Контроль качества подготовки документов

Контроль качества подготовки документов и оформления деловой документации осуществляют непосредственные исполнители, их руководители, визирующие документы, секретари референты, руководители организации.

В сущности контроль качества составления документа сводится к редактированию текста и оформлению согласно требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

Контроль качества можно разбить на три этапа: первое чтение, проверка фактического материала и правка текста.

На первом этапе следует делать лишь карандашные пометки на полях (при сложном и объёмном тексте замечания рекомендуется записывать на отдельном листе бумаги). Кроме того, на этом этапе собираются необходимые справки, ранее составленные документы по этому вопросу, другие дополнительные сведения.

На втором этапе проверяется фактический материал, используемый составителем документа, проверяются ссылки на правовые, нормативные акты, наличие виз согласования, сведения, включаемые в документ.

На третьем этапе правки документа используются пометки и замечания, сделанные при первом прочтении, проводятся языковая и стилистическая правка. Существенные исправления согласовываются с автором документа. Все исправления- слова, цифры должны быть отчётливыми, аккуратными.

Различают следующие виды правок:

— Правка-вычитка— сличение перепечатанного текста с отредактированным, ранее выверенным документом. При правке- вычитке могут встречаться пропущенные буквы, неверные написания, возможные пропуски отдельных строк. Изменения в текст вносят чёрной пастой. При обнаружении существенных недочётов текст перепечатывают.

— Правка-сокращение— устранение из текста длинного, несущественного материала. При корректировке документов правка- сокращение применяется в текстах, изобилующих общими рассуждениями, загромождённых однотипными примерами и для упрощения сложных синтаксических конструкций. Одной из важных причин такой правки может быть превышение заранее установленного объёма текста. Как известно, например, текст делового письма более двух- трёх страниц писать не принято, если вопрос не касается глубокого анализа и обоснования поднимаемой проблемы.

— Правка-переделка используется в тех случаях, когда составитель документа плохо владеет деловой речью, не умеет выразить нужную мысль письменно.

— Правка-обработка— это комплексный вид правки, включающий все работы с проектом документа, которые выполняются при проведении предыдущих трёх видов правки.

Следует подчеркнуть, что в обязанности, в частности, секретаря- референта, нередко представляющего документ на подпись руководителю, не входит составление за автора документа новой его редакции. Речь идёт о предъявлении обоснованных замечаний, обнаружении ошибок, рекомендаций по их исправлению.

При корректировке текста документов используют следующие корректурные знаки (ГОСТ 16347 «Знаки корректурные»).