Соціально-культурне середовище

Дата добавления: 2015-09-19; просмотров: 557

Практичне заняття №4

РОЗДІЛ 5. СКЛАДАННЯ ПРОФЕСІЙНИХ ДОКУМЕНТІВ

Тема : Загальні вимоги до складання документів. Текст документа. Основні реквізити. Види документів

Мета: знати призначення, класифікацію документів, вимоги до складання та оформлення різних вплів документів, реквізити документів та правила їх оформлення;вміти складати ділові папери управлінської документації обраної професії, грамотно писати й оформляти документи.

Тип заняття: практичне

Питання до заняття

1. Документ - основний вид ділового мовлення.Вимоги до складання та оформлення різних видів документів.

2. Основні реквізити. Види документів та їх класифікація. Стандартні і нестандартні документи.

3. Правила оформлення сторінки, рубрикація тексту, правила оформлення заголовків, виділення окремих частин тексту.

Ключові поняття:документ, юридична сила документа, письмові та рукописні документи, службові та особисті документи, реквізит службового документа, формуляр- зразок, бланк документа, абзац, рубрикація документа, нумерація сторінок

Література:

1.Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навчальний посібник. - К.: А.С.К., 2003. - 400 с.

2.Зубков М.Г. Мова ділових паперів. - Харків: Торсінг, 2001. -384 с.

3.Мацюк 3., Станкевич Н. Українська мова професійного спілкування.-К., 2005

4.Шевчук С.В., Кабиш О.О. Практикум з українського ділового мовлення: Навчальний посібник. - Кл Арій, 2008. - 160 с.

5.Паламар Л., Кацавець Г. Мова ділових паперів.-К., 2000

Питання 1

Документ – це матеріальний об'єкт, що містить зафіксовану інформацію, оформлену в усталеному порядку, і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу для виконання конкретної, йому призначеної функції.

Документи широко використовуються в повсякденній діяльності як джерела та носії інформації, сприяють удосконаленню внутрішньої організації та зовнішніх стосунків, поліпшенню роботи, функціонування закладів, підприємств чи організацій і одночасно є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи,

Оскільки документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів, що мають життєво важливі наслідки, кожний із них несе велике правове (юридичне) навантаження.

Кожний документ укладається згідно з усталеними нормами та правилами, які є стабільними (канонічними) для конкретного виду, але всі вони мають відповідати таким вимогам:

· не суперечити чинному законодавству держави, нормам юридичного й адміністративного права, директивним положенням конкретних керівних органів;

· видаватися лише відповідними повноважними органами або службовими особами згідно з їх компетенцією;

· відповідати своєму призначенню, назві й укладатися за встановленою формою;

· бути достовірними, переконливими й відповідати меті та завданням конкретного закладу, установи тощо або їх керівництва (базуючись на фактах, містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки);

· бути належним чином відредагованими (грамотними) й оформленими, розбірливими та охайними.

Більшість документів повинна бути придатною до тривалого зберігання.

Дотримування цих вимог дає змогу оперативно отримати й опрацювати потрібну інформацію, вчасно вжити доцільних заходів, зробити процес управління стабільним, передбачуваним і результативним.

Питання 2

Класифікаційні ознаки документів:

Види документів визначають за такими ознаками:

1. Найменуванням - заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

2. Походженням - службові (офіційні) й особисті;

Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку;

Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності;

3. Місцем виникнення - внутрішні та зовнішні:

внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;

зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;

4. Призначенням - організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;

5. Напрямком - вхідні й вихідні;

6. Формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні):

стандартні - це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);

індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

7. Строками виконання - звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові:

звичайні безстрокові - це такі, які виконуються в порядку загальної черги;

термінові - зі встановленим строком виконання. До них, належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма);

дуже термінові документи з позначенням "дуже терміново";

8. Ступенем гласності - секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначку "Секретно". Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;

9. Стадіями створення - оригінали, копії й виписки:

оригінал - це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;

копія - це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка "Копія" вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;

За потреби відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг);

Якщо документ загублено, видається його другий примірник - дублікат. Юридичне оригінал і дублікат рівноцінні;

10. Складністю - прості (односкладові) й складні;

11. Строками зберігання - постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

12. Технікою відтворення - рукописні й відтворені механічним способом;

13. Носієм інформації - оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.