Принципы построения организационных структур управления

 

Научно обоснованное формирование организационных структур управления — актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих субъектов к рыночной экономике. В новых условиях необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организации управления на основе системного подхода.[11]

Без развития методов проектирования структур управления затруднено дальнейшее совершенствование управления и повышение эффективности производства, так как:

Во-первых, в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления.[12]

Во-вторых, в сферу хозяйственности управления техническими системами комплексный подход к совершенствованию организационного механизма ранее во многом был подменён работой по внедрению и использованию автоматизированных систем управления. [13]

В-третьих, создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и интуицию, но и на научные методы организационного проектирования.[14]

В-четвёртых, проектирование сложнейшего механизма — механизма управления — должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирования организационных систем.[15]

При разработке принципов и методики проектирования структуры как застывшего набора органов, соответствующих каждой специализированной функции управления, прежде всего необходимо включать систему целей и их распределение между различными звеньями. Сюда относится состав подразделений, которые находятся в определённых связях и отношениях между собой; распределение ответственности. Важными элементами структуры управления являются коммуникации, потоки информации и документооборот в организации.[16]

Организационная структура — это поведенческая система, это люди и их группы, постоянно вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач.[17]

Такая многосторонность организационного механизма несовместима с использованием каких-либо однозначных методов —либо формальных, либо неформальных. Поэтому необходимо сочетание научных методов и принципов формирования структур (системного подхода) с большой экспертно-аналитической работой, изучением отечественного и зарубежного опыта. В основу всей методологии проектирования структур должны быть положены сначала цели, а затем — механизм их достижения.[18]

Системность самого подхода к формированию структуры проявляется в следующем:

1) Не упускать из виду ни одну из управленческих задач, без решения которых реализация целей окажется неполной.

2) Выявить и взаимоувязать применительно к этим задачам всю систему функций, прав и ответственности по вертикали управления — от генерального директора предприятия до мастера участка.

3) Исследовать и организационно оформить все связи и отношения по горизонтали управления.

4) Обеспечить органическое сочетание вертикали и горизонтали управления. [19]

Исследование влияния внешней среды на проектирование организации включает следующие этапы:

Первый этап — выявление и описание элементов внешней среды (вход, выход, технологии, знания).

Второй этап — выявление основных взаимосвязей между элементами внешней среды, включая элементы прямого воздействия.

Третий этап — определение степени разнообразия элементов внешней среды (изменения, определённость, обратная связь).

Четвертый этап — проектирование каждого элемента организационной структуры с учётом внешней среды, в которой данный элемент будет функционировать.

Пятый этап — формирование механизма управления с учётом специфики элементов организационной структуры и её внешней среды.[20]

До последнего времени методы построения управления характеризовались чрезмерно нормативным характером, недостаточным разнообразием, что приводило к механическому переносу применявшихся в прошлом организационных форм в новые условия. Нередко аппарат управления на самых разных уровнях повторял одни и те же схемы. С научной точки зрения, слишком узкую трактовку получали сами исходные факторы формирования структур: численность персонала вместо целей организаций; постоянный набор органов вместо изменения их состава и комбинации в разных условиях.

Системный подход, придавая важное значение научно обоснованному определению функции управления и нормативов численности как части общего процесса формирования организационно-управленческой структуры, ориентирует исследователей и разработчиков на более общие принципы проектирования организаций. То есть он предполагает исходное определение системы целей организации, которые обусловливают структуру задач и содержание функций аппарата управления.[21]

Эффективность построения организационной структуры не может быть оценена каким-либо одним показателем. С одной стороны, здесь следует учитывать, насколько структура обеспечивает достижения организацией результатов, соответствующих поставленным перед ней производственно-хозяйственным целям, с другой — насколько её внутреннее построение и процессы функционирования адекватны объективным требованиям к их содержанию, организации и свойствам.[22]

Конечным критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры является наиболее полное и устойчивое достижение целей. Однако довести этот критерий до практически применимых простых показателей, как правило, невозможно.[23]

Процесс формирования организационной структуры включает в себя формулировку целей и задач, определение состава и место подразделений, их ресурсное обеспечение (включая численность работающих), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления.[24]

Процесс формирования организационной структуры управления можно организовать по трем крупным стадиям:

-формирование общей структурной схемы, чтобы определить главные характеристики организации, а также направления, по которым должно быть осуществлено более углублённое проектирование как организационной структуры, так и других важнейших аспектов системы (способность переработки информации);

-разработка состава основных подразделений и связей между ними — заключается в том, что предусматривается реализация организационных решений в целом по крупным линейно-функциональным, программно-целевым блокам, и по самостоятельным (базовым) подразделениям аппарата управления, распределения конкретных задач между ними и построения внутриорганизационных связей;

- регламентация организационной структуры — предусматривает разработку количественных характеристик аппарата управления и процедур управленческой деятельности.