Комплексна характеристика процесу управління

Ми дослідили декілька основних підходів до аналізу процесу управління, кожен з яких дозволяє розкрити якісь риси, ознаки, принципи, закономірності процесу управління певною сферою суспільного життя. В той же час очевидна обмеженість кожного з підходів. В одному випадку робиться акцент тільки на організаційні аспекти, в другому – на правові, в третьому – на інформаційні. Відповідно залишаються без уваги інші, не менш важливі характеристики процесу управління. Тому визріває ідея комплексного підходу, який би інтегрував усі окремі підходи в єдине ціле, зробив би їх складовими частинами теорії процесу управління.

Останнього часу в підручниках та роботах з управління стали частіше виділяти главу (або, навіть, декілька глав) про процес управління. Але, як і в науковій роботі, в навчальному матеріалі трактування процесу управління тяжіє або до інформаційного, або до процедурного трактування. Жоден підручник не робить спроби змістовного описання процесу управління, не кажучи вже про комплексне його трактування.

Спробуємо на основі вищевикладеного сформулювати деякі відправні моменти теорії процесу управління.

Процес соціального управління – це діяльність об’єднаних у певну структуру субєктів та об’єктів управління, спрямована на досягнення поставлених цілей управління шляхом реалізації певних функцій та застосування відповідних методів та принципів управління.

Ця діяльність має макроплан – процеси між всіма або групами органів управління та мікроплан – процеси всередині органу управління, на окремо взятому робочому місці і т. ін.

Така діяльність єдина за своєю суттю. Різні можливі аспекти її теоретичного аналізу якраз і складають теорію процесу управління. На наш погляд, теорія процесу управління повинна включати наступні характеристики; змістовну, організаційну, технологічну. Ці три основні.характеристики в єдності та взаємозв’язку дадуть достатньо повне визначення процесу управління.

Єдність та взаємозв’язок характеристик можна виразити ланцюгом логічно пов’язаних питань: що здійснюється у процесі управління? хто діє? як і яким чином здійснюються ці дії?

Змістовна характеристика повинна відповідати на запитання: що робиться у процесі управління? І насамперед, що робиться з погляду об’єкта управління? Аналіз свідчить, що процес управління – це процес розв’язання проблем оперативно-службової діяльності, проблем забезпечення процесу управління, процес розв’язання виникаючих при цьому соціальних проблем і т. ін.

Процес управління має спільні риси з процесами, що здійснюються у соціальній системі. Він визначається об’єктивними законами функціонування і розвитку цієї системи і в той же час певною мірою залежить від суб’єктивних факторів.

Зміст процесу управління передусім визначається характером розв’язуваних проблем і являє собою сукупність стадій (операція), іцо згруповані за його етапами. Етапи характеризують послідовність якісної зміни робіт у процесі управління і є своєрідними ступенями внутрішнього розвитку управлінського впливу.

У науковій літературі можна знайти такі підходи до визначення змісту процесу управління, в зв’язку з цим розрізняють:

методологічний зміст процесу управління, який передбачає виділення певних закономірно минаючих етапів та стадій, які відображають як загальні ‘риси трудової діяльності людини, так і специфічні риси управлінської діяльності. Виходячи з цього, процес управління можна уявити як послідовність двох основних етапів: 1) підготовки та прийняття управлінського рішення і 2) організації виконання управлінського рішення;

функціональний зміст процесу управління, який виявляється у масштабній послідовності та перевазі реалізації основних функцій управління: прогнозування, планування, організації, регулювання та контролю;

економічний зміст процесу управління, втілений в наступних формах: установлення економічних потреб, оцінка наявності ресурсів, розподіл ресурсів, використання ресурсів;

соціальний зміст процесу управління визначається роллю людини у його здійсненні, оскільки об’єктом та суб’єктом соціального управління завжди є людина. Певне місце в цьому змісті процесу управління посідають психологічні проблеми;

організаційно-правовий зміст процесу управління виявляється в послідовності використання організаційних важелів впливу: регламентування, нормування, інструктування, відповідальності, які мають в основному правове закріплення;

інформаційний зміст процесу управління практично полягає у його формально-логічному (кібернетичному) алгоритмі, який є виявленням закону нерозривного зв’язку процесу управ-

ління та процесів обробки інформації, про який вже йшлося в цій главі вище¹³.

Існує багато інших трактувань змісту процесу управління. Так, Ю.М. Козлов вважає, що зміст процесу соціального управління "може бути розкритий за умови відповідної характеристики: а) стадій управлінського процесу, б) функцій соціального управління, в) методів соціального управління, г) управлінських відносин"¹⁴.

На думку авторів підручника "Теорія управління соціалістичним виробництвом", зміст процесу управління характеризують: "1) етапи і стадії процесу, 2) операції та їх розподіл по стадіях, 3) способи здійснення операцій"‘⁵.

Можна було б навести ще багато різних думок щодо цього.

У багатьох джерелах (у тому числі й тих, що тільки-но були названі) використовується і така характеристика процесу управління, як його властивості. В різних джерелах даються різні переліки цих властивостей. Процес управління, безумовно, володіє такими специфічними властивостями, як, наприклад, безперервність," циклічність, послідовність, мінливість (динамічність), сталість.

Безперервність відображає необхідність постійності управлінської діяльності. Ця властивість по-різному виявляється залежно від рівня управління. В системі органів внутрішніх справ ця властивість процесу управління певною мірою реалізується, зокрема, черговими частинами.

Циклічність виявляється у закономірному повторенні етапів та стадій процесу управління все в нових і нових циклах. Результатом управлінської діяльності є переведення керованої системи, або її частини, в новий стан, що приводить до постановки нової мети управління або до корегування попередньої. При цьому стадії і етапи управлінського циклу повторюються. Іноді нема необхідності в зміні мети управління. В цьому разі процес управління повторює цикл, спонукаючи до пошуків найбільш ефективних шляхів досягнення раніш поставленої мети.

Послідовність характеризує певний порядок здійснення етапів та стадій процесу управління. Як правило, процес управління стає менш ефективним, якщо при його здійсненні не дотримують певної послідовності або не виконують деяких його стадій та груп операцій. Нерідко рішення розробляються без врахування реальних умов. При такому підході відсутня або слабко виражена стадія аналізу ситуації, що іноді призводить до волюнтаризму. Можлива також інша крайність, коли рішення розроб-

¹³ Див.: Щекин Г.В. Теория социального управлення. – К., 1996. - С. 347.

^Козлов Ю.М., Фролов С.И. Вказ. праця. - С. 108.

Теория управлення социалистическим производством: Учебник / Под ред. О.В. Козловой. - М., 1979. - С. 206.

ляються тільки на ситуаційній основі, без достатнього з’ясування цілей. Тоді рішення бувають суперечливими, позбавленими довгострокової орієнтації. Мета систематизує сукупність рішень, додає їм загальну спрямованість; ситуація визначає практичну значущість рішення. Кожна стадія процесу управління е обов’язковою, також як і послідовність їх виконання.

Мінливість (динамічність) виявляється в постійній зміні процесу управління за його спрямованістю, проблематикою та характером перебігу, в активній взаємодії його різних етапів, стадій, операцій. Процес управління здійснюється в усій системі управління, і цей вплив залежно від мети буде різним для різних частин системи. Крім того, пін постійно змінює свою головну орієнтацію, відшукуючи вузькі та слабкі місця в керованій системі або виявляючи послаблення зв’язків при зміні зовнішніх умов функціонування системи. Відповідно до специфіки розв’язуваної проблеми по-різному відбувається процес управління по етапах, стадіях, за операціями. Властивість мінливості, яку іноді ще називають гнучкістю процесу управління (що взагалі не зовсім справедливо), певною мірою визначає оперативність управління, що дуже важливо для ефективності всієї управлінської діяльності. Безперечно, така мінливість має визначені межі, чому сприяє інша властивість процесу управління – сталість.

Сталість виявляється у виникненні в процесі управління і відповідному закріпленні певних форм та каналів його перебігу. Це виявляється, наприклад, у структурі системи управління, що закріплюється в організаційних актах, її стабілізації, і служить організуючим фактором процесу управління.

Деякі автори, характеризуючи змістовну сторону процесу управління, виділяють види процесів управління"‘. На їхню думку, в різних умовах процес управління може бути побудований різними способами при збереженні всіх його специфічних властивостей. Це дозволяє класифікувати процеси управління, виділити найбільш типові їх види:

цільовий тин процесу управління (має місце тоді, коли в процесі управління, незалежно від його масштабів, умов та особливостей, мета відіграє провідну роль і визначає характер усіх управлінських дій);

програмний тип процесу управління заснований на ретельній розробці конкретних завдань, що розподіляються між ланками системи управління з вказівкою послідовності їх виконання. Сукупність таких завдань, що ведуть до реалізації поставлених цілей, називається програмою. В системі МВС такий тип процесу управління досить поширений;

ситуаційний тип процесу управління має місце тоді, коли меті в процесі управління не надається великого значення і її статус не дуже високий (характеризується також тим, що він вини-

¹⁶ Див., наприклад, вказану працю Щекина Г.В. - С. 348.

кає як би по ситуації, при якій із неї ж головним чином виходить і пошук проблеми, і розробка рішення);

лінійний тип процесу управління (характеризується суворою послідовністю здійснення його етапів та стадій і використовується тоді, коли є повна та достатня визначеність відносної мети впливу, ситуації і т. д.);

коригований тип процесу управління (характеризується необхідністю додаткового коригування кожної стадії процесу управління після проходження попередньої стадії);

розгалужений тип процесу управління (полягає в методологічному розподілі робіт на окремі частини на певних стадіях);

пошуковий тип процесу управління (виходить із повної ясності мети управління, але неможливості оцінити ситуацію та сформулювати проблему. В цьому випадку рішення виробляється на основі мети та найбільш загальної оцінки ситуації і вже потім на основі рішення уточнюється ситуація).

Організаційна характеристика процесу управління включає в себе ряд моментів:

по-перше, характеристику учасників процесу управління, порядок їх взаємодії. Це визначено насамперед змістом процесу управління. Тому без аналізу змісту не можна розкрити організацію процесу.

Учасники процесу управління та порядок їх взаємодії визначені також існуючою структурою управління. Ця структура може бути більше або менше пристосованою до вирішення змістовних завдань управління;

по-друге, організація процесу управління описує процес як змінювані в часі етапи і стадії процесу, а також включає аналіз процесу управління як процесу прийняття та реалізації управлінських рішень. Деякі підходи до визначення змісту управлінського циклу були викладені на початку цієї глави і більш докладно зміст управлінського циклу буде викладений в наступній главі, а також у другій частині підручника;

по-третє, визначення процедури взаємодії різних органів, підрозділів, конкретних виконавців у процесі управління. Процедура описує окремі процеси як набір певним чином стандартних управлінських дій, операцій, які чергуються. Характер цього набору залежить від змісту процесу управління, а також від завдань, що поставлені перед процедурою аналізу. Залежно від цих факторів операції деталізуються більше або менше. Варіантом процедурного аналізу є, наприклад, аналіз процесу управління з позицій вимог наукової організації управлінської праці. Як елементи аналізу в цьому випадку виділяються трудові операції працівника.

Процес управління, крім змістовної та організаційної характеристик. має також і технологічну характеристику.

Технологічна характеристика процесу управління включає три компоненти, а саме:

організацію системи інформації. Управлінська інформація – це сукупність зведень про стан об’єкта та суб’єкта управління. Інформаційні процеси супроводжують весь процес управління. Інформація, що використовується у процесі управління, створює інформаційну структуру управління. Існує багато підходів до класифікації інформації. Як варіант можна назвати класифікацію, котру пропонує Закон України "Про інформацію"¹⁷;

діловодство (документування та документообіг). У процесі управління використовуються такі основні види документів: постанови, накази, розпорядження, вказівки, статути, положення, інструкції, рішення, акти, приписи, протоколи, звіти, реферати, переліки. З метою раціональної організації потоків документованої інформації їх необхідно регламентувати, вказуючи при цьому конкретного здобувача, відправника та номенклатуру документів. В принципі схема документування зв’язків повинна відповідати структурі органу управління та чого зовнішнім зв’язкам;

процедури. Вони потінні бути розроблені для усіх основних видів управлінської діяльності: підготовки плану основних організаційних заходів, проведення службової наради, оперативної наради, засідання колегії та ін. Чітко організована технологія процесу управління завжди передбачає набори різних управлінських процедур.

В технологію процесу управління входить також моделювання процесу управління, що являє собою описання за допомогою стандартних операцій. Але закони цього описання визначені вимогами формальної логіки, математики і математичної логіки. Моделювання – це продовження організаційного та процедурного аналізів за новим методом. Моделювання дозволяє здобувати нові результати і тим самим ипливає не тільки на організацію, але й на зміст процесу управління. Тут ще раз відчувається внутрішній зв’язок різних характеристик процесу управління, їх вза-ємообумовленість.

Кібернетичний аналіз призначений виявляти технологію процесу управління з точки зору загальних законів взаємодії управляючої та керованої підсистем, характеру регулятора, тину зворотного зв’язку і т. ні. Такого роду аналіз дозволяє враховувати деякі фундаментальні риси процесу управління та усувати найбільш грубі помилки в організації процесу. В той же час слід мати на_увазі, що кібернетичні закони занадто загальні для того, щоб на їх основі можна було виробляти кінцеві рекомендації щодо організації процесу управління в конкретній соціальній системі. Такі рекомендації дає тільки увесь комплекс методів теорії процесу управління. Кібернетичні закони – це своєрідні фільтри

¹⁷ Див. ст. 18 Закону України "Про інформацію" від 2 жовтня 1992 р.

або контрольно-пропускні пункти. Якщо їх дотримувати, то можна нести роботу далі.

Інформаційний аналіз технології процесу управління описує його як процес перетворення інформації – від стадії здобування інформації до стадії її логічної обробки. Він близький до інших видів технологічного аналізу, але має й свої завдання. Тут визначається кількість інформації, п потоки¹⁸. Досліджується пропускна здатність окремих ланок системи управління. Здійснюється виділення видів інформації.

Інформаційний підхід до процесу управління (як і моделювання) є безпосередньою базою аналізу процесу управління з точки зору можливості його механізації та автоматизації. У свою чергу при створенні автоматизованих систем управління узагальнюються й інші організаційні та процедурні характеристики процесу управління.

В іншому плані інформаційний аналіз (вже разом з процедурним) служить базою для аналізу процесу управління як процесу документообігу, як системи руху документів у процесі діловодства.

Технологічну характеристику процесу управління не можна уявити без техніки, яка використовується у процесі управління.

Техніка управління – це знаряддя та засоби праці, що призначені для виконання інформаційних перетворень у процесі управління. Техніку управлінської праці можна умовно розподілити на три групи: матеріальні носії інформації; засоби перетворення інформації; засоби оснащення процесів інформаційних перетворень (обладнання, службові та підсобні приміщення і т. ін.). Класифікація техніки управління показана на рис. 10.5.

Техніка управління розвивається за декількома напрямами. По-перше, створюються нові високопродуктивні пристрої та машини, що призначені для автоматизації трудомістких процесів інформаційних перетворень (багатоаспектноі вибірки та порівняння даних, фіксації інформації на носіях, передавання та надання необхідних даних і т. д.). По-друге, удосконалюються ті технічні засоби, застосування яких стало традиційним (створення ЕОМ високої продуктивності та пам’яті, друкарських машинок з елементами логіки, факсимільної апаратури, відеотерміналів та ін.). По-третє, здійснюється агрегування технічних засобів та систем (створення мереж передачі даних, автоматизованих систем управління, розробка та виробництво технічних комплексів засобів орітехніки та ін.). По-четверте, створюються багатофункціональні машини та системи, що призначені для різних рівнів управління (комплекси ЕОМ, організаційні універсальні автомати і т. ін.).

"Див.: Ясин Г.Е. Теория информации й зкономические исследования. - М.: Статистика, 1970. - С. 29.

Рис. 10.5. Класифікація техніки управління

Виділяються такі форми використання техніки в апараті управління: централізована, при якій управлінська техніка зосереджується в одному місці і обслуговує весь апарат управління;

децентралізована, коли уся наявна управлінська техніка розподіляється по структурних підрозділах апарату управління; зміша на, при якій частина техніки експлуатується централізовано, частина – окремими підрозділами або працівниками управління.

Автор намагався дати комплексну характеристику пронесу управління, підкреслюючи взаємозв’язок усіх названих характеристик. В той же час важливо зазначити, що роль кожного із прийомів аналізу процесу управління не однакова. Безумонно, головне значення належить змістовному аналізу процесу, хоча організація і технологія також відіграють досить важливу роль. При аналізі процесу управління роль факторів організації і технології більша, ніж при дослідженні інших блоків системи управління. Тому аналіз процесу управління треба починати як змістовний, але під час дослідження використовувати принципи організаційного, і технологічного підходів.

Слід також брати до уваги, що в реальній дійсності нема окремого організаційного процесу або окремого процесу перетворення інформації. Ми завжди маємо справу з конкретною (і тому різноманітною) практичною дією. Існуючі розробки з теорії процесу управління рекомендують нам деякі підходи до аналізу цієї діяльності.

Було б помилкою розкласти процес управління на окремі характеристики і на цьому закінчити аналіз. Усі підходи погрібні, оскільки кожен з них робить свій внесок у здійснення процесу управління (як єдиного та комплексного) на глибоких наукових засадах.

Тому тільки синтез результатів, що здобуті при різних підходах до аналізу процесу управління, дозволяє дати більш чи менш загальне уявлення цього процесу.