1. Цели
• Обратить внимание интервьюируемого на то, что он/она нарушили " правила" и/или действовали вразрез с принятыми стандартами и что это должно быть отмечено.
• Выяснить, почему произошло нарушение дисциплины, и определить причины, приведшие к нарушению.
• Предотвратить дальнейшее ухудшение ситуации и/или дальнейшие нарушения дисциплины. Дисциплинарное интервью не следует рассматривать только как средство введения административных санкций. Сотруднику должна быть дана возможность улучшить выполнение работы после предупреждения о том, что его работа или поведение не устраивают администрацию.
• Предложить корректирующие действия и/или применить санкции.
• Прояснить стандарты, нормы, соответствие которым требуется от сотрудника в будущем.
2. Подготовка к проведению интервью
- Подумайте, когда лучше всего провести интервью. Обычно оно проводится сразу же после случившегося, но иногда его целесообразно отложить на некоторое время, чтобы обе стороны могли остыть и спокойно, без лишних эмоций, подойти к решению возникших проблем. Отложив беседу, интервьюер получает возможность собрать больше информации. Однако этот временной промежуток не должен быть слишком длительным, иначе действия администрации могут быть расценены как попустительство. В случае серьезных нарушений с сотрудником нужно встретиться немедленно.
3. Четко осознайте свои задачи и, в особенности, желаемые результаты
- Предупредите интервьюируемого, что Вы хотите видеть его/ее, назначьте время, место и укажите цель интервью. Четко объясните (в зависимости от стадии процедуры), может ли служащий прийти в сопровождении представителя профсоюза или коллеги.
- Убедитесь, что у Вас есть полномочия предпринимать корректирующие действия или налагать санкции, которые кажутся Вам необходимыми на данном этапе.
- Спланируйте проведение интервью и уделите особое внимание тому, с чего Вы его начнете. Тщательно изучите ситуацию. Поговорите с окружающими, но только если Вы считаете это необходимым и уверены, что подобные разговоры не помешают соблюдению конфиденциальности. Запишите все факты, относящиеся к данной ситуации, и будьте готовы их использовать в случае необходимости. Продумайте ключевые вопросы.
- Убедитесь, что в Вашем распоряжении находятся и детально Вами изучены все необходимые документы, которые относятся к данной ситуации и которые можно использовать в процессе интервью (например, личное дело сотрудника, копия правил и процедур, принятых в организации, сопутствующие документы, такие, как журналы табельного учета, " учебное дело", т.е. информация об обучении и повышении квалификации, отчеты об оценке деятельности, а также сведения о предыдущих устных или письменных предупреждениях). Очень важно, чтобы во время интервью не всплыли неожиданно существенные факты - например, сотруднику был объявлен выговор за халатность, хотя его никогда не обучали, как выполнять данную работу. Постарайтесь не получить подобное " тухлое яйцо" в лицо, поскольку это не способствует улучшению дисциплины Ваших подчиненных в будущем.
- Прочитайте и еще раз перечитайте дисциплинарные правила и процедуры, принятые в Вашей организации.
4. В процессе интервью
• Атмосфера не должна быть по-домашнему уютной, но избегайте таких высказываний, как " Вы можете не садиться, разговор не займет слишком много времени". Если Вы проводите официальное дисциплинарное интервью, то такие высказывания совершенно недопустимы: в любом случае человек заслуживает того, чтобы его выслушали до конца.
• Изложение Ваших соображений и ответы интервьюируемого должны занимать приблизительно равное время.
• Ставьте открытые вопросы, чтобы получить максимум информации. Однако, если интервьюируемый пытался уклониться от каких-то вопросов, а Вам требуются четкие ответы, необходимо исследовать " закрытые" вопросы.
- В случае нарушения дисциплины выясните, что произошло, где, каковы были причины проступка.
• В случае плохого выполнения работы или проявления халатности необходимо обязательно обсудить характер этой работы. Постарайтесь выяснить, используя должностные инструкции, " учебное дело", данные об' ожидаемых результатах выполнения работы и письменные отчеты об оценке деятельности, является происшедшее случайным или закономерным.
• Подытожьте результаты интервью и меры, которые должны быть приняты. Если предполагается использовать меры наказания, нужно четко и понятно их сформулировать. Сотрудник должен быть уведомлен о последующих стадиях процедуры и о своем праве на апелляцию.
5. После интервью
- Подробно опишите то, что происходило во время интервью. Если это необходимо (согласно правилам и процедурам Вашей организации на данной стадии), пошлите копию Вашему интервьюируемому и его представителю, а еще одну подшейте в личное дело. Ваши подробные записи очень важны даже на стадии устных предупреждений. Уже на самых ранних этапах письменная фиксация содержания вашей беседы очень полезна, так как помогает наметить способы выхода из создавшейся ситуации.
• Сопоставляйте поведение или работу сотрудника с предъявленными ему во время интервью требованиями.
• Усердно работайте, чтобы предотвратить ухудшение взаимоотношений.
- Обязательно проследите за тем, чтобы вся официальная документация относительно дисциплинарных мер воздействия (устных или письменных предупреждений) была изъята из личных дел, если больше не отмечались факты нарушения дисциплины. (Срок действия конкретного дисциплинарного предупреждения будет зависеть от характера нарушения, самого служащего и того, что считается разумным в тех или иных обстоятельствах. Например, предупреждения за более мелкие нарушения могут быть действительны максимум в течение 6 месяцев, в то время как наказания за более серьезные проступки, за которыми может последовать увольнение, могут оставаться в силе в течение 12 месяцев и более). работу, поэтому мы еще раз вынуждены обратить на это Ваше внимание.
