УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫ И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ

 

Учетными регистрами называются различные формы, предназначенные для ведения учетных записей.

Законом о бухгалтерском учете к учетным регистрам предъявляются следующие требования.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дискетах, дисках и других машинных носителях.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета должна обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалетского учета должно быть обоснованно и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством РФ.

Исходя их этих требований можно определить признаки, по которым классифицируются регистры бухгалтерского учета. Все регистры классифицируются по нескольким признакам.

По характеру бухгалтерских записей регистры подразделяются на: регистры хронологической записи; регистры систематической записи; регистры комбинированной записи.

В регистрах хронологического учета записи проводятся в порядке совершения соответствующих хозяйственных операций. В систематических регистрах бухгалтерские записи группируются по какому-либо однородному признаку. Для таких регистров характерной особенностью является то, что в системном учете они отражаются не ежедневно, а по окончании определенного промежутка времени – неделя, декада, месяц. В комбинированных регистрах бухгалтерские записи делаются в хронологическом порядке, но относящиеся к отдельному виду операций. Записи по другим видам операций в этом случае ведется одновременно в других комбинированных регистрах.

По объему содержания регистры подразделяются на: регистры аналитического учета; регистры синтетического учета.

К регистрам аналитического учета относятся: расчетные ведомости по начислению заработной платы, лицевые счета, карточки складского учет и пр. Регистрами синтетического учета являются: мемориальные ордера, оборотные ведомости по синтетическим счетам, главная книга и пр.

По форме построения регистры делятся на: регистры двусторонней формы; регистры односторонней формы; регистры шахматной формы.

В регистрах двусторонней формы все приходные операции записываются в левой части таблицы, все расходные – в правой части. Такая форма не всегда целесообразна, так как в приходной части может быть лишь одна операция, а в расходной – несколько записей. В регистре односторонней формы все операции записываются подряд по датам в графу прихода или расхода. Ежедневно выводится остаток. В регистре шахматной формы по горизонтали записываются дебетуемые счета, а по вертикали – кредитуемые.

По внешнему виду регистры делятся на: книги, карточки, ведомости, магнитные носители (дискеты ПК, CD-диски и т.п.).

В форме книги ведутся такие регистры, как кассовая книга, главная книга и т.п. Основным отличительным признаком книги, как бухгалтерского учетного регистра, является то, что листы в книге, как правило, пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью. Эти меры позволяют предотвратить внесение несанкционированных исправлений, а также фальсификации учетных данных посредством замены одних листов другими.

На карточках традиционно ведется складской учет материально - производственных запасов, учет объектов основных средств и некоторых других видов активов. Недопущение несанкционированных исправлений в данном случае достигается ведением карточек учета в двух экземплярах – у материально - отественного лица и в бухгалтерии. Кроме того, ведение карточек предполагает ведение книги регистрации, в которой в хронологическом порядке записываются номера, наименования имущества и иные реквизиты всех вновь заводимых карточек. Номер выбывшей карточки не присваивается.

В виде ведомостей оформляется начисление амортизационных отчислений (объектов основных средств и объектов нематериальных активов), начисление заработной платы работникам организации и т.п.

По порядку ведения записей учетные регистры классифицируются на регистры ведущиеся: ручным способом, машинным способом.

Книги можно заполнять только вручную. Карточки и ведомости поддаются как машинной, так и автоматизированной обработке. При ведении карточек машинным способом необходимы дополнительные меры по предупреждению несанкционированного доступа к регистрам бухгалтерского учета и внесению в них исправлений.

Как уже отмечалось, при ведении учетных регистров машинным способом должна быть обеспечена возможность перевода их на бумажные носители.

Ошибки в учетных записях можно исправлять: корректурным способом; способом красного сторно; дополнительной проводкой.

Корректурным способом – это запись новой цифры и зачеркивание неверного числа (при ручной записи).

Способ красного сторно заключается в оформлении такой же записи с отражением цифр красным цветом чернил (при ручной записи) или заключением цифр в скобки (при машинном оформлении записей), означающим, что записанная красным цветом сумма исключается. При необходимости делается новая проводка обычным цветом чернил. Зачеркивание должно быть подтверждено записью на полях документа и заверено подписью ответственного лица (лица, оформившего проводку).

Способ дополнительной проводки используется, как правило, в тех случаях, когда ошибка заключается в том, что отражена сумма меньшая, чем следовало.

 

РАБОЧИЙ ПЛАН СЧЕТОВ

Рабочий план счетов – составная часть системы бухгалтерского учета.

Рабочий план счетов организации является обязательным элементом учетной политики организации и представляет собой всю совокупность синтетических счетов, субсчетов и аналитических счетов, используемых организацией. Рабочий план счетов разрабатывается при создании организации и выработке ее учетной политики. В последующем рабочий план счетов ежегодно уточняется в зависимости от изменений нормативной базы бухгалтерского учета и изменения производственной торговой и иной деятельности организации.

При этом рабочий план счетов целесообразно вынести в отдельное приложение к учетной политике и представить его в форме таблицы, где в первой графе указать счета синтетического учета, во второй – субсчета, в третьей – счета аналитического учета первого порядка, открываемые к субсчетам, в четвертой – счета аналитического учета второго порядка (при необходимости).

При разработке перечня аналитических счетов следует руководствоваться требованиями Инструкции по применению Плана счетов (в части, регулирующей обязанности по организации аналитического учета), а также спецификой организации и осуществления процессов управления, производства и реализации продукции (работ, услуг).

Кроме того, целесообразно в приложении к учетной политике привести корреспонденцию счетов, включенных в рабочий план, а также типовые проводки по отражению в учете операций, наиболее распространенных в данной организации.