Задачи и функции закупочной логистики

Найбільш розповсюдженою у світі логістичною концепцією є концепція «точно у термін» (just-in-time JIT), яку ще називають концепцією «0 запасу».

З логістичних позицій концепція «точно у термін» ґрунтується на організації постачання без будь-яких обмежень щодо вимоги мі­німуму запасів, де потоки матеріальних ресурсів ретельно синхро­нізуються з потребою у них, яка задається виробничим розкладом випуску готової продукції. Подібна синхронізація досягається ко­ординацією двох логістичних сфер - постачання і виробництва.

Система постачання «точно у термін» - це система органі­зації постачання, яка ґрунтується на синхронізації процесів достав­ки матеріальних ресурсів у необхідній кількості й на той момент, коли ланки логістичної системи їх потребують, з метою мінімізації витрат, пов'язаних із створенням запасів.

Впровадження і поширення концепції ЛТ привело до зміни традиційного підходу до постачання (табл. 11).

Таблиця 11

Порівняльна характеристика традиційного постачання і поста­чання ЛТ

Фактори	Концепція ЛТ	Традиційний підхід
Запаси	Усі зусилля потрібно спрямовувати на їх усу­нення. Страхові запаси відсутні.	Захищають виробництво від помилок прогнозу­вання і ненадійності по­стачальників. Більшість запасів - страхові.
Обсяг закупівель матеріальних ре­сурсів	Розмір замовлення покри­ває тільки поточну потре­бу. Закупівля здійснюється дрібними партіями з час­тими постачаннями.	Закупівля здійснюється великими партіями з не­частими постачаннями.
Постачальники	Розглядаються як партне­ри. Відносини тільки з на­дійними постачальниками. Співробітництво носить характер тривалого госпо­дарського зв'язку і буду­ється на довгострокових контрактах. Невелика кіль­кість постачальників.	Як правило, велика кіль­кість постачальників, між якими штучно підтриму­ється конкуренція.
Вибір способу транспортування	Основна мета - забезпе­чення надійності дотри­мання строків доставки. Графік доставки складає споживач.	Основна мета - забезпе­чення низької ціни на транспортування. Графік доставки складає поста­чальник.
Якість продукції	Мета - відсутність дефек­тів продукції. Процес при­ймального контролю якос­ті в споживача скорочений або взагалі відсутній. Цю функцію бере на себе по­стачальник.	Допускається невелика кількість дефектів (до 2%). Контроль якості здійснюється продавцем, який несе за нього відпо­відальність.

 

Впровадження концепції «точно у термін» має свої позитивні та негативні сторони.

Її перевагами є:

· скорочення запасів на всіх стадіях логістичного циклу;

· скорочення складських площ;

· висока пропускна здатність;

· активна участь і підвищена мотивація працівників;

· високий прибуток і продуктивність логістичної системи;

· висока якість обслуговування;

· висока гнучкість логістичної системи;

· своєчасна доставка.

До недоліків системи «точно у термін» слід віднести:

· низькі запаси роблять будь-які збої в роботі логістичної системи критичними;

· введення системи може вимагати великих змін, яких важко до­сягнути на практиці.

Досвід показує, що стратегія ЛТ не є універсальною і застосо­вується не завжди. її реалізацію стримують такі важливі фактори, як незадовільна якість продукції, порушення термінів постачання й оплати за товар, помилки і збої в передачі інформації між замовни­ком і постачальниками. Успіх у реалізації стратегії залежить також від кількості та територіальної дислокації постачальників, рівня їх відповідальності під час виконання договірних зобов'язань. Тому величезні витрати, пов'язані з реалізацією методу закупівель «точно у термін», ефективні тільки в стабільно працюючих економічних системах за умови довгострокових господарських зв'язків.

Задачи и функции закупочной логистики

В странах с рыночной экономикой основной целью закупочной логистики является удовлетворение потребностей производства в ма­териалах с максимально возможной экономической эффективностью. Однако ее достижение зависит от решения целого ряда задач. В обобщенном виде эти задачи можно сгруппировать следующим образом.

1. Выдерживание обоснованных сроков закупки сырья и комп­лектующих изделий (материалы, закупленные ранее намеченного срока, ложатся дополнительной нагрузкой на оборотные фонды предприятий, а-опоздание в закупках может сорвать производст­венную программу или привести к ее изменению).

2. Обеспечение точного соответствия между количеством поста­вок и потребностями в них (избыток или недостаточное количество поставляемых товарно-материальных ресурсов также негативно влияет на баланс оборотных фондов и устойчивость выпуска про­дукции и, кроме того, может вызвать дополнительные расходы при восстановлении балансового оптимума).

3. Соблюдение требований производства по качеству сырья и комплектующих изделий.

Основу экономической эффективности закупочной логистики составляют поиск и закупка необходимых материалов удовлетво­рительного качества по минимальным ценам. В изучении рынка, которое проводится соответствующими отделами фирм, вопрос цен — главный, но существенную роль также играет анализ других факторов, в том числе возможных логистических расходов и сроков поставок. Для оптового покупателя такое положение дел требует точного расчета издержек. Хотя степень влияния снабженческих издержек на уровень общих производственных затрат в трудоемких и капиталоемких отраслях не столь велика по сравнению с другими отраслями экономики (особенно материалоемкими), расчет затрат на приобретение сырья и материалов во многом определяет даль­нейшую стратегию производства и сбыта конечной продукции.

В западной практике закупочной деятельности выработан ряд «общих правил» или рекомендаций, которые не только существен­но облегчают отношения с поставщиками и банковской сферой, но и упрочивают положение компании, создают условия для вы­живания в конкурентной борьбе. Этот своеобразный кодекс ха­рактеризует этические нормы партнерства. Он может быть кратко сформулирован следующим образом: в основе успешной подготовки и производства продукции (при прочих равных условиях) лежат хорошие отношения между предпринимателем, с одной стороны, и кредиторами и поставщиками, с другой. Особое внимание сле­дует уделять отношениям с кредиторами, поскольку их доверие и готовность помочь особенно важны.

В отношениях с поставщиками рекомендуется держаться не­скольких основных принципов:

• обращаться с поставщиками так же, как с клиентами фирмы;

• не забывать демонстрировать на деле общность интересов;

• знакомить поставщика со своими задачами и быть в курсе его деловых операций;

• проявлять готовность помочь в случае возникновения про­блем у поставщика;

• соблюдать принятые на себя обязательства;

• учитывать в деловой практике интересы поставщика;

• поддерживать по возможности стабильные контакты в дело­вой сфере.

На оптимизацию звена логистической цепи «закупка» влияют не только внешние факторы, перечисленные выше, но и внутренние приоритеты, связанные с различным пониманием оптимальной деятельности и целями других звеньев, что вызывает необходимость поиска экономических компромиссов между различными струк­турными подразделениями фирм.

Развитие новых областей экономики и расширение предложе­ния товаров на рынках промышленно развитых стран Запада усложняет функции сферы закупок сырья и материалов. Успешное осуществление закупок предполагает наличие обширной инфор­мации о рынках, где они осуществляются. Что же касается задач исследования рынка закупок, то они заключаются в регулярном сборе и оценке подробной информации в целях определения ем­кости рынка и создания предпосылок для оптимизации закупок. Исходным пунктом исследования рынка должна быть точно сформулированная постановка проблемы. Толчком к проведению исследования могут стать соображения относительно размеров из­держек, изменений в собственной программе сбыта, использова­ния результатов технического прогресса, повышения доли фирмы на рынке, конкуренции, ненадежности поставщиков, неясности размеров предложения в будущем и многое другое. Простейший алгоритм решения задачи исследования рынка может быть пред­ставлен в виде структуры его информационного обеспечения (рис. 1), перечня типов рынка и постановки вопросов относи­тельно его структуры и динамики.

Рис. 1. Структура информационного обеспечения при исследованиях рынка закупок

Цель проведения исследований рынка закупок сырья и матери­алов определяет одновременно и тип рынков, которые должны быть исследованы. Выделяют следующие их типы:

• непосредственные рынки (обеспечивающие в настоящее время потребности в сырье и материалах);

• опосредованные рынки (рынки, используемые поставщи­ками);

• рынки заменителей (полностью или частично заменяемых продуктов);

• новые рынки.

Полученная информация должна отражать такие рыночные ка­тегории, как предложение, спрос и рыночный баланс. На базе этой информации, как правило, дается ответ на следующие вопросы:

• какова структура исследуемого рынка или какая форма рынка имеет место?

• как организован исследуемый рынок или как протекает ба­лансирование спроса и предложения?

• каким образом будут развиваться структура и организация рынка?

Для того чтобы можно было глубже уяснить смысл перечислен­ных вопросов и получить на них достоверные ответы, информация часто подается в трех аспектах:

• современный анализ рынка («моментальный снимок»);

• динамика изменения конъюнктуры рынка;

• прогнозы изменения рынка.

При проведении анализа важным инструментом исследования рынка закупок товаров производственного назначения являются запросы потенциальных потребителей. Используя запросы, рынок можно сориентировать на потенциальный спрос. Исследования рынка закупок сырья и материалов могут рассматриваться внутри предприятия и как средство решения проблем, возникающих в на­учных исследованиях и конструкторских разработках, которые свя­заны с характеристиками нового сырья и комплектующих. Кроме того, необходимо иметь в виду, что важная информация об изме­нениях и тенденциях развития рынка закупок сырья и материалов может быть получена на основе внутризаводской или внутрифир­менной отчетности.

Изучение рынка с целью закупок сырья и комплектующих из­делий, как правило, проводится параллельно с разработкой новой продукции. Например, в машиностроении оно начинается и осу­ществляется на стадии конструирования изделий. Задача органов снабжения — обеспечить конструкторов необходимыми катало­гами, описаниями, проспектами по профилю проводимой работы с целью их полной и объективной ориентации в соответствующих вопросах. Однако каталоги и описания обычно не содержат ин­формации о ценах, без чего трудно добиться экономически выгод­ных решений по материалам и конструкции будущих изделий. Поэтому прямой задачей органов снабжения является сбор инфор­мации о ценах, возможных сроках поставок, транспортных расходах и поиск их оптимального сочетания.

Количество материалов, дата начала поставок и продолжи­тельность периода их поступления зависят от производственных программ компании, которые в свою очередь определяются резуль­татами изучения рынков сбыта. Общей проблемой для большин­ства компаний является следующая дилемма. Как осуществить производственную программу: путем прочного, но не всегда эко­номически эффективного обеспечения материалами либо задер­живая выпуск продукции в связи с затратами дополнительного времени на закупку экономически выгодных материалов?

Изучив рынок и остановившись на каких-либо конкретных по­ставщиках, отдел закупок обязан определить потребности предпри­ятия или фирмы в конкретных поставках. Определение потреб­ностей основывается на стратегии управления запасами. Прежде всего определение потребностей означает выявление това­ров и услуг по их качеству, количеству в основном двумя методами: путем определения потребностей на основе заказов и планомерного определения потребностей на основе расходов. Определение по­требностей на основе заказов, например в машиностроении, про­исходит путем разложения спецификаций на отдельные комплек­тующие с учетом уже имеющихся складских запасов. Первичными потребностями здесь являются потребности в готовых изделиях, вторичными — в узлах, из которых комплектуются изделия, тре­тичными — в деталях, из которых состоят узлы. Сроки удовлетво­рения последующих потребностей определяются на основе сроков закупки предыдущих.

Если потребности на основе заказов не могут быть определены или применение этого метода нецелесообразно, то используют ме­тод определения потребности на основе расходов или прошлого опыта. Прогнозируемая потребность в этом случае определяется при помощи простейших расчетных методов. В дополнение к ним на практике часто пользуются интуитивными методами прогноза — прежде всего в тех случаях, когда расходы не подвержены сезонным колебаниям и не испытывают воздействия каких-либо внешних факторов.

В западных странах приобретаемая фирмами продукция про­изводственного назначения классифицируется по видам заготов­ленного товара и способам их закупки. Из всего многообразия традиционно выделяются следующие виды товаров: сырье и основ­ные материалы, топливо, комплектующие и оборудование. Такое деление обосновывается примерно однотипной удельной стоимостью, а также условиями хранения и применения отдельных видов этих товаров.

Способы поставки закупаемых материалов весьма разнообразны. Товары, потребность в которых возникает непредвиденно и не тре­бующие длительного хранения, закупаются, как правило, в сроки, близкие к их потреблению. Материалы разового и постоянного по­требления, требуемые к определенному моменту, закупаются на условиях договорной поставки, оговаривающих ее точное время. При таком способе поставки объем запасов материалов на фирме уменьшается, а связанные с ним издержки сокращаются. Резкому снижению производственных запасов способствуют регулярные поставки таких партий материалов, которые доставляются потре­бителю через определенные интервалы времени в соответствии с графиком потребности в них производства на тот или иной период. В целях упрощения процедуры оформления заказов и снижения накладных расходов применяются групповые поставки нескольких видов родственных товаров, приобретаемых и мелкими партиями. В этих же целях фирмы стали использовать автоматизированную систему компьютерной связи. Фирмы осуществляют также конъ­юнктурные и спекулятивные закупки товаров.

Важнейший элемент в политике закупок — анализ цены приоб­ретаемых товаров. Для анализа цены закупок, так же как и анализа стоимости собственного производства, используются различные виды расчетов:

• простой метод калькуляции (показатель общих издержек делится на показатель производственной продукции);

• калькуляция по эквивалентным показателям (издержки дро­бятся по отдельным статьям и берутся усредненно);

• постоянная калькуляция (точный учет издержек по каждой операции на базе АСУ).

Анализ цен учитывает также дополнительные работы и услуги, например проведение консультаций, подготовку документации, упаковку, таможенные пошлины, транспортировку и др. При этом применяются следующие виды анализа цены:

• анализ цены на всех стадиях — от возникновения продукта до его поступления потребителю (постатейной калькуляцией оп­ределяют цену нетто, включая заготовительные расходы);

• анализ цены, рассчитанной по общей стоимости произве­денных работ и услуг (здесь дополнительно учитывают расходы на контроль, хранение, финансирование);

• анализ цены на основе полезности продукта (на базе субъ­ективных оценочных критериев определяется, сколько данный продукт или услуга могут стоить на рынке);

• анализ цены при тенденции к повышению цен на анало­гичные товары (с помощью расщепления издержек на первичные, используемые при расчете цены единицы продукции в настоящий момент, и последующие издержки, на основе которых производится расчет цены на определенную партию продукции);

• анализ цены (с помощью кривой освоения новой продукции);

• анализ цены во временном периоде (сравниваются старое и новое коммерческое предложение, при этом учитываются изменения в используемом сырье, затратах, рыночных отношениях и пр.);

• анализ цены по первичным издержкам на единицу продук­ции;

• анализ с помощью скользящих цен (применяются в основ­ном при разработке долгосрочных договоров при спонтанном из­менении цен);

• анализ цен на основе открытых данных (курс валют, биржевые курсы, таможенная статистика и пр.).

При осуществлении закупок покупатель не обязательно должен рассчитывать составляющие цены получаемого товара, однако в последнее время все чаще между покупателем и продавцом проис­ходит обмен данными, содержащими составляющие издержек про­изводства и другие элементы, из которых слагается цена продукта закупок. Особенно широкое применение такая практика получила при заключении долгосрочных договоров о поставках.

Транспортные расходы также находятся в поле зрения органов материально-технического обеспечения. Принимаются во внима­ние не только дальность перевозок, но и вид транспорта, скорость доставки, партионность грузов, способ их упаковки, методы пере­грузки в случае смешанных сообщений. Помимо транспортных рас­ходов значительные затраты вызывает хранение материалов (о них будет сказано ниже). Здесь снабженческая деятельность имеет одно­значную цель — обеспечить эффективное выполнение производст­венной задачи за счет сведения по возможности до минимума объема запасов. Необходимо отметить, что в настоящее время, в условиях отсутствия дефицита на подавляющую долю сырья, полуфабрика­тов и различных комплектующих элементов в западных странах, органы снабжения не ощущают потребности в создании излишних запасов (такая потребность стихийно формируется при существо­вании дефицита). Тем не менее было бы неправильно считать, что в рыночной экономике отсутствуют побудительные причины со­здавать излишние запасы. Конъюнктурные и сезонные колебания цен, инфляция, изменение политико-экономической обстановки в сырьевых регионах мира и другие факторы могут быть такими стимулами.

Важной функцией служб снабжения различных фирм является выбор поставщика для компании. Такой выбор осуществляется в настоящее время в основном двумя методами. Первый метод — анализ возможных вариантов и предложений осуществляет торго­вый агент фирмы, отвечающий за закупки. Он выбирает постав­щика исходя прежде всего из наиболее низких закупочных цен, делает заказ, следит за его выполнением и старается разрешить возникающие проблемы. Все вопросы обычно решаются с помощью современных средств связи, обмен официальной документацией сведен к минимуму. Второй метод заключается в коллегиальном обсуждении возможностей и потребностей в поставках. Анализ про­водится как на уровне отдела закупок компании, так и на уровне взаимодействия вышеназванного отдела с производственным и отделом контроля качества продукции.

Существует и третий путь, который применяется в основном для обеспечения снабжения компании с нового, плохо изученного рынка. Подобная ситуация может сложиться в результате возник­новения потребности в принципиально новом для компании сырье и комплектующих. Такая потребность появляется при диверсифи­кации производства и разработке принципиально новой продукции, а также осуществлении закупок по импорту или в не изученном фирмой регионе и тому подобных ситуациях. В этих случаях отдел закупок или торговый агент чаще всего обращается в фирму или бюро, выполняющее посреднические функции. Как правило, по­средническая компания имеет достаточно обширную информацию о возможностях потенциальных поставщиков с точки зрения про­граммы выпуска их продукции, ее качества, оперативности реали­зации полученных заказов.

В одних случаях фирмы-посредники за предварительно огово­ренную плату находят возможных поставщиков или потребителей продукции, дают консультации по юридическому и финансовому аспектам предполагаемых сделок. В других — получая полномочия от компании-клиента, берут на себя организационную и финансо­вую сторону соглашения за оговоренный процент прибыли или некоторую долю от суммы контракта. В этом случае они следят за объемом и качеством поставок, заботятся о своевременной доставке, могут предоставлять услуги по складированию, комплектованию, упаковке, сортировке и другим вспомогательным операциям.

С 1980-х годов в организации закупочного процесса на некото­рых фирмах усиливаются плановые начала. Планирование процесса приобретения продукции и услуг для удовлетворения потребностей фирмы находится в общем русле процесса управления ресурсами и становится важной функцией в снабженческой деятельности. В ходе планирования учитывается ряд факторов, в частности: темпы инфляции и возможность девальвации валют ряда стран, ведущие к росту цен; рост концентрации капитала на рынке поставок; техно­логическое развитие производства; появление новых материалов и т.д., без чего трудно оценить перспективы развития снабжен­ческих служб фирм.

Руководство многих фирм давно осознало, что планирование связей с рынком поставок имеет такое же важное значение для успешного функционирования, как и планирование рынка сбыта. В условиях насыщенности рынка закупки, проводимые фирмой, могут оказать значительное воздействие на рост ее прибыли наряду с продажей продукции. Практически новое отношение к функции снабжения реализуется через разработку плана или основных по­ложений стратегии закупок. Политика снабжения вырабатывается на основании анализа двух аспектов: важности предполагаемой закупки (с точки зрения ее потенциального воздействия на харак­теристики производимой продукции, сокращение производствен­ных издержек и уровень прибыли) и особенностей рынка поставок (ограниченность рыночных возможностей, наличие барьеров на пути проникновения на рынок, монопольный или олигопольный характер рынка).

Руководство снабжением, опираясь на вышеназванные факторы, оценивает позицию фирмы по отношению к поставщикам, проводит систематический анализ возможностей потенциальных поставщи­ков и соответствия их продукции требованиям фирмы. На основании анализа создается набор вариантов поведения фирмы по отно­шению к поставщикам в конкретных рыночных зонах. Отдел снаб­жения при той или иной стратегии выполняет свою постоянную задачу и выявляет новые источники поставок.

Планирование закупок

Логистика закупок (снабжения), являясь первой логистической подсистемой, представляет собой процесс движения сырья, мате­риалов, комплектующих и запасных частей с рынка закупок до скла­дов предприятия. Для эффективного функционирования логистики закупок необходимо знать, какие именно материалы необходимы для производства продукта, составить план закупок, обеспечива­ющий согласованность действий всех отделов и должностных лиц предприятия по решению следующих задач снабжения:

• анализ и определение потребности, расчет количества зака­зываемых материалов;

• определение метода закупок;

• согласованность цены и заключение договора;

• установление контроля за количеством, качеством и сроками поставок;

• организация размещения товаров на складе.

Эффективное планирование и информационное логистическое обслуживание позволяют также снять противоречие между необ­ходимостью бесперебойного снабжения производства и миними­зацией складских запасов.