Работники, получающие денежные средства под отчет, называются подотчетными лицами

Выдача подотчетных сумм и представление отчетности по их использованию осущест­вляются в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным ре­шением Совета директоров ЦБ России от 22.09.1993 № 40.

Основанием для выдачи подотчетных сумм являются приказы руководителя организа­ции или командировочные удостоверения.

Подотчетные суммы выдаются работникам в размерах и на сроки, определяемые руко­водителем организации.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со днявозвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчетпо ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретно­го подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому лицу запрещается.

Выдача подотчетных сумм из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам, в которых должно быть указано целевое назначение подотчетной суммы.

Расходование подотчетных сумм на иные, не указанные цели не допускается.

По истечении срока, на который были выданы подотчетные суммы, подотчетные лица обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчетс приложением всех оправдательных документов, подтверждающих факт расходования и целевого использования денежных средств.

Авансовый отчет подается по установленной унифицированной форме № АО-1 «Аван­совый отчет», проверяется бухгалтерией и утверждаетсяруководителем организации.

На основании данных, отраженных в авансовом отчете, бухгалтерия списывает с под­отчетного лица, фактически израсходованные денежные средства.

Выданные, но не израсходованные подотчетным лицом суммы, подлежат возврату в кассу организации, что оформляется приходным кассовым ордером.

В случае перерасхода (когда работник истратил сумму, большую, чем полученный аванс) работнику выплачивается разница между фактически потраченной суммой и суммой аванса, что оформляется расходным кассовым ордером.

Учет расходов с подотчётными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расче­ты с подотчетными лицами».

Выдача подотчетных сумм работникам отражается по дебету счета 71 «Расчеты с под­отчетными лицами» в корреспонденции с кредитом счетов по учету денежных средств.

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами учета затрат и учета приобретенных ценностей или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

• Дебет счета 71 Кредит счета 50 «Касса» – выдан аванс под отчет (перерасход по авансовому отчету).