Обеспечение сохранности информации

 

Цель защиты - предотвратить утечку, овладение информацией конкурентами.

Иногда приходиться защищать и чужие секреты, дабы не лишить предприятие выгодных партнеров и клиентов.

ЧТО ВКЛЮЧАЕТ В СЕБЯ ЗАЩИТА

1. Установление правил отнесения информации в конфиденциальной

2. Разработку инструкций по соблюдению конфиденциальности

3. Ограничение доступа к носителям информации

4. Ведение делопроизводства с конфиденциальной информацией

5. Использование организационных, технических, иных средств защиты конфиденциальной информации

6. Осуществления контроля за соблюдением режима охраны конфиденциальной информации.

Допуск работника в конфиденциальной информации осуществляется с его согласия при поступлении на работу – подписание Договора о неразглашении (составляется в 1 экз. и хранится в личном деле работника не менее 5 лет после его увольнения).

Если работник отказывается – работодатель вправе отказать ему в приеме на работу.

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ПОВЕДЕНИЯ СЕКРЕТАРЯ ПРИ РАБОТЕ С КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ

1. Четко проводить грань между вопросами рядовыми, на которые вы отвечаете и «скользкими», ответы на которые раскрывают конфиденциальную информацию – не отвечайте не знаю (секретарь знает все) – посоветуйте обратиться к шефу.

2. Знать кто и к какой информации имеет доступ и придерживаться установленных правил – пресекать попытки выведать или прочитать конфиденциальную информацию тех, кто не имеет к ней доступа.

3. Внимательно относится к вещам, «забываемым» посетителями – вполне может быть в зонтике вмонтирована камера и пр. технические средства «шпионские». Сразу сообщить об оставленной вещи в службу безопасности – бойтесь показаться смешной.

4. Нельзя оставлять в приемной посетителей одних.

5. Нельзя оставлять на столе документы, даже, на ваш взгляд, не имеющие практической ценности.

6. Ознакомиться с Перечнем сведений, которые в данной организации принято считать конфиденциальными – издает приказ руководитель об этих сведениях.

7. Если руководитель приказом назначил вас ответственной за ведение делопроизводства с конфиденциальной информацией – вы должны пройти инструктаж и познакомиться с памяткой по ведению такого делопроизводства.

8. Все документы, содержащие конфиденциальные сведения (имеющие гриф секретности) имеют указание (под реквизитом подпись) в скольких экземплярах он составлен и нахождение каждого из этих экземпляров. Эта отметка проставляется на том экземпляре, который подшивается в дело. А на каждом таком документе ставится указание вида ограничения и номер экземпляра данного документа, например, Для служебного пользования. Экз. № 2

9. При регистрации таких документов в состав регистрационного номера включают пометку «ДСП»

10. На обороте такого документа руководитель пишет список лиц, которые имеют к нему доступ – следуйте указаниям на это, при выдаче документа.

11. Печатание документов с грифом секретности производится в специально отведенном помещении, исключающим доступ туда посторонних лиц – даже на чашку чая.

12. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации лицу, ответственному за их учет.

13. Ответственное лицо ставит на копии исходящего документа отметку об уничтожении вариантов и черновиков этого документа (произвольно)

14. Регистрируются такие документы отдельно от других в специальных Журналах регистрации документов с грифом «КИ». Листы в этих журналах пронумерованы и прошнурованы и в конце стоит печать и подпись руководителя (сколько листов пронумеровано и прошито).

15. Если таких документов много, то для входящих, исходящих и внутренних документов заводятся отдельные журналы. В противном случае – можно в одном.

16. При поступлении такого документа, вскрывает его только тот, кто имеет доступ к конфиденциальной информации
- проверяется целостность вложений;
- формируется в отдельное дело, на обложке которого ставится в верхнем правом углу гриф секретности, а на внутренней стороне обложки пишется список лиц, имеющих право доступа к этой информации, хранят его в сейфе.

17. Установлены следующие грифы ограничения доступа к документу:
- для сведений составляющих Государственную тайну – «Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно» (для другой конфиденциальной информации использование этих грифов запрещено)
- для документов, содержащих конфиденциальную информацию – «Для служебного пользования» (ДСП); «Конфиденциально», «Строго конфиденциально», «Конфиденциально – особый контроль», «Коммерческая тайна» и др.

18. Выдача документов с грифом секретности – через журнал регистрации – делается отметка как в листе заместителе

19. При получении документа обратно – проверить номер документа, количество листов и только после этого ставите подпись в журнале регистрации о возврате.

20. Выдаются они только на 1 день, то есть в конце рабочего дня обязателен возврат.

21. Если необходимо работать с этим документом в течение нескольких дней – только если у него есть сейф и только с разрешения руководителя.

22. Если во время работы с таким документом другому исполнителю он тоже понадобился – передача документа только через секретаря по всем правилам сдачи и получения документа.

23. Выносить из офиса такие документы нельзя, перекладывать из одного дела в другое, без отметки в журнале и без разрешения руководителя

24. Копирование с таких документов также ведется в отдельном помещении и только с разрешения руководителя. Причем все копии берутся на учет в журнале регистрации. В любом случае их количество должно быть ограничено.

25. Все бракованные копии документа уничтожаются

26. Проверка наличия документов с грифом секретности может производится 1 раз в месяц, в 6 месяцев, но не реже 1 раза в год.

27. В случае утраты документа – ставим в известность руководителя, составляется акт, в журнал регистрации вносят соответствующую отметку.

28. При увольнении сотрудника, допущенного к работе с такой информацией, составляется акт сдачи-приемки документов с грифом КИ, вновь принимаемому лицу.

29. В архив сдаются по отдельной описи, в отдельной папке

30. В архиве хранятся в запечатанных и опечатанных коробках.

ВОПРОСЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ

1. Какие грифы ограничения доступа к документу существуют?

2. Кто в организации осуществляет ведение делопроизводства по документам с грифами ограничения доступа?

3. Что входит в состав регистрационного индекса документа с грифом «Для служебного пользования»?

4. Каков порядок печатания, размножения документов, содержащих конфиденциальную информацию?

5. Каков порядок работы с документами, имеющими гриф ограничения доступа к документу?

6. Какие действия предпринимаются в случае утраты такого документа?

7. Каков порядок хранения документов, содержащих сведения конфиденциального характера?

8. Чем различаются конфиденциальные и секретные документы?

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ ПО ТЕМЕ

1. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса: Учеб. Пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования. – М.: Мастерство, 2000. – С. 124-130

2. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студентов учреждений среднего профессионального образования. – 3-е изд., испр. – М.: Издательский дом «Академия», 2005 – С. 173-178

3. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы: Учебное пособие для средн. Проф. образования. – М.: Издательский центр «Академия». - 2003. – С. 63-65

4. Справочник секретаря-референта: Практическое пособие. – 2-е изд., испр. и доп. Автор составитель М.И. Басаков. – Ростов н/Д: Феникс, 2003 - С. 245-249

5. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. – С. 123-130

 

Организация работы с кадровыми документами (4 часа)

Движение кадровых документов и их обработка; регистрация кадровой документации (порядок и способы); контроль исполнения кадровых документов