Организация специальных PR-мероприятий: цели и этапы.

Этапы подчиняются алгоритму RACE – research (поиск), action (действие), communication (коммуникации), elevation (оценка).

Подготовка специального мероприятия полностью находится в компетенции специалиста по связям с общественностью. В основном работа по организации специального мероприятия ведется по трем направлениям:

1. Творческая часть. Большая часть творческой работы ложится на специалиста по связям с общественностью при разработке концепции мероприятия, где указываются цели, задачи, содержание и ожидаемый от события эффект. Кроме того, на первом этапе подготовки тщательно прописываются программа и сценарий мероприятия, участники и их роли.

 

2. Административная часть. Самый трудоемкий этап подготовки специального события. Как правило, функции специалиста по связям с общественностью сводятся к контролю за процессом и согласованию сроков подготовки отдельных элементов события. PR-специалист распределяет задания по специализированным агентствам и отслеживает их выполнение к установленному сроку. В его обязанности также входит определение места проведения мероприятия, времени и продолжительности события.

Кроме того, специалист по связям с общественностью должен:

· проконтролировать подготовку и оформление выбранного помещения;

· проконтролировать установку и работоспособность необходимой техники, например звукового оборудования, проектора и т.д.;

· составить список приглашенных гостей и отследить своевременное изготовление и рассылку (за две-три недели) приглашений;

· заранее определить сферы ответственности сотрудников, которые будут принимать участие в мероприятии;

· проконтролировать изготовление необходимой для мероприятия полиграфической и сувенирной продукции.

3. Работа со СМИ. Присутствие представителей СМИ на специальном событии также требует тщательной подготовительной работы. Специалист по связям с общественностью может построить работу со СМИ в три этапа:

1. Составление базы представителей СМИ, которых необходимо пригласить на событие. Составление анонсирующего пресс-релиза, его рассылка и предварительный обзвон по сформированной базе с целью выяснения заинтересованности в тематике события.

2. Приглашение представителей СМИ на специальное мероприятие.

3. Работа по совместной подготовке и контроль за выходом материалов.

Значительно повысить эффективность специального мероприятия может присутствие на нем известной личности. Однако перед тем как выбрать наиболее подходящую для этого фигуру, необходимо проанализировать цели мероприятия, предполагаемую атмосферу его проведения и аудиторию. Если выбор сделан правильно, то о событии будут долго говорить и после его окончания. Кроме того, появляется возможность увеличить количество публикаций, так как круг заинтересованных в освещении СМИ значительно расширится.

Организация специальных PR-мероприятий: цели и этапы.

 

 

Современная теория PR рассматривает специальные мероприятия как важный инструмент специалиста по связям с общественностью, поскольку, являясь эффективным средством коммуникации с целевыми группами, они обеспечивают паблисити и внимание широкой аудитории.

Специальное мероприятие (event) — это мероприятия, проводимые компанией в целях привлечения внимания общественности к самой компании, её деятельности и продуктам. Спец.события призваны нарушить рутинный и привычный ход жизни в самой компании и окружающей её среде, стать событием для целевых групп общественности.

Организация специального мероприятия направлена не только на привлечение внимания общественности и СМИ. ЦЕЛИ:

· создание, поддержание и развитие положительного имиджа компании или ее продукта,

· взаимодействие с целевыми общественными группами (в том числе поддержание внутрикорпоративных отношений),

· получение обратной связи, что позволяет провести анализ эффективности деятельности и стратегии,

· демонстрация уровня развития компании, масштабов ее деятельности,

· создание дополнительного источника информации о компании.

Специалисты по связям с общественностью довольно часто прибегают к организации специальных мероприятий. Это вызвано не только желанием привлечь внимание общественности, но и тем, что у компании появляется важное и вполне контролируемое средство распространения информации. Среди специальных мероприятий наибольшей популярностью у PR-технологов пользуются:

· круглые столы и семинары, выставки, экспозиции, презентации, церемонии открытия, праздники, дни открытых дверей.