Ввод входящих остатков

Если вы начинаете вести учет в 1С:Предприятии «с начала», то есть на вновь созданном предприятии, то, после выполнения описан­ных выше настроек, можно непосредственно вводить операции по отражению формирования уставного фонда предприятия и т. д.

Однако, если вы начинаете вести учет в 1С:Предприятии на предприятии, на котором уже ведется бухгалтерский учет, то после выполнения описанных выше настроек учета вам будет необходимо ввести входящие остатки на момент начала ведения учета в 1С:Предприятии.

Входящие остатки в 1С:Предприятии вводятся как обычные опе­рации, в которых в качестве проводок в корреспонденции с некото­рым вспомогательным счетом вводятся собственно остатки по счетам и объектам аналитики.

Ниже более подробно рассматривается последовательность дейст­вий по вводу входящих остатков.

Определение даты начала учета. Прежде всего нужно опреде­литься с датой, начиная с которой вы будете вести учет (вводить бухгалтерские операции) в 1С:Предприятии. Наиболее удобно начи­нать вести учет с начала года (это позволит потом получать баланс за любой период этого года). Можно также начать вести учет и с на­чала квартала и с начала месяца и даже с произвольной даты. Реше­ние обычно принимается как компромисс между необходимостью ввода большого количества операций с начала выбранного периода до текущего момента и той пользой, которая будет получена от воз­можности в дальнейшем составления отчетов за целый период. Ра­зумеется следует учитывать также и саму возможность получения в имеющемся у вас учете остатков на эту дату. Рекомендуется начинать вести учет с начала квартала или с начала месяца.

Итак, выбрав некоторую дату начала учета, вы определяете, что на эту дату будут вводиться входящие остатки, а начиная с этой даты будут вводиться текущие бухгалтерские операции.

Установка периода расчета итогов. После того, как дата начала учета определена, можно установить период расчета итогов. Он ус­танавливается в режиме «Управление бухгалтерскими итогами». Так как в качестве периода расчета итогов в 1С:Предприятии устанавли­вается квартал, следует выбрать квартал, которому принадлежит оп­ределенная вами дата начала учета. После выбора квартала следует нажать кнопку «Установить расчет».

Определение даты ввода входящих остатков. Так как входя­щие остатки будут вводиться в виде бухгалтерских операций, то нужно определить дату ввода этих операций.

Дата ввода остатков должна быть меньше даты начала учета. Обычно это предыдущая дата. Например, если в качестве даты нача­ла учета вы выбрали «01.04.98», то дата ввода остатков будет «31.03.98».

Перед началом ввода остатков рекомендуется дату ввода остатков установить в качестве рабочей даты в режиме «Сервис — Парамет­ры — Общие».

Основной принцип ввода входящих остатков. Основным прин­ципом ввода остатков является ввод операций, в которых счет, по которому вводится остаток, корреспондирует с некоторым фиктив­ным счетом, например, «00».

Например, нужно ввести следующие входящие остатки на 01.04.98:

По счету 01 — 1000000 рублей

По счету 60 — 1230000 рублей

В этом случае необходимо ввести операцию со следующими про­водками.

Дата	Дебет	Кредит	Сумма
31.03.98
31.03.98

В этом простейшем примере подразумевается, что по данным сче­там не ведется учет ни по субсчетам, ни по валюте, ни по аналитике.

На практике, разумеется, ввод входящих остатков должен произ­водиться с учетом наличия субсчетов и различных настроек учета, заданных в плане счетов.

При вводе входящих остатков в проводках вводятся только самые детальные остатки, которые существуют по данному счету.

Если в плане счетов для данного счета ведутся субсчета, то при вводе остатков (как кстати и вообще при вводе операций) следует указывать конкретный субсчет. То есть, остаток по каждому субсчету вводится отдельно.

Если по счету ведется учет в валюте, то при вводе остатков сле­дует указывать конкретную валюту и задавать в проводке и валют­ный остаток, и рублевое покрытие. То есть, остаток по каждой валю­те вводится отдельно.

Если по счету ведется аналитический учет, то при вводе остатков следует указывать конкретные значения субконто. Причем, если ис­пользуется более одного субконто для данного счета, то в проводках ввода остатков нужно указывать все значения субконто. При этом если по счету ведется и количественный учет, то в проводке нужно указывать и количество. Таким образом, остаток по каждой комби­нации значений субконто вводится отдельно (разумеется, вводятся только ненулевые остатки).

При этом остатки, суммы которых складываются из введенных детальных остатков, вводить не нужно.

Например, нужно ввести остатки по счету 10 при условии, что учет ведется по субсчетам и по двум видам субконто «Материалы» и «Склады», в суммовом и количественном выражении.

В этом случае необходимо ввести операцию со следующими про­водками.

Дата	Деб	Субконто дебета	Кред	Субконто кредита	Кол-во	Сумма
31.03.98	10.1	Бумага Склад 1
31.03.98	10.1	Бумага Склад 2
31.03.98	10.1	Картон Склад 1
31.03.98	10.7	Картон Склад 1

Таким образом, количество проводок при вводе входящих остатков будет зависеть от количества детальных остатков по субсчетам, валютам и объектам аналитики. Все остатки, которые складываются из введенных детальных остатков, будут рассчитаны программой автоматически.

Ввод операций входящих остатков. Наиболее простым спосо­бом ввода остатков является ввод операций вручную. В этом случае следует открыть журнал операций и начать вводить операции вхо­дящих остатков.

В качестве даты операции должна указываться определенная ва­ми дата ввода остатков. Если она установлена в качестве рабочей то система сама будет подставлять ее при вводе операции.

В качестве суммы операции, очевидно, имеет смысл указывать сумму всех проводок. Для того, чтобы система это делала автомати­чески, перед вводом операции следует в режиме «Сервис — Парамет­ры — Операция» в параметре «Расчет суммы операции» выбрать ва­риант «По всем проводкам». В этом случае вам не нужно будет заполнять сумму операции, а она будет автоматически заполняться по мере ввода проводок.

Номер операции системой присваивается автоматически, и, как правило, менять его смысла не имеет.

В качестве содержания операций следует вводить некоторый текст, характеризующий операцию как ввод входящих остатков. На­пример, «Ввод входящих остатков по материалам».

Далее следует непосредственно вводить проводки входящих ос­татков. При этом в каждой проводке счет, по которому вводится ос­таток, указывается в дебете или в кредите (в зависимости от того, дебетовый или кредитный остаток), а в качестве второго счета ука­зывается некоторый фиктивный счет, например, «00». Если счета «00» нет в плане счетов, его следует туда ввести. Причем этот счет нельзя сделать забалансовым, так как он должен будет корреспондировать в проводках с балансовыми счетами. Причем, в дальнейшем данный фиктивный счет «00» не следует использовать для других целей, так как он балансовый, и остаток по нему после даты начала ведения учета должен быть нулевым.

При вводе проводок после выбора счета могут быть запрошены значения субконто, валюты, количества и суммы в валюте, в зависимости от настроек учета выбранного счета. Их следует заполнять в соответствии с описанными выше принципами ввода остатков.

При большом количестве входящих остатков их целесообразно вводить в виде нескольких операций. Например, остатки по счету, имеющему большое количество объектов аналитики, можно ввести отдельной операцией, а остатки по тем счетам, по которым не ведется аналитический учет, объединить в одну операцию.

При вводе остатков по объектам аналитики, если сами объекты аналитики, являющиеся элементами справочников, не были ранее введены в систему, их можно вводить непосредственно в процессе выбора. Для отдельных видов субконто, имеющих тип «Справочник» (обычно с небольшим количеством значений) в конфигурации может быть задан режим выбора, не предусматривающий добавление и ре­дактирование. В этом случае нужно открыть соответствующий спра­вочник и ввести нужное значение, а затем произвести выбор.

Все возможные значения валют рекомендуется внести в справоч­ник валют до начала ввода остатков.

Перечислим несколько способов ускорения ввода входящих ос­татков, которые можно использовать при большом количестве вхо­дящих остатков.

Если ввод остатков выполняется несколькими операциями, мож­но воспользоваться копированием операций в журнале операций, установив предварительно в режиме настройки параметров («Сер­вис — Параметры — Операция») копирование даты и содержания операции. Установка режима «Копирование проводок при копирова­нии операции», как правило, использовать при вводе остатков не имеет смысла.

При вводе операции с большим количеством остатков по объек­там аналитики можно воспользоваться копированием проводок в форме операции или установить в параметрах режим «Автоматиче­ский ввод новой проводки с копированием» («Сервис — Параметры — Операция»). При этом после ввода одной проводки следующая будет создана автоматически с копированием всех реквизитов введенной до этого проводки. При этом для установки в новой проводке друго­го значения субконто нужно будет воспользоваться кнопкой выбора в поле ввода субконто или клавишей F4.

В отдельных случаях для ввода входящих остатков может бы использован режим типовых операций. Однако, для этого должна быть создана специальная типовая операция. Подробно этот режим описан в главе «Типовые операции».

Кроме перечисленных способов ускорения ввода остатков, существует возможность использования для ввода остатков специально разработанных в конфигурации документов. Например, это могут быть документы, не только формирующие проводки, но и запол­няющие регистры (см. также п. «Ввод торговых остатков»).

Если такие документы не предусмотрены в поставленной вам конфигурации, то их имеет смысл создавать только в специальных случаях, например, для автоматизации ввода большого количества остатков по нескольким видам субконто или выполнения автомати­ческой загрузки остатков из других программ. Заметим, что послед­нее может выполняться средствами конфигурирования не только с помощью документов, но и просто записью операций из алгоритма, написанного на встроенном языке.

Проверка правильности ввода остатков. После того, как все операции входящих остатков введены, следует убедиться в соответ­ствии их реальным остаткам.

Для этого следует воспользоваться существующими в конфигура­ции стандартными отчетами, например отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость». Перед формированием отчетов целесооб­разно установить период бухгалтерских итогов таким образом, чтобы либо его началом была дата начала ведения учета (тогда входящие остатки будут являться начальными остатками по этому периоду), либо его конечная дата была датой ввода входящих остатков (тогда входящие остатки будут являться конечными остатками по этому периоду). Период устанавливается в режиме «Сервис — Парамет­ры — Бухгалтерские итоги».

При получении остатков но счетам, прежде всего, нужно обратить внимание на остаток по использованному вами для ввода остатков фиктивному счету (обычно «00»). Он должен быть нулевым. Если период составления отчета не включает дату ввода остатков, то при нулевом остатке по счету в отчете может вообще не быть строки с данным счетом, так как оборотов по этому счету в выбранном перио­де тоже нет.

Нулевой остаток по фиктивному счету означает, что сумма дебетовых остатков совпала с суммой кредитовых, что говорит о том, что, в основном, остатки введены правильно.

Кроме этого, следует просмотреть получившиеся остатки по суб­счетам и валютам, если таковые вводились.

Особое внимание следует уделить проверке остатков по аналити­ке. Для их получения обычно нужно воспользоваться специальными отчетами, например, отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость по сче­ту».

Ввод операций от даты начала учета до текущей даты. Как уже отмечалось, дату начала учета выбирают обычно равной началу отчетного периода или хотя бы месяца. При этом обычно после вво­да входящих остатков возникает необходимость ввести все операции от даты начала учета до текущей даты.

В принципе, в отдельных случаях операции можно вводить «укрупненно», то есть суммируя одинаковые проводки в одну. Напри­мер; все проводки за месяц с кредита счета 51 в дебет счета 50 ввести одной проводкой в операции с датой относящейся к этому месяцу. Однако при этом должны быть соблюдены следующие правила: сум­мироваться должны проводки одного месяца и с полностью совпа­дающими значениями счетов, субконто и валюты.

В общем случае рекомендуется полностью ввести все операции в соответствии с тем, как они реально происходили в этом периоде.