Средства изготовления документов

Электронная техника стала реальной необходимостью при решении задач документационного обеспечения управления предприятием. Использование компьютера идет по двум основным направлениям:

· документирование;

· организация работы с документами.

При документировании, т.е. создании документов, компьютер выступает в роли инструмента для составления документов.

Существует множество программ для составления и редактирования документов. такие программы называют текстовыми редакторами. При использовании этих программ текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить необходимые изменения, переносить фрагменты из одного места документа в другое, объединять документы, использовать различные эффекты для оформления документа, многократно распечатывать текст на принтере.

Создание документов можно производить с использованием «заготовок» документов разных видов, заранее введенных в память компьютера и хранящихся в отдельных файлах.

При оформлении документов используется масса приемов – стилей.

Современные средства создания документов позволяют осуществить проверку орфографии, синтаксиса, стилистики документа.

Созданные документы хранятся в файлах на диске. Чтобы сгруппировать документы определенного вида используют различные каталоги.

При большом количестве документов секретарю приходится вести поиск нужных документов, привлекать большое количество данных, хранящихся в базах данных. В этих случаях подойдет программа «Дела в порядке» специально предназначенная для ведения делопроизводства. При ее помощи можно организовать работу с документами: их учет, регистрацию, контроль исполнения, хранение, поиск, редактирование, уничтожение, выполнение необходимых расчетов и вывод данных на экран в виде отчетов, справок, таблиц.

Существуют системы управления базами данных (СУБД) позволяющие относительно просто создавать базы данных с различными структурами, удобными для работы с документами, вносить необходимые изменения и дополнения. СУБД позволяют хранить данные в одном или более файлах. Они могут быть связаны друг с другом или независимы. Данные в базах данных хранятся в табличной форме. Каждый файл данных состоит из записей (строк) и полей (столбцов). При работе с большим массивом документов базы данных имеют неоспоримые преимущества:

· при внесении сведений о документе в базу данных формируется единая справочная система по документам предприятия;

· база данных позволяет сортировать документы или найти один или группу документов по различным признакам (ключам): дате, автору или исполнителю, предмету или вопросу, номеру дела, названию вида документа;

· ежедневно можно производить выборку документов с заданным сроком исполнения, поставленных при регистрации на контроль;

· по истечении года можно получить выборку в виде «Акта о выделении документов к уничтожению», сроки хранения которых истекли.

Широкое распространение получает СУБД Microsoft Access 2.0, уникальная как по своим возможностям, так и по охвату пользователей самой различной квалификации. Она проста и удобна в эксплуатации, позволяет вести сложнейшие базы данных с большим числом показателей и составлять небольшие офисные приложения к документам.

Для более эффективного использования нескольких ЭВМ, выполняющих обработку однотипной документации, создаются локальные вычислительные сети (ЛВС). Организация ЛВС позволяет использовать общие ресурсы, передаваемые в состав ЛВС: программы, базы данных, периферийные устройства (диски большой емкости, сканеры, принтеры и т.д.). В ЛВС одна ЭВМ большой производительности выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных и разделением периферийных устройств. Остальные ЭВМ называются рабочими станциями. Сервер осуществляет сбор и передачу информации в центральную базу данных, охватывающую всю документацию предприятия. Это позволяет руководителю обращаться к документам любого структурного подразделения предприятия непосредственно.