Методологічні засади цілепокладання в управлінні

Цільове управління має два основних аспекти: методологічний та організаційний. Перший зводиться до методологічного визначення, вибору і поставлення цілей та побудови дерева цілей. Другий – до організаційної перебудови системи управління, приведення її у відповідність до вибраної мети або перебудови існуючої системи управління, пристосування її до поставленої мети. Основним аспектом є методологічний, оскільки зміст мети визначає організацію цільового управління.

Вибір мети – це визначення майбутнього стану управляючої та керованої підсистем серед можливого, неможливого та необхідного, виходячи із закономірного, випадкового та бажаного. Взаємозв’язок цих факторів розвитку системи визначає реальний зміст цілей.

Рис. 4.1. Зміст мети управління та основні фактори її формування

Бажане та закономірне дають необхідне в змісті мети управління, яке є головним її елементом, що визначає значущість цілі, її об’єктивність, організаційну силу.

Закономірне, але випадкове, характеризує можливий зміст мети. При поставленні мети ці фактори необхідно враховувати. Важливо встановити вплив випадкового. Математичні методи та обчислювальна техніка дозволяють враховувати випадкові стани системи при розробці цілей управління.

Мета розробляється людиною і, природно, містить елемент суб’єктивного. (Енгельс писав, що реалізована мета – це єдність суб’єктивного та об’єктивного). Важливо, щоб частка суб’єктивного не переважала в меті. Це залежить від рівня знання, врахування та аналізу інформації про елективні умови, якість методик розробки мети, від колегіальності її розробки і т.д. Таким чином, формування мети управління – це визначення бажаного, можливого та необхідного стану системи, це процес відокремлення його від неможливого, небажаного та непотрібного в майбутньому стані системи. Таке формування мети виконують поетапно. Можливий стан системи в майбутньому необхідно порівнювати з бажаним та небажаним станом. Бажаний стан системи треба порівнювати з можливим та непотрібним, можливим, але небажаним і т.д. (рис. 4.2).

Рис. 4.2. Методологічні особливості визначення мети управління

Отже, формування мети управління може здійснюватися за такими етапами:

1. Виділення необхідних обставин, закономірних станів системи та включення їх в мету управління.

2. Визначення можливих, але небажаних обставин та станів, яких слід уникати та від яких треба відмежовувати мету управління.

3. Визначення можливих та бажаних обставин та станів і включення їх в мету управління.

4. Відмежування мети від бажаних, але об’єктивно неможливих обставин та станів системи.

Розробка цілей управління потребує серйозного наукового підходу, використання сучасних досягнень науки та техніки.

4.3. Проблеми визначення та поставлення цілей управління

Соціологічний аналіз процесу визначення цілей дозволяє виявити ряд -проблем, розв’язання яких сприяє вдосконаленню у правління системами-організаціями.

Проблема "збереження мети";. Як відомо, загальна мета конкретизується в завданнях, що є однією із важливих умов, які забезпечують її досягнення. При цьому виникає непевність того, що зміст мети не знайде свого повного відбиття в поставлених завданнях і якась частка "розвіється", буде втрачена.

Щоб правильно уявити собі смисл поняття мети, треба уявляти її ієрархічний понятійний ряд. Найвищим поняттям в цьому ряду є проблема, потім йде саме мета, потім завдання, функція, критерій.

Проблема – це відмінність між бажаним та наявним станом системи.

Мета – майбутній бажаний стан об’єкта управління або його окремих параметрів (тобто якісно виражених характеристик); результат, який підлягає досягненню, деякий кінцевий стан системи.

Завдання – конкретизована реальна мета.

Функція – діяльність по досягненню наміченої мети.

Критерій – мірило, яке ми використовуємо для того, щоб дізнатись наскільки досягнута мета⁵.

⁵ Щоб повніше уявити собі зміст поняття мети, треба подивитися на нього із філософських позицій, де воно теж посідає певне місце у відповідній ієрархії: необхідність, потреба, інтерес, мета, засіб, результат, оцінка. Необхідність – це категорія об’єктивна, існує поза нашої свідомості. Потреба – це конкретизована необхідність, наближена до інтересів людини. Інтерес – це усвідомлена потреба. Мета (філос. визначення) – це ідеальний образ (модель) бажаного, майбутнього результату людських дій. Засіб – це курс дій, який дозволяє досягти бажаної мети. Результат – це матеріалізований наслідок діяльності. Оцінка–це відбиття результату в людській свідомості.

Наступна проблема – це проблема сприйняття цілей-завдань тієї організації, перед якою вони поставлені. В даному випадку основна складність полягає в подоланні можливих суперечностей між змістом такої мети та сподівання членів колективу, призначених її здійснювати. Чимале значення для сприйняття мети має ясність її формулювання.

Проблема методологічного підходу до визначення цілей-орієнтацій. Тут треба з’ясувати, чи є мета колективу сумою індивідуальних цілей, або метою більшості його членів, або мстою "лідируючого" і т.ін.

Соціологами (насамперед, зарубіжними дослідниками) розроблені дві моделі формування колективних цілей. Перша з них – "тактична коаліція" – заснована на припущенні того, що в колективі поступово здійснюється взаємоузгодження індивідуальних цілей. При цьому кожен індивід чимось поступається, чогось досягає, і в результаті такого масового процесу визначається загальна мета.

Друга модель – "багатократний суб’єкт" – приймає за колективну мету якоїсь соціальної організації те загальне, що властиве всім індивідуальним цілям (наприклад, підвищення матеріального добробуту). Індивіди, тобто члени колективу, можуть мати також інші цілі (наприклад, не тільки добре заробляти, але й підвищувати кваліфікацію, поліпшувати житлові умови і т.п.). Однак зміст колективної мети такі спрямування не можуть визначати, якщо вони не будуть притаманні усім членам колективу.

Незважаючи на відсутність повних та достовірних даних, які б підтверджували відповідність об’єктивної реальності якійсь з вказаних моделей, соціальне управління тяжіє до другої з них. Природно, як відмічають дослідники, спиратися на те, "чого бажають усі", вельми практично, малоризиковано. Крім того, управління має в своєму розпорядженні надто бідний набір інструментів впливу. Поки праця в організації є для людей головним джерелом здобування засобів існування, провідна роль матеріальних стимулів зберігається⁶.

Як відомо, "технологія" використання останніх достатньо проста і має чималий досвід застосування.

Значно складніше використовувати стимули, пов’язані зі зміною статусу працівника (просування по службі і т.п.), а також іншими формами морального заохочення. Це цілком зрозуміло, оскільки люди приділяють неоднакову увагу різного роду формам офіційного схвалення своєї професійної діяльності. Для деяких людей визнання їхніх заслуг друзями, іншими членами неформальних груп може виявитися значно важливішим. Механізм здійснення стимулюючих впливів ускладнюється саме тому, що потребу в визнанні людина може задовольнити й поза межами організації.

"Див.: Пригожий А.И. Вказ. праця. – С. 49.

Проблема поширення різноманітності засобів впливу на організацію тісно новязана із попередньою. Життя доводить, що можливість використання матеріального фактору як стимулятора цілей-завдань не безмежна. Зокрема, підвищення зарплати тієї чи іншої категорії працівників дає лише тимчасовий ефект і не впливає істотно па підвищення якості їхньої діяльності. Також низькою є ефективність управлінських впливів "караючого" характеру. Незначна віддача і від системи внутрішньовідомчого контролю, який постійно ускладнюється.

Усе це спонукає до пошуку таких заходів, які стимулюють досягнення цілей-завдань, котрі враховували б існування і цілей-орієнтацій, і цілей власне системи. Таку можливість дає глибоке вивчення мотивів діяльності членів організації, а отже, і пізнання специфіки орієнтацій різних вікових, кваліфікаційних та інших груп. Наявність подібної інформації дозволяє суб’єкту управління оптимально використовувати творчий потенціал підлеглих у необхідному для суспільства напрямі.

Проблема врахування суб’єктом управління цілей власна системи. Як зазначалося, цілі будь-якої організації полягають в досягненні сталості власної системи, оскільки її працівники потребують постійних зв’язків, норм, вимог. Сталість є постійною метою організації, існування якої рівнозначно набуттю нових ресурсів. Тут мається на увазі подолання плинності кадрів, скорочення числа реорганізацій, зниження конфліктності, що ефективно в соціальному та виробничому аспектах’.

Однак наявність такої мети створює ґрунт і для розвитку негативних процесів, які можуть бути зведені до двох видів. По-перше, коли організація досягає певної сталості, вона набуває і такий же ступінь інерційності, що є джерелом консерватизму, небажання перемін, нездатності реагувати на зміни зовнішнього середовища. По-друге, сам процес досягнення сталості загрожує перетворити її на самоціль.

В такій обстановці в організації починають створюватися спеціальні служби, підрозділи, посади, які призначаються виключно або головним чином для підтримки та збереження системи. Як правило, їм додають контрольні повноваження. Не включені безпосередньо в здійснення цілей-завдань, такі служби потребують підвищеного самоствердження. Це виявляється в їхньому прагненні розширити власні владні повноваження, проконтролювати не тільки результат, але й сам процес діяльності тих підрозділів, які реально виконують цілі-завдання. В результаті такої практики виникають ситуації, коли, наприклад, рішення може бути прийнято працівником підрозділу по контролю та наданню допомоги, а нести відповідальність за його правильність буде співробітник, який здійснює оперативно-

⁷ Див.: Пригожий А.И. Вказ. праця. - С. 50.

службову діяльність, чи керівник підрозділу, що курирується "зональником".

Проблема соціалізації цілей. Як було зазначено вище, цілі-орієнтації та цілі власне системи виникають спонтанно. Фактично ж таким, що керується, є тільки процес формування цілей-завдань. Вони-то і є єдиним засобом впливу на мотивацію поведінки членів колективу для зміни в бажаному напрямі цілей-орієнтацій, а також засобом запобігання гіпертрофії цілей системи, їх відриву від реальних потреб суспільства. 1 те, і інше потребують соціалізації цілей-завдань, тобто постійного їх співвіднесення з існуючими в даний історичний період суспільними інтересами та питаннями. Більш конкретно проблема соціалізації цілей зводиться до пошуку правильної відповіді на запитання:

"Що є кінцевим результатом функціонування тієї чи іншої організації?" Наприклад, для промислових підприємств таким результатом можна вважати і виготовлену продукцію і ступінь задоволення певної суспільної потреби; для пасажирського транспорту – або прибуток, або скорочення чисельності людей, які перебувають на зупинках; для медичних установ – кількість осіб, які пройшли лікування, або зниження захворюваності. Докорінні реформи економічної та політичної системи, які здійснюються в нашій країні, власне і повинні бути спрямовані на максимальне врахування та задоволення потреб членів суспільства, тобто реальних людей. Однак в кожному конкретному випадку визначення змісту поняття "кінцевий результат’ та показників, що характеризують ступінь досягнення наміченої мети, потребує глибокого наукового аналізу, нестандартних рішень, додаткової інформації і т. д.

Наприклад, діяльність правоохоронних органів може бути проаналізована з точки зору задоволеності (незадоволеності) фізичних та юридичних осіб захищеністю від посягань на їх права та інтереси, що охороняються законом. При цьому, зокрема, може здатися, що невідшкодування шкоди, заподіяної злочином, рівнозначно його нерозкриттю, а відмова в прийомі заяви (повідомлення) про кримінальну дію породжує ще більш гостре почуття незахищеності, чим факт його нерозкриття.

Соціалізація цілей-орієнтацій припускає установлення прямої залежності між матеріальним, посадовим, політичним статусами працівника та колективу в цілому, з одного боку, та досягненням кінцевих результатів, з іншого. Окрім проблеми забезпечення відповідності кількості та якості праці одержуваній винагороді, тут необхідно поширити практику участі виконавців у прийнятті та реалізації загальноорганізаційних рішень, пристосувати режим праці (організація робочого часу, розподіл функцій і т. д.) до особливостей персоналу даної організації. Максимальне зближення цілей-завдань та цілей-орієнтацій найбільш ефективно усуватиме можливості гіпер-

трофуванпя цілей власне системи, перетворення процесу її функціонування на самоціль.

Велике значення має підпорядкованість, співвідносна важливість цілей, яка дає змогу створювати їх ієрархію, тобто виділяти найбільш важливі і відносно менш важливі цілі, встановлювати їх пріоритет, ранжувати. Все це лежить в основі особливого методу упорядкування цілей, котрий дістав назву побудови "дерева цілей" (рис. 4.3.).

Рис. 4.3. Умовний фрагмент дерева цілей

"Дерево цілей", як правило, у графічній формі описує впорядковану ієрархію цілей, яка виявляє їх підпорядкованість та внутрішні взаємозв’язки. В результаті утворюється цілісний комплекс цілей першого порядку, другого, третього і т.ін.

Сутність побудови "дерева цілей" полягає у співвіднесенні цілей, їх узгодженні та оцінці відносної важливості.