Упражнение 2.21. Создание составных документов

Отрабатываются следующие вопросы:

q Создание основного документа

q Создание и правка источника данных

q Работа с панелью инструментов Слияние

q Работа с панелью инструментов Базы данных

1. Создайте новый документ Word и сохраните его под именем Составной документ.

2. Выполните команду Сервис ► Слияние. Появится диалоговое окно Слияние (рис. 34). Составной документ создается в три этапа. На первом этапе создается основной документ. Для его создания нажмите кнопку Создать и в появившемся списке выберите вариант Документы на бланке, а в следующем окне выберите вариант - Активное окно.

Рис. 34.
Диалоговое окно Слияние

3. На втором этапе создается (или открывается, если был создан раньше) источник данных. Для выполнения второго этапа нажмите кнопку Получить данные и в появившемся списке выберите вариант Создать источник данных. Откроется диалоговое окно Создание источника данных (рис. 35).

4. С помощью кнопок Порядок и расположите поля в окне Поля в строке заголовка: в следующем порядке: Город, Адрес1, Организация, Обращение, Фамилия, Имя. Остальные поля удалите, выделяя их в окне Поля в строке заголовка: и нажимая кнопку Удалить поле. Нажмите кнопку ОК.

Рис. 35.
Диалоговое окно Создание источника данных

5. Появится стандартное диалоговое окно Сохранение документа. Сохраните документ в своей папке под именем Источник данных.

6. После этого появится сообщение (рис. 36). Нажмите кнопку Правка источника данных. Появится окно Форма данных с пустыми полями ввода.

Рис. 36.
Диалоговое окно сообщения

7. Заполните все поля ввода данными, например, как показано на рис. 38. Нажмите кнопку Добавить и сделайте следующую запись (заполните снова все поля новыми данными). Аналогичным образом сделайте еще две записи (всего 4 записи). Нажмите кнопку ОК. Вы перейдете в основной документ (ранее вы присвоили ему имя Составной документ). При этом на экране отображается панель инструментов Слияние (рис. 37). Ознакомьтесь с кнопками панели инструментов Слияние

Рис. 37.
Панель инструментов Слияние

8. Нажмите кнопку Добавить поле слияния на панели инструментов Слияние. Выберите поле Город и нажмите < Enter > для перехода в следующую строку. Затемпоочередно выберите поля: Адрес1, Организация, Обращение, Фамилия, Имя. Используя команды форматирования, расположите поля слияния и основной текст, как показано в задание. При необходимости установите другой размер и вид текста для полей слияния, предварительно выделив эти поля.

9. Введите основной текст письма в соответствии с заданием (выделено курсивом). Вставьте текущую дату средствами Word.

Рис. 38.
Диалоговое окно Форма данных

10. Доработайте источник данных. Для этого:

a. Используя панель задач, переключитесь на документ Источник данных. При работе с источником данных на экране отображается панель инструментов Базы данных;

b. Щелкните мышью на кнопке Управление полями на панели инструментов Базы данных. Появится диалоговое окно Управление полями (рис. 39);

c. Дополнительно в поле ввода Имя поля: введите Отчество и нажмите кнопку Добавить8.Нажмите ОК;

d. Затем нажмите кнопку Форма данных на панели инструментов Базы данных. Откроется диалоговое окно Форма данных. Используя диалоговое окно Форма данных, внесите данные в поле Отчество во все имеющиеся записи.

Рис. 39.
Диалоговое окно Управление полями

e. Используя панель задач, переключитесь на основной документ, и после поля Имя добавьте поле Отчество.

11. Включите кнопку Поля/данные на панели инструментов Слияние. Используя кнопки Следующая запись и Предыдущая запись, осуществите переходы по записям источника данных и пронаблюдайте за изменениями, происходящими в составном документе.

12. Осуществите слияние всех записей в новый документ и просмотрите полученный файл-форму. Для этого щелкните мышью на кнопке Слияние в новый документ на панели инструментов Слияние.

13. Добавьте в источник данных еще две записи, для чего нажмите кнопку Правка источника данных.

14. Осуществите дополнительное слияние пятой и шестой записей.

15. Вставьте в левый верхний угол основного документа надпись с любым рисунком из коллекции клипов.

16. Используя панель задач, переключитесь на Источник данных. Присмотрите данные в режиме таблицы (источник данных в виде таблицы). Обратите внимание, что название поля и название столбца таблицы это одно и тоже. Изучите панель инструментов Базы данных. Термины и понятия, используемые в данном упражнении и в панели инструментов Базы данных в частности, будут активно использоваться в дальнейшем при изучении приложений Excel и Access.

Задание

< < Город > >

< < Адрес> >

< < Организация> >

[вставить текущую дату]

< < Уважаемый господин> > < < Фамилия> > < < Имя> >

Приглашаем Вас принять участие в Межрегиональной конференции по маркетингу и ценным бумагам, которая состоится с 11 по 16 мая текущего года.

Генеральный директор

АО «Меркурий» В.Д. Соловьев

 

Вопросы для самоконтроля:

1. Что означает понятие составной документ? Из каких частей он состоит?

2. Назовите этапы создания составного документа

3. Назовите порядок создания источника данных

4. Что можно использовать в качестве источника данных?

5. Назовите порядок создания основного документа

6. Как вы понимаете термин поле применительно к источнику данных?