Учет и обеспечение сохранности документов Архивного

Фонда Российской Федерации

Понятие об учете Архивного фонда Российской Федерации. Принципы и подходы к построению централизованной системы учета архивного фонда Российской Федерации. Система документов централизованной системы учета. Внешние документы централизованной системы учета. Внутренние документы централизованной системы учета. Состав внутренних учетных документов: книга учета поступлений и выбытия документов, список фондов, лист фонда, акты приема, описи дел, дело фонда и др. Описи дел: элементы описания, методика составления описей. Составление описи дела, подготовка дела к передаче в архив организации, государственный или муниципальный архив. Организация учета особо ценных документов.

Обеспечение сохранности документов в архивах. Основные требования к организации обеспечения сохранности документов в архивах. Требования к организации хранения архивных документов: помещения, температурно-влажностный, световой, биологический, охранный режимы, планировка и оборудование хранилищ. Проверка наличия и состояния документов в архивах. Страховой фонд: история, организация.

Принципы организации и функционирования архивного аутсорсинга. Использование аутсорсинга – передачи документов на внеофисное хранение специализированной организации – современными учреждениями, организациями.

Литература

1. Алексеева, Е. В. Архивоведение: учеб. / Е. В. Алексеева; под ред. В. П. Козлова. – М.: Академия, 2006. – 272 с.

2. Демушкин, А. Архивные документы и сроки их хранения / А. Демушкин // Служба кадров и персонал. – 2011. – № 6. – С. 91–101.

3. Запрягаева, Л. П. Сохранение документов всегда было главной задачей архива / Л. П. Запрягаева // Отеч. архивы. – 2006. – № 5. – С. 78–81.

4. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук: утв. Приказом М-ва культуры и массовых коммуникаций РФ 18.01. 2007 г. № 19 с изм. от 16.02.2009 / Министерство культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД. – М., 2007. – 187 с. – Режим доступа: http://www.rusarchives.ru/lows/pohkuidaf.shtml. – Дата обращения: 12.09.2013.

5. Ульянина, Е. А. Архивоведение: конспект лекций / Е. А. Ульянина, А. С. Якименко. – М.: Высш. Образование, 2007. – 147 с.

Система научно-справочного аппарата к документам

Архивного фонда Российской Федерации

Понятие «система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам Архивного фонда». Структура СНСА. Принципы и подходы к организации СНСА. Функции СНСА. Взаимосвязь и преемственность учетно-справочного аппарата делопроизводства и СНСА. Основные документы СНСА. Внутренняя учетная документации архива и СНСА. Историческая справка: назначение, структура, методика составления. Опись дела как основной научно-справочный документ. Понятие о каталогах и каталогизации документов. Системы каталогов и картотек. Обязательные и необязательные каталоги архива. Обзоры: целевое назначение и место в системе архива. Путеводители: характерные особенности. Использование архивных документов. Формы использования. Запросы социально-правового характера. Работа читального зала архива. Выставки документов. Подготовка статей и других материалов. Работа со СМИ. Подготовка материалов к печати. Работа с издательством. Каталоги архивных органов, их задачи и функции. Разработка и внедрение автоматизированной информационно-поисковой системы.

Литература

1. Алексеева, Е. В. Архивоведение: учеб. / Е. В. Алексеева; под ред. В. П. Козлова. – М.: Академия, 2006. – 272 с.

2. Афанасьева, Л. П. Электронный научно-справочный аппарат архивов: новый этап в развитии / Л. П. Афанасьева // Делопроизводство. – 2013. – № 1. – С. 91–96.

3. Афанасьева, Л. П. Электронные справочно-поисковые системы в государственных и муниципальных архивах: современное состояние и перспективы развития / Л. П. Афанасьева // Вестник РГГУ. Сер. «Документалистика. Документоведение. Архивоведение». – 2013. – № 4. – С. 120 – 142. – Режим доступа: http://rggu-bulletin.rggu.ru/binary/2628300_34.1372673679.46653.pdf. – Дата обращения: 23.04.2015.

4. Ульянина, Е. А. Архивоведение: конспект лекций / Е. А. Ульянина, А. С. Якименко. – М.: Высш. Образование, 2007. – 147 с.