ДОМОВЫЕ ЗНАКИ

В программе MS Word возможны создание и печать однотипных конвертов с разными адресами и писем, отличающихся только текстом приветствия и реквизитами получателей.

Последовательность создания серийных документов

Под серийным документом подразумевают документы одинакового содержания, рассылаемые различным адресатам.

Процесс создания серийных документов включает три этапа:

- создание основного документа;

- создание источника данных;

- слияние основного документа и источника данных.

Основной документ содержит неизменную (общую для всех однотипных документов) часть серийного документа, оформленную как обычный текст, и вычисляемые поля, замещаемые на данные, специфические для каждого документа. Основным документом может стать документ созданный на основе шаблона (письма, факсы, конверты и т.д.).

Источник данных содержит специфические данные (например, адреса, названия организаций, имена получателей и т.д.). Источник данных можно создать вручную, а можно воспользоваться уже готовым, например, из адресной книги Outlook.

Слияние основного документа и источника данных представляет собой создание экземпляров серийного документа для каждого адресата. Во время слияния документов на место полей слияния подставляются их значения из источника данных.

Создание серийных документов

Для создания серийных документов нужно выполните команду:

Сервис Þ Письма и рассылки Þ Слияние.

Процесс создание серийного документа разбит на шесть этапов:

1. Первый этап – выбор типа создаваемых документов. В появившейся справа области задач «Слияние» в разделе «Выбор типа документов» выберите нужный вам тип документа (письма, электронное сообщение, конверты, наклейки, каталог) и нажмите ссылку Далее, находящуюся внизу области задач.

2. Второй этап – выбор основного документа. Выберите в разделе «Выбор документа» документ, который будет являться основным документом: текущий документ, шаблон или существующий документ (ранее созданный документ). Нажмите ссылку Далее.

3. Третий этап – создание источника данных. Для выбора получателей можно воспользоваться готовым источником данных (Использование списка или Контакты Outlook) или создать новый (Создание списка).

Для создания нового источника данных нажмите ссылку Создать … В появившемся диалоговом окне «Новый список адресата» настройте список полей, создайте записи и если необходимо выполните сортировку или поиск записей.

После создания списка закройте диалоговое окно. В появившемся окне «Сохранение списка адресов» задайте имя списка и выберите папку, куда он будет помещен.

Если же вы выбрали ранее созданный список, то его можно изменить (добавить/удалить записи, поля, отсортировать).

После создания или изменения списка нажмите ссылку Далее.

4. Четвертый этап – добавление в документ полей слияния. Для этого щелкните по ссылке «Другие элементы». Откроется диалоговое окно «Добавление поля слияния». Выберите нужное поле и щелкните по кнопке Вставить. Поле слияния будет вставлено в тест документа в место расположения курсора.

После добавления всех полей слияния нажмите ссылку Далее.

5. Пятый этап – просмотр документов, полученных путем слияния основного документа и источника данных. Для просмотра созданных документов воспользуйтесь стрелками вправо и влево. При просмотре в поле слияния будет отображаться информация из источника данных.

6. Шестой этап – завершение слияния. На данном этапе можно осуществить печать полученных документов, отправку документов по факсу или по электронной почте, выполнить слияние в новом документе.

Для осуществления слияния в новом документе нужно нажать ссылку «Изменить часть писем». После этого откроется диалоговое окно «Составные новые документы», в котором выберите необходимые записи из источника данных (все, текущую запись, записи из выбранного интервала) и нажмите на кнопку OK.

При создании серийных документов можно воспользоваться кнопками на панели инструментов Слияние (см. рис. 1). Для ее открытия нужно выполнить команду Вид Þ Панели инструментов Þ Слияние. Изучите кнопки данной панели самостоятельно.

Рис. 1. Панель инструментов Слияние

Упражнение 1

Создайте серийный документ (типовое письмо), предназначенный для рассылки в различные организации информации, необходимой при поступлении на работу.

1. Создайте новый документ, содержащий заявление о приме на работу и резюме.

Для разработки резюме используйте соответствующий мастер резюме (шаблон). В резюме включить фамилию, имя, отчество, адрес и другие сведения о себе.

Пример заявления (текс, выделенный серым цветом, в документ не вводите, он будут оформлены как поля слияния):

Название организации

адрес: страна, индекс, город, улица, дом, офис

ФИО получателя

Ваши ФИО в родительном падеже

заявление.

Прошу принять меня на работу…

Сохраните документ в своей папке под именем Резюме.doc.

2. Выполните команду Сервис Þ Письма и рассылки Þ Слияние.

3. В появившейся справа области задач «Слияние» в разделе «Выбор типа документов» выберите письма и нажмите ссылку Далее, находящуюся внизу области задач.

4. Основным документом является текущий документ. Поэтому в разделе «Выбор документа» выберите текущий документ и нажмите ссылку Далее.

5. Создайте источник данных – базу данных организаций, куда предполагается разослать резюме. В базу данных включите следующие поля: название организации, страна, индекс, город, улица, дом, офис, ФИО получателя. При необходимости можно добавить и другие поля. Источник данных сохраните в свою папку.

Для создания и сохранения источника данных выполните следующие действия:

- В разделе «Выбор получателей» выберите «Создание списка» и нажмите ссылку Создать … Появится диалоговое окно «Новый список адресата» (см. рис.2).

- Для настройки списка полей в записи нажмите кнопку Настройка…

- В открывшемся окне «Настройка списка адресов» для создания нового поля нажмите кнопку Добавить и введите имя нового поля. Для удаления ненужного поля выделите его и нажмите кнопку Удалить. Если при наборе поля вы сделали ошибку, то это поле можно переименовать, выделив его и нажав кнопку Переименовать. Для изменения порядка следования полей воспользуйтесь кнопками Вверх и Вниз.

- В итоге в вашем списке полей должны быть название организации, страна, индекс, город, улица, дом, офис, ФИО получателя. После создания списка нажмите кнопку OK.

- Занесите данные об организации и нажмите кнопку Создать запись. Создайте еще 4 записи (в двух из них введите город – Москва). Для перемещения по созданным записям используйте кнопки: Первую, Предыдущую, Следующую, Последнюю.

- Нажмите кнопку OK.

- В появившемся окне «Сохранение списка адресов» выберите свою папку и задайте имя «Источник данных».

- Нажмите ссылку Далее.

ДОМОВЫЕ ЗНАКИ

Плоский домовой знак 35 х 25 см DP001 Типовой размер домового знака в соответствии со стандартом, соответствующим нормам технической эксплуатации зданий. Материал: ПВХ

Руб.