Індивідуальне завдання № 4

Дата добавления: 2015-10-15; просмотров: 537

В современных условиях все большую роль иг­рают информационные процессы - процес­сы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фик­сированный, документный характер.' Документ­ная информация всегда фиксируется на матери­альном носителе. Документ выступает как сред­ство закрепления информации различными спо­собами на различном материале. Поэтому пер­вым свойством документной информации назо­вем ее фиксированный характер.

Весьма значительный массив документации составляют управленческие документы. Как но­сители информации, они фиксируют или удосто­веряют факты, события, связи, предписывают, разрешают или запрещают совершение опреде­ленных действий, свидетельствуют о выполне­нии этих действий, уведомляют о чем-либо и т. п. В них могут содержаться аналитические, расчет­ные или иные сведения, на основании которых совершаются управленческие действия.

Документы управления могут иметь как сугу­бо специальное назначение, затрагивая узкий круг лиц и отношений, так и общее назначение, распространяясь на несколько или на все субъ­екты и объекты управления.

Степень воздействия управленческих доку­ментов неодинакова. В одних случаях эти доку­менты отражают факты, события пассивно, в других содействуют их упорядочению, в третьих прямо воздействуют на социальные отношения, их развитие.

Характер информации, содержащейся в уп­равленческих документах, зависит от тех функ­ций, которые реализуются с помощью этой доку­ментации. Организационная информация отра­жает функцию организации управления: помога­ет упорядочить управленческий цикл, определя­ет последовательность и содержание управленческих операций, закрепляет структуру субъек­тов и объектов управления, распределяет функ­ции управления между ними, их права и обязан­ности.

Регулирующая информация содержится в управленческих решениях. Это предписываю­щая информация, которая основывается на све­дениях о состоянии управляемой системы (ос­ведомляющая информация).

Документы служат также задачам прогнози­рования и планирования. Документная инфор­мация используется и для осуществления функ­ции учета и контроля. Учетная информация, ос­новывающаяся на сборе и анализе количест­венной информации, делится на статистичес­кую, бухгалтерскую, оперативно-техническую. Контрольная документная информация отража­ет соответствие процессов и результатов функ­ционирования системы управления требовани­ям предписывающей информации, заключаю­щейся в законах, нормах, правилах, планах.

Помимо этого информационное содержание документа определяется, во-первых, теми исто­рическими условиями, в которых был создан до­кумент, а во-вторых, теми условиями, в которых он используется (подчас в другую историческую эпоху). В связи с этим важно изучение условий возникновения документа, их влияния на про­цесс и способ его создания, на формирование состава его информации.

На сущность информационной природы до­кумента оказывает также воздействие следую­щий фактор. Раз документ - лишь то, что созда­но человеком, стало быть, информация, содер­жащаяся в документе, зависит от человека и но­сит не только объективный, но и субъективный характер. В фиксации фактов существенная до­ля объективности, тогда как интерпретация их всегда по большей части субъективна. Тем не менее следует помнить и о том, что фиксация фактов предполагает отбор, а отбор по необхо­димости связан с субъективным подходом.

Информация, содержащаяся в документе, всегда имеет целевое назначение, то есть опре­деленную цель в момент его создания и переда­чи. Однако результативность, или эффект доку­ментной информации, далеко не всегда отвеча­ет ее целевому назначению: Если управленчес­кое решение было ошибочным, например неп­родуманная реорганизация того или иного уч­реждения, то даже в том случае, когда решение об этой реорганизации преследовало цель улучшить работу учреждения, результативность его на практике оказалась совсем иной.

Одним из свойств информации, в том числе документной, является ее ценность. Она выра­жает степень соответствия информации своему целевому назначению, хотя в некоторых случаях информация оказывается более ценной, чем предполагали авторы документа. В системах управления ценность информации определяет­ся по тому воздействию, которое она оказывает на результат управления.

Информация может объективно иметь высо­кую ценность и в то же время долго оставаться неиспользованной. Так, рассказ Гомера о Трое и Троянской войне в течение многих веков счи­тали мифом. Через три с лишним тысячи лет после этой войны немецкий археолог Генрих Шлиман, безоговорочно следуя Гомеру, нашел на пустынных берегах Малой Азии развалины легендарной Трои.

Недоверие к ценной информации нередко приводит к тяжелейшим последствиям. Так про­изошло, например, с чрезвычайно важными со­общениями Рихарда Зорге, Леопольда Треппе-ра, других наших разведчиков, западных дипло­матов и немецких перебежчиков о нападении фашистской Германии на Советский Союз с указанием точной даты этого нападения. Отказ Сталина поверить в достоверность этих сооб­щений привел к колоссальным людским и мате­риальным потерям. Неиспользованная объек­тивная информация в военное время всегда оборачивается напрасными жертвами, погуб­ленными жизнями.

В благоприятных условиях ценная информа­ция не только адекватно воспринимается и реа­лизуется, но дает большой положительный эф­фект. Примером может служить другое сообще­ние Р. Зорге: о том, что Япония в 1941 г. не со­бирается вступать в войну с СССР. Вера в дос­товерность этого сообщения и его полноценный учет дали возможность снять сибирские диви­зии с Дальнего Востока и направить их под Москву, что и решило исход битвы под Москвой.

Таким образом, ценность информации не может обеспечить оптимального решения, если нет уверенности в ее объективности и досто­верности. Достоверность выражает истинность информации для ее получателей. Предвзятость, субъективизм в подготовке информации, не­достаточная квалификация людей, работающих с информацией, снижают ее достоверность.

Искажение информации (преднамеренная ложь, искусственная неполнота сведений) ведет к дезинформации. Так, например, сознательное искажение статистических данных с целью сок рытия от общества или руководства реального положения вещей в экономике способно при­вести к принятию ошибочных решений на самом высоком уровне. Однако дезинформация имеет определенную ценность для того, кто к ней при­бегает. Пример - дезинформация противника во время войны. Вбрасывание сфабрикованно­го компромата в средства массовой коммуника­ции - весьма распространенный в последнее время способ дезинформации власти и общест­ва определенными политическими силами.

Всякая информация характеризуется боль­шей или меньшей определенностью. Так, ин­формация о прошлом имеет большую опреде­ленность, тогда как информация о будущем (прогноз, пророчество) всегда содержит эле­мент неопределенности. Однако даже в первом случае имеется некоторая неопределенность, связанная с вероятностью создания новых ме­тодов исследования информации о прошлом.

Новые методы исследования, например радиокарбонный анализ, помогли определить возраст открытой в 1940-х гг. древней наскаль­ной живописи в Ласко, на юге Франции, - около 15 тыс. лет. Произошла встреча двух эпох, были восстановлены утраченные связи века двадца­того и каменного века. Именно этот метод ис­следования предотвратил возможную драму, подобную той, которая случилась в 70-х гг. XIX века, когда открытую испанцем Марселино Саутуола древнейшую на земле живопись в пещере близ Альтамира на севере Пиренейского полуо­строва объявили фальсификацией. В результа­те не были приняты меры к ее сохранению и кон­сервации, и значительная часть изображений была утрачена. А между тем относящиеся к эпо­хе палеолита изображения красных быков на потолке пещеры были величайшим открытием наскальной живописи.

Очевидным требованием к документной, особенно управленческой, информации являет­ся ее полнота, то есть такое количество сведе­ний, которое позволяет сделать правильный вы­вод, вынести наиболее правильное решение по поставленному вопросу. Полнота определяется как оптимальное соотношение необходимой и полученной информации.

Количество необходимой информации зави­сит от ее доступности, а также от затрат време­ни на ее сбор и обработку. Колоссальный рост вычислительной техники и постоянное совер­шенствование компьютеров привели к инфор­мационной революции, которая в небывалой степени увеличила скорость передачи информации и оптимизировала ее полноту. Полнота компьютерной информации зависит как от объ­ема электронной памяти, исчисляемой в битах и байтах (1 байт равен 8 битам), так и от полноты базы данных (совокупность данных, организо­ванных в памяти компьютера по определенным правилам) и банка данных (совокупность дан­ных, объединенных общностью применения, ис­пользования).

На степень полноты влияют и так называемые информационные барьеры: исторические, географические, государственные, режимные, ведомственные, политические, экономические, языковые, психологические. Однако развитие Интернета ведет если не к преодолению, то к резкому снижению этих барьеров.

В управлении полнота информации не озна­чает всей без исключения информации об уп­равленческой системе и окружающей среде, о конкретной ситуации. В достижении полноты, детализации может наступить момент, когда затраты на получение полной информации пре­высят выгоды, полученные от реализации реше­ния, принятого на основе столь полной и де­тальной информации.

Полнота информации исключает ее избыточ­ность, которая приводит к увеличению объема, часто за счет бесполезной и дублирующей ин­формации. Сложившиеся традиции и нечеткое понимание функций звеньев управления приво­дят к тому, что в формы и сводки включаются показатели, несущие информацию или неакту­альную для данного момента, или не имеющую значения для функционирования данной под­системы. Излишние сведения переполняют ка­налы управления. Качество решений при этом не улучшается, так как вместо анализа инфор­мации время уходит на ее поиск и отбор.

Поступающая информация должна соответ­ствовать компетенции и полномочиям субъекта управления, который ее использует. В положе­ниях и должностных инструкциях необходимо правильно установить круг лиц, имеющих отно­шение к определенной информации. Это послу­жит некоторой гарантией соблюдения принципа соответствия компетенции органа управления его информационному обеспечению.

Одно из необходимых свойств документной информации – новизна.Необходимость получе­ния новой информации объективно обусловле­на: в природе, обществе развиваются процессы и происходят события, которых раньше не было.

С новизной информации связано понятие ее возраста. В условиях ускорения процессов социально-экономического и технического разви­тия информация быстро стареет. Поэтому ее возраст приобретает немаловажное значение для оптимизации управления.

Важнейшим условием реализации управлен­ческой информации является своевременность ее получения и передачи. Как бы полна и досто­верна ни была информация, если она получена с опозданием, трудно, а иногда и невозможно ее использовать. Скорость передачи и приема ин­формации человеком определяется не только совершенством соответствующей аппаратуры, но и временем, необходимым для уяснения сло­жившейся ситуации. Высокая скорость инфор­мации важна, например, для управления само­летами и беспилотными космическими аппара­тами, в международной и внутренней политике, в случае критических ситуаций, возникающих в любой сфере управления.

В управленческой деятельности большое значение имеет периодичность, или частота пе­редачи информации. Она оказывает существен­ное влияние на ценность информации. Слиш­ком частые поступления информации отвлека­ют внимание и вызывают перегрузку людей, воспринимающих эту информацию. Должны быть определены и строго выдержаны интерва­лы времени, в течение которых будут поступать сведения. Частота использования документной информации в значительной степени зависит от организации ее хранения и поиска. Более ус­пешному использованию поступающей инфор­мации способствует четкое определение ком­петенции субъекта управления.

Необходимо учитывать и такое свойство инфор­мации, как ее определенность - соответствие ха­рактера описываемых в документе фактов, собы­тий, показателей задаче конкретного документа.

Эффективность информации обеспечивает­ся ее надежностью. Надежность информации зависит чаще всего от технических возможнос­тей средств передачи и обработки информа­ции. Важно поэтому обеспечить уверенность в том, что полученные сведения не искажены в процессе передачи.

Комплекс перечисленных свойств информа­ции, учтенных при создании документов, делает их эффективным средством решения управлен­ческих задач, надежным историческим источни­ком и, более того, содействует качественному информационному обеспечению не только ор­ганов власти, но и всех граждан страны.

Особенностью документной информации (как и любой информации) является то, что ее свойства могут иметь относительный характер. Напри­мер, достоверность информации связана с вре­менными характеристиками, и, так как она обла­дает свойством старения, вполне достоверная ин­формация через определенное время может ока­заться уже недостоверной. Одна и та же информа­ция может быть весьма ценной для решения одних задач и оказаться совершенно бесполезной для решения других. Для одного субъекта управления информация нова, для другого - нет. Экономичес­кую эффективность документной информации нельзя определить исходя только из соображений чисто экономических: во многих случаях более важным оказывается ее социальный эффект.

Следует учитывать, что затраты на информа­цию определяются количеством общественно необходимого труда, который требуется на сбор, обработку и поиск ее. Поэтому, прежде чем затребовать или зафиксировать какую-либо информацию, нужно сравнить ее ценность с затратами на ее получение.

Каким же образом определяется ценность информации, какая информация может считать­ся полезной?

Первые попытки измерения ценности ин­формации связаны с именами Р. Хартли и К. Шеннона. По их теории, количество информа­ции, содержащейся в том или ином сообщении, определяется числом возможных сообщений и вероятностью каждого из них. Сообщение со­держит тем больше информации, чем менее ве­роятно оно при данных условиях. (Это опреде­ление, конечно, не относится к намеренной де­зинформации.)

Ценность информации определяется ее це­левым назначением, а ее полезность - тем, нас­колько она использована. М. М. Бонгард в опре­деление полезности информации вводит алго­ритм проверки решения поставленной задачи.

Ценность информации для управления зави­сит от двух факторов: от ее качества и от спо­собности, готовности потребителя правильно воспользоваться этой информацией. Следова­тельно, характеристика содержания документа связана прежде всего с выявлением полезности информации, которую извлекает потребитель. Для этого вводятся такие понятия, как физичес­кий и информационный объемы, информацион­ная емкость и информативность документа. Их определения даны в трудах Г. Г. Воробьева.

Физический объем документа выражается в количестве печатных или рукописных листов, в размере (площади) чертежа, изображения, раз­мере киноленты и т. д.

Информационный объем - это количество строк и знаков в тексте, дорожек на патефонной пластинке, магнитной ленте и т. п. Увеличить ин­формационный объем можно путем использо­вания более мелкого шрифта, уменьшения по­лей, межстрочных интервалов.

Реальное количество информации, вложен­ное в этот объем, образует информационную емкость документа. Пониженной емкостью об­ладают документы с многочисленными служеб­ными словами, повторами и т. п. Если информа­ционная емкость меньше информационного объема, то документ обладает пониженной ин­формационной емкостью. Значительно повы­шает емкость использование ассоциативных и символических понятий, в частности формул.

Важно не только учитывать объективно зало­женную в документе информационную емкость, но и определять, насколько используется ин­формация документа. Поэтому вводится еще одно понятие - информативность, то есть коли­чество информации, которую извлекает из до­кумента конкретный потребитель. Информатив­ность документа может быть низкой, если пот­ребителю не нужна данная информация или ес­ли смысл документа ему непонятен.

Рациональное количество информации оп­ределяется числом ключевых слов, показате­лей, элементарных смысловых единиц, из кото­рых состоит документ.

В текстовых документах имеются слова и сло­восочетания двоякого рода: значимые - дескрип­торы, которые несут определенную информацию, и служебные слова, имеющие вспомогательное значение, которые, будучи извлечены из текста, не несут никакой информации о его содержании. Если подсчитать, сколько раз повторяется один дескриптор в тексте, можно получить представ­ление о его значимости в данном тексте.

На емкость текстовых документов в значи­тельной степени влияют язык и стиль автора. Более емким в научной печати признается анг­лийский язык, менее емким - немецкий. Украинский, русский и некоторые другие европейские языки об­ладают большой избыточностью - до 50-80%.

Повышение информационной емкости доку­мента можно осуществлять разными способа­ми. Один из них - составление подробного дескрипторного словаря (тезауруса) каждого вида документа. С его помощью можно добить­ся того, чтобы каждое понятие выражалось од­ним словом.

Составление дескрипторного словаря помо­гает уменьшить объем документа. В управлен­ческой практике одна и та же информация часто передается документами необоснованно раз­ных объемов. Например: завод получает от двух адресатов письма по одному и тому же вопросу - об изготовлении шарниров для установки на­лива и слива нефтепродуктов в танкер. Одно из них имеет 96, другое 110 слов; при наборе деск­рипторов - 21. Такая фразовая расточитель­ность удлиняет процесс составления, чтения и исполнения документов.

Важное значение в формировании документ­ной информации имеют показатели, которые являются измерителями качества и объема ра­бот (или объема продукции) и деятельности различных служб. Чем выше качество отраже­ния работ в показателях, тем выше информаци­онная емкость документа. На информационную емкость документа ока­зывает влияние и форма представления инфор­мации, а именно границы и зоны размещения реквизитов, способ оформления текста - связ­ный текст, таблица, анкета, смешанная форма. Так, в случае анкетирования составление доку­мента сводится к подчеркиванию выбранных значений, проставлению знаков (крестиков, га­лочек), цифр и, как исключение, целых слов. Ан­кета и таблица обеспечивают обозримость, наг­лядность и краткость.

При принятии решения на основе имеющей­ся информации немаловажную роль играют та­кие факторы, как компетентность, объектив­ность и авторитетность источника информации.

Тема: Документный поток и массив как системные объекты.

План.

1. ДП и М: сущность и значение.

2. Документные потоки и массивы как системные объекты.

3. Признаки, свойства, параметры и функции документных потоков и массивов

Функционирование документной коммуникации (ДК) предусматривает постоянное движение документов по коммуникационным каналам от комуниканта (создателя документированной информации) к реципиенту (потребителю документированной информации). Движение документов в процессе их производства, распространение и использование в обществе создает документний поток (ДП). ДП - это совокупность распределенных во времени и пространстве документов, которые двигаются по коммуникационным каналам от создателей и производителей к потребителям. По утверждению А.В. Соколова «канал - это абстрактный путь, по которому двигаются документы». Он обеспечивает распространение документов в обществе, предоставляет возможность доступа к ним пользователям. Например, каналы доступа к опубликованным документам - это документоторговые учреждения, библиотеки, подписные агентства, органы научно-технической информации и др. Отдельный канал может некоторое время бездействовать, однако ДП двигается постоянно.

Наиболее фундаментальная дефиниция ДП принадлежит Г.Ф. Гордукаловой, которая определяет документний поток как выборочное отображение в форме документов результатов социальной деятельности членов общества. Под социальной деятельностью понимается научно-познавательная, управленческая, производственная, финансовая, литературно-художественная и др. виды деятельности.

Термин "документный поток" имел несколько этапов становления. В начале XX столетия, когда основным видом опубликованного документа была книга, М.А. Рубакин ввел в научное обращение понятие "книжный поток". Оборот с термином "документний" впервые был применен в архивоведении и использовался в пределах этой сферы в узком значении, относительно функционирования лишь деловых непубликованных документов. В 1960-те года, в результате развития информатики возникли и начали употребляться как синонимы термины "информационный поток", "документальный поток", "документально-информационный поток". В 1990-те года развитие документоведения как междисциплинарной обобщающей науки и расширение значения понятия "документ" привели к введению в научное обращение термина "документный поток" в широком его значении. Термины "документный" и "документальный" имеют разную содержательную нагрузку. За Ю.Г. Столяровым, "документный" - т.е. "состоит из документов", или имеет непосредственное отношение к документу как к физическому объекту, а "документальный" означает "подтвержденный документом, достоверный". Но и ныне во многих специальных изданиях как синонимы употребляют прилагательные "документный" и "документальный". Например, "Терминологический словарь по библиотечному делу и смежньм отраслям" (1995 г.) определяет термин "первичный документальный поток" как организованную численность первичных документов, которые функционируют (создаются, распространяются и используются) в социальной среде. Такое определение потока содержательно отвечает термину "документный", именно его необходимо использовать относительно многих явлений и процессов, опосредствованных документом, - фондов, массивов, коммуникации и др.

Функционирование ДК в обществе нуждается в создании специализированных документных систем(ДС), которые обеспечивают цикл жизнедеятельности документов, т.е. их производство, транспортировку, сбор, хранение и использование. Первый опыт классификации этих систем принадлежит Ю.Г. Столярову, который разделяет их на генерализационные(где создают и вырабатывают документы - авторские коллективы, научные, учебные заведения, издательства, редакции средств массовой информации, топографии, теле- и радиокомпании, студии звукозаписи, фото и киностудии, видеопредприятия, производители продуктов на оптических дисках и др.), транзитные{транспортируют и распространяют документы — подписные и посреднические агентства, центры электронной доставки документов, документоторгоые учреждения, почтовые отделения, курьерские службы, провайдеры .компьютерных сетей и др.), терминальные{получают, обрабатывают, сохраняют и организуют использование документов - архивы, библиотеки, органы НТІ, информационные фирмы, музее, аудио и видеотеки, владельцы компьютерных серверов и др.). Проходя через названные документе системы, ДП создает там постоянные или временные совокупности документов. Временные слабоструктурированые совокупности документов, которые подлежат дальнейшему трансформированию (изыманию, перераспределению, и транспортировке) - это документные массивы(ДМ). Стационарные систематизированные, оснащенные справочно-поисковым аппаратом совокупности документов, которые комплектуются согласно задачам документной системы по обслуживанию пользователей документированной информацией - это документные фонды (ДФ).Т.е. документные массивы создаются, как правило, в генерализационных и транзитных ДС, а документные фонды - в терминальных ДС.

До недавнего времени понятие "поток" и "массив" документов изучались главным образом в контексте информатики и библиографоведения. Поток определялся как наиболее подвижная часть массива документов или как активная часть информационных ресурсов общества. Поток и массив отличали преимущественно за формой их существования: потоку присуща динамика, массиву -относительная статика. Понятие "массив" и "фонд" документов использовались как синонимы. Документоведческий подход нуждается в, детальном определении этих понятий, их содержательном размежевании, установлении соотношения между ними.

Фонд - это фундаментальнейшее образование, чем массив. Терминологически понятие "фонд" происходит от латинского "fond», что означает "основа", "фундамент". Массив - это более мобильный комплекс документов, предназначенный для дальнейшего преобразования. Фонд - это освоенный массив документов. Его освоение происходит при помощи систематизации, предметизации, аннотировании, реферировании, упорядочении по содержательным или формальным видам расстановок и Др. Важным признаком фонда есть его отражения в справочно-поисковом аппарате.

Документные потоки, массивы и фонды образовывают документные ресурсы(ДР) -- совокупность документов, подготовленных для эффективного их использования членами общества. ДР обеспечивают сбор, обработку, хранение, поиск и использование документированной информации, поэтому является важнейшим видом ресурсов наряду с материальными и энергетическими. ДР пополняются внешним документным потоком, который возникает благодаря созданию и распространению документов. Кроме внешнего существуют внутренние ДП, которые циркулируют в документных массивах и фондах вследствие их организации и пользования ими. Особенности функционирования внутренних ДП изучаются в пределах документного фондознавства.

На функционирование документних ресурсов страны влияет много факторов, главным из которых является информативная политика государства. Она отображается в законах и подзаконых актах, которые регламентируют развитие и использования документно-комуникационных систем страны, и направленная на создание условий для эффективного и качественного обеспечения информационных потребностей членов общества, прежде всего - на документное обеспечение решения стратегических задач социального и экономического развития государства.

За годы независимости Украины принято около 20 законодательных актов относительно усовершенствования процессов формирования национальных документних ресурсов. Важнейшими из них есть законы Украины "Об информации" (1992 г.), "О печатных средствах массовой информации (прессе) в Украине" (1992 г.), "О научно-технической информации" (1993 г.), "О государственной тайне"(1994 г.), "О защите информации в автоматизированных системах" (1994 г.), "О национальном архивном фонде и архивных учреждениях" (1994 г.), "О библиотеках и библиотечном деле" (1995 г.), "Об издательском деле" (1997 г.), "О Задаче Национальной программы информатизации до 2000 г." (1998 г.), "Об обязательном экземпляре документов" (1999 г.) и іп.

Кроме общегосударственных актов прямого действия на функционирование документно-коммуникационных систем влияют законодательные акты опосредованного действия, а также не только внутренние, но и внешние экономическое и социально-политическое изменения, прежде всего - мировые тенденции создания глобальных компьютерных сетей и технологические достижения в области новейших информационных технологий.