Сетевая экономикаФинансы и кредит (кафедра)
Сетевая экономика (дисциплина)
Что такое «виртуальный офис»: преимущества и недостатки. (тема)
Письменное контрольное задание для студентов заочного обучения
Преподаватель: доцент Щербина О.Ю.
Новосибирск 2010
Содержание Введение. 4 Виртуальный офис: преимущества и недостатки. 5 Задача 1. 13 Задача 2. 15 Заключение. 17 Список литературы.. 18
Гуру в вопросах управления еще десять лет назад пророчили, что в начале XXI в. едва ли не каждая пятая организация превратится в интернет-компанию, а большая часть сотрудников онлайн-фирм будет работать дистанционно. По оценкам некоторых экспертов, к 2011 г. в США будет насчитываться около 100 млн дистанционных работников, а в Европе - около 30 млн. Сбываются ли подобные прогнозы и насколько эффективен перевод компаний в виртуальную плоскость? Виртуализация бизнеса сегодня может рассматриваться в нескольких направлениях: это и перевод сотрудников на удаленную форму работы, и оснащение головных офисов и филиалов современными телекоммуникационными средствами, и организация специальных «горячих рабочих мест», и ведение бизнеса в формате «виртуального офиса». Все это уже давно взяли на вооружение американские и западноевропейские работодатели. К примеру, сегодня практически во всех странах ЕС существуют ассоциации по дистанционной работе (телеработе), а также формируются специальные электронные биржи труда. В связи с вышеобозначенными фактам тема контрольной работы, посвященной виртуальным офисам, представляется весьма актуальной. Виртуальный офис: преимущества и недостатки
Так называемые виртуальные офисы еще не нашли должного применения в России - работодатели зачастую боятся потерять контроль над сотрудниками. Тем не менее преимущества надомной работы неоспоримы. Кстати, многие бухгалтеры предпочли бы работу на дому "офисному заточению". Действительно ли такая организация работы удобнее? Виртуальный офис - это процесс выполнения работы коллективом сотрудников вне традиционного офиса посредством телекоммуникационных средств связи и прочих современных средств общения, получения и передачи данных. В мировой практике данная схема организации работы является широко распространенной, а в некоторых видах бизнеса, как, например, разработка программного обеспечения, зачастую превалирует. Однако в России такая организация работы является скорее исключением. Свойственна она лишь для определенных видов профессиональной деятельности: электронная коммерция, журналистика, искусство, переводы, преподавание и др. Аргумент - без постоянного контроля сотрудник продуктивно работать не может. Представляется, что данная ситуация в основном вызвана менталитетом российского работодателя. Бытует мнение, что работник по своей природе не сознателен и, если не стоять над ним "с палкой", работать не будет. Однако более прогрессивные менеджеры, имеющие опыт такой работы за рубежом, понимают явные преимущества виртуального офиса. Они готовы построить деятельность своего коллектива, не теряя при этом контроль над работниками и добиваясь высокой производительности при низких затратах.
Основным плюсом организации "надомной работы" является возможность наиболее эффективно использовать личное время сотрудников. Режим работы с "9 до 18" или с "10 до 19" в большинстве случаев не учитывает биологические ритмы человека, периоды активности и ее спада. Не секрет, что далеко не все сотрудники могут легко вставать в 7.00 утра, чтобы добраться на работу к 9.00. Для некоторых такие действия совершаются на грани героизма, а совершение подобных подвигов на ежедневной основе не может позитивно отражаться на результатах работы. Есть и противоположности, у которых период наибольшей активности приходится на первую половину дня. При работе в режиме виртуального офиса сотрудник самостоятельно определяет часы своей деятельности наиболее оптимально для себя. При этом экономится время на дорогу до офиса, что также является немаловажным фактором, особенно в условиях крупных городов. С другой стороны, наоборот, некоторые сотрудники как раз не могут сделать над собой усилие и заставить себя работать без присутствия начальника "над душой". Этот факт тоже нельзя не принимать во внимание. Поэтому работник, который не в состоянии самоорганизоваться и выполнить необходимую работу дома, должен понимать, что без переосмысления своей позиции он не сможет работать в режиме виртуального офиса. Удаленная работа помогает реализовать и социальную миссию. Так, она удобна для людей с ограниченными возможностями, женщин, воспитывающих детей, людей, ухаживающих за престарелыми и больными. Кроме того, телеработа может позволить людям, проживающим в районах высокой безработицы, найти достойную и хорошо оплачиваемую работу, не уезжая из дома. Для большей части сотрудников возможность дистанционной работы квалифицируется как важное конкурентное преимущество компании на рынке труда. Плюсы подобной организации рабочей деятельности для современного сотрудника ясны: это и сокращение времени на поездку от дома до работы и обратно, и более гибкий график работы, и экономия на оплате транспорта, и сокращение количества производственных стрессов. Работодателям также нужно это понимать и при организации виртуального офиса заранее определить рычаги контроля над сотрудниками. К таким рычагам можно отнести: - планирование работ и периодическое снятие статусов выполнения работ; - применение эффективной системы оплаты труда, строящейся на стимулировании за достигнутые результаты, а не за формальное вхождение сотрудника в штат фирмы (оклад); - организация периодических встреч с сотрудниками в офисе компании. Приведем основные преимущества и недостатки организации виртуального офиса для работников и работодателей (см. таблицу).
Таблица. Основные преимущества и недостатки организации виртуального офиса для работников и работодателей
Надо отметить, что перечисленные недостатки в большинстве случаев не критичны и к тому же решаемы при желании организации и сотрудника их решать. Законодательное регулирование Действующим законодательством не предусмотрены нормы, непосредственно регулирующие деятельность сотрудника и предприятия в режиме виртуального офиса. Однако оно предусматривает отдельные нормы, позволяющие внедрить такую организацию работы: - работа на условиях надомного труда (гл. 49 ТК РФ); - система использования гибкого рабочего времени, в основе которой лежит суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ). Норма о надомном труде позволяет выполнять работы дистанционно, вне офиса. При этом норма о суммированном учете рабочего времени позволяет не ограничивать работника, работающего вне офиса, по времени нахождения на рабочем месте. Применение этих норм одновременно позволяет организовать виртуальный офис без проблем с контролирующими органами. Требования к организации труда надомников, установленные Трудовым кодексом, дополняются также требованиями Постановления Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 29 сентября 1981 г. N 275/17-99 "Об утверждении Положения об условиях труда надомников". В части организации труда надомников необходимо учитывать следующие основные моменты: - работникам разрешается использовать как собственные инструменты, механизмы, материалы, так и выделенные работодателем; - условия о компенсации расходов работника должны быть оговорены трудовым договором; - на не урегулированные законом трудовые отношения распространяется действие общих правил трудового законодательства (например, в части расторжения, изменения трудового договора, установления испытательного срока, несения материальной ответственности и др.); - поскольку надомники вправе самостоятельно организовывать свое рабочее время, к ним не применяются нормы об оплате труда в ночное время, в выходные и праздничные дни и иные аналогичные нормы по режиму труда. Рассмотрим порядок организации виртуального офиса на примере компании, оказывающей аутсорсинговые услуги в области бухгалтерского учета. Предположим, ООО "Актив" ведет бухгалтерский учет внутри крупного холдинга. Основные проблемы, стоящие перед организаторами работы по схеме виртуального офиса: 1. Необходима современная система по ведению бухгалтерского и налогового учета, с наличием удаленного доступа к базе данных с использованием зашифрованных каналов передачи информации. 2. Сотрудникам организации необходимо работать с первичными документами. Документы должны храниться в бумажном архиве установленный законодательством период и при необходимости представляться по запросам проверяющих. Как собирать и где их хранить? 3. Количество решаемых бухгалтерами задач во многом зависит от объема поступающих документов, а также носит неравномерный по времени характер (трудоемкость резко возрастает в периоды закрытия). В такой ситуации очень сложно контролировать загруженность и производительность сотрудников. 4. Имеются проблемы при разработке системы оплаты труда, которая бы учитывала конкретные результаты деятельности сотрудника. Итак, с учетом вышеизложенных проблем предлагается следующий подход к организации виртуального офиса. Деление персонала на виртуальных работников и обычных. Очевидно, что исходя из специфики работы в рассматриваемой сфере невозможно создать полностью виртуальный офис. Соответственно, для организации работы нам понадобятся: 1. Центральный офис, необходимый для постоянного местонахождения руководства ООО "Актив", встреч с клиентами и сотрудниками. 2. Места на территории обслуживающих предприятий, предназначенные для работы сотрудников вне виртуального офиса. Эти сотрудники будут ответственны за составление первичных документов, оформляемых в момент совершения хозяйственных операций, и работу с ними, за обеспечение доступа к первичным документам сотрудников виртуального офиса, а также формирование бумажного архива документации. 3. Сотрудники виртуального офиса, ответственные за отражение документов в бухгалтерском и налоговом учете, ведение регистров, составление отчетных форм. Схема движения первичных документов. Учетный процесс. Документы создаются (либо принимаются) сотрудниками, находящимися на территории обслуживаемых предприятий, проверяются этими сотрудниками, сканируются и заносятся в электронную базу данных первичной документации (электронное хранилище документов). Далее сотрудники виртуальных офисов получают доступ к этим документам и отражают (проводят) их в информационной системе. Бумажные носители документов подшиваются в бумажный архив предприятия, где в дальнейшем и хранятся. Технология электронного хранилища документов представляет собой систему высокоскоростного оборудования для сканирования документов, базу данных и пользовательский интерфейс для их просмотра и атрибутирования. Документы в процессе сканирования и впоследствии могут атрибутироваться по видам документов, контрагентам, участкам учета и прочим необходимым признакам. Сейчас доступны разработки, позволяющие существенно сократить временные затраты на атрибутирование документов (например, система может автоматически распознавать отдельные поля документов и автоматически присваивать соответствующие атрибуты). Обеспечение рабочих мест сотрудников виртуального офиса. Для этого необходимы: - персональный компьютер с высокоскоростным доступом в Интернет; - настроенное защищенное соединение с учетной системой; - защищенный доступ к электронному хранилищу документов; - телефонный аппарат с возможностью организации конференций; - при необходимости веб-камера для организации видеоконференций. Система оплаты труда. Данная система должна способствовать адекватной оценке результатов деятельности сотрудников. Например, одновременно окладная (постоянная) часть заработка и премиальная (бонусная) часть, выплачиваемая по результатам оценки деятельности сотрудника. Соотношение премиальной части и общей суммы оплаты целесообразно варьировать от 30 до 50 процентов.
Критериями для выплаты премиальной части могут являться: - результаты аудиторских, налоговых и иных проверок в отношении участков учета, на которых задействован специалист; - своевременное выполнение графиков закрытия участков учета при подготовке промежуточной и годовой отчетности; - отсутствие несвоевременно проведенных документов, вовремя полученных от клиентов. Текущий контроль деятельности сотрудников. Такой контроль может заключаться в отслеживании объемов и сроков проведения документов в учетную систему, выполнении графиков отдельных учетных операций. Необходимо проводить периодические встречи с сотрудниками для обсуждения их деятельности, а также обучение сотрудников. Общение сотрудников. Поддержание внутрикорпоративных отношений. Данная составляющая является немаловажной в работе любой команды и не должна игнорироваться руководством компании. Соответствующие мероприятия должны проводиться даже чаще, чем в условиях обычного офиса, чтобы компенсировать недостаток общения на рабочих местах. Необходимо периодически (например, по результатам закрытия отчетных периодов) устраивать встречи по подведению итогов работы компании, также не помешают различные командные мероприятия, проводимые в рамках отдельных штатных подразделений компании (так называемые team buildings). Итак, основные аргументы "за" и "против" виртуального офиса озвучены. Остается надеяться, что данная несомненно прогрессивная технология в скором времени придет в полной мере и на российский рынок организации труда. Задача 1. 1. Рассчитать и показать на графике структуру кредитных вложений коммерческого банка. 2. Выполнить сортировку документа по возрастанию объемов вложений коммерческого банка. 3. С помощью команды «расширенный фильтр» составьте новый выходной документ, содержащий только те кредитные вложения коммерческого банка, суммы которых больше среднего значения этого показателя по всему исходному документу. 3.1.Пострить на отдельном листе Excel круговую диаграмму, отражающую структуру сумм каждого вида ссуды, а также легенду и название графика Структура кредитных вложений банка. 3.2.Подготвить результаты расчетов и диаграммы к выводу на печать.
Задача решена в Excel. Результаты решения представлены ниже.
Задача 2. 1. Определить первоначальную сумму долга по векселю. 2. Для расчетов используется следующая входная информация, сформированная в документ:
3. С помощью команды «Расширенный фильтр получить список только тех кредиторов, суммы кредитов которых на конец срока ссуды превышают 700 тыс. 3.1.Пострить на отдельном листе Excel круговую диаграмму, отражающую первоначальную сумму каждого векселя в виде соответствующих секторов. Показать на графике процентное соотношение этих сумм, показать самый большой сектор, вывести легенду и название графика Доля стоимости кредита в общей сумме. 3.2.Подготвить результаты расчетов и диаграммы к выводу на печать.
Решение: Задача решена в Excel. Для расчета первоначальной суммы ссуды использована формула: PW = SW * DS /[(360*100+P)/100] Результат расчета представлен ниже:
Заключение Виртуальный офис - явление далеко не новоe. Основной принцип виртуального офиса - сокращение расходов на аренду без ущерба качеству работы. Виртуальные офисы могут насчитывать десятки и сотни сотрудников, которые работают на дому. При этом в офисе находится лишь несколько сотрудников, ответственных за распределение заказов и координацию работы. Преимущества удаленной работы очевидны. Это и снижение стоимости аренды офисных помещений, и уменьшение затрат, связанных с передвижением сотрудников, и сокращение накладных расходов, и увеличение лояльности персонала компании. Несколько лет назад компания IBM подсчитала, что, переведя своих работников на удаленный принцип работы, только в одном отделении она сэкономила на арендуемых площадях более 400 тыс. долл. в год. Кроме того, у дистанционных работников, по данным NORTEL, производительность в среднем выше как минимум на 15%, а удовлетворенность работой - более чем на 10%. Однако при подобной модели бизнеса возникает ряд существенных сложностей. Во-первых, у большинства российских руководителей "виртуальный офис" ассоциируется с негативным оттенком. Отечественные бизнесмены опасаются, что подобная модель бизнеса, где создается видимость активности в офисе, может серьезно сказаться на репутации фирмы. По этой причине к "виртуальному офису" на российском рынке прибегают лишь небольшие компании, которые стремятся сэкономить на аренде помещений и последующих накладных расходах. Список литературы 1. Лобанов В. Виртуальный офис: быть или не быть // Практическая бухгалтерия. - №7. - 2009 2. Сардарян А. Как работать "без столов" // Управление персоналом, № 11, - 2009.
|
