Общая характеристика комплекса задач по расчетам с персоналом по оплате труда

Расчет персоналом по оплате труда является одним из наиболее массовых, но в тоже время благоприятных для автоматизации участков учета. Это объясняется большим количеством первичных документов, необходимостью выполнения расчетов и группировки данных по различным аналитическим признакам (фамилиям работающих, чехам, предприятию и др.). Правильно организованный учет оплаты труда(учет труда и заработной платы – УТЗП) призван содействовать повышению производительности труда, улучшению использования рабочего времени, снижению себестоимости продукции.

Для автоматизации учета выработки рабочих и расчетов по зарплате можно применять различные технические средства. Подсчет выработки осуществляют с помощью мерной тары, разнообразных устройств регистрации информации. Последующую обработку информации (таксировку и подсчет данных из первичных документов, составлением группировочных и отчетных сводок) можно эффективно выполнить на компьютере. Предпосылкой, обеспечивающей рациональное использование компьютеров, является централизация сводных расчетов и организация АРМ для бухгалтеров-расчетчиков, применение унифицированных и типовых форм первичной документации, системы классификаторов учетных номенклатур, более совершенных методов вычислительной обработки, накопления и группировки информации для получения группировочных и отчетных видео- и машинограмм.

Автоматизация в данном случае обеспечивает высвобождение учетного персонала от трудоемких вычислительных работ, повышение качества расчетов, сокращение сроков подготовки данных. Накопленный опыт автоматизированной обработки информации по оплате труда позволяет выделить следующие взаимосвязанные комплексы задач, которые можно решать с использованием персональных компьютеров:

1. Учет отработанного времени и неявок на работу.

2. Учет и контроль выработки и заработной платы рабочих-сдельщиков.

3. Учет и начисление повременных и прочих видов оплат.

4. Расчеты различных видов удержаний из заработной платы.

5. Аналитический учет по работающим (по видам начислений и удержаний).

6. Составление сводок распределения заработной платы по различным группировочным признакам.

7. Формирование сводных регистров.

8. Расчет налогооблагаемой базы с фонда оплаты труда (ФОТ).

9. Учет депонированной заработной платы.

 

Учет отработанного времени и неявок ведется в табеле учета рабочего времени и является основанием для начисления различных видов оплат. Можно автоматизировать этот процесс путем создания АРМ для работника, ведущего табельный учет (АРМ ТУ) - задача 1. Это обеспечивает, помимо автоматизации рутинной работы, получение данных для расчета различных видов оплат (повременная ночных и вечерних часов и др.). Обычно учет и кон­троль выработки и оплаты труда ведется работниками цехов, по­этому в условиях комплексной автоматизации целесообразно разместить персональные компьютеры в цехах и создать АРМ по обработке информации рабочих-сдельщиков (АРМ УСЗП) - зада­ча 2. Итоговые данные (сведения о начисленной зарплате по ра­бочим-сдельщикам) используются как исходная информация в последующих задачах.

Обработка информации по задачам 3-9 осуществляется, как правило, в расчетной группе (секторе) бухгалтерии. Здесь ис­пользуется комплексный АРМ бухгалтера-расчетчика по расчетам с персоналом по оплате труда (АРМ УТЗП), информационно свя­занный с упомянутым выше АРМ. Учет депонированной зарплаты (задача 9) ведется в специальных карточках депонента. При большом их количестве целесообразно создать АРМ "Учет депонентов по заработной плате" (АРМ УД), информационно связан­ный с АРМ УТЗП. Это позволяет отменить ручное заполнение кар­точек депонента и ведение таких регистров. Расчет налогообла­гаемой базы с фонда оплаты труда (ФОТ) обеспечивает формирование проводок для ведения сводного аналитического и синтетического учета, а также расчет налогов с ФОТ (задача 8).

Таким образом, для решения всего комплекса задач по расче­там с персоналом по оплате труда создается комплекс АРМ (рис. 7.1), используемый учетными работниками. Центральное ме­сто в нем занимает АРМ УТЗП, поскольку он обеспечивает авто­матизацию трудоемких расчетов по оплате труда.

Информационное взаимодействие при выполнении задач мо­жет осуществляться в данном комплексе двумя способами, что зависит от его физической компоновки и наличия программных средств, поддерживающих локальную сеть. При первом способе используется единый фонд нормативно-справочной информации, а передача информации осуществляется непосредственно по ка­налам связи. Второй способ предполагает дискетную технологию, при которой носителем передаваемой с машины на машину ин­формации является магнитный носитель.

Технология функционирования АРМ УТЗП определяется пе­риодами выполнения расчетов и приведена на рис. 7.2. Блоками показаны этапы расчетов по оплате труда.

Выплата заработной платы производится обычно с 1 по 10-го числа, следующего за отчетным. При этом производится окончательный расчет удержаний налогов, выплат по ссудам, исполнительным листам и прочим обязательным удержаниям. В начале каждого месяца по каналам связи в структурные под­разделения из АРМ УТЗП в АРМ ТУ передается электронный бланк табеля, включающий список работающих в данном под­разделении, который поступает в АРМ УТЗП из АРМ по учету личного состава предприятия, функционирующего в отделе кадров. Табельщик ежедневно в течение месяца отмечает на дисплее неявки. На основании этих данных в конце месяца в АРМ ТУ формируется электронный табель и печатается бумаж­ный документ, который затем подписывают руководитель и бухгалтер структурного подразделения. Ежемесячно в АРМ УТЗП может передаваться фонд оплаты труда за отчетный пе­риод, который отражает долю производственных и прочих подразделений в общем доходе предприятия.

По окончании отчетного месяца, в бухгалтерию поступает электронный и бумажный табели. Расчетчик осуществляет про­верку, после чего производится передача данных в АРМ УТЗП. Автоматизированные решения позволяют свести к минимуму дуб­лирование технологических операций по данному участку учета, поскольку табель учета рабочего времени ведется в электронном виде в структурных подразделениях и предоставляется в бухгал­терию, где бухгалтер-расчетчик уже не вводит в АРМ УТЗП ту же самую информацию, а лишь осуществляет контроль правильности переданных ему данных.

В межрасчетный период выполняются расчеты по оплате лист­ков нетрудоспособности, отпусков и других текущих выплат и удержаний (как правило, в диалоговом режиме). При необходи­мости бухгалтер может напечатать платежную ведомость или рас­ходные кассовые ордера.

Расчет заработной платы осуществляется в пакетном режиме обработки, который предоставляет возможность делать это выбо­рочно по подразделениям или в целом по предприятию, после че­го формируются журналы контрольных чисел и проверяется пра­вильность распределения ФОТ по подразделениям. В диалоговом режиме выполняются расчеты отпусков, больничных и других ра­зовых начислений, а также производится проверка удержаний и корректировка уже сделанных расчетов. Пользователю предос­тавлена возможность работать с конкретным лицевым счетом со­трудника.

После расчета заработной платы и его полной проверки, бух­галтер-расчетчик осуществляет печать платежных ведомостей, расчетных листков и другой отчетности. Заключительным этапом является формирование и печать сводной отчетности, расчет и печать налогов с ФОТ (пенсионный фонд - 28%, социальное страхование - 5,4%, медицинское страхование - 3,6%, фонд за­нятости - 1,5%, налог на нужды образования - 1%), формирова­ние и передача бухгалтерских проводок в АРМ учета затрат на производство.

Совершенствование взаимоотношений между администрацией и работающими затрагивает принципы организации труда, в том числе учет труда и заработной платы. Постоянные изменения в налогообложении юридических и физических лиц (налоги с ФОТ, подоходный налог, пенсионный сбор), изменение алгоритмов рас­чета начислений и удержаний, налогового законодательства, форм отчетности, порядка выплат государственных пособий за­трудняют решение этих вопросов без применения компьютерной обработки данных.

В условиях перехода к рыночной экономике на качественно новый уровень выдвигаются проблемы повышения заинтересо­ванности сотрудников результатами труда и стимулирования по­всеместной специализации. Одним из механизмов их решения яв­ляется мотивация труда. Поэтому можно сделать вывод о сбли­жении механизма совершенствования форм и методов управле­ния с автоматизированной обработкой финансово-экономической информации на основе обеспечивающих и функциональных ин­формационных технологий.

В ходе обследования предприятия и анализа его экономико-информационной среды часто выявляется, что существующая система оплаты труда не соответствует современным требовани­ям управления, вследствие чего при разработке комплекса авто­матизированных рабочих мест (АРМ) по учету труда и заработной платы (УТЗП) целесообразно вначале усовершенствовать сущест­вующую систему мотивации и оплаты труда.

Основной задачей при разработке новой системы оплаты труда является привязка к результатам труда конкретного че­ловека. Для этой цели на предприятии следует ввести индиви­дуальные коэффициенты - базовый и фактический коэффици­енты оплаты труда, чтобы использовать их в расчете заработной платы. При приеме на работу каждому конкретному работнику устанавливают "вилку коэффициентов", в пределах которой может быть изменен его фактический коэффициент (ФКОТ), показывающий, в каком соотношении находится его зарплата с абстрактной минимальной зарплатой по подразде­лению, то есть со стоимостью "единицы". Для организации внутреннего хозяйственного расчета на предприятии по каж­дому структурному подразделению формируется фонд потреб­ления, напрямую связанный с фондом оплаты труда. На осно­вании фактически отработанного времени рассчитывается доход каждого работающего по каждому структурному подраз­делению. Фонд оплаты труда (ФОТ) подразделения формиру­ется на основании суммы коэффициентов работников данного подразделения, умноженных на "единицу" подразделения. Следовательно, формирование четкого механизма установле­ния и изменения коэффициента обеспечит его стимулирующий эффект.

Ниже приводится один из вариантов использования такой сис­темы. Для ее решения был разработан гибкий способ установки и изменения коэффициентов расчета заработной платы (оплаты труда) работников. Сотрудники предприятия согласно выполнявмой работе разделяются на должностные группы: руководители, специалисты, рабочие, служащие. Каждая группа включает не­сколько квалификационных подгрупп. В основу квалификации положены следующие принципы:

• требования к образованию;

• степень ответственности;

• уровень психофизического напряжения;

• условия труда на рабочем месте.

Для каждой подгруппы, количество которых в группе может не совпадать, разработана такая сетка коэффициентов, где строки составляются по принципу дифференциации квалификации со­трудника, а столбцы - по принципу балльной оценки качества вы­полнения работы. Таким образом, изменение базового коэффици­ента в пределах строки свидетельствует о квалификационных изменениях в подготовке данного сотрудника, освоении им смеж­ных операций и совершенствовании знаний об эксплуатируемой технике. Изменения в пределах столбца характеризуют качество выполнения работником своих обязанностей.

В приложении 3 приведены таблицы, отражающие принцип построения сеток коэффициентов. Столбцы указывают на диапа­зон квалификации работников данной подгруппы. Строки с 1 по 5 указывают на отношение работника к труду:

1 - периодическое пренебрежительное отношение к обязанностям;

2 - недостаточно четкое выполнение обязанностей;

3 - выполнение служебных обязанностей в соответствии с требованиями;

4 - инициативное выполнение служебных обязанностей;

5 - исключительное отношение к работе.

Использование сеток коэффициентов позволяет исключить возможность безосновательного завышения или занижения руко­водителем структурного подразделения коэффициента работаю­щего. Такая система обеспечивает интерес сотрудников к выпол­няемой работе, стремление к повышению квалификации и углуб­лению специальных знаний. Наибольшая потребность в ней про­явилась в управленческих подразделениях, где работа в меньшей степени поддается формализации по сравнению с производст­венными структурами.

За минимальное и максимальное значения коэффициентов приняты цифры, проставленные соответственно в левом верхнем и правом нижнем углах сетки, а базовый коэффициент находится на пересечении соответствующей строки и столбца. Таблицы с сетками коэффициентов, приведенные в приложении 3, отражают конкретные приращения по строкам и столбцам, но при необхо­димости интервал может быть увеличен или уменьшен.

При определении уровня заработной платы за основу (т.е. 100-процентную базисную тарифную ставку) принят уровень оплаты обученных и квалифицированных специалистов, начинающих свою трудовую деятельность. Тарифные ставки работников низ­ших квалификационных групп, выполняющих работы, требующие относительно небольшой нагрузки и без специальной подготовки, и специалистов высшей квалификации являются процентным со­отношением с базисной тарифной ставкой. Для предприятия бы­ли разработаны десять групп тарифных ставок. Средняя (пятая) группа принимается за 100-процентную базисную тарифную став­ку. Почти все группы получают надбавки. Внутри их материальное поощрение предусмотрено со строки 3 - "выполнение служебных обязанностей в соответствии с требованиями". При переходе ра­ботника из одной тарифной группы в другую выплата надбавок прекращается и устанавливается вновь лишь по его заслугам в новой группе. Оценка деловых качеств сотрудника и его переход из одной квалификационной подгруппы в другую осуществляются на основании периодических (ежегодных) аттестаций путем про­ставления баллов по набору факторов, различных для каждой группы.

В ходе аттестации определяются размер повышения (пони­жения) заработной платы, профессионально-квалификацион­ный потенциал и возможности максимальной реализации спо­собностей работника, потребность в перепрофилировании или в продвижении по службе, а также то, как он использует имею­щиеся в данном подразделении возможности для профессио­нального роста. Правильная организация оценки заслуг работ­ника сама по себе является методом стимулирования произво­дительности труда.

Для проведения аттестации было разработано положение, включающее ответы на следующие вопросы: кто должен прово­дить оценку заслуг и как часто, по каким критериям оценивать результаты труда, деловые и личностные качества, как их оцени­вать количественно, как связать заработную плату (оплату труда) с результатами оценки. Система оценки заслуг работника включа­ет методику анализа причин низкой результативности труда, на основании которой руководитель производит оценку работника.

При оценке деловых и личностных качеств сотрудника целесо­образно акцентировать внимание на следующих критериях:

• результативность и качество работы;

• своевременность выполнения;

• стиль и методы работы;

• затраченное время.

Результаты труда и отношение к работе сотрудника оценива­ется по четырехбалльной системе:

• высокие;

• хорошие;

• удовлетворительные;

• неудовлетворительные.

При получении оценки "неудовлетворительно" следует автома­тическое увольнение сотрудника.

Для повышения точности и объективности была использована пофакторная модель, при которой деловые и личные качества оценивались по набору факторов, а каждый из них по пяти степе­ням, характеризующим различие в выполнении работы разными работниками (табл. 7.1).

Таблица 7.1

Таблица оценки факторов

Факторы	Степени детализации (в баллах)
Быстрота выполнения работы	1 - 50
Готовность принять решение	51 - 100
Инициативность при выполнении работы	101 - 150
Отношение к коллективу	151 -200
Качество работы	201 - 250

Таблица отражает использованные для оценки факторы и сте­пени различий, которым соответствует определенное количество баллов. Средний результат получается путем деления набранной суммы баллов на число факторов, равное пяти.

В результате применения приведенной системы оплаты труда заработная плата сотрудника складывается из трех основных частей: собственно оплаты труда, гибкой системы надбавок, при­званных стимулировать повышение качества труда и компенсаци­онных выплат из фонда руководителя предприятия, направленных на смягчение психологического эффекта от инфляционных про­цессов.

В результате получения прибыли от реализованных товаров, работ и услуг на расчетный счет предприятия поступает дополни­тельная сумма, на основании которой определяется доля каждого производственного подразделения и вспомогательных служб, формируется ФОТ за отчетный период (месяц) по каждому струк­турному подразделению, который затем передается в АРМ УТЗП. Внутри подразделений доход работника за фактически отрабо­танное время определяется следующим образом.

I. Расчет дохода работника по подразделениям, в которых часть фонда потребления за неотработанное какими-либо работни­ками время остается в распоряжении подразделения, склады­вается из следующих этапов:

1. Из фонда потребления подразделения вычитаются доплаты работникам, осуществляемые за счет фонда руководителя подразделения, и образуется фонд потребления, подлежа­щий распределению за фактически отработанное время.

По каждому работнику подразделения находится произведение текущего коэффициента в оплате труда на время, фактически отработанное в данном месяце (1). По работникам, имеющим дисциплинарные взыскания (стро­гий выговор, выговор), в расчетах участвуют коэффици­енты, соответствующие их нижнему пределу вилки со­отношений в оплате труда. Разница, полученная от рас­чета дохода наказанных работников, уходит из подразде­ления в финансовый резерв предприятия. По работни­кам, проходящим испытательный срок, в расчетах участ­вуют коэффициенты, равные нижнему пределу вилки со­отношений в оплате труда.

2. Находится сумма произведений (2) по всем работникам подразделения.

3. Находится частное (3) от деления фонда потребления, под­лежащего распределению, на сумму произведений (2).

4. Начисленная сумма дохода за фактически отработанное время по каждому работнику рассчитывается путем умно­жения величины (1) на частное (3).

 

II. Расчет дохода работника по подразделениям, в которых часть фонда потребления за не отработанное какими-либо работни­ками время направляется в финансовый резерв предприятия и перераспределению не подлежит, складывается из следующих этапов:

1. Из фонда потребления подразделения вычитаются доплаты работникам, осуществляемые за счет фонда руководителя подразделения, и образуется фонд потребления, подлежа­щий распределению за фактически отработанное время.

2. Рассчитывается произведение суммы текущих коэффициен­тов по всем работникам подразделения на норму рабочего времени текущего месяца. По работникам, имеющим дис­циплинарные взыскания (строгий выговор, выговор), в рас­четах участвуют коэффициенты, соответствующие их ниж­нему пределу вилки соотношений в оплате труда. Разница, полученная от расчета дохода наказанных работников, ухо­дит из подразделения в финансовый резерв предприятия. По работникам, проходящим испытательный срок, в расче­тах участвуют коэффициенты, равные нижнему пределу вилки соотношений в оплате труда.

3. Находится частное (3) от деления фонда потребления, под­лежащего распределению, на произведение суммы текущих коэффициентов и на норму рабочего времени.

4. Начисленная сумма дохода за фактически отработанное время по каждому работнику рассчитывается путем умно­жения текущего коэффициента фактически отработанного времени и частного (3).