РОБОТИ СТУДЕНТІВ

Дата добавления: 2015-10-15; просмотров: 462

Возможность передоверия теперь может быть не только ограничена, но и полностью запрещена в тексте доверенности. Это касается и случая, когда в силу сложившихся обстоятельств лицо вынуждено осуществить передоверие для охраны интересов выдавшего доверенность лица. Ранее в данных обстоятельствах передоверить совершение действий разрешалось, даже если такая возможность не была предусмотрена доверенностью.

Изменены и основания, при которых для доверенности, выдаваемой в порядке передоверия, не требовалось нотариального удостоверения. Теперь это правило применимо для доверенностей, выдаваемых в порядке передоверия юридическими лицами, руководителями филиалов и представительств юридических лиц. Возможность передоверия доверенностей, удостоверенных в порядке пункта 3 статьи 185.1 Гражданского кодекса организацией, в которой доверитель работает или учится, или администрацией стационарного лечебного учреждения, теперь полностью исключается.

Сроки извещения о факте передоверия законом ранее не лимитировались. Теперь закон требует извещать выдавшее доверенность лицо о факте передоверия в «разумный срок». Конечно, такую формулировку нельзя признать действенным стимулом для своевременного исполнения предусмотренной обязанности. Вместо
установления максимального срока для исполнения обязанности (начало течения которого может быть нормативно отложено при наличии объективных уважительных причин) законодатель использовал нормативную формулировку, для которой присущ весьма высокий уровень субъективности и вариативности в оценке продолжительности предусмотренного ею периода времени.

Следует также обратить внимание, что ответственность предусмотрена исключительно за неисполнение обязанности по извещению о передоверии²⁰. О возможности применения данной ответственности в случае несвоевременного исполнения упомянутой обязанности каких-либо указаний нет.

Правила оформления сводки,заключения,перечня,списка

Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований).

Сводки могут быть внешними и внутренними. Внешние сводки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние сводки представляются руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Внешние сводки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги.[5]

Сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.

Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляют на проекты положений, постановлений, инструкций. Кроме того заключения составляют на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты) и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено, и текст, состоящий из двух частей. В первой части даются краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса.

Во второй части должны излагаться конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа (может состоять из нескольких пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами). При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: «С проектом ... согласны» или «По рассматриваемому вопросу замечаний нет».

Заключение может быть оформлено на общем бланке организации (если оно подписывается руководителем организации или его заместителями) или на стандартных листах бумаги (если заключение подписывается специалистом организации или группой специалистов организации). Если заключение составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации.[5]

Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов, документов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Оформляется перечень на общем бланке организации. Составляют перечни в табличной форме или в виде текста, содержащего разделы. Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Конкретные разновидности перечней требуют утверждения.

Список - документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.[3]

Список является сопутствующим, пояснительным документом к протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и др. Список приглашенных, список на рассылку и др. требуют утверждения.

Оформляется списки на общем бланке организации или стандартном листе бумаги.

Обязательными реквизитами сводки, заключения, отзыва, списка, перечня являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, печать (при составлении на стандартном листе бумаги).

Вопрос 80, организация справочно-информационной работы

Условием успешной деятельности службы ДОУ в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного аппарата), в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе (см. ответ на вопрос 54, с. 159).

Задача справочного аппарата в делопроизводстве заключается в ответе в любой момент на два вопроса: первый — в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится искомый документ, второй — в каком документе (в каких документах) находится конкретная информация по нужному вопросу.

Информационно-справочная работа может быть построена как традиционно с использованием справочных карточек, так и в автоматизированном режиме. Рассмотрим кратко оба подхода.

Справочные картотеки при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии и контрольной группе. При децентрализованном осуществлении операций картотеки находятся в структурных подразделениях организации.

Справочная картотека делится на две части: в первую входят карточки на неисполненные документы, во вторую — на исполненные.

По мере исполнения карточки из разделов первой части картотеки перемещаются в соответствующую рубрику < второй части. На регистрационной карточке, помещаемой во второй раздел картотеки, должны быть заполнены все графы, содержащие сведения о документе.

Справочные карточки передают в архив вместе с законченными делопроизводством делами и документами.

Возможности информационно-справочного обслуживания с внедрением автоматизированной системы регистрации документов значительно расширились. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа. Загрузка операционный системы, структура магнитного диска

вопро 78 Технология работы с обращениями граждан

Работа с обращениями граждан является самостоятельным уча­стком службы документационного обеспечения. В тех учреждениях, где бывает много заявлений, предложений и жалоб граждан, создаются специальные подразделения — бюро, отделы или секторы. К ним в первую очередь относятся законодательные и исполнительные органы РФ, федерации РФ, субъектов местных органов управления и самоуправления. В тех организациях, где обращений меньше, ими занимается специально выделенный сотрудник дело­производственной службы; наконец, работа с этой категорией документов может быть частью обязанностей секретаря руководителя. Руководители учреждений должны держать под личным контролем этот участок работы.

Технология работы с обращениями граждан требует выполнения следующих операций:

— прием гражданина;

— прием и первичная обработка письменных обращений;

— регистрация обращений;

— направление обращений на исполнение;

— уведомление заявителя о направлении обращения в другие учреждения;

— уведомление заявителя о длительном рассмотрении обра­щения;

— контроль за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений;

— информационно-справочная работа по обращениям;

— извещение заявителя о вынесенных решениях;

— группировка дел и текущее хранение этих документов;

— анализ поступивших обращений;

— опубликование в печати обращений, имеющих важное общественно-политическое значение.

Обращение может быть подано в письменной форме лично, по почте, а также устно должностному лицу, наделенному правом рассмотрения обращений или ведущему личный прием.

Личный прием граждан осуществляют руководители учреждений, их заместители или ответственные лица. Прием должен быть тщательно организован. Табличка с указанием времени (желательно, чтобы оно не совпадало с рабочими часами граждан) и места приема должна быть вывешена на видном месте. Приемная должна быть хорошо оборудована. Обязательно должны иметься бумага, ручки, чтобы обращение могло быть оформлено в письменном виде.

Во время приема целесообразно вести журнал, где фиксируются: дата приема, фамилия, имя, отчество пришедшего на прием, его адрес, суть вопроса, фамилия принимавшего и результаты рассмотрения. Если заявление или жалоба не могут быть разрешены во время приема, они излагаются в письменной форме и с ними ведется работа, как с письменными обращениями.

Письменные обращения принимаются централизованно в одном месте. Конверт не уничтожается, так как штамп на нем может являться доказательством даты получения документа и, кроме того, адрес автора обращения может быть написан лишь на конверте. Конверт сохраняется вместе с документом до полного решения во­проса и помещается с ним в дело.

В нижнем правом углу документа проставляется регистрационный штамп учреждения, в котором стоит дата его получения и начала работы с ним в данном учреждении. Помимо даты в регистрационном штампе указывается регистрационный индекс, состоящий из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения. Если к обращению прилагаются справочные материалы, они скрепляются с основным документом.

После первичной обработки все обращения передаются на регистрацию. Регистрация этой категории документов помимо общих задач регистрации — учета, контроля и справочной работы — является также свидетельством того, что они приняты к рассмотрению в данном учреждении. Регистрацию рекомендуется вести на карточ­ках, а в тех случаях, когда в учреждение поступает немного обращений,— в журналах. Карточки изготавливаются из плотной бумаги формата А5 (210´148 мм) или А6 (105´148 мм).

При карточной системе регистрации обычно составляют два-три экземпляра карточки: первый — для контрольной картотеки, второй — для справочной работы, третий направляется вместе с документом исполнителю.

В регистрационных формах отражаются основные поисковые признаки документа и сведения о заявителе. Пример регистрационных карточек письменных и устных обращений граждан приведен в Приложении 7.

Прежде чем приступить к регистрации, необходимо проверить по алфавитной карточке, не является ли данное обращение повторным. В случае повторного обращения указываются номер и дата предыдущего документа, а на самом документе в правом верхнем углу делается отметка «Повторно».

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому вопросу, если со времени подачи первого предложения, заявления или жалобы истек установленный законодательством срок их рассмотрения или заявитель не был удовлетворен данным по первому обращению ответом.

Бывают случаи, когда гражданин направляет обращение одновременно в несколько учреждений, но, в конечном итоге, оно переадресуется в одно, в чью компетенцию входит его решение. Эти документы учитываются под регистрационным индексом первого полученного документа с добавлением порядкового номера. Например: В-119/1; В-119/2 и т. д. Зарегистрированный документ передается руководителю или его заместителю для принятия решения.

В случае, когда полученное обращение не относится к компетенции получившего его учреждения, оно должно быть в пятидневный срок направлено в компетентный орган либо заявителю с разъяснением, куда следует переадресовать свое обращение.

Если в документе поставлены вопросы, требующие решения нескольких организаций, получившая его служба передает необходимую информацию в эти организации. Обращение может быть передано подведомственному учреждению при условии, что в документе не содержалось критических замечаний в его адрес. В этих случаях может быть увеличен срок рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан. Такое первичное рассмотрение документов должно быть осуществлено в срок, не превышающий трех дней. В случае пересылки документов в другие организации заявители ставятся об этом в известность.

Если в процессе рассмотрения документа руководитель может сразу решить поставленный вопрос, он отражает свое решение в резолюции, на основании которой составляется ответ заявителю. Если вопрос требует разъяснения, в резолюции указываются исполнитель и срок ответного разъяснения документа. Все указания руководителя переносятся в регистрационно-контрольную карточку. Каждое решение должно быть принято с учетом требований конкретных законов, обстоятельств и причин, породивших критические замечания.

Исполнение всех поступивших и зарегистрированных предложений, заявлений и жалоб ставится на контроль.

Контроль за их исполнением можно разделить на следующие этапы:

— постановка документа на контроль;

— проверка своевременного доведения документа до испол­нителя;

— предварительная проверка и регулирование хода испол­нения;

— учет и обобщение результатов контроля исполнения;

— информирование руководителя.

Организация контроля за исполнением обеспечивает своевременное и качественное исполнение предложений, заявлений и жалоб граждан.

В зависимости от сложности вопросов, поставленных в обращениях, определяются и сроки их исполнения (даты исполнения исчисляются в календарных днях начиная с даты поступления). Законодательными и нормативно-методическими документами определены сроки исполнения обращений граждан. Заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения и проверки, решаются безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления. В случаях, когда для принятия решения по жалобе или заявлению необходимо собрать дополнительные материалы, срок исполнения может быть продлен до одного месяца.

Контроль за своевременным исполнением предложений, заявлений и жалоб возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение этой категории документов.

Контроль за исполнением фиксируется в регистрационно-контрольных карточках. Имеются типовые программы ведения контроля за исполнением и справочной работы по обращениям граждан.

Важным этапом в работе с обращениями граждан является организация информационно-справочной работы. Одновременно с постановкой одного экземпляра регистрационно-контрольной карточки в сроковую картотеку другой экземпляр ставится в справочную картотеку.

Все этапы движения контролируемого документа должны быть отражены в регистрационной форме. Обращение снимается с контроля только после фактического выполнения принятого по нему решения, о чем также делается отметка в регистрационно-контрольной форме. Распоряжение о снятии с контроля дает лицо, принявшее решение по документу.

Результаты решения вопроса, поставленного в обращении, сообщаются заявителю. Ответы должны быть исчерпывающими, соответствующими действующему законодательству. Решение, принятое единолично компетентным должностным лицом, сообщается автору обращения от имени органа, которому подчинено должностное лицо. Решение, принятое коллегиальным органом, сообщается автору обращения со ссылкой на дату принятия этого решения либо в виде выписки из решения или протокола. Об отказе в положительном решении поднятых в предложениях, заявлениях и жалобах вопросов также сообщается заявителю в письменной форме. Отказ должен быть обоснован: указаны мотивы и основания для отказа.

Секретарь, ведущий делопроизводство по обращениям граждан, обязан систематически вести анализ этой категории документов. Периодически (раз в месяц или квартал) составляются справки, в которых отражаются вопросы, количество обращений по каждому вопросу, а также количество положительных и отрицательных решений. Кроме того, в справках указывается, сколько обращений было решено в срок, сколько просрочено и почему. Формы справок о поступлении писем граждан и о результатах рассмотрения предложений, заявлений и жалоб приведены в Приложении 8.

Такой анализ служит выявлению причин нарушения прав и интересов граждан, изучению общественного мнения. После окончательного решения и исполнения обращения на каждом документе делается отметка «В дело» и ставится личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

Предложения, заявления и жалобы после их разрешения должны быть возвращены работникам, ведущим делопроизводство. Формирование и хранение дел этой категории документов исполнителями запрещается.

Секретарь формирует их в дела отдельно от общей переписки. Вместе с обращениями подшиваются копия ответа и все относящиеся к этому вопросу документы. Каждое обращение составляет в деле самостоятельную группу документов. Внутри дела эти группы документов располагаются в алфавитном порядке — по фамилиям заявителей. Если в учреждение поступает большое количество обращений граждан, каждое дело заводится по одной или нескольким начальным буквам фамилий заявителей.

Если обращений мало, они могут быть сгруппированы в одно-два дела. Коллективные письма подшиваются в отдельное дело. Предложения, заявления и жалобы по вопросам работы организаций группируются отдельно от обращений по личным вопросам.

При небольшом количестве обращений их можно группировать в дела и в хронологической последовательности. Дополнительные материалы по вопросу или повторное обращение подшиваются к первой группе материалов, в дела группируются только исполненные документы.

Обложка дела с предложениями, заявлениями и жалобами граждан оформляется в соответствии с требованиями ГОСТа 17914-72.

На обложку дела выносятся следующие реквизиты:

— полное наименование учреждения с указанием его подведомственности;

— название структурного подразделения;

— индекс дела, если оно имеет несколько томов;

— заголовок дела (Ф. И. О. автора обращения);

— срок хранения дела.

Вопрос №76