Глава 9. Отчеты и обработки

Для получения итоговой, а также другой сводной или детальной информации в 1С:Предприятии используются отчеты.

Количество и состав отчетов, которые могут быть получены при использовании системы, целиком определяется при конфигурирова­нии.

Используемые на практике отчеты можно условно разделить на несколько типов.

Стандартные отчеты. Обычно они входят в состав типовой кон­фигурации. Стандартные отчеты предназначены для использова­ния практически в любых организациях и для любых разделов бух­галтерского учета. В основном, они выдают бухгалтерские итоги в различных разрезах для любых указываемых счетов, видов субконто, валют. К стандартным относятся такие отчеты как «Оборотно-сальдовая ведомость», «Шахматка», «Анализ счета», «Карточка сче­та» и другие. Такие отчеты используются очень широко непосредст­венно при ведении бухгалтерского учета для анализа бухгалтерских итогов на уровне счетов, субсчетов, валют, объектов аналитики, раз­личных периодов и детальных проводок.

Регламентированные отчеты. Это отчеты, предназначенные, для передачи различным контролирующим инстанциями. Состав и со­держание этих отчетов определяются различными государственными органами. Разумеется их состав зависит от страны в которой исполь­зуется программа. Данные отчеты разрабатываются обычно фирмой «1С» для России, и ее региональными партнерами для других стран. Кроме того, отдельные регламентированные отчеты могут создавать­ся другими организациями и самими пользователями программы, например, это может касаться специфических отраслевых или мест­ных отчетных форм.

Специализированные отчеты. Создаются, обычно, в конкретной конфигурации непосредственно для данной организации и решают более узкие задачи. Специализированные отчеты обычно ориентиро­ваны на конкретный раздел учета и специфическую настройку сче­тов и аналитики в данной конфигурации. Они создаются при необ­ходимости получить специфические выборки информации или особый вид печатной формы.

Несмотря на существенные различия в назначении отчетов раз­ных типов, с точки зрения системы 1С:Предприятие, их создание изменение и использование ничем не отличается. То есть, программа имеет единый механизм работы с отчетами. Все отчеты, независимо от того, кто их создал, могут быть изменены средствами конфигура­тора и имеют одни и те же принципы использования.

Настройка и состав выдаваемой отчетом информации полностью определяется его формой и алгоритмом, поэтому описание свойств и назначений конкретных отчетов должно содержаться в описании конфигурации или в самом окне отчета.

В этой главе будут даны общие указания по порядку использова­ния отчетов, которые применимы для всех типов отчетов 1С:Предприятия.

Кроме отчетов, в системе 1С:Предприятие используется такое по­нятие как Обработка. Под обработкой понимается обычно некоторая сервисная процедура, также полностью определенная при конфигу­рировании, которая предназначена не для выдачи информации, а для изменения каких либо данных в информационной базе. Обработки обычно используются для выполнения некоторых служебных функ­ций, например, загрузки содержимого какого-либо справочника из другой программы. Использование обработки ничем не отличается от использования отчета, поэтому в данной главе их описание объе­динено вместе. Суть действий, выполняемых обработкой, полностью определяется в конфигурации, поэтому описание свойств и назначе­ний конкретной обработки должно содержаться в описании конфи­гурации или в самом окне обработки.

Использование отчета (обработки)

Для формирования того или иного отчета или для выполнения обработки данных могут использоваться главное меню, кнопки пане­лей инструментов, кнопки тех или иных форм системы или иные действия. Как именно получить тот или иной отчет или выполнить определенную обработку данных, описано в документации по кон­кретной конфигурации.

Если иное не обусловлено в конфигурации, по умолчанию для формирования отчета или выполнения обработки необходимо вы­брать пункт «Отчеты» или «Обработки» в меню «Операции» главно­го меню программы. На экран для выбора будет выдан список существующих в системе отчетов (обработок).

В системе 1С:Предприятие существует специальный механизм Внешних отчетов и обработок. Внешние отчеты и обработки по на­значению и способу использования ничем не отличаются от обыч­ных отчетов (обработок). Однако в отличие от обычных отчетов и обработок, хранящихся в конфигурации, внешние отчеты и обработ­ки хранятся в отдельных файлах. Внешние отчеты (обработки) ис­пользуются в специальных случаях, когда отчет или обработка не могут быть помещены в конфигурацию по каким либо причинам. Подробно создание внешних отчетов (обработок) описано в руково­дстве по конфигурированию и администрированию системы.

Для вызова внешнего отчета (обработки) используется пункт «Открыть» меню «Файл» главного меню программы. При обращении к этому пункту вызывается стандартный диалог открытия файлов. В нем следует выбрать требуемый файл. Файлы внешних отче­тов и обработок имеют расширение «.ert». Они могут помещаться в каталоге ExtForms, подчиненном каталогу информационной базы или в любом другом каталоге. При повторном открытии файл может быть выбран из списка ранее использованных файлов в меню «Файл» главного меню программы.

В конфигурации могут быть реализованы и специальные способы открытия внешних отчетов и обработок. В этом случае они будут открываться из различных режимов конфигурации, в которых это предусмотрено.

При выборе файла внешнего отчета (обработки) его форма от­крывается так же, как и форма обычного отчета (обработки). Для внешних отчетов и обработок может устанавливаться пароль. Пароль устанавливается при создании отчета (обработки) в тех случаях, ко­гда его использование должно быть доступно ограниченному кругу лиц. При открытии формы внешнего отчета (обработки) закрытой паролем, выдается диалог для ввода пароля. В нем следует ввести пароль и нажать кнопку «ОК». При вводе пароля вводимые символы отображаются символом «*». Для отказа от ввода пароля следует нажать кнопку «Отмена». В этом случае форма не открывается.

В дальнейшем использование внешнего отчета ничем не отлича­ется от использования отчета, входящего в конфигурацию.

При вызове отчета (обработки) на экран будет выдана экранная форма отчета или обработки, которая, как правило, представляет собой запрос параметров предстоящего действия (период составления отчета, полноту, глубину детализации и т. д.).

Внешний вид формы настройки отчета, в общем случае, может быть любым и определяется при создании отчетов и обработок в конфигурации.

В выданной форме следует установить необходимые параметры и нажать кнопку «Сформировать» или подобную. Для отказа от фор­мирования отчета следует нажать клавишу Esc или просто закрыть окно запроса.