Ведомость по дебету счета 51 за сентябрь 1998 г.

Дата

46 и т.д.

Итого

 

При использовании журнально-ордерной формы учета в ка­честве регистров используют журналы-ордера, вспомогатель­ные ведомости по дебету счетов, листки-расшифровки. Это в основном касается журналов-ордеров 1, 2, 2/1, 3, 4, 6, 7, вспомогательных ведомостей 1 и 2 и листков-расшифровок. Остальные регистры применительно к этой форме учета опи­саны в соответствующих главах. Оборотно-сальдовый баланс имеет контрольное значение и распечатывается по желанию пользователя в любой момент. Главная книга печатается по форме ведомости синтетического учета по счету, но обороты по кредиту показываются в ней не по корреспондирующим счетам, а общим итогом по счету.

Используя возможности компьютеров, можно печатать такие первичные документы, как приходный и расходный кассовые ордера, платежное поручение. При этом соответствующие данные введенного документа автоматически попадают в файл MONEY и используются для последующей обработки. Для кон­троля корректности выписки этих документов предусмотрены просмотр и печать перечня выписанных документов. Приве­денные регистры обеспечивают организацию аналитического и синтетического учета по счетам финансово-расчетных опера­ций, сводному аналитическому и синтетическому учету, по дру­гим бухгалтерским счетам.

АРМ УФРО и СУ включает пять основных функций, которые образуют головное меню (рис. 10.2): ввод информации, выписка документов, выдача отчетов, специальные режимы, сервис.

 

 

Сразу после загрузки системы пользователь должен ввести пароль и дату текущего сеанса, при этом дата предыдущего се­анса предлагается в качестве подсказки (вводимая дата контро­лируется, т.е. нельзя ввести дату сеанса меньше даты предыду­щего). После этого на экране монитора высвечивается головное меню, позволяющее пользователю выбрать необходимый режим работы. В отдельных режимах имеются подсказки о применении различных функциональных клавиш для выполнения дополни­тельных функций. Кроме того, клавиша F10 позволяет вызвать на экран краткую инструкцию о порядке проведения работы в том или ином режиме или подрежиме. По окончании работы в любом из выбранных режимов происходит возврат в головное меню, а пользователь может выбрать другой режим работы.

Функция "Ввод информации";включает режимы: ввод с до­кументов, протокол ввода, отчет кассира, ведомость хозяйствен­ных операций, справки о состоянии счета.

Первый режим предназначен для ввода и корректировки те­кущей информации. Ввод осуществляется с первичных доку­ментов по специальному макету, который появляется на экра­не. Реквизиты "Основной счет" и "Корреспондирующий счет" контролируются на соответствие классификатору бухгалтер­ских записей (проводок). Если пользователь ввел несущест­вующие проводки, на экран выводится сообщение "Проводки отсутствуют в классификаторе". После этого можно исправить корреспонденцию счетов либо подтвердить ее. Во втором слу­чае проводка будет введена в классификатор бухгалтерских проводок. При необходимости можно вызвать на экран клас­сификатор проводок нажатием функциональной клавиши. Для корректировки на экране появляется таблица всей введенной информации, и пользователь может удалить любую запись ли­бо произвести корректировку отдельных реквизитов.

Режим "Протокол ввода" обеспечивает просмотр и печать про­токола введенной информации за определенный период, который задает пользователь на экране.

Режим "Отчет кассира" обеспечивает просмотр и печать табу­ляграммы, заменяющей отчет кассира. Табуляграмма составляет­ся в двух экземплярах. Первый имеет контрольное значение (отчет кассира) и обычно подшивается к обработанной пачке до­кументов за определенный день, второй экземпляр заменяет кас­совую книгу (по окончании месяца все листы брошюруются в кни­гу, которая и является кассовой книгой).

Режимы "Ведомость хозяйственных операций" и "Справка о состоянии счета" необходимы для печати этих регистров.

Функция "Выписка документов";обеспечивает возможность выписки приходного кассового ордера, расходного кассового ор­дера, платежного поручения, перечня выписанных документов. Документы должны иметь уникальный номер (для каждого типа документов), по которому они идентифицируются в базе. К номе­рам кассовых документов автоматически присоединяется буква "к" (латинская), к номерам платежных поручений - "t". Это необ­ходимо для дальнейшего выделения информации. Макет доку­мента изображается на экране монитора. После того как пользо­ватель ввел все реквизиты, документ можно вывести на печать. При этом он пополняется автоматически формируемыми реквизи­тами (сумма прописью, банковские реквизиты предприятия и т. д.). Параллельно данные из выписанного банковского документа заносятся в базу, где текстовые данные могут храниться в огра­ниченном объеме.

Режим "Перечень документов" позволяет напечатать реестр по каждому виду документов.

Режим "Выдача отчетов" предусматривает печать и просмотр отчетных сводок. На экран выводится классификатор синтетиче­ских счетов, и пользователь выбирает синтетический счет, по ко­торому будет выдана информация (по желанию пользователя ли­бо на экран, либо на печать).

Функция "Специальные режимы";включает относительно редко используемые режимы работы: коррекцию начальных саль­до, переход на новый месяц, копирование, ведение классифика­торов, ввод информации из других АРМ.

В режиме "Коррекция начальных сальдо" пользователь может вводить и корректировать начальные сальдо по всем учитывае­мым бухгалтерским счетам, хранящимся в двух базах: для анали­тических (в оборотной ведомости) и синтетических (в балансе).

В режиме "Переход на новый месяц" автоматически выполня­ются следующие действия: подсчитывается сальдо на конец те­кущего месяца по каждому счету, уничтожается вся введенная информация за текущий месяц, сальдо на конец текущего месяца становится сальдо на начало нового. Так как режим перехода свя­зан с возможным автоматическим уничтожением информации, то пользователь должен создать копию закрываемой базы. Перед началом работы необходимо выдать и проверить аналитические и синтетические регистры по каждому счету.

Режим "Копирование и обмен данными" предназначен для ввода информации с гибкого магнитного диска. Как правило, вводится информация накопленных данных других АРМ. Данные на ГМД должны находиться в массиве PROVOD, имеющим струк­туру, которая представлена в табл. 10.15.

Таблица 10.15