Телефонный разговор

Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Его используют, чтобы провести переговоры, отдать распоряжения, изложить просьбу. Очень часто первым шагом на пути к заключению делового договора является именно телефонный разговор.

У телефонного разговора по сравнению с письмом есть одно важное преимущество: он обеспечивает непрерывный двусторонний обмен информацией. Но к деловому телефонному разговору необходимо тщательно готовиться. Плохая подготовка, неумение выделить главное, лаконично, ёмко и грамотно изложить свои мысли приводит к значительным потерям рабочего времени (до 20 - 30%).

Искусство ведения телефонных разговоров состоит в том, чтобы кратко сообщить все, что следует, и получить ответ. Например, в японской фирме не будут долго держать сотрудника, который не решит деловой вопрос по телефону за три минуты.

Основа успешного проведения делового телефонного разговора - компетентность, тактичность, доброжелательность, владение приёмами ведения беседы, стремление оперативно и эффективно решить проблему или оказать помощь в её решении. Важно, чтобы разговор вёлся в спокойном вежливом тоне и вызывал положительные эмоции. Ещё Ф. Бэкон отмечал, что доброжелательный тон более важен, чем употребление хороших слов и расположение их в правильном порядке. Таким образом, во время делового телефонного разговора необходимо создать атмосферу взаимного доверия.

Эффективность делового телефонного общения во многом зависит от эмоционального состояния человека, от его настроения. Существенное значение имеет также умелое проявление экспрессии. Она свидетельствует об убеждённости человека в том, что он говорит и его заинтересованности в решении обсуждаемых проблем. Во время разговора надо уметь заинтересовать собеседника своим делом. Здесь вам поможет правильное использование методов внушения и убеждения. По данным психологов, тон, тембр голоса, интонация могут нести до 40% информации. Нужно только обращать внимание на подобные "мелочи" во время телефонного разговора. Самому же следует стараться говорить ровно, сдерживать свои эмоции, не пытаться прервать собеседника.

Если ваш собеседник проявляет склонность к спорам, в резкой форме высказывает несправедливые упреки, в его тоне звучит самомнение, то наберитесь терпения и не отвечайте ему тем же. Если есть возможность, переведите разговор на спокойный тон, частично признайте его правоту, постарайтесь понять мотивы его поведения. Постарайтесь кратко и ясно изложить свои аргументы. Ваши доводы должны быть правильными по существу и грамотно изложенными по форме.

Надо помнить, что телефон усугубляет недостатки речи. Быстрое или замедленное произношение слов затрудняет восприятие. Особенно следите за произношением чисел, имен собственных и согласных букв. Если в разговоре встречаются названия городов, фамилии или другие имена собственные, которые плохо воспринимаются на слух, их нужно произносить по слогам или даже передавать по буквам.

Звонок по домашнему телефону деловому партнеру для служебного разговора может быть оправдан лишь серьезной причиной, кому бы вы ни звонили: начальнику или подчинённому. Воспитанный человек не станет звонить после 22 часов, если для этого нет острой необходимости, или не получено предварительного согласия на этот звонок.

Как показывает анализ, в телефонном разговоре 30 - 40% времени занимают повторения фраз, ненужные паузы и лишние слова. Следовательно, к телефонному разговору надо тщательно готовиться: заранее подобрать все материалы, документы, иметь под рукой необходимые номера телефонов, адреса организаций или нужных лиц, календарь, авторучку и бумагу. Прежде чем начинать набирать номер, следует точно определить цель разговора и свою тактику его ведения. Составьте план беседы, запишите вопросы, которые хотите решить или сведения, которые хотите получить, продумайте порядок постановки вопросов. Чётко сформулируйте их, исключив возможность неоднозначного толкования. Постарайтесь спрогнозировать контраргументы собеседника и свои ответы ему. Если вы обговариваете несколько вопросов, то последовательно заканчивайте обсуждение одного и переходите к следующему.

По окончании делового телефонного разговора потратьте несколько минут на анализ его содержания и стиля. Проанализируйте свои впечатления. Найдите уязвимые места в разговоре. Постарайтесь понять причину своих ошибок.

Начиная разговор, не следует превращать его в допрос, задавая вопросы типа: "С кем я разговариваю?" или "Что вам нужно?" Следить за своей дикцией. Если вы говорите с акцентом, постарайтесь произносить слова отчётливо. Избегайте привычки зажимать микрофон рукой, чтобы что-то сказать коллегам - собеседник может это услышать.

Существуют выражения, которых следует избегать при телефонных разговорах, чтобы о вашей фирме не сложилось превратного представления. К ним, в частности, относятся:

* "Я не знаю". Никакой другой ответ не может подорвать доверие к вашей организации столь быстро и основательно. Прежде всего, ваша работа заключается в том, чтобы знать, - именно поэтому вы занимаете своё место. Если же вы не в состоянии дать ответ вашему собеседнику, лучше сказать: "Хороший вопрос... Разрешите, я уточню это для вас".

* "Мы не сможем этого сделать". Вместо отказа "с порога" предложите, например, подождать, прежде чем вы поймете, чем можете быть полезными, и попытайтесь найти альтернативное решение. Рекомендуется всегда в первую очередь сосредотачиваться на том, что вы можете сделать, а не на обратном.

* "Вы должны...". Серьезная ошибка. Ваш клиент ничего вам не должен. Используйте более мягкие формулировки: "Для вас имеет смысл..." или "Лучше всего было бы...".

* "Подождите секунду, я скоро вернусь". Задумайтесь, вы хоть раз в жизни успевали управиться со своими делами за "секунду"? Вряд ли. Скажите вашему собеседнику что-то более похожее на правду: "Для того чтобы найти нужную информацию, может потребоваться две - три минуты. Можете подождать?"

* "Нет", произнесенное в начале предложения, невольно приводит к тому, что путь к позитивному решению проблемы усложняется. Каждую фразу, содержащую несогласие с собеседником, следует тщательно обдумывать.

32. Организационно-распорядительная документация разделяется на три группы:

· документы организационные

· распорядительные

· информационно-справочные.

Организационные документы- это документы устанавливающие порядок создания организации и ее работы, организующие коллективную деятельность в рамках организации.

Фактическое существование любой организации начинается с введения в действия организационных документов. Они обладают повышенной юридической силой и могут использоваться в случае разрешения конфликтных ситуаций.

К организационным документам относятся уставы, положения, инструкции, штатное расписание и регламенты.

Организационные документы велики по объему и имеют длительный срок хранения. Перерабатываются только в случае реорганизации или развития нового направления в деятельность организации. Эти документы обязательно утверждаются и их датой считается дата их утверждения. Оформляются на общем бланке организации или на стандартном листе с нанесением следующих реквизитов:

· наименование организации и/или структурного подразделения,

· наименование вида документа,

· дата, индекс,

· гриф утверждения,

· заголовок к тексту,

· текст,

· подпись и печать.

Заголовок к тексту должен согласовываться с наименованием вида документа (пример: положение об отделе кадров, должностная инструкция бухгалтера, инструкция о ведении учета). Текст обычно состоит из разделов, которые делятся на пункты и номеруются арабскими цифрами.

Положение об организации(основной документ любой компании)

Положение - это нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации или структурного подразделения.

Текст состоит из следующих пунктов:

1. Общие положения.

Указывается точное официальное наименование организации, как полное так и сокращенное, указываются цели создания организации, степень ее самостоятельности, орган управления или должностное лицо в чем распоряжении находится организация, непосредственный руководитель, наличие печати и официальных бланков, а также перечень основных правовых нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности данная организация.

2. Основные задачи.

Устанавливает проблему или комплекс проблем, которые призвана решать организация в своей деятельности и которые определяют характер и направление ее деятельности.

3. Функции.

Всесторонняя характеристика деятельности организации и подробный перечень всех функций, которые должны обеспечить решение поставленных задач.

4. Структура.

Приводится характеристика внутренней организационной структуры, дается перечень подразделений, указывается характер взаимоотношения между ними и определяется порядок распределения обязанностей между работниками.

5. Права и обязанности.

Содержит перечень прав, которыми наделяется организация в лице ее руководителя. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций. Включается право на издание распорядительных и нормативных документов, право ведения переписки. И право давать обязательные указания подчиненным подразделениям и лицам в целях выполнения возложенных на организацию функций. А также право представительствовать в соответствующих органах и запрашивать информацию. В числе обязанностей перечисляются действия, которые организация должна выполнять для реализации своих функций.

6. Руководство.

Устанавливаются принципы руководства, порядок назначения и освобождение на руководящую должность и сфера компетенции руководителя.

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.

Определяется кем осуществляется контроль, проверка и ревизия, и финансово хозяйственнОй деятельности, а также периодичность и сроки проверки и порядок предоставления итоговых документов.

8. Реорганизация и ликвидация.

Устанавливается порядок осуществления реорганизации и ликвидации предприят

38. Деловое совещание — общепринятая форма делового общения, когда обсуждаются производственные вопросы и проблемы, требующие коллективного решения.

В таком общении участвуют коммуникативный лидер (руководитель подразделения, отдела, один из ведущих работников, которому поручено подготовить и провести совещание), а также специалисты, в компетенцию которых входит данная проблема, или те, кому придется ее решать. На совещании обсуждаются только такие темы, которые не удается решить отдельным специалистам в рабочем порядке.

Цель совещания — описание ожидаемого результата, нужного типа решения. Чем более точно сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить требуемый итог.

Повестка дня - письменный документ, который участникам совещания рассылают заранее. В повестке дня указываются тема совещания, его цели, полный перечень обсуждаемых вопросов, время начала и окончания совещания, место, где оно будет проходить, фамилии и должности докладчиков (обычно 6-7 человек), время, отведенное на каждый вопрос (регламент выступления), и место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу. Это позволит участникам заранее продумать конструктивные предложения по решению проблем.

Предпочтительнее, чтобы совещания вел не руководитель организации, а специалисты, наиболее компетентные в обсуждаемой проблеме. Это повышает ответственность за принимаемые решения у работников разных уровней и активность участников в генерировании идей.

Организация пространственной среды на совещании

Специалисты рекомендуют рассаживать участников делового общения — переговоров, совещаний и т.п. — так, чтобы они видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга, так как это способствует лучшему восприятию информации.

Установлено, что те, кто сидит друг против друга, конфликтуют чаще, чем те, кто сидит рядом. Значит, нужно рассадить участников совещания так, чтобы напротив друг друга не оказались те, кто может, вызвав конфликт, сорвать совещание.

Человеку вообще свойственно испытывать чувство дискомфорта из-за того, что он неудобно, на его взгляд, ориентирован в пространстве — не так и/или не там сидит/стоит и т.д. Как правило, человек понимает и точно знает, где его место в пространстве. Если человек не чувствует коммуникативное пространство интуитивно, нарушает все неписаные правила, значит, он, вероятнее всего, психически болен. В то же время многие люди испытывают нервный стресс только потому, что кто-то постоянно нарушает их территориальные притязания. В современном мире это особенно актуально: все мы так или иначе испытываем стресс, когда в переполненном общественном транспорте к нам прижимаются незнакомцы, когда 4-5 человек вынуждены вместе подниматься на нужный им этаж в тесной кабине лифта. В речевой коммуникации выделяют четыре зоны приближения собеседников.

Интимная зона — 15-50 см: сюда могут проникать только самые близкие люди, поэтому не стоит подходить к незнакомцу ближе, чем на полметра; иначе он будет испытывать к вам враждебность, и общение между вами будет изначально нарушено. В английском языке интимная зона называется bubble — «пузырь»,что точно отражает суть закрытого личного пространства человека: он будто прячется от всего мира в своем пузыре.

Личная зона — 0,5-1,2 м. Это расстояние, которое человек поддерживает при общении в дружественной обстановке — на приемах, вечерах и т.п. Попытку уменьшить это расстояние человек может воспринять как невоспитанность, а попытку увеличить его — как нежелание контакта, настороженность, подчеркнутую официальность. Симпатия сближает людей в самом прямом смысле слова.

Социальная зона — 1,2-3,6 м. Такое расстояние удобно для общения с новыми работниками, почтальоном и т.д. — с посторонними людьми.

Не удивительно, что современный человек постоянно подвергается стрессу, находясь в контакте с «чужаками» в общественном транспорте, особенно в час пик, в очереди, в лифте и т.п. Люди выработали средства самозащиты в этой обстановке: молчание, отсутствие контакта взглядов и соответственно привычка читать в метро, дремать и т.д., бесстрастное выражение лица, неподвижность. Принадлежность к толпе всегда подсознательно вызывает в человеке агрессию, склонность к разрушительным действиям

Общественная зона — более 3,6 м. Это самое удобное пространство для выступления перед аудиторией.

Относительно размещения партнеров в пространстве во время деловых переговоров специалисты утверждают, что эффективное общение требует, чтобы глаза беседующих встречались примерно треть времени контакта.

Бизнес-партнеров рассаживают следующим образом:

партнеров разделяет угол стола (90°) — такая позиция подходит и для дружеской непринужденной беседы, и для делового разговора типа руководитель-подчиненный. Она способствует постоянному контакту взглядов и позволяет жестикулировать, не мешая партнеру, а также подходит для наблюдения друг за другом. Каждый собеседник видит щеку другого. В то же время угол стола служит частичным барьером: при возникновении конфронтации можно отодвинуться, в ситуации взаимопонимания — сблизиться; территориальное разделение стола отсутствует;

партнеры сидят рядом — такая позиция подходит для непосредственного делового взаимодействия. Когда проблема решается совместно, собеседникам нужно сидеть рядом, чтобы лучше понять намерения друг друга, видеть анализируемые материалы, обсудить и выработать общие решения. Однако установить зрительный контакт в такой «демократичной» позиции сложно, и в этом ее недостаток;

партнеры друг напротив друга — такая позиция создает атмосферу соперничества, когда каждый участник переговоров жестко ведет свою линию, отстаивает свою позицию, пытается переиграть делового партнера. Когда партнеры сидят напротив друг друга, то их глаза невольно будут чаще встречаться, что породит чувство дискомфорта. Стол между ними становится своеобразным барьером. При такой позиции за столом чрезвычайно трудно достичь согласия, даже компромисс затруднителен, а конфликт вполне возможен. Однако именно так садятся за стол переговоров: тогда это означает равноправную позицию и может способствовать конструктивному общению. Эта же позиция может свидетельствовать о субординации. В этом случае разговор будет коротким и конкретным;

по диагонали через весь стол — независимая позиция, характерная для людей, не желающих взаимодействовать. Она свидетельствует об отсутствии заинтересованности или желании остаться незамеченным, например на деловом совещании, семинаре и проч.

Форма стола тоже имеет значение. Квадратный стол способствует развитию отношений конкуренции и соперничества между участниками переговоров, равными по положению. За прямоугольным столом на встрсчс партнеров одинакового социального статуса главным считается место, где сидит человек, обращенный лицом к двери. Круглый стол создаст атмосферу неофициальности и непринужденности.

35. Резюме – очень важная вещь при устройстве на работу. Оно дает ваш краткий профессиональный портрет. Резюме – тот документ, из которого работодатель получает первую информацию о претенденте на вакансию и составляет свое мнение о нем. Существует два основных формата резюме: хронологический и функциональный.

В хронологическом резюме – наиболее широко распространенном формате – вы указываете места работы в обратном хронологическом порядке, начиная с занимаемой в настоящее время и самой недавней должности. Следует указать: название и адрес компании; даты начала и окончания работы; должности; описание собственных обязанностей и зон ответственности в порядке важности.

В функциональном резюме вы делаете акцент на своих обязанностях и ответственности, а не на работодателях, точных сроках работы и названии должностей. Такое тип резюме не следует использовать, если вы занимали постоянное место.

Резюме можно дополнить сопроводительным письмом к работодателю (компании или конкретному должностному лицу). В нем вы можете сооб-щить информацию, не вошедшую в резюме. Стиль резюме должны отмечать:

* краткость;

* конкретность;

* избирательность (не пишите лишнего);

* честность.

Оформление резюме:

* Лист бумаги формата А4, обязательно печатный текст. Текст резюме должен помещаться на одной странице.

* Продумайте несколько вариантов резюме: для отправления по почте или по факсу, в электронном виде по e-mail, для вручения лично.

* В резюме самое главное – не лгать! Неправда в написанном виде гораздо хуже неправды, произнесенной вслух.

* Заранее позаботьтесь о плотной качественной бумаге и немарких чернилах (обязательно черных). Ваше резюме пройдет через множество рук, пока достигнет работодателя.

* С вашего резюме, возможно, будет снято несколько копий. Используйте белую или бежевую бумагу, на которой не ухудшается качество копий.

* Написав резюме, отложите его на некоторое время, после чего просмотрите еще раз. Вы сразу заметите все недостатки, опечатки, грамматические ошибки.

* Резюме должно выглядеть профессионально. Поэтому лучше обратиться к специалисту, который поможет вам повысить презентабельность вашего резюме.

Основные блоки резюме

1. Личная информация: имя, фамилия; дата рождения; телефоны (домашний, рабочий, мобильный, контактный); семейное положение, дети.

2. Цель – вакансия, на которую вы претендуете. Название должности, на которую претендуете (такое же, как заявлено у работодателя). Если же вас интересует несколько вакансий, нужно написать отдельное резюме под каждую из них. Можно указать желаемый минимальный уровень зарплаты, и обязательно упомянуть, что это — стартовый оклад.

3. Образование. Образование указывается с датами в обратном порядке: При этом пишутся полное название учебного заведения, дата поступления/окончания, факультет, специализация, дополнительное образование (в порядке значимости), аспирантура, второе высшее образование... Указывайте то, что имеет отношение к вашей специальности или же должности, которую хотите занять. Не забудьте сообщить об окончании курсов и получении сертификатов по специальности.

4. Опыт работы. Начиная с последнего места работы, для каждой из ваших должностей – даты начала/окончания работы. Работа указывается также в обратном порядке: сначала настоящее или последнее место работы, потом предыдущее и т. д.]

Компания - профиль деятельности компании (укажите полное название, форму собственности, количество сотрудников, количество подчиненных)

Должность - Полное название должности

Обязанности - Полный перечень ваших обязанностей. Постарайтесь отразить наиболее значимые моменты

5. Дополнительные навыки. Навыки и умения, которые могут быть востребованы работодателем (владение ПК, знание языка, наличие водительских прав, личного автомобиля, загранпаспорта, возможность командировок). Непременно отметьте публикации, особенно в специализированных изданиях, изобретения, собственные разработки. Сюда можно также включить интересы и увлечения, личные качества, также допустимо выделить их в отдельный пункт.

Но лучше все-таки не увлекаться. При слишком большом числе достоинств потенциальный работодатель может испугаться, что у него не хватит денег на такого ценного сотрудника. И вообще могут возникнуть сомнения...

6. Дополнительные сведения

В данной графе упоминают о возможности переезда в другой город, готовности к командировкам или сверхурочной работе. Если уместно, пишут о наличии водительских прав, возможности использовать личный автомобиль в служебных целях, загранпаспорте, семейном положении и увлечениях. Можно включить в этот раздел краткую характеристику своих личностных качеств, например: коммуникабельный, ответственный, инициативный и т. п. Здесь же можно указать на возможность предоставления рекомендаций.

Правильное резюме должно быть:

* структурированным (информация должна излагаться в определенной последовательности),

* избирательным (определите цель резюме, пишите о том, какую работу Вы бы хотели получить, из своего опыта выберите только то, что соответствует поставленной цели),

* объективным (будьте реалистичны и объективны, Вы должны быть готовы обосновать всё, что указали в резюме),

* кратким (объем резюме должен быть 1-2 страницы, не больше, информацию нужно излагать кратко, делать акцент на наиболее важных и значимых для работодателя моментах),

* конкретным (нужно быть четким и конкретным в выборе всех формулировок: не следует писать "быстро усваиваю новые знания и умения", а нужно писать "освоил новые задачи и процедуры в короткий срок"),

* активным (не многословничайте, избегайте пассивных форм, а подчеркните достигнутые результаты с использованием глаголов действий: не следует писать "отвечал за выполнение", а нужно писать "выполнил"),

* позитивным (концентрируйте внимание на достижениях: не нужно писать "улаживал жалобы клиентов", а надо писать "помогал клиентам в оформлении заказа", не нужно писать "проработал в компании 2 года", а стоит писать "проработав 2 года в компании получил повышение").

39. Презентация (лат. представление, предъявление) в настоящее время – один из самых модных и часто встречающихся видов коммуникации. Презентации помогают привлечь внимание, приобрести известность, продемонстрировать инициативность, проявить себя, продвинуть товары или услуги на рынок.

Они делятся на внешние и внутренние, бывают продвигающими и информационными, публичными и камерными. Презентация обычно проходит в течение 1,5-2 часов, наиболее удобное время – с 15 до 16 час. Во время презентации могут вручаться подарки, показываются фильмы. Для презентации характерны:

• строгая регламентированность,

• четкая организация,

• тщательная подготовленность,

• жесткое структурирование речей.

Презентация – это представление общественности чего-то нового с определенными целями. Для предпринимателей – это реклама имени фирмы или представление ее нового товара. Для служащего крупной корпорации опыт в проведении презентаций позволяет эффективнее доносить свои идеи до начальства и, следовательно, быстрее продвигаться по служебной лестнице.

Виды презентаций:

1. Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т. д.). Такая презентация является частью рекламной компании организации. Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов; создание или воссоздание благоприятного образа фирмы; реклама имени фирмы.

2. Презентация товара. Цели – создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке; ознакомление потребителей с новыми возможностями товара, расписания магазина и т. д.; достижение предпочтения марке и т. п.

3. Презентация проекта. Цель этого вида презентации – информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта людей.

4. Презентация объема и содержания выполненных работ (отчет). Цель – ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению опреде-ленных правил подготовки и вполне может быть спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержаться в полном порядке.

5. Презентация плана будущих работ. Аналогична предыдущей презентации. Цели – информирование определенного круга лиц о намеченных работах; описание намеченных работ с целью подвержения объекта презентации критическому анализу и изменению.

Смысл и назначение презентации – передача информации презентующими в форме убеждения определенному кругу присутствующих в соответствии с перечисленными целями. Любая презентация требует серьезной подготовки, состоящей из основных блоков (рис. 1):

· Анализ состава, цели, характера и состояния аудитории;

· планирование и развитие вступления, основной части и заключения для длинной формальной презентации;

· выбор, разработка вариантов использования демонстрационно-наглядных материалов;

· непосредственно подготовка к речи: написание текста, плана, подготовка наглядных материалов;

· подготовка к ответам на вопросы из аудитории.

44,45. Самым распространенным случаем массовой коммуникации следует признать общение людей в сфере средств массовой информации (СМИ).

Деловому человеку, стремящемуся к успеху, необходимо владеть навыками активной личной коммуникации со СМИ.

Основные цели общения делового человека со СМИ таковы:

• презентация своих разработок, своего проекта или своих личных способностей с прицелом на карьерное продвижение, повышение личной стоимости на рынке специалистов;

• презентация своих разработок для инвесторов, партнеров, потребителей;

• противодействие конкурентам, борьба с конкурентами за симпатии общественного мнения (за симпатии партнеров, инвесторов, потребителей);

• укрепление личной, корпоративной репутации, репутации производимого продукта;

• формирование косвенных условий, способствующих успеху личному, корпоративному или успеху продукта.

Можно выделить пять основных форм общения делового человека со СМИ:

1) интервью;

2) пресс-конференция;

3) авторская статья;

4) неформальное общение с журналистами;

5) пресс-релиз.

Термином «интервью» называют и способ сбора журналистской информации, и жанр журналистского творчества (то есть конкретную форму статьи). Понятно, что их объединяет — вопросно-ответная форма. Журналисты не являются экспертами по всем вопросам, они просто знают, где или у кого добыть нужную информацию. Общаясь с носителями нужной информации, они задают вопросы и получают ответы. Эти ответы журналист может использовать в своей статье, а может всю статью написать в форме вопросов и ответов — это и будет статья в жанре интервью. Обычно жанр интервью используется, когда надо целиком передать мнение авторитетного, знаменитого или статусного деятеля.

Во время телеинтервью, где зрительный и слуховой каналы совмещены, главное – это «картинка». Здесь существенное значение имеют:

· внешний вид;

· манера общения: его тональность, культура в использовании невербальных средств, уход от эффекта «говорящей головы»;

· высокая степень устности речи;

· соответствие жанру и стилю передачи.

В радиоинтервью ведущий и его собеседник располагают только звуковыми и голосовыми средствами, поэтому особую роль приобретают:

· интонации;

· разговорность стиля;

· умение рассказывать просто о сложных вещах.

Но сколь бы серьезную задачу вы ни ставили перед собой, следует помнить: помимо информации, люди ожидают от программы зрелища, развлечения. Поэтому ваша речь должна быть выразительна, занимательна и интересна. В ток-шоу уместны юмор и гротеск, если это не противоречит конкретной задаче и образу. Чем естественнее, в пределах рамок приличия и хороших манер, вы выглядите, тем легче будете восприняты аудиторией

Пресс-конференция — это специально организованное мероприятие, на которое приглашают журналистов, чтобы сообщить им важную новость, познакомить с важной информацией или сделать важное заявление. Пресс-конференция предполагает некое стартовое сообщение или заявление приглашающей стороны и, затем, вопросы журналистов с последующими ответами. Главный фактором, обеспечивающим успех пресс-конференции, является наличие статусной фигуры, выступающей на пресс-конференции и/или наличие действительно важной информации.

Иногда с целью усиления резонанса пресс-конференции проводятся в необычных местах и необычным образом. В этом случае пресс-конференция превращается в акцию. Но необходимо помнить, что главной целью является распространение информации, а не факт проведения пресс-конференции.

Обычным регламентом пресс-конференции является выступление каждого из участников в течение 5 минут или меньше. Затем ответы на вопросы. Нежелательно привлекать на пресс-конференцию более семи участников. Ведущий пресс-конференции вводит журналистов в курс дела и представляет каждого из участников. Иногда ведущие способны увеличить динамичность и эффектность пресс-конференции или направить её в нужное русло. Обычно продолжительность пресс-конференции – не более 1 часа, причем на доклады спикеров отводится минут 30-40. 7 минут на вводное слово, 2-3 минуты – заключительное. Остальное время – ответы на вопросы журналистов.

У каждого участника должна быть табличка с его именем, фамилией, должностью и названием организации. Таблички, как правило, устанавливаются на стол перед участниками. Желательно установить микрофоны и звукоусилительную аппаратуру.

Существуют два основных вида пресс-конференции:

• Непосредственно пресс-конференция, когда за одним столом сидит несколько человек, а в зале присутствуют журналисты, которые слушают и задают вопросы.

• Круглый стол. Журналисты и участники конференции сидят за одним столом и обсуждают тему конференции. Этот вариант оптимален, когда участников много.

Есть ряд обязательных формальных требований, которые надо соблюсти для успешного проведения пресс-конференции.

Пространство пресс-конференции должно быть организовано так, чтобы журналистам было удобно работать. Надо обязательно предусмотреть места для работы телеоператоров. Если этого не сделать, они поставят свои камеры прямо перед президиумом и закроют президиум от зала.

Важный способ выступления в СМИ — авторская статья. Любой эксперт и руководитель сам может выступить в качестве автора статьи, опубликованной в СМИ. Конечно, не всякие СМИ и не всегда берут для публикации статьи сторонних авторов.

Авторская статья, понятное дело, должна быть интересна по содержанию, хорошо написана, должна поднимать важные и актуальные проблемы, предлагать интересные решения. Достоинством статьи может быть тот факт, что она написана статусным автором. Если же статусности автора не хватает, то приходится добирать интересностью самой статьи. Авторская статья должна соответствовать требованиям журналистского, а не научного творчества. Соответственно, должен быть яркий заголовок, яркое увлекающее начало, краткое и емкое изложение основных тезисов, хороший стиль письма.

Статьи по отраслевым темам, статьи о каких-то обстоятельствах бизнеса, написанные рядовыми экспертами или руководителями невысокого ранга, довольно трудно разместить бесплатно в деловых СМИ общего профиля. Но отраслевые или специализированные издания вполне могут взять толковую экспертную статью.

Базовым условием успешных контактов со СМИ является неформальное общение фирмы или лично менеджера с журналистами профильных изданий и телерадиокомпаний. Простые личные контакты, информационная открытость на различных мероприятиях могут обеспечить проекту или менеджеру хорошую прессу именно за счет того, что дружески настроенный журналист будет чаще обращаться за комментариями. Ценность этой формы работы со СМИ трудно переоценить.

Крупные компании, где работа с прессой поставлена на профессиональном уровне, проводят для журналистов специальные мероприятия. Это может быть пресс-тур (выезд журналистов на объект) или круглый стол. Некоторые компании оригинальничают и проводят турниры для СМИ по пейнтболу или керлингу; журналисты ценят эту оригинальность. Во время таких мероприятий менеджеры, специалисты компании могут пообщаться с журналистами в неформальной обстановке. Естественно, такие мероприятия должны быть хорошо организованы, чтобы они не нанесли вред репутации компании.

Деловая жизнь бьет ключом, если проводится много мероприятий по профильной тематике, на которых присутствуют как бизнесмены, специалисты, так и журналисты. На таких мероприятиях также всегда много прекрасных возможностей наладить дружеские контакты с журналистами.

Самым простым способом вступить в контакт со СМИ по собственной инициативе является подготовка и рассылка пресс-релиза.

Пресс-релиз (от англ. press — пресса и release — выпускать, выпуск; «выпуск для прессы») — это специально подготовленное для опубликования в СМИ сообщение, в котором содержится важная информация компании или организации, призванная заинтересовать или привлечь внимание общественности.

Обязательные элементы пресс-релиза:

• Выходные данные: название организации, выпустившей пресс-релиз, и дата выпуска пресс-релиза.

• Название формата документа: пресс-релиз. Иногда еще пишут: информационное сообщение, сообщение для СМИ, информация для СМИ, заявление для СМИ.

• Развернутый заголовок (желательно с глаголом и названием субъекта действия), содержащий основную мысль или основное сообщение пресс-релиза в сжатой, ударной форме.

• Текст, построенный по принципу пирамиды — сначала ставится главная ударная мысль, основное сообщение, далее идут детали, комментарии, обстоятельства.

• Контактные данные автора пресс-релиза или человека, который может ответить на вопросы журналистов по поводу информации, содержащейся в пресс-релизе, — телефоны, адреса.

Корпоративные СМИ – это средства массовой информации, выпускаемые самой организацией. Существуют различные виды такого рода СМИ:

· Корпоративный бюллетень. Этот вид предназначен для оперативного информирования, что собственно и определяет его основное содержание: новости, краткие информационные сообщения. Его можно издавать на бумажном носителе