количества конкурирующих товаров, часто более высокого качества (в среднем по отрасли)

· увеличение числа компаний на рынке

8. Какими количественными показателями можно охарактеризовать достижение следующей цели – улучшение мотивированности сотрудников (назовите не менее трёх показателей).
1. Повышение выработки. Этот показатель не очень удобен тем, что он может быть обусловлен и другими улучшениями, например, усовершенствованием оборудования.
2. Уменьшение текучести кадров. Это может свидетельствовать о повышении лояльности сотрудников.
3. Учащение случаев внесения собственных идей и предложений говорит о заинтересованности сотрудников в достижении корпоративных целей.
4. Повышение количества сверхурочных часов, особенно отработанных по собственному желанию
5. Уменьшение количества забастовок, прогулов

9. Есть ли различия в содержании общих функций, выполняемых руководителями различных уровней управления? Обоснуйте свой ответ.

Общие функции, обязательные к исполнению в любой организационной системе: планирование, организация, мотивация, контроль, координация. Особенности общих функций управления: всегда применяются комплексно ко всему спектру управленческих действий, не зависят от объекта управления, имеют различный удельный вес в структуре деятельности руководителей различных уровней, между функциями нет жестких однозначных границ.

общеупотребимый способ описания уровней управления состоит в выделении следующих категорий руководителей (управляющих):

§ руководители низового звена (down management), или операционные управляющие

§ руководители среднего звена (middle management)

§ руководители высшего звена (top management).

Высший уровень управления ориентирован в первую очередь на разработку стратегических направлений и целей развития, координацию деятельности в глобальном масштабе, принятие важнейших, производственно-хозяйственных решений; средний уровень призван обеспечить эффективность функционирования и развития фирмы путем координации деятельности всех подразделений; низовой уровень сосредоточен на оперативном решении задач по организационной деятельности в рамках отдельных структурных подразделений, главной задачей которых является выполнение установленных заданий по выпуску продукции и получении прибыли. Средства и методы для достижения поставленных целей оперативное звено управления разрабатывает и осуществляет самостоятельно, однако лишь в рамках тех связей и взаимозависимостей, которые устанавливают внутри фирмы и регулируются высшим руководством.

10. Быстроразвивающаяся компания испытывает дефицит квалифицированных кадров. Предложите своё видение иерархии целей компании в части обеспечения её необходимыми трудовыми ресурсами.

В части обеспечения компанией себя необходимыми трудовыми ресурсами, ей необходимо поставить перед собой следующие цели:

1. Создание ценностного предложения для сотрудников (ЦПС). В данном случае ЦПС – это всё то, с чем сталкиваются сотрудники, работая в компании. ЦПС содержит в себе ожидания потенциальных сотрудников от их работы: воодушевляющая и увлекательная работа, отличная компании, культура и руководители, рост и развитие, вознаграждение, возможность выполнения личных и семейных обязательств. И, очевидно, необходимо, что компания в действительности обеспечивала то ЦПС, которое оно предлагает

2. Разработка индивидуальных программ развития сотрудников в компании

3. Создание программ на подбор и обучение студентов из институтов и университетов

Иными словами, если компания, быстро развивается то ей необходимо направлять усилия на то, чтобы её сотрудники развивались вместе с ней. При развитии компания имеет возможность воспитать и растить своих сотрудников –верных, мотивированных, разбирающихся в специфики компании и уважающих ценности, а не делать акцент на найме высококвалифицированных кадров.

 

11. В ходе подготовки к выполнению принятой на предстоящий год инновационной программы перед менеджментом компании встал вопрос о разработке системы эффективного контроля процесса реализации программы. Что на Ваш взгляд должна включать такая система контроля?

Первым делом необходимо разработать или выделить показатели, по которым можно измерять успех реализации программы. После этого можно дать старта программе и тогда руководство должно получать отчётность по реализации программы, включающую в себя, результаты, отклонения от ожидаемых результатов и их причины, планы, намеченные в рамках реализации программы.

Перед тем, как программа завершиться, необходимо провести ряд мероприятий касательно устранения отклонений и пересмотра планов относительно деятельности программы.

12-

13. В компании проведена реконструкция оборудования, что позволило увеличить объём производства и повысить качество продукции. Требуется определить, появятся ли новые функции в аппарате управления, какие функции получат развитие.

Появятся новые функции, такие как, возможно, инновации (управление внедрением различных новшеств в деятельность организации: разработка новых продуктов, новых продуктов, новых технологий, выход на новые рынки, внедрение новой производственной структуры),а так же, если эта функция ещё не была введена до реконструкции, то инжиниринг (деятельность по поддержанию и развитию технического и технологического уровня производства).Получат развитие Маркетинг (продвижение на рынке нового продукта более высокого качества), Логистика (работа с новым объемом производством предполагает новые проблемы со складированием и объемами поставок), Производственный менеджмент (решить проблемы управления новыми мощностями и тд), а так же, возможно, Паблик релейшнз (создание имиджа компании заботящейся о своих покупателях, работающей на благо качества продукции и её доступности).

14. В компании проведена реконструкция, в результате которой расширился ассортимент выпускаемой продукции. Требуется определить, появятся ли новые функции в аппарате управления, какие функции получат развитие.

В первую очередь получит развитие функция инновации (выход на новые рынки, управление внедрением различных новшеств в деятельность организации), далее естественно маркетинг (продвижение нового ассортимента на рынке), экаунтинг (функция анализа финансовой деятельности, учета движения средств и капиталовложений. Будет решать новую проблему расчета рентабельности производства нового ассортимента и расчета объема этого производства), логистика (управление хранением и каналами сбыта нового ассортимента).

15. В непосредственном подчинении у руководителя подразделения организации находится 9 сотрудников, у 6 из которых, в свою очередь, также находятся в подчинении от 3 до 12 сотрудников. Эта конфигурация не обеспечивает соблюдения требуемых параметров качества и сроков выполнения заданий подразделения в силу перегруженности его руководителя непосредственными контактами. Какие меры возможно и необходимо предпринять для оптимизации функционального взаимодействия в рассматриваемом подразделении?

Трудно предложить конкретные меры, не зная функции руководителей и работников подразделения. Поэтому для решения задачи мы предположим, что команды 6 руководителей заняты непосредственно каким-то производством товаров или услуг, и, как следствие эти команды нельзя делить, а тем более смешивать. 3 работника в прямом подчинении начальника подразделения, очевидно, в таком случае занимаются обеспечением работы подразделения(это могут быть бухгалтер, ответственный за внешние связи и аналитик по рынку и т.д.). Необходимо провести реструктуризацию таким образом, чтобы значительно снизить коммуникативную нагрузку на начальника, при этом усилить контроль качества и улучшит.

К-команды(руководители +подчинённые)

С-сотрудники без подчинённых

НС-новый сотрудник(вероятно, руководитель какой-либо команды)

16. Одним из условий заключения договора с заказчиком является использование компанией-исполнителем предлагаемой системы планирования в процессе выполнения принятого заказа. Сконструируйте процедуру организации работ по внедрению системы планирования в компании-исполнителе.

 

Одной из важнейших функций менеджмента предприятий является планирование.

Планирование – это процесс определения будущего желаемого состояния объекта управления и действий по его достижению. При разработке концепции, а также системы планирования нужно руководствоваться, прежде всего, основными параметрами сферы деятельности предприятия, типом его организационной структуры и стилем руководства.

Выделяются следующие четыре составляющие системы планирования:

 

От эффективной системы планирования зависит успешная деятельность предприятия в целом.

Нужно использовать комплексный подход при формировании системы планирования предприятия и предлагать к разработке весь спектр планов от стратегических до сменно-суточных производственных заданий.

Важным прикладным инструментом планирования на предприятии может стать разработанная модель долгосрочного планирования, в которой укрупненно отражаются основные аспекты деятельности предприятия, и которая дает возможность осуществить проработку различных сценариев развития событий во внешней и внутренней среде предприятия. Эта модель позволяет пользователю (специалисту предприятия) отслеживать связи между плановыми показателями и вникать в суть процессов формирования этих показателей, так как несет большой объем информации, собранной в процессе интервьюирования специалистов различных служб предприятия.

Для внедрения комплексной системы планирования на предприятии необходимо создание документа, который бы регламентировал основные принципы документооборота, иерархию планов предприятия, полномочия и ответственность за процесс планирования в организации.

В то же время в современных условиях этот документ должен поддерживать/обеспечивать как можно более высокую степень автоматизации процесса планирования и отчетности, что повышает скорость прохождения информации и степень стандартизации процесса. Такими документами могут выступать, к примеру, «Положение о стратегическом планировании» и «Положение о среднесрочном планировании и отчетности».

17. Одним из условий заключения договора с заказчиком является использование компанией-исполнителем предлагаемой системы контроллинга в процессе выполнения принятого заказа. Сконструируйте процедуру организации работ по внедрению системы контроллинга в компании-исполнителе.

Принятие решения

Благоприятным моментом для начала построения системы контроллинга является появление первых слабых сигналов (индикаторов) о возможных рисках для успешного функционирования предприятия. Речь идет как о внутренних, так и внешних по отношению к предприятию сигналах, проявляющихся, как правило, в слабозаметных тенденциях и признаках. Стоит начать процесс разработки и внедрения системы контроллинга при устойчивом финансовом состоянии предприятия.

Вхождение контроллинга в «двери» предприятия

После того как принято решение о разработке системы контроллинга и назначены исполнители, начинается этап формирования инструментальной базы контроллинга. Создание службы контроллинга не тождественно созданию системы контроллинга на предприятии в целом.

Прежде чем внедрять инструменты контроллинга в практику менеджмента, необходимо их разработать и адаптировать к конкретным условиям предприятия. В первую очередь речь идет о разработке следующих инструментов:

• системы планирования и бюджетирования на предприятии (имеется в виду как стратегическое, так и оперативное планирование);
• методики расчета маржинальной прибыли по предприятию в целом, отдельным подразделениям, продуктам, клиентам и рынкам;
• методов расчета затрат по видам, местам возникновения и продуктам;
• системы отчетности, ориентированной на конкретных пользователей внутри предприятия;
• методики расчета эффективности инвестиций и текущей деятельности предприятия; * методики анализа отклонений плановых и фактических показателей и т.п.

Все разрабатываемые для конкретного предприятия инструменты контроллинга должны быть признаны пользователями.

Контроллеры должны уметь "продавать" собственную продукцию внутри предприятия конкретным пользователям, в противном случае применение разработанных контроллерами инструментов в текущей деятельности менеджеров практически исключается.

"Вживание" контроллинга в текущую деятельность предприятия

Перечислим основные признаки «вживания» контроллинга в текущую деятельность предприятия:

• четкий и ясный язык представления результатов деятельности анализируемых объектов;
• убедительная для менеджеров предприятия интерпретация результатов деятельности их подразделений;
• появление у контроллеров определенной независимости и элементов настойчивости в аргументации;
• проявление со стороны "клиентов" (менеджеров) дружелюбного и доверительного отношения к контроллерам;
• готовность к сотрудничеству и коммуникациям.

Как правило, рассматриваемая фаза внедрения контроллинга протекает достаточно долго: 1-2 года.

Упрочение позиций

О наступлении этой фазы свидетельствуют следующие признаки:

• удовлетворение менеджеров результатами деятельности контроллеров заметно растет;
• появляется взаимное доверие, возрастает объем совместных работ и коммуникаций;
• становится заметным улучшение результатов работы подразделений, пользующихся услугами контроллеров;
• руководство подразделений предприятия в своей оперативной деятельности не может больше обходиться без контроллеров;
• служба контроллинга получает более высокий иерархический уровень в организационной структуре предприятия, расширяется спектр решаемых задач;
• контроллеры становятся признанными партнерами менеджеров;
• на предприятии говорят о хорошей и полезной работе подразделения контроллинга.

Появление перечисленных выше признаков говорит о том, что произошло упрочение позиций системы контроллинга.

19. Руководитель получил достоверную информацию о возрастании сложности внешней среды организации. Какие изменения в организационной структуре целесообразно провести, чтобы обеспечить адаптацию организации к внешней среде? Обоснуйте Ваш ответ.

Повышение сложности внешней среды – увеличение числа факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариации каждого фактора. Уро­вень вариации, или изменения факторов, определяется ростом и развитием самого производства и окружающей среды. Более сложная внешняя среда характерна для предприятий, использующих в производстве многочисленные и различные техно­логии.

Наиболее правильными структурными изменениями могут являться дифференциация и интеграция. Дифференциация будет заключаться в создании подразделений/отделов, чья работа будет ориентирована на определённые секторы внешней среды. Это позволит точнее анализировать факторы внешней среды и эффективно влиять на них

Интеграция, чей смысл в повышении взаимодействия между подразделениями будет означать создание должностей «интеграторов» для горизонтальной и диагональной координации работы.

20. Руководитель получил достоверную информацию о возрастании изменчивости внешней среды организации. Какие изменения в организационной структуре целесообразно провести, чтобы обеспечить адаптацию организации к внешней среде? Обоснуйте Ваш ответ.

Традиционный подход адаптации к неопределенной среде заключается в создании так называемых буферных зон, специально занимающихся проблемой неопределенности. Выделяется техническое ядро организации, представляющее собой ее основную производственную деятельность. Буферные зоны окружают техническое ядро и осуществляют обмен материалами, ресурсами, денежными средствами между внешней средой и организацией. Они, таким образом, делают техническое ядро организации максимально закрытой системой, чтобы оно могло производительно трудиться. Так, отдел закупок предоставляет тех. ядру сырье и материалы. Отдел кадров находит, нанимает и обеспечивает надлежащей подготовкой необходимый персонал. Отдел готовой продукции – хранит запасы, продает их потребителям, следя за тем, чтобы производственный процесс шел бесперебойно.
Другой реакцией компании на неопределенность среды является уровень дифференциации и интеграции между ее подразделениями. Под орг. дифференциацией понимаются различия познавательных и эмоциональных ориентаций менеджеров различных функциональных подразделений компании, а также различия в формальной структуре этих подразделений. В условиях сложной, быстро меняющейся среды орг. подразделения, чтобы справиться с высокой неопределенностью, движутся по пути узкой специализации, поскольку успех требует конкретных знаний и орг. поведения. Таким образом, сотрудники отдела НИОКР по своим установкам, ценностям, целям и образованию уникальны и отличаются, скажем, от персонала отдела продаж.