Організаційно-регулюючі функції управління

У вирішенні завдань управління особливе значення мають організаційно-регулюючі функції – організація, регулювання, контроль, їх виконання пов’язане із застосуванням безпосереднього впливу па об’єкти управління для досягнення раніш сформульованих цілей соціальних систем, одержання запрограмованих результатів.

Організація є центральною серед вказаних функцій. Розглядаючи її сутність, треба мати на увазі, що поняття "організація" трактується неоднозначне. В одних випадках під даною науковою категорією розуміється певне соціальне утворення: державний або громадський орган, трудовий колектив; у інших – стан об’єкта або суб’єкта управління, їх упорядкованість та цілісність у функціональному і структурному відношенні. Нарешті, організація може бути представлена однією із важливих функцій управління, тобто як свідома діяльність, спрямована на упорядкування стану тих чи інших соціальних утворень.

Між різними аспектами поняття організація" існує тісний зв’язок. Організація, що виступає як упорядкований стан системи, є результатом цілеспрямованого здійснення організаторської функції управління. Тому.. останню правомірно назвати функцією "організації організацій", її виконання передбачає створення конкретних соціальних систем (формування їх функціональної та організаційної структур; обґрунтування штатної чисельності; підбір та розстановку кадрів; інформаційне, матеріально-технічне та фінансове забезпечення даної функції; установлення між її елементами стійкого взаємозв’язку, що гарантує її надійну взаємодію. Виникаючі тут завдання вирішуються різними засобами з урахуванням специфіки системи, що створюється, але з єдиною метою – визначити, закріпити та забезпечити реалізацію усього комплексу організаційних відносин, які необхідні для її ефективного функціонування.

Зміст організаційної діяльності багато в чому залежить від її конкретної мети – створення нової системи або вдосконалення існуючої. В органах внутрішніх справ формування систем найчастіше здійснюється за принципом аналогії, тобто на основі тих систем, що вже склалися, але потребують вдосконалення. Однак у всякому разі, в першу чергу, необхідно чітке визначення або уточнення призначення системи, що створюється, тобто її цілей, завдань та функцій.

Загальна мета системи органів внутрішніх справ єдина для всіх її елементів. Разом із тим фактичні умови діяльності того чи іншого органу обумовлюють обов’язковість конкретизації завдань та функцій з урахуванням його рівня, соціально-економічних, демографічних та інших особливостей території, яку він обслуговує. В результаті такої конкретизації визначається функціональна структура системи. При цьому уточнюються та нормативне закріплюються об’єктивно необхідні функції, виконання яких органами внутрішніх справ в умовах змінюваної обстановки забезпечує досягнення ними відповідних цілей.

Процес створення системи передбачає надалі формування її організаційної структури. В даному випадку головним є визначення складу структурних підрозділів органу внутрішніх справ залежно від конкретних функцій, що ними виконуються. Формування організаційної структури потребує дотримання такого пра-

вила: кожний елемент системи повинен спеціалізуватися на здійсненні однієї або групи однорідних чи тісно пов’язаних функцій (підфункцій). Поряд із суворою спеціалізацією підрозділів органів внутрішніх справ тут слід забезпечити погодженість їх діяльності для вирішення загальних завдані.⁹. Таким чином, організація системи передбачає визначення і формування її ланок, розподіл праці між ними та створення умов для їх погоджених дій.

Формування організаційної структури потребує з’ясування потреб системи в штатній чисельності працівників та установлення номенклатури посад керівників, фахівців, технічного персоналу. Важливе значення має і установлення між співробітниками організаційних зв’язків, що закріплюють субординаційпі (по "вертикалі") та координаційні (по ‘горизонталі") відносини в системі управління. При цьому визначаються склад та повноваження керівників органу та його окремих ланок і.) обов’язковим урахуванням норми керованості, тобто числа працівників, котрими їх безпосередній керівник може керувати достатньо ефективно. Отже, формування організаційних зв’язків приводить до створення різних рівнів управління в органі внутрішніх справ та відповідної системи інформації.

Для розробки організаційної структури необхідний і перелік функціональних обов’язків керівників, їх. заступників, всіх співробітників органу внутрішніх справ. Тут фіксуються види їх роботи, права та відповідальність (компетенція), організаційні відносини керівництва та підпорядкування, службові взаємозв’язки співробітників і т.п.

Процес створення системи передбачає-’ обов’язкове нормативне закріплення організаційних відносин. Для цього, наприклад, розробляються положення про органи та підрозділи внутрішніх справ певного рівня, де фіксуються їх цілі, завдання, функції, компетенція, організаційно-штатна структура, номенклатура посад, права та відповідальність посадових осіб.

Як відмічалося, поряд із визначенням функціональної та організаційної структури створення системи передбачає роботу по підбору та розстановці кадрів, формуванню колективу, матеріально-технічному забезпеченню співробітників (приміщенням, обладнанням, засобами транспорту, зв’язку, спеціальною технікою і т.п.).

Складність функції організації, різноманіття видів діяльності, що її складають, обумовлюють необхідність створення в деяких соціальних системах спеціалізованих служб та апаратів (штатних, кадрових, матеріально-технічних, фінансових, інформаційних), а також навчальних закладів. Однак це не звільняє

⁹ До речі, це найбільш дошкульне місце системи: спеціалізація в системі постійно поглиблюється, це’– природний процес, але, на жаль, він не супроводжується належними заходами по зміцненню взаємодії між елементами системи, по злагодженості їх функціонування.

керівників від обов’язків здійснення даної функції, роль якої на кожному, більш високому рівні управління набуває все більшої значущості.

Регулювання являє собою управлінську діяльність, в процесі якої здійснюється свого роду пристосування вже організованої системи до зовнішніх та внутрішніх умов її функціонування, що змінюються. Зміна умов викликає відхилення системи від заданих параметрів. Усунення таких відхиленії, забезпечення нормального функціонування системи є головним завданням регулювання.

Необхідність у цьому викликається постійністю змін, які здійснюються навіть у самій організаційній системі і котрі призводять до порушень, перебоїв в її функціонуванні. Слід відмітити, що відсутність змін (проте якщо розглядати їх природу глибше, то суперечностей) в розвитку системи є явищем цілком нереальним і навіть регресивним. Саме існування суперечностей, їх усунення виступає важливішою об’єктивною передумовою розвитку суспільства, всіх соціальних утворень, у тому числі органів внутрішніх справ.

Як функція управління, регулювання є, по суті, організаторською діяльністю його суб’єкта. Воно полягає в організації оперативного управління, тобто в налагодженні повсякденної праці підрозділів та співробітників, у забезпеченні взаємодії структурних лапок, а також в навчанні та вихованні кадрів. Регулювання конкретизує управління, сприяє успішному вирішенню оперативно-службових завдань. Тому обсяг роботи щодо виконання даної функції зростає у міру наближення до виконавського рівня системи. Повсякденне оперативне управління, яке здійснюється керівником, передбачає прийняття нових управлінських рішень та внесення змін в ті, що були прийняті раніше. Воно також передбачає розподіл завданії між підлеглими, розстановку особового складу за конкретними видами праці, навчання співробітників прийомів та методів виконання завдань, подання їм допомоги, організацію злагодженої праці структурних ланок апарату з урахуванням їх компетенції та можливостей. Значна роль керівника в справі повсякденного виховання підлеглих полягає у формуванні найбільш сприятливого морально-психологічного клімату в колективі. Турбота про підлеглих, їхній відпочинок, побут, підвищення кваліфікації є і громадянським обов’язком керівника, і складовою частиною його службової регулюючої діяльності.

Слід відмітити, що вміння вчасно виявити зміни в зовнішньому середовищі функціонування системи, виявити та усунути прорахунки в її діяльності, здатність швидко внести доцільні корективи в раніш прийняті рішення є показниками високого професіоналізму керівників. Саме такі якості сприяють підвищенню авторитету і успішному виконанню службових обов’язків особами, які очолюють органи внутрішніх справ.

Контроль як функція управління пов’язаний з необхідністю постійної перевірки результатів будь-якої діяльності з тим, щоб своєчасно усунути недоробки, підвищити її ефективність.

Будучи одним із ефективних засобів покращання всієї організаторської роботи, контроль також є методом виховання кадрів, способом забезпечення реального виконання управлінських рішень. Як функція управління він передбачає наглядання та перевірку відповідності процесу функціонування системи прийнятим законам, планам, правилам, встановленим стандартам, виданим наказам і т.ін. За допомогою контролю виявляються результати управлінських дій, відхилень від принципів організації та регулювання, які були допущені. Контроль являє собою і своєрідну форму зворотного зв’язку, яка дозволяє визначити, наскільки точно витримуються задані системі параметри.

В процесі управління контроль має дві основні цілі, для досягнення яких він і здійснюється. По-перше, контроль дає можливість спрямовувати будь-яку діяльність на виконання попередньо встановлених завдань за допомогою перевірки фактичного стану справ, ступеня реальності здійснення прийнятих рішень. По-друге, він допомагає вдосконалювати діяльність шляхом своєчасного виявлення та усунення виникаючих відхилень та їх причин.

Для контролю характерна особлива цілеспрямованість, що знаходить відображення у розв’язуваних за його допомогою управлінських завданнях. Більш конкретно це – неухильне дотримання законів та нормативних актів, які регламентують діяльність державних органів та інших об’єктів управління; своєчасне і якісне виконання управлінських рішень; підвищення виконавської дисципліни, відповідальності за доручену справу; швидке усунення викритих у процесі контролю недоліків; подання відповідної допомоги підпорядкованим апаратам та співробітникам;

підвищення дієвості та оперативності; скорочення "паперотворчості", подолання кабінетного стилю роботи, потягу до численних засідань та нарад. До числа завдань контролю належать також виявлення передового досвіду із впровадженням його в практику, сприяння правильному добору та розстановці кадрів, своєчасне попередження помилок в їхній роботі.

Особливості змісту контрольної діяльності дозволяють спеціалізувати в ній певні підрозділи та конкретних співробітників. Контроль завжди обумовлюється якоюсь вже здійсненою роботою, а тому має похідний, вторинний характер. Являючи собою збирання та переробку інформації про функціонування системи чи окремих її елементів, контроль, однак, не обмежується фіксацією досягнутих результатів. Він обов’язково доповнюється управлінським впливом, спрямованим на усунення виявлених хиб. Контроль здійснюється всіма суб’єктами управління, але його обсяг, форми та методи диференціюються з урахуванням рівня відповідного апарату.

Так в низових підрозділах контроль керівників за роботою безпосередніх виконавців нерозривно пов’язаний з конкретним впливом, розпорядництвом. З підвищенням рівня управління керівники мають можливість зосередити свою увагу на здійсненні безпосередньо контрольних дій. На ще більш високих рівнях управління виникає об’єктивна необхідність та реальна можливість створення спеціалізованих підрозділів, що займаються виключно виконанням функцій контролю (наприклад, інспекторські підрозділи штабів МВС України, ГУМВС-УМВС-УМВСТ). Тим часом кожна перевірка повинна приносити практичну користь, служити інтересам справи. Тому не виправдані перевірки по одному і тому ж, іноді малозначному питанню, або численні комісії, що організовуються з формальних міркувань, відриваючи тим самим людей від роботи, створюючи обстановку нервозності.

Контроль потребує обліку результатів діяльності виконавців. Облік полягає в здобуванні, обробці, аналізі та систематизації відомостей про результати функціонування системи та виконання співробітниками доручених їм завдань. Складаючи основу контролю, облік здійснюється в його процесі і завершує перевірочну діяльність. Однак облік дає суб’єкту управління лише кількісні показники. Сам же контролі» передбачає аналіз та оцінку не тільки кількісної, але й якісної інформації, констатацію фактів реалізації або невиконання конкретних рішень, з’ясування причин виявлених порушень.