Обязательно делайте заметки

Р ечь идет о заметках, которые делаются в процессе или непосредственно после телефонного разговора, встречи с потребителем, поставщиком, работником, который нарушает дисциплину, или любого другого значимого события. Такие заметки являются документальным свидетельством вашей деятельности. Они представляют собой важнейшую справочную информацию, незаменимую при полемике, ведении переговоров, восстановлении счетов, разработке предложений. Они неоценимы при восстановлении событий прошлого, в особенности, если одного или нескольких участников этих событий нет рядом.

Такие заметки принимаются в качестве доказательства при рассмотрении гражданских исков. Они выглядят особенно впечатляюще, если подписаны или подтверждены другой стороной. Эти заметки часто содержат ничем не выдающиеся наблюдения или незначительные факты. Однако именно незначительность факта придает этим заметкам силу. Разные мелочи, подробности, цитаты вызывают доверие и придают им законную силу. Храните свои заметки, это ценный и надежный источник информации.

Джон Смит был преуспевающим плотником. Он работал как частный предприниматель. Он строил и реконструировал дома, нанимая субподрядчиков для работы, которую не мог выполнить сам. Он был организованным и осмотрительным человеком и вел подробный дневник, куда записывал все, что касалось работы. Он заносил туда затраты на уплату налогов, делал записи, которые помогали держать в порядке счета, записывал, когда заказал материалы и сколько часов отработал. В своем дневнике Джон Смит делал записи о разговорах с поставщиками, субподрядчиками, банкирами, агентами по недвижимости и клиентами.

Один из клиентов Смита заявил, что Смит не выполнил своих обязательств, и отказался ему заплатить. Речь шла о значительной сумме. Клиент был состоятельным человеком и решил, что лучше потратит деньги на адвокатов, вымотает Смита в суде и выиграет дело. Оформленного договора не было, Смит составил лишь предварительную смету работ. Смит подал в суд. Восемь месяцев спустя началось рассмотрение дела в суде. Судья был опытным специалистом по гражданским искам. Адвокат был Смиту не по карману, и он надеялся, что судья пойдет ему навстречу.

В ходе суда один из адвокатом задал Смиту вопрос. Прежде чем дать ответ, Смит спросил судью, может ли он свериться со своими записями. Немного удивленный судья спросил: «Вы делали записи? Какого рода?» Смит рассказал судье про свой дневник и вытащил из кармана рабочей куртки маленькую потрепанную книжечку в черном переплете. Записная книжка Смита содержала подробное описание всех расходов на строительство, требований клиента, изменений, которые вносили клиенты, и самого хода работ. Судья просмотрел эти записи и допустил их использование в качестве доказательства. Теперь вместо прений по принципу «слова одного против слов другого» Смит мог представить доказательства. Судья решил дело в пользу Смита и заставил ответчика выплатить оговоренную изначально сумму денег, проценты, судебные издержки и штрафную компенсацию.

Этот процесс выиграли заметки, сделанные Смитом.

В рекламном бизнесе есть правило: то, что не записано, не существует. Соблюдайте это правило, занимаясь ведением малого бизнеса. Сохраняйте важную электронную корреспонденцию. Если это не противоречит действующему законодательству, записывайте совещания и встречи на магнитофон или наговаривайте на магнитофон свои соображения перед встречей и после нее, до или после телефонного разговора. Записывайте то, что вы сказали. Сохраняйте копии своих записок и подшивайте их в папку. Не рассказывайте никому, что вы ведете такие записи. Если они вам не понадобятся, прекрасно. Но если они пригодятся, они сэкономят вам много денег. Ведение таких записей — непреложная необходимость для владельца малого бизнеса. Они могут спасти вас.

То, что вы записываете сегодня, может пригодиться завтра.