Одним из наиболее сложных и детально проработанных способов анализа организаций и систем управления стал системный подход. Возникновение этого общенаучного подхода связано с именем австрийского биолога Людвига фон Берталанфи, эмигрировавшего в 1930-х гг. в США.
В рамках этого подхода организация рассматривается как система, т.е. некая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого.
Принято выделять 2 основные категории теории систем:
- Закрытые системы, имеющие жесткие фиксированные границы, являются самообеспечивающимися, самодостаточными и (относительно) не зависят от среды, окружающей систему.
- Открытые системы, не имеющие жестких границ, находятся в постоянном взаимодействии с внешней средой и, как правило, имеют механизмы адаптации к изменениям в окружении.
В наиболее общем плане модель организации как открытой системы состоит из 3 элементов:
- Входы – все, что организация потребляет из внешней среды: материальные, трудовые, финансовые и информационные ресурсы;
- Преобразования – комплекс переработки входов, который непосредственно зависит от эффективности управления;
- Выходы – результат переработки входов, который может выражаться в конечной продукции (услугах), прибыли, социальном взаимодействии, доле рынка, капитализации, росте и развитии компании, удовлетворенности сотрудников и т.п.
Солидную теоретическую конструкцию(1969) в рамках системного подхода разработали Эрик Трист и Фред Эмери. Согласно их теории организация представляет собой открытую социотехническую систему, т.е. включает как технические (механические), так и социальные подсистемы, и функционирует в контексте своего окружения (внешней среды). Как любая системы, организация характеризуется определенной степенью энтропии. Выживание и развитие организации неразрывно связано со скоростью обновления ее отдельных элементов и подсистем.
Подсистемы – это крупные составляющие сложных организаций, выполняющие определенную функцию.
Интересную системную модель организации разработал профессор Дарденской школы бизнеса Джеймс Клоусон. Он выделяет шесть подсистем, необходимых для выживания и развития открытой системы:
- Подсистема управления – орган, формулирующий цели, планы и средства контроля; отражает роль руководителей исполнительного уровня;
- Подсистема адаптации – отслеживает экономическую обстановку и обеспечивает соответствие продуктов и услуг фирмы меняющейся ситуации на рынке, а следовательно, выживание. Информация, поступающая от маркетологов, агентов по обслуживанию потребителей и торговых агентов, делает компанию способной к адаптации;
- Подсистема контроля поступлений в организацию отслеживает приток ресурсов – того, чем «питается» организация. К функциям этой подсистемы относятся подбор кадров, закупка исходных материалов и мобилизация денежных средств;
- Подсистема производства преобразует то, что поступает в организацию, в товары и услуги. В производственной компании эту функцию выполняют производственные мощности;
- Подсистема контроля оттоков из организации связана с распределением средств, продуктов и отходов. Маркетинговая группа помогает компании в выпуске товаров и услуг, кадровая служба занимается освобождением организации от работников, которые не отвечают стандартам компании, отдел общественных связей отвечает за положительный имидж компании.
- Подсистема поддержки старается обеспечить эффективную совместную работу других подсистем: она поддерживает равновесие в организации, координируя все осуществляемые действия. К средствам, используемым подсистемой поддержки, относятся стимулирование работников, информационные бюллетени компании и т.д.
Подсистемы организации по Дж.Клоусону:
| Подсистема контроля поступлений в организацию
| Управляет входящими потоками ресурсов: материалов, людей, денег
|
| Подсистема производства
| Перерабатывает ресурсы и производит конечный продукт
|
| Подсистема контроля оттоков из организации
| Распределяет во внешней среде оттоки организации: продукты, людей, деньги
|
| Подсистема управления
| Формулирует цели, планы, средства контроля
|
| Подсистема адаптации
| Отслеживает изменения во внешней среде
|
| Подсистема поддержки
| Поддерживает равновесие всех систем
|
Альтернативную модель 6 систем предлагают консультанты по организационным изменениям Синди Адамс и Билл Адамс.
Они выделяют следующие системы:
- система коммуникаций – обеспечивает организацию открытым свободным обменом информацией;
- система лидерства (стратегического управления) – создает и поддерживает условия процветания организации;
- система норм позволяет организации оценивать собственные достижения;
- система производства – регулирует средства и методы производства товаров и услуг, востребованных потребителями;
- система ответственности – формирует среду, в которой люди чувствуют себя ответственными за эффективность деятельности организации;
- система производительности труда – отбирает, поддерживает и развивает сотрудников, соответствующих целям организации.
Следует, однако, помнить, что теория систем, будучи описательной моделью, лишь раскрывает взаимосвязи в организации, но не дает конкретных рекомендаций. Сущность системного подхода заключается в формировании системного мышления (взамен более привычного линейно-событийного), основной принцип которого в том, чтобы видеть:
- взаимосвязи, а не линейные цепочки причинно-следственных связей;
- процессы изменений, а не статичные состояния.
По словам ведущего теоретика и практика «пятой дисциплины» (т.е. системного мышления) Питера Сенге, оно «позволяет через изолированные события разглядеть более глубокие паттерны и взаимосвязи; тогда как событийное мышление является линейным, системное мышление полагается на постоянную обратную связь».
Важно помнить, что «эффективность всей системы определяется максимальной эффективностью самой слабой подсистемы: «караван идет со скоростью самого медленного верблюда».
В 1948 г. профессор Университета штата Огайо Ральф Стогдилл провел детальное исследование характерных качеств лидеров и их профессиональных умений. Он пришел к выводу, что наличие тех или иных черт и навыков, присущих лидерам, по большей части было обусловлено конкретной ситуацией управления: внешним и внутренним контекстом работы топ-менеджера.
Эти исследования, подкрепленные фундаментальными социально-психологическими теориями Курта Левина, легли в основу ситуационного подхода в управлении организациями. В рамках этого подхода предпринята попытка увязать конкретные практические приемы и научные концепции с определенными конкретными ситуациями для того, чтобы достичь целей организации наиболее эффективным способом.
Сторонники ситуационного подхода пытаются осуществить синтез двух идей:
- идеи уникальности («каждая ситуация в своем роде неповторима») и
- идеи универсальности («существует одно наилучшее решение»).
Таким образом, ситуационные воззрения базируются на следующих предположениях:
- организационные феномены укладываются в логические структуры;
- в близких по характеру ситуациях менеджеры действуют схожим образом.
Эти идеи заложены в основу четырехшаговой методологии ситуационного подхода:
- Руководитель должен знать средства профессионального управления, которые доказали свою эффективность.
- Каждая из управленческих методик имеет свои сильные и слабые стороны. Руководитель должен уметь просчитать последствия использования каждой из них.
- Руководитель должен правильно определять, какие факторы будут наиболее важными в данной ситуации и какой вероятный эффект может повлечь за собой изменение одной или нескольких переменных.
- Руководитель должен увязать применение конкретных приемов, которые вызовут минимальный отрицательный эффект, с конкретными ситуациями.
В качестве ситуационных переменных принято рассматривать 2 группы:
- Внешние – конкуренты, источники получения техники и технологии, социальные факторы, государственное регулирование и т.д.
- Внутренние – люди, цели, задачи, структура, технология и т.д.
Безусловно, описать все переменные, влияющие на организацию невозможно. На практике каждый менеджер сам определяет критерии отбора значимых переменных, сознательно отказываясь от второстепенных.
Задача общего менеджмента – дать наиболее универсальные и в то же время действенные модели организации, систем управления и контекста (ситуации).
Модели организации: модель Ларри Грейнера, теория жизненных циклов организации Ицхака Адизеса, «Алмаз Левитта», модель организации «7-S» томаса Питерса, Роберта Уотерман и Джульен Филлипс, модель шести ячеек Марвина Вайсброда.
Рассматривая систему точек зрения на менеджмент, можно увидеть, что ситуационный подход имеет преимущество как «синтезатор» существующих учений.
