Студопедия Главная Случайная страница Обратная связь

Разделы: Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

I. Введение




 

На практике сложился перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов: письмо, телефонограмма, протокол, акт, докладная и объяснительная записки, справка, заявление, доверенность, постановление, решение, распоряжение, приказ, указание и др. При всем многообразии их содержания, за каждым из них исторически закрепились определенные правила оформления.

Протоколуправленческий документ, фиксирующий ход об­суждения вопросов и принятия решений несколькими лицами. Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных, органов: коллегий ми­нистерств, ведомств, собрания трудового коллектива, общего со­брания, собрания акционеров, заседания Совета директоров (учре­дителей).

Протокол ведется непосредственно во время заседания. Содер­жание выступлений конспектируется, стенографируется или запи­сывается на диктофон. Протокол, как и другие внутренние доку­менты, оформляется на общем бланке или на чистом листе бумаги. По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть пол­ными и краткими по степени отражения хода за­седания.

Для придания документу юридической силы должны быть указаны: вид докумен­та, дата, номер, гриф утверждения (если протокол подлежит утвер­ждению), наименование мероприятия в качестве его заголовка, со­став присутствующих, в том числе и для подтверждения правомоч­ности его проведения, заголовок мероприятия (повестка дня), текст, подписи председателя и секретаря или всех присутствую­щих, например, на учредительных протоколах.

Структура протокола состоит из трех частей: первая — заголовочная (вводная), содержит информацию о пред­седателе, секретаре, присутствующих, приглашенных и повестку дня; вторая — основная, фиксирует ход заседания; третья — оформляющая, подписи участников.

Основная часть текста полного протокола строится по разде­лам, соответствующим пунктам повестки дня. Текст каждого раз­дела строится по схеме:

СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Акт - документ, составленный коллегиаль­но комиссией, постоянно действующей или специально создавае­мой, состав которой утверждается распорядительным документом руководства организации, несколькими лицами - для подтверж­дения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: приема-сдачи (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безо­пасности); испытаний (образцов, систем, технологий); инвентари­зации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации; коммерческие акты (по фактам повреждения, порчи грузов, нарушений правил транспортировки).

Во вводной части указывается основание для его составления. Это может быть ссылка на документ (договор, распорядительный документ), на какие-либо факты, события. Далее указывается со­став комиссии: инициалы и фамилии председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке; при необходи­мости указываются и их должности.

В констатирующей части излагается сущность, характер, ме­тоды и сроки проделанной работы, установленные факты, а также результаты работы (выводы и рекомендации). Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представ­ленный в виде таблицы.

В конце текста может указываться количество составленных экземпляров и их местонахождение.

Акт считается принятым и вступает в силу после его подписа­ния председателем и всеми членами. Члены комиссии, не согласные с содержанием акта, обязаны подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии может оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.

Для повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафа­ретные формы, например, унифицированные формы актов о ликви­дации учреждения, о выделении документов к уничтожению и др.

Докладная запискадокумент, адресованный руководителю предприятия или вышестоящему органу, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка должна содержать: наименование автора (организации, структурного подразделения, должностного лица), название документа, адресат, дату написания, заголовок к тексту, текст, подпись автора. Вопрос о необходимости регистрации ре­шается автором документа.

Во вводной части текста излагаются факты или события, послу­жившие поводом для ее написания, вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях. По результатам ее рассмотрения на документе проставляется резолюция.

Объяснительная записка документ, который сопровождает или объясняет основной документ (план, отчет), либо документ, в котором сотрудник объясняет факты, поступки, события, причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины.

В первом случае объяснительная записка оформляется на об­щем бланке. Во втором случае объяснительная записка может так­же оформляться рукописным способом.

Заявление документ, адресованный должностному лицу, со­держащий просьбу работника. Личное заявление работника о при­еме на работу, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме или на специально разработанном в организации бланке.

В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руково­дителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Заявление может иметь приложения (копии личных докумен­тов, справки).

По своему назначению доверенность является документом для представительства доверенного лица от лица доверителя перед тре­тьими лицами, а также для совершения действий доверенного лица от имени доверителя. При этом как доверитель, так и доверенное лицо могут быть лица юридические и физические.

Если действия, указанные в доверенности, касаются денежных или материальных вопросов, то она подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером.

Личная доверенностьвыдается от лица доверителя на получе­ние зарплаты, пособий, стипендий и других выплат; корреспонденции, архивных справок, трудовых книжек и др. В этом случае под­пись доверителя заверяется подписью должностного лица по месту работы или учебы.

Некоторые виды доверенностей требуют нотариального удосто­верения. Доверенности выдаются либо для совершения однократно­го действия, либо на определенный срок. Если срок действия дове­ренности не указан, то она считается действительной в течение года со дня ее выдачи. Доверенность считается недействительной, если в ней отсутствует дата выдачи (ст. 186 Гражданского кодекса РФ).

Доверенность может быть рукописной или оформлена на блан­ке. Существуют трафаретные формы доверенностей (например, на получение материальных ценностей).

Служебные письма могут быть: инструктивными, гарантийными, рекламными, рекламаци­онными, письмами-запросами, извещениями, приглашениями, ответами на запросы и т. д.

Письма оформляются на специальном фирменном бланке для письма. Исходящие (отправляемые) письма визи­руются заинтересованными должностными лицами: бухгалтером, юристом, начальниками подразделений и др. — на экземпляре, ос­тающемся в организации.

Текст письма излагается от первого или третьего лица единствен­ного или множественного числа и, как правило, состоит из двух час­тей. В первой излагаются факты, послужившие причиной для его написания, а затем излагаются выводы, просьбы, предложения.

На входящих (получаемых) письмах проставляется отметка о поступлении и резолюция руководящих работников предприятия, отметка о постановке документа на контроль; после исполнения проставляется отметка о направлении документа в дело.

Телефонограмма — документ по оперативным вопросам, пере­даваемый по телефону и записываемый получателем. Телефоно­граммы применяются для срочного оповещения о заседаниях, сове­щаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланиро­ванных действиях.

Специфическими реквизитами телефонограммы являются:

- дата и время передачи (приема);

- указание должностей и фамилий лиц, принявших и передавших телефонограмму;

- номера телефонов фирм, передавших и получивших телефонограмму.

Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или непосредственно исполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений-адресатов и номеров телефонов.

При передаче телефонограммы необходимо придерживаться следующих правил: вначале указать наименование своей организации и телефон, вид документа, после передачи текста записать должность и фамилию принявшего телефонограмму, номер телефона, дату и время передачи.

При приеме необходимо записать наименование организации и номер телефона, текст, должность и фамилию лица, ее подписавшего и передавшего, дату и время приема, повторить звонящему весь записанный текст, представиться полностью самому.

Приказ - правовой акт, издаваемый единоличными руководителями органов власти или управления, организаций или их подразделе­ний. Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления, он издается для решения задач, стоящих перед данным органом.

Приказ издается по вопросам: создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и других документов; регулирования финансирования деятельности организации, материально-технического обеспечения, научно-технической политики; вопросам, касающимся специфики основных видов деятельности отдельного предприятия или организации, а также по вопросам приема, перемещения, увольнения работников, предоставления им отгулов и отпусков и т. п.

В деятельности организации различают: «кадровые» приказы, указания, распоряжения по личному составу, по организационным вопросами по основной деятельности, по организационно-методическим вопросам.


 

Библиографический список

 

1. Квалификационные характеристики и разряды оплаты должностей руководителей, специалистов и служащих по отраслевой тарифной сетке. - М.: Транспорт, 1997.- 284с.

2. Громов Н.Н., Персианов В.А. Управление на транспорте: Учеб. для вузов. – М.: Транспорт, 1990. -336 с.

3. Глухов В.В. Основы менеджмента (учебно-справочное пособие). – Санкт-Петербург.: Специальная литература, 1995 г. – 328 с.

4. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учеб. пособие. М.: ФОРУМ: ИНФРА. – М, 2002. -256с.

5. П.В. Сотов, А.Н.Тихомиров. Делопроизводство. – М.: «Проспект», 2000.- 80с.

 

       
   
 
 

I. Введение. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .







Дата добавления: 2014-10-29; просмотров: 418. Нарушение авторских прав


Рекомендуемые страницы:


Studopedia.info - Студопедия - 2014-2021 год . (0.004 сек.) русская версия | украинская версия