Правила оформления претензии.

Как правило в претензии должно быть отражено:

1. Наименование «Претензия», однако название не имеет существенного значения, можно назвать как угодно, например «Уведомление», либо вообще не называть, главное чтобы в документ по сути был претензией.

2. В претензии указывается: дата ее подачи; полное наименование заявителя претензии, а для юридических лиц — данные свидетельства о государственной регистрации в качестве юридического лица; местонахождение юридического лица, а для физических лиц — данные документа, удостоверяющего личность и адрес, по которому следует направлять ответ на претензию; банковские реквизиты заявителя;

3. Условия договора, заключенного между сторонами;

4. Разногласия, возникшие вследствие того, что одна из сторон не выполнила условия договора: подробное описание обстоятельств, вызвавших предъявление претензии (полная или частичная утрата груза, недостача, просрочка в доставке, нарушение сроков, качества, количества товара, услуги, работы);

5. Расчет убытка (расчет суммы требования, что в совокупности позволит перевозчику рассмотреть претензию по существу). (в зависимости от вида спора: товарные накладные и чеки, счета фактуры, акты приёмки, коммерческие акты и т.д.). Необходимо указание суммы претензии по каждому отдельному требованию, по каждой накладной, квитанции о приеме груза, учетной карточке выполнения заявки, ведомости подачи и уборки вагонов, накопительной карточке и иным документам;

6. Предложения относительно вариантов урегулирования спора;

7. Срок для ответа на претензию;

8. Перечисление документов приложения;

9. Кроме того, в претензии указывается, что если не будет достигнуто взаимоприемлемое решение или пройдут разумные сроки для ответа на претензию, потерпевшая сторона будет вынуждена обратиться в суд для урегулирования разногласий.

Прежде всего, следует иметь в виду, что требования должны быть четко сформулированными и лаконичными. Действующее законодательство не содержит требования какой-либо единой формы претензии. Однако из ее содержания должны быть четко понятны суть и обоснованность претензионных требований.

Претензионный порядок считается соблюденным, если:

— претензия заявлена в установленный срок;

— претензия заявлена надлежащим заявителем, т.е. лицом, имеющим право на предъявление претензии;

— претензия заявлена к надлежащему лицу, т.е. субъекту совершившему правонарушение, субъекту, который уполномочен ее рассматривать;

— претензия содержит все необходимые сведения и расчет суммы требований, позволяющие рассмотреть ее по существу;

— к претензии приложены документы, которые могут служить доказательством предъявленных требований клиента.

Суть претензионного порядка не в уведомлении о факте нарушения (должник и так знает об этом), а в попытке досудебного урегулирования отношений между должником и кредитором. Поэтому необходимо чётко следовать порядку прописанному в договоре и подписывать только тем, кто имеет на это право.

В случае, если стороны детально прописали претензионный порядок, указав, что подписывать претензии вправе только руководитель, то необходимо, чтобы он и подписывал, а не юрист или другое лицо (тольков случае, если у него есть полномочия представителя согласно доверенности), даже если он потом поставит печать организации. Практика показывает, что противном случае – это расценивается как несоблюдение претензионного порядка. В большинстве положений о договорно-претензионной работе указано, что претензию подписывает только руководитель (такая практика сложилось потому, что руководитель является лицом, которое имеет право подписывать все договоры, поэтому и должен подписывать все претензии).

Претензию необходимо предъявлять в письменной форме за подписью руководителя, его заместителя или представителя (его полномочия должны быть подтверждены документально). Поэтому если в организацию приходит претензия подписанная иными лицами (что бывает не так уже и редко) – это можно квалифицировать как несоблюдение претензионного порядка.

Очень важным является вопрос о том, как доказать в суде, что претензионный порядок был соблюдён. Надо доказывать отправку именно претензии, а не какого-либо иного документа. Обычно на суде достаточно извещения о направлении претензии (почтового уведомления) и, соответственно, пропуска срока, достаточного на ответ. Можно составить опись вложения – но она не обязательна и не требуется. Если отправить претензию ценным письмом, то Опись вложения в ценное письмо составляется обязательно в 2-х экземплярах. Один в конверт с календарным штемпелем и подписью оператора, другой(такой же экземпляр) отправителю. В этом случае ставиться печать на почте на втором экземпляре описи. В описи указывается наименование документа и наименование всех приложений, возможно указание номера документа, даты и т.п. Почта ставит свой штамп на описи, что предполагает, что она опись проверила и что опись соответствует содержимому письма.

Что касается ценных писем, то они, в отличии от заказных, получателю по адресу не носятся. Поэтому если контрагент вашей организации не хочет получать письма, то претензия будет возвращена через два месяца с отметкой «адресат не получил письмо».

Поэтому целесообразно посылать претензии с курьером, либо заказными письмами, поскольку их носят по адресу. В уведомлении после названия адресата лучше сделать пометку «претензия“.

К претензии должны быть приложены документы, подтверждающие предъявленные заявителем требования. Указанные документы представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Закон не дает ответа на вопрос: что считать надлежаще заверенной копией документа в данном случае. Юристы-практики толкуют указанное положение как требование нотариального удостоверения копий документов.

Как показываетнекоторые юридические лица отправляют претензии по факсу. В этом случае, будет присутствовать отметка отправителя на Претензии и запись в журнале факсимильных сообщений Однако по гражданскому законодательству факсы не имеют юридической силы, соответственно по АПК доказательством не являются.

Требование указывать сведения о соблюдении истцом претензионного или иного досудебного порядка сводится к тому, что в тексте искового заявления истцу необходимо сделать ссылку на конкретные действия, которые свидетельствуют о соблюдении им данного порядка (например, 04 октября 2008 года истец направил ответчику письменную претензию (исх. N П-123/08) с требованием оплатить выполненные работы, на что ответчик ответил отказом, сославшись на то, что данные работы выполнены не полностью — исх. N 432 от 13 октября 2008 года»).

При рассмотрении дела в арбитражном суде необходимо учитывать, что уведомление должника о признании претензии и в случае неперечисления признанной суммы фактически свидетельствует о признании им требований кредитора, что согласно статье 203 ГК РФ влечет перерыв течения срока исковой давности и после перерыва он начинается заново. Подобную позицию занял ВАС России, в частности по спорам с железной дорогой.

В случае если в договоре содержится фраза, из которой не совсем понятно, закреплён ли в договоре претензионный порядок, например «…Все споры и разногласия будут разрешаться путем переговоров на основе действующего законодательства. При неурегулировании в процессе переговоров спорных вопросов, споры разрешаются в арбитражном суде…», либо «…Все споры, возникающие при исполнении настоящего договора, будут рассматриваться сторонами в предварительном порядке на согласительной основе…», то существует практика дающая положительный, так и отрицательный ответ на этот вопрос. Некоторые судьи считают, что для того чтобы признать закреплённым в договоре претензионный порядок необходимо чётко и подробно его описать.

Кроме того, необходимо обратить внимание на еще один важный момент – если установлен претензионный порядок по определённым требованиям. Допустим, стороны договора установили претензионный порядок по конкретным требованиям. Например: «…По спорам, возникшим в процессе исполнения настоящего Договора по вопросам недостачи, качества, утраты отгруженной продукции, а также по уплате стоимости продукции или штрафов, обязателен досудебный (претензионный) порядок урегулирования…». Необходимо помнить, что по всем другим требованиям иск можно сразу подать в суд.

Нередки случаи, когда контрагент принимает претензию к рассмотрению, признает содержащиеся в ней требования, но исполнять лежащую на нем обязанность, т.е. нести меру ответственности, не спешит. Возникает резонный вопрос: когда претензия может считаться удовлетворенной — при ее признании или при условии фактического перечисления предъявителю претензии признанной стороной суммы? Претензию можно считать удовлетворенной только при фактическом перечислении соответствующей денежной суммы. В уведомлении о признании претензии полностью или частично контрагент должен указать, в какой сумме удовлетворена претензия. При частичном удовлетворении претензии, так же как и при ее отклонении, сторона обязана указать основание принятого им решения со ссылкой на соответствующую статью. В этом случае заявитель претензии вправе обратиться в арбитражный суд с иском о взыскании соответствующей суммы с контрагента в судебном порядке.