Инвентаризационная опись по складу за ___________________месяц

 

 

№ п. п.	Но- мен- кла- тур- ный номер	Наимено­вание ма­териала (ГОСТ, размер, характе­ристика)	Еди­ница изме­рения	Цена	Учетные данные	Фактические данные	Недостача	Излишки
Кол-во	Сумма	Кол-во	Сумма	Кол-во	Сумма	Кол-во	Сумма
Итого по складу

 

 

 

Ведомость расхода материалов за месяц по подразделению содержит номер счета, шифр затрат и сумму затрат. Итоги в ней рассчитываются по счету, по шифру затрат и в целом по подраз­делению. Группировка расхода материалов по их видам осущест­вляется в ведомостях расхода по складу и по предприятию, кото­рые отличаются лишь общим итогом. Детальная строка обеих ведомостей создает счет, шифр затрат и сумму. В них подсчитываются итоги по счету и по шифру затрат (табл. 6.8).

Приход материальных ценностей отражается как в разрезе склада, так и в разрезе предприятия. Детальная строка обеих ве­домостей содержит номер счета, вид операции прихода и сумму. Итоги рассчитываются по счету и по складу или по предприятию в целом в зависимости от характера ведомости.

К запросным ведомостям относятся различные справки, выда­ваемые по запросу, инвентаризационная опись (табл. 6.9), сводка об остатках материалов по номенклатурным номерам.

Работа с помощью АРМ УМЦ предполагает выполнение четы­рех функций (рис. 6.2): ввод данных, печать отчетов, специальные режимы, выписка документов.

Первая функция предназначена для ввода, корректировки и печати текущей информации с первичных документов по приходу и расходу материальных ценностей. Он включает че­тыре режима.

Режим "Оформление прихода" обеспечивает возможность ввода информации с первичных документов. Информация вводится по до­кументам с обращением к БД НСИ для дописания цены, а если цена отсутствует, пользователь вводит ее сам и заносит в ценник матери­альных ценностей. Возможен также вариант ввода данных без цены, т.е. когда вводится количество и сумма.

Экранная форма для ввода состоит из двух частей. Первая часть включает постоянные реквизиты на порцию документов: номер склада, синтетический счет и субсчет, код поставщика, код операции движения, шифр затрат (корреспондирующий счет). Вторая часть содержит переменные данные: номер документа, код материальных ценностей (номенклатурный номер), единицу измерения, количество, цену и сумму.

Реквизиты первой части обычно формируются по группе доку­ментов, а второй - по строке. После набора кода материала, при от­сутствии цены в классификаторе появляется подсказка - "Введите цену самостоятельно". После этого вводится цена и количество, а за­тем автоматически производится расчет суммы. Если цена имеется в классификаторе, то она заполняется автоматически.

Режим "Оформление расхода" обеспечивает ввод данных с расходных документов по той же схеме, что и для приходных до­кументов.

Режим "Корректировка-просмотр" позволяет выполнять просмотр и корректировку введенной информации по приходу и расходу, для чего пользователь вызывает нужный подрежим. При этом на экране появляется надпись "Введите дату". После ввода данных о дате появляется таблица с исходной информа­цией.

Режим "Печать протокола ввода" обеспечивает печать введен­ной исходной информации за определенный период времени от­дельно по расходным и приходным документам с получением кон­трольных итогов. Протокол ввода используется для проверки введенной информации и справочных целей.

Вторая функция "Печать отчетов";выполняется обычно после того, как закончен ввод информации по приходным и расходным документам. При необходимости можно выполнять его чаще, но при этом следует помнить о цели получения ре­гистров и времени, затрачиваемом на выполнение всех проце­дур. Для получения каждой формы выполняют такие процеду­ры, как расчет, выбор нужных реквизитов для сводки (склад, цех и др.), просмотр или печать сводок.

Функция "Специальные режимы";включает такие режимы, как переход на новый месяц, коррекция и ввод начальных остат­ков по номенклатурным номерам материалов, работа с классифи­каторами, копирование.

Режим "Переход на новый месяц" выполняется после получе­ния всех необходимых отчетных сводок. При его вызове происхо­дит расчет остатков по номенклатурным номерам на конец отчет­ного периода, которые становятся остатками на 1 -е число месяца, следующего за отчетным. Данные по приходу и расходу из базы удаляются и хранятся в архивных файлах. После выполнения это­го режима автоматически происходит переход на следующий ме­сяц (п-1-1), так что вернуться к старому месяцу обычным способом нельзя. Чтобы проконтролировать правильность работы и записи массива остатков, на экране или с помощью печати фиксируются контрольные итоги по складам. Если они соответствуют получен­ным ранее, то это свидетельствует о том, что остатки рассчита­ны и сохранены правильно.

Режим "Коррекция начальных сальдо" предназначен для ввода и корректировки сальдо по номенклатурным номерам материалов. Обычно ввод сальдо осуществляется один раз - на дату внедрения. Что касается процедуры корректировки, то она может быть осуществлена пользователем при необходимо­сти в любое время.

Режим "Работа с классификаторами" позволяет проводить корректировку имеющихся данных, а также вводить или удалять соответствующие позиции из классификаторов.

Функция "Выписка документов";необходима для формиро­вания первичных документов с использованием персонального компьютера и является новым направлением в автоматизации учета, т.е. позволяет выписывать документы с одновременным за­несением информации в базу данных. Режим работы в АРМ УМЦ предусматривает такую возможность, поэтому его целесообразно использовать для организаций, выписывающих небольшое коли­чество первичных документов или в тех случаях, когда известен план выпуска и нормы расхода (для выписки лимитных или ли­митно-заборных карт).