Организационные документы

 

По функциональному назначению документы сферы управления подразделяются на следующие группы:

1. Директивные (закон, указ, постановление, подзаконные акты и др.).

2. Информационно-инструктивные (методические указания, инструкции вышестоящих органов и др.).

3. Организационные (устав, положение, инструкция, правила, регламент, штатное расписание и др.).

4. Распорядительные (приказ, распоряжение, решение, указание, постановление).

5. Информационно-справочные (докладные и объяснительные записки, справки, письма и факсы и т.д.).

6. По личному составу, или кадровые (приказы о приеме, увольнении, переводе и т.д.; заявления, характеристики, табели и графики, трудовые книжки, учетные личные карточки, личные дела и др.);

7. Финансово-бухгалтерские (балансы, различные акты, счета, бизнес-планы, ведомости, платежные поручения, бухгалтерские книги и т.д.).

Наиболее распространены в организациях и учреждениях организационные, распорядительные, информационно-справочные и некоторые кадровые документы, нередко составляемые рядовыми сотрудниками, в отличие от многих документов других групп, составляемых специально подготовленными для этого лицами.

Организационные документы – это документы, устанавливающие порядок создания учреждения и его работы, организующие коллективную деятельность в рамках учреждения. Несмотря на то, что в общем объеме документации организационные документы занимают небольшое место, они играют существенную роль в деятельности учреждения; фактическое существование которого начинается с введения в действие именно организационных документов. Они обладают повышенной юридической силой и могут использоваться в случае разрешения конфликтных ситуаций.

По своему содержанию организационные документы являются сложными документами, они велики по объему. Составляются они обычно отделом или специальной комиссией (выбираемой или назначаемой) при участии юристов. После обсуждения и согласования текста документа они подписываются руководителем организации и утверждаются. Организационные документы имеют длительный срок действия, они перерабатываются только лишь в случае реорганизации, развития нового направления в деятельности предприятия.

К видам организационных документов в первую очередь относятся уставы, положения, регламенты, инструкции, расписания и некоторые другие документы.

Устав - документ, определяющий структуру, порядок образования, компетенцию организации, ее функции и права, задачи, порядок работы. Он является основным организационным документом в деятельности учреждений, организаций и предприятий различных организационно-правовых форм. Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава (существует, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав государственного унитарного предприятия и т.д.).

Как организационный документ устав настолько важен, что требования к тексту для ряда его разновидностей установлены в законодательном порядке. Например, в соответствии с Федеральным законом от 2 декабря 1990 г. № 395-1 «О банках и банковской деятельности» Устав банка должен содержать, кроме наименования банка и его местонахождения (почтового адреса), перечень осуществляемых банковских операций и сделок; сведения о разделе уставного капитала; сведения о системе с органов управления, в том числе исполнительных органов и органов внутреннего контроля; о порядке их образования и их полномочиях и т.д.

Уставы могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые уставы разрабатываются для ряда однородных предприятий, на их основе составляются индивидуальные уставы.

При оформлении устава должны использоваться следующие реквизиты: «наименование организации»; «наименование вида документа»; «индекс»; «дата»; «место издания»; «местонахождение (почтовый адрес)»; «гриф утверждения» (в случае оформления устава частного предприятия необходимо указать, кем оно зарегистрировано); «текст»; «подпись».

Текст устава предполагает наличие следующих разделов.

1. Общие положения.

2. Основные функции предприятия.

3. Права и обязанности.

4. Руководство.

5. Взаимоотношения и связи.

6. Производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность.

7. Имущество и средства.

8. Контроль, проверка и ревизия.

9. Реорганизация или ликвидация.

10. Порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.).

11. Порядок распределения прибыли.

12. Порядок образования организации, порядок управления и прекращения деятельности.

13. Органы управления (внутренняя организационная структура).

В силу своей особой значимости уставы подлежат утверждению: уставы государственных предприятий утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами); уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями; уставы частных предприятий – соответствующими владельцами, коллективами; уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы подлежат обязательной регистрации в финансовых органах; частные предприятия регистрируются в областных, краевых, городских или районных администрациях. После регистрации вновь созданная организация может начинать свою деятельность.

Устав служит основой для разработки положения. Положение определяется как организационно-правовой документ, устанавливающий статус, место в системе управления, внутреннюю структуру, порядок образования, функции, компетенцию, основные правила деятельности организаций, их структурных подразделений, а также подведомственных организаций. Положение может определять организацию работы и основные функции системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах Российской Федерации), одного органа (например, Положение об общем отделе администрации области и т.д.), структурного подразделения, комиссии и т.д. На основе положения работают, как правило, бюджетные организации, органы власти и управления. Но и коммерческие структуры, действующие на основании устава, могут разрабатывать положения для своих филиалов, представительств и отделений.

Положения бывают общими, типовыми и конкретными (индивидуальными). Общие положения разрабатываются для однородных организаций; типовые положения действуют обычно в пределах одной отрасли, одной системы; индивидуальные положения разрабатываются на основе типовых, в них отражается специфика данного органа или должностного лица. Типовые положения, как правило, утверждаются вышестоящими органами управления, а индивидуальные – руководителями организаций и предприятий.

В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: «наименование организации» (наименование структурного подразделения), «наименование вида документа», «дата», «индекс», «место издания», «гриф утверждения», «заголовок к тексту», «текст», «подпись», «печать».

Текст положения включает следующие разделы.

1. Общие положения – указывается точное официальное наименование организации (полное и сокращенное), цели ее создания, степень самостоятельности, орган управления (или должностное лицо), в чьем распоряжении находится данная организация, непосредственный руководитель, наличие печатей и официальных бланков. Здесь же дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности данная организация.

2. Основные задачи – в обобщенном виде формулируются основные задачи организации, характер и основные направления ее деятельности.

3. Структура – приводится характеристика внутренней организационной структуры, дается перечень подразделений, указывается характер взаимосвязей между ними, определяется порядок распределения обязанностей между работниками.

4. Функции – дается всесторонняя характеристика деятельности организации, подробный перечень всех функций, которые должны обеспечить решение поставленных задач.

5. Права и обязанности – перечисляются права и обязанности, необходимые для выполнения функций, порядок их осуществления (к правам относятся: право запрашивать информацию, право ведения переписки, право представительствовать в вышестоящих органах, право издавать распорядительные и нор­мативные документы и др.; к обязанностям относятся действия, необходимые для выполнения основных задач). При изложении прав и обязанностей подчеркивается их соответствие действующему законодательству.

6. Ответственность – излагаются позиции, по которым ру­ководитель организации несет личную ответственность за невыполнение поставленных задач.

7. Руководство – устанавливаются принципы руководства организацией, порядок назначения (освобождения) на руководящую должность, сфера компетенции руководителя.

8. Контроль, проверка и ревизия деятельности – определяется, кем осуществляются контроль, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности, их периодичность или сроки, порядок предоставления итоговых документов.

9. Реорганизация и ликвидация – устанавливается порядок осуществления реорганизации и ликвидации предприятия.

Наиболее часто встречаемой разновидностью положения является Положение о структурном подразделении. Оно должно быть разработано на каждое подразделение организации. В данном документе должны быть закреплены основные функции и задачи, которые должно выполнять подразделение для реализации общих задач. Так, в акционерном обществе, руководимом советом директоров, разрабатывается Положение о совете директоров, в котором закрепляется статус совета, компетенция совета директоров, порядок избрания совета, полномочия его членов и их срок, порядок созыва заседаний и формирования повестки дня, порядок проведения заседаний и принятия решений, ведения протокола, ответственность членов совета директоров и другие организационные вопросы.

Под положением может пониматься также свод правил, регулирующих определенное направление деятельности, например Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, многочисленные разновидности положений о проведении различных конкурсов, смотров и т.д.

Правила - документ, устанавливающий определенный порядок и единообразие при осуществлении какой-либо деятельности, определяющий, как и в какой последовательности должна вестись работа на том или ином участке. По сфере применения правила можно разделить на общие, имеющие значение для всех отраслей (например, Правила по технике безопасности), и отраслевые, относящиеся только к одной отрасли (например, Правила приема в высшие учебные заведения или Правила бытового обслуживания населения).

В каждой организации существуют Правила внутреннего трудового распорядка. В ст. 189 Трудового кодекса РФ указывается, что «трудовой распорядок организации определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а так­же иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя». Обычно Правила внутреннего трудового распорядка содержат следующие разделы.

1. Общие положения

2. Порядок приема и увольнения работников

3. Основные права и обязанности работников

4. Основные права и обязанности работодателя

5. Режим труда и отдыха

6. Поощрения за успехи в труде

7. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Инструкция - правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологиче­ские, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделении и служб), должностных лиц и граждан (например, Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате администрации Свердловской области, Должностная инструкция инспектора по контролю). Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Как и другие виды организационных документов, инструкции могут быть индивидуальными и типовыми. Так, при составлении инструкции по делопроизводству в конкретной организации используется Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Инструкция имеет такие реквизиты, как «наименование организации», «название вида документа», «гриф утверждения», «заголовок к тексту» (иногда входит название документа), «дата», «индекс», «место издания», «текст», «подпись», «визы согласования» (ознакомления).

Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели и причины ее издания, область распространения, порядок ее применения и др. Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. В силу своего директивного характера текст инструкции содержит лексику соответствующей семантики, например: необходимо; должен; следует; не допуска­ется; рекомендуется и т.д.

Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. В первом случае в приказе или распоряжении руководителя определяется срок введения инструкции, перечисляются необходимые мероприятия по реализации рекомендаций инструкции, указываются ответственные исполнители.

Отдельной разновидностью инструкции является должностная инструкция, определяемая как правовой акт, который издается в целях регламентации организационно-правового положения специалиста, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Значение должностной инструкции очень велико. Она, играя организационную, регламентирующую и регулирующую роль, способствует четкому разграничению обязанностей и прав между работниками, исключению параллелизма в работе, обеспечению взаимосвязи в работе сотрудников, занимающих различные должности. На должностную инструкцию часто опираются при конфликтных ситуациях между работодателем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается руководителем отдела, сотрудниками отдела кадров или специалистом по работе с персоналом на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, кроме руководителей, деятельность которых регламентируется положением. При ее разработке необходимо опираться на такие основополагающие документы, как классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (берется соответствующая квалификационная характеристика), Трудовой кодекс РФ, а также Положение организации и структурного подразделения.

Основные положения инструкции должны быть согласованы с юрисконсультом, а затем она утверждается руководителем предприятия. При заключении трудового договора инструкция доводится до сведения сотрудника под расписку (он проставляет ознакомительную визу «С инструкцией ознакомлен», дату, подпись). Все изменения в должностной инструкции должны вноситься специальным приказом руководителя.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Ее обязательные реквизиты: «наименование орга­низации», «гриф утверждения», «наименование вида докумен­та», «дата», «номер», «место составления», «заголовок к тексту», «текст», «подпись». Основной текст должностной инструкции включает следующие разделы.

1. Общие положения. В разделе указывается точное наиме­нование должности в соответствии со штатным расписанием, место в системе управления, т.е. название структурного подраз­деления и подчиненность; устанавливается сфера деятельности сотрудника, режим работы, порядок его назначения и освобож­дения от должности, замещения по должности во время отсут­ствия; определяются требования к профессиональной подготов­ке и опыту работы. Кроме того, в разделе содержатся указания основных законодательно-нормативных, нормативно-методи­ческих, организационных, распорядительных документов, кото­рыми специалист руководствуется в своей деятельности.

2. Функции и должностные обязанности. Этот раздел требу­ет как можно большей детализации. Здесь в максимальном объ­еме перечисляются обязанности работника, согласующиеся с задачами структурного подразделении приводится перечень видов работ (в последовательности от главных к второстепен­ным), которые должен выполнять сотрудник; указывается фор­ма его участия в управленческом процессе; определяются эти­ческие нормы, которые должен соблюдать сотрудник.

3. Права. В разделе описываются права и полномочия работ­ника, необходимые для выполнения его обязанностей: право при­нимать решения по определенному кругу вопросов, получать не­обходимую информацию, визировать или подписывать докумен­ты, контролировать действия каких-либо сотрудников и т. д.

4. Ответственность. В данном разделе указываются формы ответственности работника за результаты его деятельности, воз­ложенные на него обязанности; устанавливаются виды наказа­ний за несвоевременное и некачественное выполнение специ­алистом должностных обязанностей.

5. Взаимоотношения. Данный раздел призван регулировать трудовые взаимоотношения между должностными лицами. В нем устанавливается круг служебных связей, порядок предо­ставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления документов и др.

6. Оценка работы. В этом разделе обычно указываются критерии своевременности работы и ее качество, например отсутствие жалоб, претензий и нареканий, соблюдение сроков исполнения поручений руководства и т.д.

Как правило, должностная инструкция заканчивается указанием на порядок ее пересмотра. Условием пересмотра должностной инструкции могут быть изменения в структуре организации, вызвавшие перераспределение обязанностей работников, изменение видов работ, внедрение компьютерных технологий и др. Но значительно чаще указывают срок обязательного пересмотра или переутверждения инструкции (три года или пять лет).

К организационным документам относится и такой документ, как структура и штатная численность - правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность. Его составление предусматривается уставом (положением) об организации. В нем устанавливаются состав подразделений (отделов) и штатная численность каждого отдела и всей организации в целом. Обычно этот документ утверждается на календарный год, а если в течение года происходят изменения, то они оформляются приказом руководителя. Документ представляет собой таблицу, основными графами которой являются: «название структурного подразделения (отдела)», «код структурного подразделения (отдела)» и «штатная численность» (по отделам и организации в целом).

В каждой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, разрабатывается и утверждается штатное расписание - правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда. Штатное расписание, как и другие документы, разрабатывается в соответствии с уставом (положением) организации. В нем определяются структурные подразделения (наименование и код), профессии (должности), количество штатных единиц, оклад (тарифная ставка), надбавки, месячный фонд заработной платы. Документ оформляется по унифицированной форме. Ответственность за подготовку штатного расписания несут планово-экономический отдел и отдел кадров.

Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации. Все изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом руководителя организации.