Тема: Документный поток и массив как системные объекты.

При принятии решения на основе имеющей­ся информации немаловажную роль играют та­кие факторы, как компетентность, объектив­ность и авторитетность источника информации.

Тема: Документный поток и массив как системные объекты.

План.

1. ДП и М: сущность и значение.

2. Документные потоки и массивы как системные объекты.

3. Признаки, свойства, параметры и функции документных потоков и массивов

Функционирование документной коммуникации (ДК) предусматривает постоянное движение документов по коммуникационным каналам от комуниканта (создателя документированной информации) к реципиенту (потребителю документированной информации). Движение документов в процессе их производства, распространение и использование в обществе создает документний поток (ДП). ДП - это совокупность распределенных во времени и пространстве документов, которые двигаются по коммуникационным каналам от создателей и производителей к потребителям. По утверждению А.В. Соколова «канал - это абстрактный путь, по которому двигаются документы». Он обеспечивает распространение документов в обществе, предоставляет возможность доступа к ним пользователям. Например, каналы доступа к опубликованным документам - это документоторговые учреждения, библиотеки, подписные агентства, органы научно-технической информации и др. Отдельный канал может некоторое время бездействовать, однако ДП двигается постоянно.

Наиболее фундаментальная дефиниция ДП принадлежит Г.Ф. Гордукаловой, которая определяет документний поток как выборочное отображение в форме документов результатов социальной деятельности членов общества. Под социальной деятельностью понимается научно-познавательная, управленческая, производственная, финансовая, литературно-художественная и др. виды деятельности.

Термин "документный поток" имел несколько этапов становления. В начале XX столетия, когда основным видом опубликованного документа была книга, М.А. Рубакин ввел в научное обращение понятие "книжный поток". Оборот с термином "документний" впервые был применен в архивоведении и использовался в пределах этой сферы в узком значении, относительно функционирования лишь деловых непубликованных документов. В 1960-те года, в результате развития информатики возникли и начали употребляться как синонимы термины "информационный поток", "документальный поток", "документально-информационный поток". В 1990-те года развитие документоведения как междисциплинарной обобщающей науки и расширение значения понятия "документ" привели к введению в научное обращение термина "документный поток" в широком его значении. Термины "документный" и "документальный" имеют разную содержательную нагрузку. За Ю.Г. Столяровым, "документный" - т.е. "состоит из документов", или имеет непосредственное отношение к документу как к физическому объекту, а "документальный" означает "подтвержденный документом, достоверный". Но и ныне во многих специальных изданиях как синонимы употребляют прилагательные "документный" и "документальный". Например, "Терминологический словарь по библиотечному делу и смежньм отраслям" (1995 г.) определяет термин "первичный документальный поток" как организованную численность первичных документов, которые функционируют (создаются, распространяются и используются) в социальной среде. Такое определение потока содержательно отвечает термину "документный", именно его необходимо использовать относительно многих явлений и процессов, опосредствованных документом, - фондов, массивов, коммуникации и др.

Функционирование ДК в обществе нуждается в создании специализированных документных систем (ДС), которые обеспечивают цикл жизнедеятельности документов, т.е. их производство, транспортировку, сбор, хранение и использование. Первый опыт классификации этих систем принадлежит Ю.Г. Столярову, который разделяет их на генерализационные (где создают и вырабатывают документы - авторские коллективы, научные, учебные заведения, издательства, редакции средств массовой информации, топографии, теле- и радиокомпании, студии звукозаписи, фото и киностудии, видеопредприятия, производители продуктов на оптических дисках и др.), транзитные {транспортируют и распространяют документы — подписные и посреднические агентства, центры электронной доставки документов, документоторгоые учреждения, почтовые отделения, курьерские службы, провайдеры.компьютерных сетей и др.), терминальные {получают, обрабатывают, сохраняют и организуют использование документов - архивы, библиотеки, органы НТІ, информационные фирмы, музее, аудио и видеотеки, владельцы компьютерных серверов и др.). Проходя через названные документе системы, ДП создает там постоянные или временные совокупности документов. Временные слабоструктурированые совокупности документов, которые подлежат дальнейшему трансформированию (изыманию, перераспределению, и транспортировке) - это документные массивы (ДМ). Стационарные систематизированные, оснащенные справочно-поисковым аппаратом совокупности документов, которые комплектуются согласно задачам документной системы по обслуживанию пользователей документированной информацией - это документные фонды (ДФ). Т.е. документные массивы создаются, как правило, в генерализационных и транзитных ДС, а документные фонды - в терминальных ДС.

До недавнего времени понятие "поток" и "массив" документов изучались главным образом в контексте информатики и библиографоведения. Поток определялся как наиболее подвижная часть массива документов или как активная часть информационных ресурсов общества. Поток и массив отличали преимущественно за формой их существования: потоку присуща динамика, массиву -относительная статика. Понятие "массив" и "фонд" документов использовались как синонимы. Документоведческий подход нуждается в, детальном определении этих понятий, их содержательном размежевании, установлении соотношения между ними.

Фонд - это фундаментальнейшее образование, чем массив. Терминологически понятие "фонд" происходит от латинского "fond», что означает "основа", "фундамент". Массив - это более мобильный комплекс документов, предназначенный для дальнейшего преобразования. Фонд - это освоенный массив документов. Его освоение происходит при помощи систематизации, предметизации, аннотировании, реферировании, упорядочении по содержательным или формальным видам расстановок и Др. Важным признаком фонда есть его отражения в справочно-поисковом аппарате.

Документные потоки, массивы и фонды образовывают документные ресурсы (ДР) -- совокупность документов, подготовленных для эффективного их использования членами общества. ДР обеспечивают сбор, обработку, хранение, поиск и использование документированной информации, поэтому является важнейшим видом ресурсов наряду с материальными и энергетическими. ДР пополняются внешним документным потоком, который возникает благодаря созданию и распространению документов. Кроме внешнего существуют внутренние ДП, которые циркулируют в документных массивах и фондах вследствие их организации и пользования ими. Особенности функционирования внутренних ДП изучаются в пределах документного фондознавства.

На функционирование документних ресурсов страны влияет много факторов, главным из которых является информативная политика государства. Она отображается в законах и подзаконых актах, которые регламентируют развитие и использования документно-комуникационных систем страны, и направленная на создание условий для эффективного и качественного обеспечения информационных потребностей членов общества, прежде всего - на документное обеспечение решения стратегических задач социального и экономического развития государства.

За годы независимости Украины принято около 20 законодательных актов относительно усовершенствования процессов формирования национальных документних ресурсов. Важнейшими из них есть законы Украины "Об информации" (1992 г.), "О печатных средствах массовой информации (прессе) в Украине" (1992 г.), "О научно-технической информации" (1993 г.), "О государственной тайне"(1994 г.), "О защите информации в автоматизированных системах" (1994 г.), "О национальном архивном фонде и архивных учреждениях" (1994 г.), "О библиотеках и библиотечном деле" (1995 г.), "Об издательском деле" (1997 г.), "О Задаче Национальной программы информатизации до 2000 г." (1998 г.), "Об обязательном экземпляре документов" (1999 г.) и іп.

Кроме общегосударственных актов прямого действия на функционирование документно-коммуникационных систем влияют законодательные акты опосредованного действия, а также не только внутренние, но и внешние экономическое и социально-политическое изменения, прежде всего - мировые тенденции создания глобальных компьютерных сетей и технологические достижения в области новейших информационных технологий.