Язык и стиль документов

Особенность языка стиля официальных бумаг — использование языковых оборотов, позволяющих с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. Эти языковые формулы были выработаны многолетней практикой деловой переписки.

Так, стандартные деловые письма могут начинаться с языковых формул, выряжающих мотивы создания документа (В соответствии с ранее достигнутой, договоренностью направляем...; В соответствии, е письмом заказчика-.), причины создания документа (Ввиду задержки, получения груза..; По причине задержки оплаты; В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями-.; В связи, с нарушением срока поставки), цель созданиядокумента (В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес …; Во исполнение постановления собрания акционеров). В деловых посланиях используют также модели, выражающие просьбы, требования, распоряжения: Прошу рассмотреть возможность; Прошу изыскать для нужд организации …; Обращаемся к Вам с просьбой, предупреждением; отказ от предложения:Мы не. может предоставить интересующую Вое информацию, так как; К сожалению, удовлетворить Вату просьбу к; распоряжение, приказ: Назначить на должность начальника отдела легкой промышленности...; Обязать руководителем всех, под­разделений института...; сообщение, уведомление: Сообщаем, что...; Извещаем Вас о том, что...; Довожу до Вашего сведения, что, обещание, гарантии: Гарантируем, что; Выявленные недостатки будут устранены в кратчайшие сроки....

Чаще других в текстах документов встречается глагол просить. Он включается в тексты разных типов документов, таких как заявление, служебная записка, жалоба, письма-просьбы, письма-предложения и т. д. Такую употребительность и многофункциональность глагола просить специалисты объясняют этикетными требованиями к языку деловых бумаг я психологическими законами делового общения — всегда легче выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме приказа или указания.

В деловом общении нередко возникают ситуация, когда автору послания необходимо заявлять собственную позицию по тому или иному вопросу либо интерпретировать действия другой стороны. В этом случае также могут быть использованы стандартные языковые модели. Например, модели интерпретации собственной позиции: Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам...; Возражений против конструкции не имеем...; Мы не сможем поставить Вам...; модели интерпретации действий другой стороны: Данные Вами обещания не выполняются; Партия товара прибыла со значительным, опозданием; Сумма причиненного ущерба составляет …

Помимо языковых моделей и синтаксических конструкций, отражающих те или иные ситуации делового общения, следует отметить также устойчивые обороты речи, прочно закрепившиеся за официально-деловым стилем.

Например: наименее сложный; наиболее важный.; наилучший результату оказать помощь.-; произвести проверку.. руководство считает возможными организация не возражает обеспечить выполнение; создать необходимые условия...; подтвердить получение...; сообщить данные...; подготовить к отправке...; в сложившихся обстоятельствах... и т. д.

Основные требования к языковому оформлению документов:

• соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность из­ложения;

• однозначность используемых слов и терминов;

• нейтральный тон изложения.

Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно — это основное требование письменного делового общения.

Невыполнение этого требования, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой - лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления, т. е. использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы (слова, близкие по звучанию, различающиеся значением). Например: представить (предъявить, показать: представить отчет) - предоставить (дать что-либо в пользование, распоряжение кому-либо: предоставить отпуск); проводить (осуществлять что-либо: проводить совещание) — производить (вырабатывать, изготавливать: производить товары).

Невнимание к оттенкам значений, окраскам слов-синонимов также может приводить к смысловым нарушениям в текстах документов. Так, например, слова построить (стилистически нейтральное), возвести (стилисти­ческая окраска— «высокое»), соорудить (создать нечто технически сложное); воздвигнуть (построить что-либо значительное) различаются стилистическими окрасками, оттенками значений и, как следствие этого, имеют разную сочетаемость. Так, например, правильно составлены словосочетания: построить склад, соорудить мост, воздвигнуть арку; сочетания же возвести склад, соорудить киоск, воздвигнуть жилой дом стилистически некорректны.

Нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов (например, пересадка вместо трансплантация; кардан вместо карданное устройство и др.). Область применения профессионализмов — это, как правило, устная речь, их использование в письменной речи делового общения является стилистической |0шибкой. Например, дострой вместо завершение строительства; незавершенка вместо незавершенное строительство; студенты-вечерники вместо студенты вечернего отделения, безнал, безналичка вместо безналичный расчет.

Термины, употребляемые в деловой документации, должны быть понятны как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из пред­лагаемых способов:

• дать официальное определение термина, например: факторинг — продажа права на взыскание долгов;

• уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики, например:... невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом);

• убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

Трудности в восприятии текста документа может вызывать неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка - немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например: паблисити вместо реклама, известность, популярность; эксклюзивный вместо исключительный; апеллировать вместо обращаться.

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать не при сем направляем, а направляем; не сего года, этого года, текущего года); не настоящим сообщаем, а сообщаем; не настоящим лит составлен, а акт составлен.

Следует помнить, что однозначные числа воспроизводятся словами, а в случае, если есть указание меры — цифрой (не более пяти рейсов, но 9 кг). Составные числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, когда числительное стоит в начале предложения (Сто наименований компакт-дисков, но комиссия забраковала 15 объектов). Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (до 16-го разряда). В финансовых документах наряду с цифровой записью дается словесная расшифровка. К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов и т. д.

Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам:

1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (словосочетание) по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно.

2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.

3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за тобой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы.

4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме случаев традиционных текстовых сокращений типа: г. (год), г. (господин), л. {лист, листы), с. (село), р. (река), п. (пункт) и др.

В традиции русского делового письма предпочтительным является: употребление страдательных конструкций вместо действительных. Например: лее мы выполним, а нами будет выполнено; не Вы предлагаете, а Вами предложено. Страдательный залог, как правило, используется при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется, предложение одобрено). Однако для придания тексту, большей убедительности, а также в случае, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности, более предпочтительной форма действительного залога. Например: Завод «Металлист» срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил технику безопасности.

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например, приказ — издается; контроль — возлагается; цена—устанавливается; задолженность — погашается; рекламация (претензия) — производится; счет — выставляется (оплачивается) к т.д.; доводы — веские; цены — вязкие, высокие; скидки — зна­чительные, незначительные; необходимость — настоятельная; сотрудничество — взаимовыгодное, плодотворное, успешное и т. п.

Нарушение сочетаемости слов е официально- деловой окраской воспринимается как стилистические и лексические ошибки и недочеты. Так, в текстах: документов не должны появляться словосочетания типа: дешевые цены, командированные расходы, осуществить оплату, представить отпуск (лексические ошибки). недопустимы так же в текстах документов большие скидки, так как норме делового общения, речи является стилистической ошибкой.

При выборе устойчивого языкового оборота следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи. При употреблении сравнительной степени предпочтительней сложная форма: менее важный, более сложный (а не важнейший, сложнейший). При вы­ражении превосходной степени наиболее употребительна форма с приставкой: наибольший эффект, наименьший результат или сочетание положительной степени с наречием «наиболее»: наиболее важный.

Довольно часто в текстах документов встречаются ошибки, вызванные неправильным употреблением предлогов по, в, с, благодаря и некоторых других. Конструкции с предлогом по и без него различаются стилистической окраской: конструкции без предлога — общеупотребительны, с предлогом - характерны для деловой речи, например: меры по усовершенствованию, опыты по разведению, мероприятия по предупреждению, расходы по ремонту. Вместе с тем не допускается употребление предлога по вместо предлога о (об), если речь идет о конкретной теме, содержании беседы, разговора, выступления, например: отчитаться о работе, доклад об итогах работы, переговоры о новой сделке. Предлог по не может указывать на цель действия и не должен употребляться вместо предлога для. Так, например, грамматическая ошибка допущена в следующем предложении: На заводе немало сделано по улучшению качества продукции. Правильно было бы написать: На заводе немало сделано для улучшения качества продукции.

Предлог по не должен употребляться вместо предлога из-за, если указывается причина, связанная с поведением, действиями кого-либо. Например, неправильно построено предложение: Указание не выполнено по нераспорядительности администрации. Следовало написать: Указание не выполнено из-за нераспорядительности администрации. Исключением являются выражения: по невниманию, по небрежности, по вине.

Предлог благодаря употребляется только в тех случаях, когда речь идет о положительных изменениях; в случае негативных последствий следует употреблять предлог из-за, например: Благодаря высокой технической квалификации специалистов поставленная задача была решена на высоком техническом уровне. Но: Из-за низкого качества строительных работ значительное время уйдет на устранение неполадок.

Следует обращать внимание на согласование предлогов с существительными. При этом необходимо знать, каким падежом управляет предлог. Так, например, с родительным падежом употребляются предлоги в отношении, во избежание, в целях, в течение, в продолжение, касательно, вследствие, с дательным падежом употребляются пред­логи благодаря, в отношении к, применительно к, сообразно, согласно, по.

Типичным для официально-деловой письменной речи яв­ляется употребление деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другими действиями. С помощью деепричастного оборота можно передать различные оценочные характеристики: внимание, оказанное затронутому в письме вопросу; заинтересованность в скорейшем завершении работы и т. д. Например: Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, дирекция считает... Как отмечают специалисты, деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу. Например: Учитывая...; Считая...; Принимая во внимание и т. д. Обязательным условием употребления деепричастных оборотов является то, что два действия, одно из которых выражено глаголам-сказуемым, а другое деепричастием, должны осуществляться одним и тем же лицом (или относиться к одному лицу). Ошибка в употреблении деепричастного оборота допущена в следующем предложении: Проработав всего два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха. Правильно было бы сказать: Проработав всего два месяца, он испортил отношения с начальником цеха.

Выбор языкового оборота из числа возможных при составлении деловой бумаги определяется: а) практикой употребления языкового оборота, т. е. степенью его употребительности; б) его правильностью с грамматической точки зрения (с учетом особенностей официально-делового стиля); в) степенью точности и лаконичности в описании управленческой ситуации.