Рекомендуемые приемы работы при создании таблиц

После вставки таблицы для удобства выполнения операций с таблицей появляются две дополнительные вкладки: Конструктор и Макет, объединенные заголовком «Работа с таблицами». Ознакомиться с назначением значков в обеих вкладках.

Операции с внешним видом таблицей объединены во вкладке Конструктор, операции с таблицами – Макет.

С помощью контекстного меню (нажав правую кнопку на выделенном объекте), можно изменить: выравнивание и направление текста, границы и заливку и др.

При выполнении работы обратить внимание на основные правила и приемы работы:

1. Для наглядности можно нанести сетку на экране, используя команду Макет Таблица – Отобразить сетку .

2. Перемещение внутри таблицы выполняется нажатием клавиши TAB или SHIFT+TAB.

3. Маркировка элементов таблицы выполняется:

- через панели выделения строк, столбцов, ячеек;

- «горячими клавишами» SHIFT + ←;, SHIFT + →;, HOME, END;

- выполнить Макет – Таблица – Выделить – Выделить ячейку/ Выделить столбец/ Выделить строку/ Выделить таблицу .

4. Вставка (удаление) строк, столбцов или ячеек:

- выделить столько строк (столбцов), сколько нужно вставить, выполнить Макет – Строки и столбцы –Вставить сверху/ снизу/ слева/ справа ;

- выполнить Макет – Строки и столбцы – Удалить ячейки ( со сдвигом влево, со сдвигомвверх, удалить всю строку, удалить весь столбец )/ столбцы/ строки/ таблицу .

5. Изменение ширины и высоты столбца (ячейки):

- двойной щелчок по крайней левой вертикальной линии сетки или Макет – Размер ячейки – Автоподбор (по содержимому, по ширине окна, фиксированная ширина столбца) ;

- удерживая клавиши SHIFT и перетаскивая границу, можно изменить границы только у прилегающих столбцов, CTRL + SHIFT – только у столбца, прилегающего слева к перетаскиваемой границе. При удержании ALT при перетаскивании границ в линейке будут показаны размеры столбцов;

- установить мышь на правой границе ячейки и тянуть, удерживая левую кнопку;

- изменить положение маркеров столбцов на линейке;

- выделить изменяемый столбец – Макет – Размер ячейки – установить значения параметров .

6. Объединение (разбивка) ячеек:

- выделить ячейку/набор ячеек;

- выполнить Макет – Объединить –Объединить/ Разбить ячейки .

7. Копирование и перемещение: выделить с маркерами столбец, строку или ячейку и перетащить (+ CTRL – копировать).

8. Сортировка содержимого таблицы и текста:

- выполнить Макет – Данные – Сортировка ;

- указать в поле «Сортировать» и в поле «Затем» номера столбцов, содержимое которых будет использовано при сортировке;

- указать тип сортировки – текст, число, дата;

- установить вид сортировки данных «По возрастанию» или «По убыванию».

9. Нумерация ячеек:

- выделить ячейки для нумерации;

- выполнить Главная- Абзац - Нумерованный список .

10. Для выполнения расчетов в таблице ввести формулу в ячейку одним из вариантов:

1-й вариант:

- установить курсор в ячейку;

- выполнить Вставка – Текст – Экспресс-блоки – Поле ;

- из списка «Категории» выбрать «Формулы» и из списка «Поля» выбрать

- «= (Formula)»;

- в поле «Формула» ввести выражение, подлежащее вычислению; в поле «Формат числа» установить необходимый формат представления результата.

2-й вариант:

- установить курсор в ячейку;

- выполнить Макет – Данные – Формула ;

- выбрать в поле «Вставить функцию» необходимое для выполнения расчетов имя функции или самостоятельно набрать расчетную формулу;

- в поле «Формат числа» установить необходимый формат представления результата.

11. Установка контура и разделительных линий:

- выделить таблицу или ее часть;

- выполнить Конструктор – Стили таблиц– Заливка – указать нужный тип.

12. Сборка списка таблиц позволяет собирать список таблиц с названиями и номерами страниц. Для создания списка:

- курсор поместить на место вставки списка;

- выполнить Ссылки – Названия – Список иллюстраций – в списке «Название» выбрать «Таблица».

13. Преобразование текста в таблицу:

- выделить строки, предназначенные для преобразования;

- отключить сетку командой Макет -Таблица – Отобразить сетку;

- выполнить команду Вставка – Таблицы – Таблица – Преобразовать в таблицу .