Формирование команд правовой работыВажным аспектом организационного обеспечения правовой работы при использовании структур сетевого и проектного типа является формирование команд правовой работы. Команда правовой работы — это группа работников организации или компаний, входящих в одну группу, привлекаемых к выполнению мероприятий правовой работы. По мере необходимости в команду могут включаться внешние консультанты. Смысл командной работы заключается в возможности получения наивысшего результата за счет объединения групповых усилий, знаний и выработки групповых управленческих решений, т. е. в достижении состояния, при котором целое больше, чем сумма его составных частей. Проводимые исследования показывают, что командная кооперация позволяет значительно увеличить общую производительность управленческого труда, в том числе при ведении правовой работы. Как правило, команда правовой работы по направлению (под- направлению, проекту) формируется руководителем этой команды, каковым является специально назначаемое в качестве такового исполнительным органом должностное лицо. Руководитель команды осуществляет общее руководство деятельностью команды, контролирует основные параметры работы и координирует деятельность членов команды. Руководитель команды с одобрения исполнительного органа компании может определять необходимое число специалистов — членов команды, их квалификацию, проводить отбор и наем требуемых работников. Руководитель команды правовой работы должен обеспечить подбор членов команды, которые обеспечивали бы: — соответствие количественного и качественного состава команды планируемым целям, масштабам и специфике по направлению (поднаправлению) правовой работы; — развернутое внутригрупповое общение и выработку оптимальных групповых решений проблем, возникающих в ходе правовой работы. При формировании команды правовой работы помимо профессиональных требований должны учитываться следующие качества работников: — умение работать в группе; —- самостоятельность, предприимчивость; — умение брать ответственность за принимаемые решения; — умение работать в условиях неопределенности; .— коммуникабельность, стрессоустойчивость; — низкий уровень конфликтности. Основным критерием оценки деятельности команды являются достигнутые командой конечные результаты правовой работы. Периодическая оценка промежуточных результатов проводится в целях корректировки деятельности персонала, внесения необходимых изменений в его работу, определения круга текущих и перспективных проблем. 4. Формирование структуры юридической службы Крайне важным аспектом правовой работы является определение статуса и структуры юридической службы конкретной компании. Формирование оптимальной структуры юридической службы и четкое определение ее статуса позволяют рационально организовать практическую деятельность юристов и добиться максимальной пользы от этой деятельности в масштабах компании. Напомним, что термин «юридическая служба» стал использоваться в нормативных актах и специальной литературе 60-х гг. прошлого столетия. В последующие годы этот термин получил широкое применение. В настоящее время юридической службой принято называть юридические структурные подразделения организации (департаменты, управления, отделы, бюро), а также работающих в этой организации отдельных специалистов — главных (старших) юрисконсультов и юрисконсультов. В отечественном законодательстве в разные периоды статус юристов организаций определялся весьма различно. В дореволюционный и начальный советский период деятельность юристов организаций законодательно не регулировалась. Впервые деятельность юридических служб в хозяйственной сфере была урегулирована Положением о юрисконсультах госпредприятий, подведомственных ВСНХ СССР, утвержденном приказом ВСНХ СССР от 26 июня 1925 г. № 955'. В этом документе определялось правовое положение юрисконсультов, а также основной круг их обязанностей. В частности, определялись зоны ответственности юриста: он был ответственен за соответствие сделки действующему законодательству, но не нес ответственности за хозяйственную необходимость и целесообразность сделки и за выбор контрагента. В 1972 г. Совет Министров СССР постановлением от 22 июля 1972 г. № 467 утвердил Общее положение о юридическом отделе (бюро), главном (старшем) юрисконсульте, юрисконсульте министерства, ведомства, исполнительного комитета Совета депутатов трудящихся, предприятия, организации, учреждения. Данный документ на долгие годы стал основным нормативным актом, регламентирующим статус юридической службы и ее обязанности. В настоящее время Общее положение не носит обязательного характера и используется как рекомендательный правовой акт, выступая своеобразным ориентиром при разработке локальных правовых актов, регламентирующих статус юридических служб коммерческих организаций. Закрепленные в Общем положении принципы деятельности юридических служб организаций, а именно: (1) структурная само стоятельность, (2) непосредственная подчиненность руководи телю организации и (3) четкая специализация функций в целом сохраняют свою актуальность. Однако в настоящее время они не носят безусловный характер. В частности, при использовании сетевых и проектных ОСПР возможны отступления от названных принципов, так как в таких системах центр ответственности по направлению (паднаправ- лению, проекту) правовой работы переносится со структурных подразделений (в том числе юридической службы) на команду правовой работы, которая, как отмечалось выше, формируется из сотрудников разных структурных подразделений и подчиняется руководителю соответствующей команды. Соответственно, юристы, включаемые в команду правовой работы, находятся в оперативном подчинении у руководителя команды и подчиняются его указаниям, а не указаниям руководителя юридической службы. Таким образом, может наблюдаться существенное «размывание» не только статуса, но и специализации функций юридической службы. Итак, в современных условиях статус и функции юридических служб коммерческих организаций не носят неизменного характера и могут претерпевать определенные изменения в зависимости от объективных потребностей правовой работы конкретной компании. В первую очередь, такие изменения определяются особенностями содержания и специфики правовой работы организации, а также видом используемой организационной системы управления правовой работой. В зависимости от объема делегируемых юридической службе полномочий (компетенции) и функций должен решаться вопрос о ее численности и структуре. Хотя коммерческие организации вправе самостоятельно определять численность и структуру юридической службы, тем не менее при решении данных вопросов целесообразно ориентировать ся на следующее. Численность юридической службы определяется исходя из объема функций, делегируемых ей по направлениям (поднаправлени- ям) правовой работы. При этом необходимо учитывать Нормативы численности работников юридической службы[8]. Структура (организационное построение) юридической службы определ яется исходя из: — применяемой в организации ОСПР; — объема функций по направлениям (поднаправлениям) правовой работы, делегированных юридической службе; Г — штатной численности сотрудников юридической службы, являющихся исполнителями соответствующих функций. При большом объеме функций и численности юристов-исполнителей в юридической службе обычно создаются внутренние организационно обособленные структурные подразделения (отделы, отделения, группы и т. д.). Количество соответствующих подразделений и их специализация определяются руководителем организации по предложению руководителя юридической службы. Для эффективного управления такими подразделениями их обычно объединяют в разнообразные структуры. При этом необходимо руководствоваться следующим правилом: чтобы быть полезной и эффективной, юридическая служба должна понимать, учитывать и помогать реализовывать интересы бизнеса. Этот ключевой фактор успешности юридической службы предполагает: — налаживание юридической службой тесного взаимодействия со всеми структурными подразделениями, реализующими бизнес-функции; ЩЩ. приспособление структуры юридической службы для целей такого взаимодействия. На практике в основном используются два подхода к формированию структуры юридической службы: 1) по принципу юридической специализации (ведение договорной работы, ведение судебной работы, правовое обеспечение трудовых отношений и т. д.). В таком случае в структуре юридической службы создаются отделы (департаменты): договорный, судебный, налоговый, таможенный и др.; 2) по принципу правового обслуживания конкретных бизнес-направлений компании. Примером такого подхода являются структуры юридических служб в ряде нефтедобывающих компаний. Поскольку основными бизнес-направлениями деятельности таких компаний являются (1) добыча и сбыт нефти и нефтепродуктов; (2) нефпгесервис (бурение); (3) технологическое направление (геологоразведка), то для обслуживания данных бизнес-направлений в структуре юридической службы создаются соответствующие структурные подразделения, обеспечивающие весь цикл правового обслуживания подконтрольных бизнес-направлений: (1) отдел правового обеспечения добычи и сбыта нефти и нефтепродуктов, (2) отдел правового обеспечения нефтесерви- са, (3) отдел правового обеспечения технологии и т. д. Построение структуры юридической службы по такому принципу позволяет ей более активно влиять на стратегию развития компании, способствовать улучшению ее бизнес-процессов. При использовании обозначенных подходов к формированию структуры юридической службы необходимо помнить, что целевые установки юридической службы в любом случае должны быть связаны с задачами бизнеса в целом. Как показывает практика, руководство компании и структурные бизнес-единицы обычно ждут от юридической службы следующего: 1) качественного и быстрого внутреннего правового сервиса; 2) разрешения всех серьезных правовых споров в свою пользу; 3) эффективного снятия (а еще лучше недопущения) претензий государственных органов[9]. Юридическая служба должна соответствовать этим ожиданиям. Такое соответствие обеспечивается в том числе через структуру юридической службы. 5. Планирование правовой работы Планирование — вид управленческой деятельности, цель которого состоит в том, чтобы с достаточной степенью детализации определить наилучшие способы и варианты действий, которые потребуется выполнять в процессе правовой работы с учетом реально складывающейся обстановки. Планирование правовой работы направлено на решение следующих типичных вопросов: — что необходимо сделать? — кто и что должен сделать? — кто с кем взаимодействует? — когда и что должно быть сделано? — когда, откуда, куда и что должно поступать? 77- каковы риски? — что выполнено на данный момент, что нет? — кем и какие сроки нарушены? — что необходимо предпринять, чтобы запланированные мероприятия правовой работы были выполнены вовремя? Соответственно, для эффективного ведения правовой работы требуется как минимум спланировать: 1) действия, входящие в содержание данной работы; 2) время, требуемое для совершения соответствующих действий; 3) ресурсы; 4) коммуникационные связи между исполнителями и управленческим персоналом (менеджерами); 5) потенциальные риски правовой работы. Планирование правовой работы по направлениям (подна- правлениям, проектам) осуществляется юридической службой совместно с руководителями структурных подразделений и (или) команд, которым делегированы соответствующие функции правовой работы. Планирование включает следующие этапы: 1) планирование предметной области правовой работы по направлению (поднаправлению, проекту) — определение перечня действий, которые необходимо будет совершать в процессе правовой работы поданному направлению (подна- правлению, проекту); 2) планирование по временным параметрам — разработка расписания мероприятий и действий по направлению (подна- правлению, проекту), т.е. необходимой последовательности и продолжительности планируемых действий; 3) планирование ресурсов — определение, какие ресурсы (люди, деньги, материалы и др.), когда и в каких количествах необходимы для выполнения планируемых действий по направлению (поднаправлению, проекту) правовой работы; 4) разработка сводного плана правовой работы — составление единого документа с использованием полученных ранее результатов планирования. Планирование предметной области Целью данного этапа планирования является определение перечня действий и мероприятий, которые необходимо будет выполнить в процессе ведения правовой работы по каждому направлению (поднаправлению, проекту). Набор данных действий определяется бизнес-стратегией организации, проектным планом, действующим законодательством, а также опытом ведения правовой работы за предыдущий период. Результатом является разработка документа, определяющего набор соответствующих действий. Этот документ будет являться исходной базой для дальнейшего планирования правовой работы. При планировании предметной области правовой работы следует оценивать возможность унификации планируемых действий, в том числе за счет их стандартизации (алгоритмизации). е. планирование правовой работы 33 Правильное определение предметной области правовой работы по направлению (поднаправлению, проекту) является необходимой предпосылкой высокой конечной результативности данной работы. Если предметная область определена неточно или неверно, конечные результаты правовой работы неизменно снижаются. Планирование предметной области осуществляется в следующей последовательности: 1) сначала определяется перечень основных мероприятий, которые потребуется выполнять в процессе ведения правовой работы (например, проведение общего собрания; проведение переговоров по заключению договоров с потенциальными контрагентами, организация и проведение коммерческих торгов, направление запросов котировок потенциальным контрагентам, и т. д.). Затем соответствующие мероприятия детализируются путем их разложения на более мелкие компоненты — операции и действия. Это дает возможность: а) повысить точность определения задач, сроков и продолжительности необходимых действий, количества требуемых для этого ресурсов и оценки затрат; б) создать основу для определения степени выполнения и контроля действий исполнителей, привлекаемых к правовой работе; в) содействовать четкому распределению ответственности между исполнителями. В результате планирования предметной области правовой работы составляется документ, утверждающий предметную область правовой работы компании по направлениям (поднаправлениям, проекту) на планируемый период и содержащий структурную декомпозицию планируемых мероприятий, которая и будет определять всю предметную область правовой работы. Элементы нижнего уровня структурной декомпозиции планируемых мероприятий правовой работы называются пакетами работ. Такие пакеты, в свою очередь, могут быть разложены (де- компонированы) на более детальные действия, совершаемые в процессе правовой работы. Планирование по временным параметрам Правовая работа обязательно должна управляться по временным параметрам (срокам выполнения, продолжительности действий). Это связано с наличием большого количества нормативных, технологических и иных ограничений по времени совершения действий, входящих в содержание правовой работы. Несоблюдение подобных временных ограничений негативно отражается на конечных результатах правовой работы. Например, предъявление иска с нарушением установленного законодательством срока исковой давности может повлечь утрату права на судебную защиту прав и законных интересов организации, так как в соответствии со ст. 199 ГК РФ истечение срока исковой давности, о применении которой заявлено стороной в споре, является основанием к вынесению судом решения об отказе в иске. Управление правовой работой по временным параметрам требует соответствующего планирования. Для этого разрабатываются календарные планы правовой работы по направлениям (поднаправ- лениям, проектам), представляющие собой определение дат (сроков) начала выполнения и окончания мероприятий и действий, входящих в предметную область данной работы. Практика показывает, что разработка таких планов требует приложения существенных усилий, поскольку необходимо детально согласовать продолжительность планируемых мероприятий и действий, распределение ресурсов и затрат для их выполнения. К примеру, если в предметную область правовой работы входит проведение переговоров по заключаемым договорам, то необходимо составить предварительный календарный план таких переговоров с определением предполагаемого места их проведения, а также уточнить список сотрудников, включаемых в переговорную команду. Необходимо также совместить график командировок и отпусков привлекаемых к переговорам сотрудников с планируемым графиком переговоров, уточнить необходимость участия этих работников в других мероприятиях правовой работы. Если этого сделано не будет, то спланированные переговоры по заключению важного договора могут быть просто сорваны. Календарный план правовой работы представляет собой документ, определяющий перечень планируемых мероприятий (действий), входящих в содержание правовой работы по направлению (поднаправлению), их последовательность и взаимосвязь, сроки выполнения и продолжительность, а также ответственных исполнителей и ресурсы, необходимые для выполнения соответствующих мероприятий (действий). Нередко в процессе планирования правовой работы возникает необходимость в составлении нескольких календарных планов, различающихся между собой степенью охвата и детализацией действий (работ). Для различных уровней управления и исполнителей целесообразно составлять свои календарные планы. На основе этих планов разрабатывается комплексный план правовой работы ^Планиромнив правовой работы 3f компании, увязывающий различные мероприятия правовой работы по разным направлениям (полнаправлениям, проектам) в единую стратегию правовой работы. Целью календарного планирования правовой работы является определение такого расписания действий, при котором обеспечивается их максимальный управленческий результат. Эта цель достигается за счет: 1) уточнения перечня действий, входящих в предметную область правовой работы; 2) определения оптимальной последовательности и взаимосвя зи требуемых действий; 3) оценки продолжительности этих действий, т.е. расчета времени, необходимого для выполнения каждого отдельного действия; 4) расчета ресурсов, необходимых для выполнения требуемых действий; 5) составления расписания действий, которое и будет представлять собой решение задачи календарного планирования правовой работы. Уточнение переч ня действий предполагает дальнейшую детализацию входящих в предметную область правовой работы действий. В результате должны быть получены максимально полные перечни действий, подлежащих выполнению в ходе правовой работы. Эти перечни должны включать описание каждого действия: наименование, назначение, характеристики и др. Затем определяются последовательность и взаимосвязь всех действий, входящих в содержание планируемого процесса правовой работы компании. Основой для этого служит следующая информация: — полный перечень планируемых действий и их характеристика; — описание требуемых результатов этих действий. Логическая последовательность и взаимосвязь соответствующих действий определяется нормами законодательства и подзаконных нормативных актов, ГОСТами, техническими стандартами и др. Например, общая последовательность действий, совершаемых при заключении договора, определяется ст. 432-439 ГК РФ. Последовательность действий по изменению и расторжению договора — ст. 450-452 ГК РФ и т. д. На данном этапе планирования целесообразно разрабатывать сетевые диаграммы правовой работы, представляющие собой наглядное изображение планируемого процесса в виде графика, отображающего взаимосвязи действий и работ и временные ограничения. Оценка продолжительности действий представляет собой процесс расчета времени, необходимого для выполнения каждого отдельного действия, входящего в предметную область правовой работы. Для соответствующего расчета необходима следующая информация: — полный перечень планируемых действий; — объем этих действий; — количественные характеристики действий, выраженные в физических единицах. Опыт показывает, что продолжительность соответствующих действий будет определяться законодательными, организационными и технологическими ограничениями, а также количеством используемых ресурсов (в том числе исполнителей), необходимых для их выполнения. Результаты, получаемые на данном этапе планирования: — оценка продолжительности действий, рассчитанная на основе достоверных исходных данных и нормативной базы; — диапазоны возможных отклонений от рассчитанной продолжительности действий. Например: предполагаемая продолжительность действий «согласование условий договора» пять календарных дней и диапазон возможных отклонений два календарных дня означают, что эта работа займет не более семи и не менее трех календарных дней. Основной задачей календарного планирования является разработка не просто расписания, а оптимального расписания действий. Главным критерием оптимальности расписания является минимальный уровень издержек при максимуме результата правовой работы. Для разработки оптимального расписания правовой работы используются: — сетевые диаграммы правовой работы по направлению (под- направлению, проекту), отражающие последовательность и взаимосвязь входящих в ее содержание действий; — продолжительность действий, т.е. расчетное или предполагаемое время, за которое может быть выполнено планируемое действие без ограничения на ресурсы; — информация о том, какие ресурсы и в какое время будут доступны, их значение для выполняемых действий; календари действий и ресурсов, определяющие периоды, в которые может выполняться планируемое действие или работа. — временные ограничения. Планирование ресурсов При планировании правовой работы необходимо рассчитать потребность в ресурсах, необходимых для успешного ведения данной работы при заданных ограничениях по временным параметрам. В частности, необходимо определить потребность в: — трудовых ресурсах; — финансовых ресурсах; — информационных ресурсах; — материальных ресурсах (компьютерная техника, бумага и др.). Основой для расчета требуемых ресурсов является документ, определяющий предметную область правовой работы, а также документ, определяющий финансово-организационную политику фирмы на планируемый период. Результатом данного этапа планирования является описание необходимых для ведения правовой работы ресурсов, их количество и сроки использования. Сводный план правовой работы Конечным результатом планирования правовой работы является сводный план правовой работой — итоговый документ, отражающий результаты планирования предметной области правовой работы по направлению (поднаправлению, проекту), ее временных параметров и ресурсов. Он является основой для ведения и контроля хода правовой работы. Сводный план правовой работы позволяет: 2— эффективно управлять процессом выполнения запланированных мероприятий; — определять ключевые контрольные точки управления процессом правовой работы; — документировать результаты и предложения по управлению процессом правовой работы; — правильно регламентировать деятельность исполнителей. Сводный план правовой работы представляет собой формально утвержденный документ или комплект документов, используемый для ведения и контроля правовой работы. Унифицированной формы такого документа не существует, поэтому каждая компания разрабатывает собственные формы исходя из своей организационной структуры, специфики бизнеса, а также фирменных стандартов правовой работы. Однако в любом случае такой план должен содержать информацию о: предметной области правовой работы по направлению (поднаправлению, проекту);
38 Глава 1. Общие вопросы правовой работы — временных параметрах правовой работы; — ресурсах, их количестве и сроках использования. На практике используются две основные формы планирования правовой работы: 1) стратегическое планирование — на долгосрочную перспективу; 2) оперативное или текущее планирование — на краткосрочную перспективу. Целесообразно сочетать данные формы планирования. 6. Контроль мероприятий правовой работы Ведение правовой работы требует знания ее реального состояния для принятия необходимых корректирующих воздействий в целях недопущения (устранения) срывов выполнения запланированных и внеплановых мероприятий правовой работы. Контрольная функция, как правило, распределяется между исполнительным органом организации, руководителями структурных подразделений и руководителями команд правовой работы: йй исполнительный орган осуществляет общий контроль правовой работы организации и принимает наиболее значимые управленческие решения по недопущению (устранению) выявленных отклонений; — руководители структурных подразделений и команд осуществляют контроль по направлению (поднаправлению, проекту) и принимают оперативные меры по устранению выявленных отклонений.
|