Общая характеристика комплекса задач по учету материальных ценностей

Учет материальных ценностей на промышленном предприятии должен обеспечить контроль за их наличием, движением, сохран­ностью на складах и расходованием в производстве, а также вы­явление неиспользуемых (для реализации). Условиями правиль­ной постановки учета являются: соблюдение установленного по­рядка документирования: нормальная организация складского учета; наличие весоизмерительных и других приборов: заключе­ние договоров о материальной ответственности; наличие техниче­ски разработанных норм расхода материалов на детали и узлы; периодическое проведение инвентаризации.

С помощью персональных компьютеров можно успешно авто­матизировать работы по выписке и обработке первичных доку­ментов. Весьма благоприятны для автоматизации аналитический и синтетический учет, включая движение материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП) на складах, учет их в эксплуатации, учет заготовления и расчетов с поставщиками и подрядчиками. ПЭВМ можно использовать для автоматизации обработки данных по инвентаризации, расчету потребности в ос­новных и вспомогательных материалах и др.

При учете движения материалов на складах используются карточно-документационный, оперативно-бухгалтерский (сальдовый) и бес­карточный методы. Для небольших предприятий и организаций можно рекомендовать карточно-документационный метод, при котором на ПЭВМ разрабатываются количественно-суммовые регистры - оборотные ведомости по учету движения материальных ценностей на складах. При наличии АРМ кладовщика можно применять бескарточ­ный метод, при котором складская карточка ведется непосредствен­но в персональном компьютере и заменяет ее бумажный аналог.

Для автоматизации учета материальных ценностей применяют­ся следующие классификаторы: цехов и отделов предприятия, участков, складов и материально ответственных лиц, синтетиче­ских счетов и субсчетов материалов, операций движения ценно­стей, направлений затрат, материальных ценностей по разверну­той номенклатуре (номенклатурных номеров), единиц измерения, причин и виновников отклонений от норм.

Большое значение для совершенствования учета материалов и его автоматизации имеет рационализация форм первичных доку­ментов. Применение типовых форм обусловлено тем, что на про­мышленных предприятиях учет материалов осуществляется пре­имущественно по единой методике.

Приходный материальный ордер (ф. М-3) служит для оформ­ления приемки на склад материальных ценностей, поступивших со стороны. Он выписывается в двух экземплярах кладовщиком в день поступления. При обнаружении расхождений между факти­ческим количеством и количеством, указанным в сопроводи­тельном документе, составляется (с участием специальной прие­мочной комиссии) акт, в котором указывают недостающее коли­чество, состояние упаковки и другие сведения. В приходном ордере кладовщик обязательно указывает дату приемки, номенк­латурный номер материала, единицу измерения, а также порядко­вый номер записи в карточке складского учета.

Сдаточная накладная (ф. М-12) используется для оформления приемки на склад материальных ценностей, поступивших из це­хов и других подразделений предприятия. Она выписывается в двух экземплярах: кладовщик расписывается в приемке на пер­вом экземпляре и вручает его сдатчику, а второй остается на складе в качестве приходного документа. В накладной указывают номенклатурный номер, учетную цену, единицу измерения, коли­чество отпущенного или принятого.

Товарно-транспортная накладная (ф. М-5) служит приходным до­кументом на материальные ценности, доставленные автотранспортом поставщика (грузоотправителя). Она выписывается грузоотправите­лем в трех экземплярах. Шофер-экспедитор оставляет себе два эк­земпляра с распиской в доставке материальных ценностей, а третий передает получателю груза в качестве сопроводительного документа. Первый экземпляр с распиской сдается поставщику (грузоотправи­телю), а второй шофер доставляет на свою автобазу для расчета за перевозку. При расхождениях между количеством, указанным в этом документе и фактически принятым, во всех экземплярах товарно-транспортной накладной указывается фактически принятое, а недос­тача оформляется в установленном порядке.

Накладная на перемещение материалов (ф. М-13) применяется для оформления перебросок материальных ценностей внутри предприятия из одного склада в другой. Для отпускающего скла­да накладная является расходным документом, а для принимаю­щего - приходным. Накладная выписывается на складе, отпус­кающем материалы, в двух экземплярах: один с распиской получателя остается, а второй передается вместе с материалом получателю. Порядок оформления накладной (данные о номенк­латурном номере, учетной цене, порядковый номер записи в кар­точке складского учета и т. п.) аналогичен оформлению других документов по учету материальных ценностей.

Акт о приемке материалов (ф. М-7) служит для оформления приемки материальных ценностей на склад, если отсутствуют со­проводительные или расчетные документы, а также при обнару­жении недостачи или несоответствия качества материалов техни­ческим условиям поставки, при порче их, а также при необходи­мости технической приемки. Акт составляется приемной комис­сией с участием кладовщика, представителя поставщика и неза­интересованной организации.

Лимитно-заборная карта (ф. М-8 и М-9) используется при оформлении отпуска со склада материалов для производственно-эксплутационных нужд. Она выписывается в двух экземплярах на один номенклатурный номер для одного определенного цеха. По такой карте цех может получать материалы со склада многократ­но, но в пределах указанного в ней лимита. При выборке лимита отпуск материала цеху прекращается. В конце каждого месяца карты закрываются, а на следующий месяц выписывают новые.

Один экземпляр лимитно-заборной карты передается на склад, второй - цеху-получателю. Каждый отпуск материала кладовщик фиксирует в своей карте, в которой расписывается получатель, и в карте цеха, в которой расписывается кладовщик склада. Воз­врат материала на склад также фиксируется, а на возвращенное количество уменьшают отпущенный в отчетном месяце лимит. Увеличение лимита может быть разрешено только главным инже­нером или директором.

Требование (ф. М-10 и М-11) служит для оформления разового отпуска материалов со склада на производственные и эксплуата­ционные нужды, а также при отпуске их сверх лимита. Его выпи­сывают цехи-потребители в двух или трех экземплярах, из кото­рых один или два остаются на складе с расписками получателя, а один возвращается в цех с распиской кладовщика и указанием количества отпущенного материала.

Накладная на отпуск материалов на сторону (ф. М-14 и М-15), предназначенная для оформления реализации материалов со склада сторонним организациям или отпуска их в переработку, выписывается в трех экземплярах: один (сопроводи­тельный документ) сдается получателю, второй остается на складе с его распиской, а третий используется как пропуск для выезда с территории предприятия, для чего на нем ста­вится штамп, разрешающий вывоз груза. Сторожевая охрана проверяет груз, отбирает пропуск, делает на нем отметку и сдает в бухгалтерию.

На некоторых предприятиях в целях сокращения количества форм первичных документов пользуются одной формой для двух операций. Например, вместо накладной на перемещение матери­альных ценностей со склада на склад пользуются материальным требованием для этих операций.

Карточка складского учета материалов (ф. М-17) применяется для текущего учета движения материалов на складах, в ней целе­сообразно иметь графу "Шифр операции". Для каждого склада карточки открывает бухгалтерия. Кладовщик хранит их на складе в картотеке по порядку номенклатурных номеров. Карточки по группам материалов отделяются картонными или пластмассовы­ми разделителями со специальными выступами, на которых ука­зывают шифр группы. На основании оформленных первичных до­кументов кладовщик ежедневно производит в карточках записи о поступлении и расходе материалов по складу. После разноски данных за день он выводит по каждой карточке остаток (количест­венный) на конец дня.

Периодически (раз в пятидневку или декаду) кладовщик сдает первичные документы в бухгалтерию. Для этого он под­бирает их по группам, а внутри групп - по операциям прихода и расхода. Приемку первичных документов от кладовщика производит бухгалтер материального отдела, который сверяет по ним записи, сделанные кладовщиком в карточке. После этого бухгалтер расписывается в каждой карточке, подтвер­ждая правильность остатка и факт приемки документов.