Моделі обліку. Елементи методу бухгалтерського обліку при комп'ютеризації

Комп'ютерна система бухгалтерського обліку повинна забезпечувати виконання функцій та вимог бухгалтерського обліку. Основою бухгалтерського обліку є облікова політика підприємства. В обліковій політиці підприємства затверджуються:

- робочий план рахунків бухгалтерського обліку,

- форми документів,

- порядок проведення інвентаризації,

- методи оцінки активів і зобов'язань, правила документообігу і технологія обробки облікової інформації,

- порядок контролю здійснення господарських операцій тощо.

План рахунків бухгалтерського обліку-систематизований перелік синтетичних рахунків бухгалтерського обліку. Стандартний план рахунків бухгалтерського обліку є основою для формування робочого плану рахунків підприємства. Для програмної реалізації алгоритмів бухгалтерського обліку використовуються наступні ознаки рахунків:

- тип сальдо для балансових рахунків;

- періодичність, алгоритм закриття рахунка (щомісяця, щоквартально, один раз на рік);

- валютний облік по рахунку;

- структура коду рахунка;

- відповідність до групи, підгрупи або розділу плану рахунків.

Бухгалтерський облік забезпечує синтетичний і аналітичний облік. Синтетичний облік - це узагальнення даних про активи, капітал та зобов'язання в вартісному виразі. Деталізація об'єктів обліку на синтетичних рахунках здійснюється шляхом відкриття субрахунків до них. Субрахунки забезпечують можливість додаткової класифікації і аналізу господарських операцій.

Аналітичний облік у ручному варіанті ведеться в особових, матеріальних та інших аналітичних рахунках бухгалтерського обліку. Аналітичний облік забезпечує групування інформації в середині кожного синтетичного рахунка у вартісному або кількісному виразі. Об'єктами аналітичного обліку є:

- ТМЦ, необоротні активи, МШП;

- організації (постачальники, покупці, дебітори, кредитори), з якими здійснюються розрахунки;

- матеріально-відповідальні особи, підзвітні особи;

- засновники, акціонери;

- структурні підрозділи, стаття та елементи витрат.

У комп'ютерних бухгалтерських системах код рахунка визначає вид обробки облікової інформації. У коді рахунка може бути включена інформація:

- код плану рахунків,

- розділ плану,

- тип сальдо рахунка,

- признак валютного рахунка,

- класифікаційний код рахунка,

- ідентифікатор синтетичного рахунка,

- ідентифікатор субрахунку,

- ідентифікатор аналітичного рахунка.

Таким чином, у структурі коду рахунка можна відобразити всю необхідну інформацію.

Застосування комп'ютерів вносить значні зміни в організацію документування: по-перше, у використанні електронних носіїв первинної інформації і електронних первинних документів, по-друге, в автоматичному складанні первинних документів.

В автоматизованій системі обліку первинний документ може складатися вручну безпосередньо на місці здійснення господарської операції без створення електронного первинного документа. Потім цей документ передається до бухгалтерії для обробки. Бухгалтер (оператор) створює за ним проводку, яка додається до хронологічного масиву даних - журналу операцій. Паралельно цей документ реєструється вручну в журналі реєстрації первинних документів.

Відмінності технології первинного документування в комп'ютеризованих системах наступні:

1.Накопичення і первинна обробка облікових даних виконується із застосуванням персональних комп'ютерів, які встановлені безпосередньо на робочих місцях облікових працівників (у цехах, на складі, в бухгалтерії). При цьому скорочується потік паперових документів та здійснюється перехід до без паперової технології обліку;

2.Обробка даних первинного обліку здійснюється за принципом об'єднання процесів складання первинного документа та введення його до комп'ютерної бази даних;

3.Наявна можливість автоматичної реєстрації первинної інформації
за допомогою таких засобів, як технологічні датчики, сканери штрихових кодів (для обліку матеріально-виробничих запасів), касові апарати (для обліку виручки від реалізації в роздрібній торгівлі), смарт-картки (для обліку праці і заробітної плати), ваги, годинники, лічильники, вимірювальна тара тощо. Така технологія первинного обліку дозволяє без будь-якої попередньої реєстрації облікових даних та їх накопичення отримати всі необхідні звітні дані безпосередньо на підставі первинних документів.

Для того, щоб автоматизована система могла сприймати зовнішню інформацію на сталі впровадження системи, як правило, проводиться кодування. Розроблено та застосовується багато різноманітних систем та правил кодування (наприклад, коди номенклатури товарів, інвентарні номери об'єктів, бухгалтерські проводки господарських операцій тощо.

Штриховий код - особлива система кодування символьної інформації про товари або інші товарно-матеріальні цінності у вигляді послідовних темних та світлих смуг, яка може бути прочитана автоматичним цифровим пристроєм.

Штрихове кодування базується на наступних елементах:

- штриховому коді;

- апаратних засобах його нанесення і зчитування;

- автоматизованій системі розпізнавання товару за кодом;

- комп'ютерній системі бухгалтерського обліку, що здатна працювати із кодованою інформацією.

Штрихове кодування в Україні почало своє існування з початку 90-х років.

Найбільш розповсюдженою міжнародною системою кодування товарів є ЕАN європейська товарна нумерація.

Перші три цифри штрихового коду вказують на країну, де був зареєстрований даний код. В Україні будь-який штриховий код починається з цифр 482.

Наступні чорти цифри відведено для номера підприємства.

П'ять наступних вказують на код товару і присвоюються самим підприємством.

Остання тринадцята цифра коду виконує роль контрольної. І використовується для визначення правильності зчитування коду спеціальним пристроєм.

При використанні комп'ютерів особливо радикальна перебудова відбувається в системі рахунків. Немає необхідності в обмеженні кількості показників, які одержуються в системі бухгалтерського обліку. Існує можливість одночасного ведення обліку в декількох планах рахунків. Значно розширено можливості аналітичного обліку.

Подвійний запис при комп'ютерному обліку зберігається. Він реалізується шляхом кодування всіх облікових операцій і розробки відповідних алгоритмів для отримання облікових показників. Записана один раз інформація залежно від програми може бути використана багаторазово.

При введенні інформації в комп'ютер користувач складає облікові записи. Обліковий запис складається з наступних частин:

- дата господарської операції;

- шифри рахунків, що дебетуються та кредитуються

- кількість;

- сума;

- сума господарської операції;

- назва та номер первинного документа;

- короткий зміст господарської операції.

Суттєво змінюється порядок складання звітності. Звітність формується як у регламентованому, так і в режимі запитів до бази даних, а не складається один раз для використання протягом тривалого часу.